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哈佛管理技能培训教程-第101部分
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�10内部工作相互制衡，使彼此的工作能自行发现错误；11是否可以通过改变工作方法来消除工作拖拉、浪费时间现象；12是否能想出方法消除工作零乱等现象。
（5）工作和检查状况的研究，应从下述几方面检查：①这一步骤的目的何在？是否为达到目的所必要的；②这一步骤是否能包括在其他步骤中；③如果取消这一步骤，工作流程是否会缩短或加速，是否能够改变这一步骤的顺序；④如果取消这一步骤，对其他步骤会有什么影响；⑤能否取消转记，能否采取省时有力、无误的方法进行必要的转记，能否用机器转记；⑥是否能通过采用单据一次复制多份方式取消转记；⑦能否采用单据制度，能否使单据帐簿化，从而取消转记；⑧是否填写了不必要的单据、帐册、记录及报告书；⑨是否重复进行了验算和计算；10是否对详细程度和计算上的正确程度作了不必要的要求；11能否把同种类的工作，例如计算工作集中起来；12一旦削减现在的检查要点，是否会产生遗漏，遗漏的问题是否重大；13核对和盖章是否都必要，是否为盖章而盖章；14如果改变检查时间，是否会进一步减少检查次数；15工作流程是否最短；16能消减工作停滞、等待状况，能否通过分帐来解决；17能否设计种单据、帐册、报表，使之能够同时工作，而不是依次工作；18能否尽可能地归纳有的步骤，来减少准备和整理的时间；19是否必须在这个时间进行这一步骤，能否以后中处理；20无徒劳的行为？能否使作法标准化，防止五花八门的情况产生；21能将信息依单据、册、报表加以分类，以便于进行下一步工作；22能否以手工操作机械23能否采用机器来减少工作步骤；24能否合并相同步骤，用机器一次处理；25能否利用一览表等节省时间。
（6）存放、领取、周转的研究，应从下述几方面研究：①各部门是否保存过多的复印文件和抄本；②能否改变或取消存档文件；③怎样保存档案；④有无在事务工作中开出的单据该单据是否从一开始就必要；⑤能否改变办事处的布局；⑥能否通过设备或传递制度来减少周转。
（8）单据、帐册、报表的研究：①该单据、帐册、报表是否必要，如果取消该单据、册、报表会怎样；②是否将同一项目记入几个单据、帐册、报表中，能否考虑调查登记项目来合并单据、帐册、报表；③能否采用一次复制多份方式写单据；④能否减少复写张数，果取消复写将会怎样；⑤单据复写几张，发送何处，该处怎样使用，能否取消；⑥单据、帐册、报告书中是否记入了不必要的事项；⑦有无虽领取了复印件，但在实际工作中并不需要的情况；⑧某一单据、帐册、报表的经手人是否过多，是否将署名、盖章的次数限制在必要的范围内；⑨是否将不必要的事项记入了单据、帐册、报表；10有无用备忘录、便笺办事的情况，能否使用正式的标准式样；11能否将两个以上的单据、帐册、报合并成一个；12能否将一个单据、帐册、报表分两个以上；13有无可废除的帐面；14帐簿能否随身携带；15单据是否会中途卡住；16是否彻底使用单据等使管理更有效。
（8）事务工作分派问题的研究，应从下述几方面研究：①工作内容是否超出负责人的力②是否再低一级的人员也能作这项工作；③有无空闲时间，如有，这些时间是否得到利用④是否根据工作等级决断性工作、操作、杂务、来安排与之相适应的负责人；⑤是否适当地配工作量；⑥分派事务的内容是否相等；⑦是否调整工作量。
□有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项
（1）总问题点：①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。
（2）用纸：①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。
（3）印刷、装订等：①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。
（4）版面设计：①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；⒁项目栏的标题是否恰当；⒂记入栏的宽度和长度否恰当；⒃帐票的名称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；⒅是否包括送单据、册、报表的顺序；⒆是否印有页码；⒇要折叠处是否印有叠线；21是否虑合订时的方便；22是否考虑了防止违法的办法；是否包括管理印所需的备考
（5）文件写法的检查表：①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。
（6）文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。
（7）办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。（8）文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。
（9）抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。
（10）文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。
（11）调换位置：①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。（12）档案保管人和办事员：①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。
（13）资料管理：①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。
□有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项
（1）有无单据、帐表、报表管理规定？
（2）由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表？
（3）申请书式样是否已定型？
（4）是否明确规定了申请书式样的附件？
（5）有无单据、帐册、报表设计用纸？
（6）谁是申请书的受理人？
（7）采用什么方法对内容作实质性审查？
（8）由谁核准？
（9）采用什么方法标准？
（10）是否在有关人员之间会签？
（11）核准后如何处理？
（12）是否采取了登记制？
（13）是否规定了核准及登记后的通知手续？
□有关自动化处理事务的调查事项
（1）如果要机械化处理事务，其目的是否明确？应调查是以减低经费为目的，还是以高工作质量为目的。
（2）是否为了与同行竞争才使用机械化？
（3）是否认为只要使用机械就能合理化？
（4）把机械化的目标定在哪儿？范围有多大？
（5）机械化是否恰当地集中和分散？
（6）在推进机械化处理事务时，是否也考虑到组织上的变化？
（7）是否熟知机械化处理事务是有限的？
（8）考虑采用哪种机械化方式处理事务？应调查是下述哪一种：①用单功能机来机械化处理事务；②用多功能机来机械化处理事务；③用组合机来机械化处理事务。
（9）机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持？
（10）是否规定了哪些是需要机械化处理的业务？
（11）是否规定在哪个部门由谁设计装置？
（12）是否制定了机械化所需的人员计划？
（13）是否制定了以机械化为目的的训练计划？
（14）以机械化为目的的资金计划是否周全？
（15）是否确定了机械化的时间？
（16）机房设计是否得当？
（17）是否考虑到机械化需要的各种设备？
□有关工作环境的调查事项
（1）办事处应从下述几方面调查：①到办事处的交通是否方便；②是在住宅区还是在工业区建办事处；③是否便于外人进出；④是否便于行李等进出。
（2）照明应从下述几方面调查：①是否考虑了标准亮度；②是否尽量利用自然光线；③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。
（3）色彩应从下述几方面调查：①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色；②会议室是否使用暖色系列；③朝北的寒冷房间是否使用暖色调；④朝南的温暖房间是否使用冷色调；⑤天花板是否使用亮度高的颜色；⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。
（4）隔音应从下述几方面调查：①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音；②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。
（5）设计应从下述几方面调查：①是否规定了办公室所需面积标准；②通道安排得是否适当；③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器；④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近；⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口；⑥监督人员所处位置是否易于监督部属；⑦是否使用有关部门相互靠近；⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一；⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。
□有关检验办事能力的调查事项
（1）是否就处理事务规定了标准时间？
（2）负责同一事务的人处理事务的时间是否不同？
（3）是否打算使处理事务的方法标准化？
（4）是否规定了每人每小时工作量？
（5）能否适当地调换工作？
（6）是否按标准方法工作？
（7）能否对工作余力加以管理？
（8）是否按日程计划分派工作给工作单位和人员？
（9）是否核算出处理标准事务所需的标准工时？
（10）是否核算出每件工作所需的代价？
（11）事务工作方法是否标准化？
（12）是否明确分为判断工作和操作工作？
（13）用什么方法检验工作量？应调查采用下述哪种方法：①估测方法；②依据人员和预算的比率的方法；③对实际进行统计处理的方法；④技术测定——纯工程学方法。
（14）是否根据事务性质的不同变换测定，作数量上的预估？
（15）检验事务工作量时采用何种单位？应调查是采用下述哪一种：①事务工作手续；②单位业务量；③单位作业量；④单位动作。
（16）是否由专门组织检验工作量？
（17）公司内是否具备检验工作量的条件？
（18）是否决定了检验工作量的目的及对象？
（19）是否得到上级的承认和保证？
（20）收集了哪些检验资料？应调查收集了下述哪些项目：①组织图；②配备图；③工作方面的知识；④人员方面的知识；⑤事务方面的调查资料；⑥其它。
（21）是否得到受检部门人员的谅解？
（22）是否得到普通工作人员的谅解和合作？
（23）用多长时间检验？应调查是：1周、1个月、半年、还是1年。
（24）是否拟定了检验手册？
（25）由谁负责检验工作量？
□有关行政事务工作控制的调查事项
（1）是否有报告事务工作成绩，以此来管理事务工作的程序？如果有，应调查报告的时间是日报，周报还是月报。
（2）是否计算过事务工作成本？
（3）是否设有管理事务工作的组织、功能？
（4）是否明确管理事务的方向？
（5）公司内是否具备管理事务工作的工具？
（6）管理效益标准是什么？应调查是下述哪一种：①时间；②数量；③人数；④成本；⑤质量。
（7）是否制定了旨在管理的日程进度控制表？
（8）是否有旨在控制事务工作的手册且确实执行？
二、哈佛管理者人事责任检测内容
基本准则
在对人事管理进行诊断时，如果从企业角度来看，职员由到职至离职大致分为五个阶段：①录用；②教育训练；③轮调工作；④评估绩效；⑤退休或解雇。职员在此期间应关心的问题有：工资、晋级、工作时间、安全、卫生、环境、福利等。企业在此期间激励职员积极工作的办法有：劳动纪律、赏罚、人事协商、申诉处理、提案制度、参与经营等最后还有律问题、团体交涉问题等人事管理上的外围问题，在诊断人事管理问题时，应该调查上述内容。
□有关录用的调查事项
（1）是否根据长期计划制定了每年的人员计划必要的职员数、？如已制定，应调查计划单纯按公司年度计划所需职员人数，还是详细地按年度、部门计划所需职员人数，或按年度部门、能力计划所需职员人数。如果尚未制定人员计划，必须指出制定计划的必要性，并加以倡导。经营不利的企业大多是仅就销售额制定了长期计划，不关心企业的人员情况，能否实现销售额长期计划，取决于人员的数量和素质，应该从这方面强调制定人员计划的必要性。
（2）是否根据人员计划制定录用计划？调查目的在于了解企业是临时录用人员，还是有划地录用人员。如果录用计划是根据人员计划制定的，那么，有必要按下述公式来调查所需人数－现有职员数＋年度内可能退职人数＝计划录用人数
此外，还应调查即使根据这种公式制定了录用计划，例外情况是否也可以得到认可果根本没有人员计划，而是凭空制定人员计划的话，应指出制定长期计划和人员计划的必要性。
（3）录用方法是否合理，应调查录用的人具有何种学历大学、高中、初中，是采用下述哪种方法招聘的：①职业介绍所；②报纸广告；③杂志广告；④朋友介绍；⑤人才交流中心⑥选拔；⑦招聘广告。同时，还应从下述几方面分析招聘方法的效率：①各招聘方法录用一个人所需经费；②各招聘方法录用人员的留用率；③各招聘方法录用人员平均能力。
（4）在决定录用时，有无客观的判断标准？如有，那么，按照各个判断标准制定了哪些选择标准？判断标准有：年龄、健康程度、容貌、学历、性格、态度、智力、经验、知识等，应调查以其中哪一项为标准。此外，还应调查判断标准是全公司通用标准，还是分为理工类、人文类、或是按职务分类。在调查判断标准后，应调查各标准采用了哪种选择方法，所谓选择方法是指笔试、面试、检查、写论文等，当判断标准和甄选方法有不合理的地方时，应建议改善。
（5）有无就业规则：应先调查有无就业规则，如有，应调查规则中的劳动条件是否符合劳动法。另外，还应调查在录用人员时是否明确提出劳动条件。
□有关教育训练的调查事项
（1）有无教育训练计划？如有，应调查其目的是下述哪一项：①精简人事；②调动工作；③提高成绩；④扩大视野；⑤加强稳定性；⑥挖掘潜力；⑦确保多种能力。（2）哪些人是教育训练计划的对象？应调查教育训练计划的对象是限定在本公司内部人员，还是包括厂有关人员，还应调查是否按不同的教育训练对象实施不同的教育训练内容。另外，教育训练对象可以是：新职员、女职员、普通技术人员、技术干部、技术管理人员、普通职员、行政干部、事务管理人员、经营者、外包加工厂商、使用者。
（3）由谁负责教育训练？负责教育训练的可以是：本公司干部、负责教育训练部门、私人咨询人员、咨询公司、大学、研究所、专家小组等，应调查是由哪一个人来负责。
（4）利用哪种教育训练方式？教育教训方式有：讲解、在职训练、事例研究、竞赛、讨论、读书研究、感受性训练、构想教授法、解决问题方法、函授教育、留学、创造训练等。
（5）有哪些教育训练用设施？设施由场所和机器组成，埸所有教室、实验室等；机器模拟机、电子计算机、实验装置、影印机、各种测定仪器等。
（6）规定了何种教育训练时间？教育训练时间分下述几种：①长期并且定期；②长期但定期；③短期并且定期；④短期但不定期；⑤前几种的结合。其中，长期并且定期最为理想应调查是否采用此种方法。
（7）如何评估教育训练负责人的能力，评估标准有：听课人员考试成绩、听课人员反应、教育训练负责人的名声等。
（8）有无调查教育训练效果的标准？调查标准有：①教育训练前的士气和教育训练后的士气的差别；②教育训练前的考试成绩和教育训练后的考试成绩的差别；③教育训练前的工作成绩和教育训练后的工作成绩的差别此标准最为理想。
（9）是否规定在受教育训练后要写感想？如果有这个规定，应调查写感想有何目的，也就是说，应调查是为了更换教育负责人，还是为了修改学习计划，或为了训练写文章的方法。
（10）教育训练计划是企业独创的，还是各企业普遍使用的？应调查教育训练计划是根据企业自己的情况制定的，还是由专门制度教育训练计划的组织公开出售的。
（11）实行教育训练计划是否在预算上得到保证？如果预算中包括教育训练费用，那么，应调查占劳务费的百分之几？
□有关安置和调换工作的调查事项
（1）是否掌握各工作岗位所需生产能力和该生产能力所需职位之数？如尚未掌握，必指掌握的重要性；如已掌握，应调查是否主动地将过剩人员数字或短缺人员数字同人事部门联系。
（2）是否将各工作岗位所需标准能力和标准性格列成表？应调查是否按正规的程序将诸如推销员至少要有什么样的能力和性格；经理至少要有什么样的能力和性格等归纳成表。
（3）是否制作了职位技术能力调查表？应调查是否按正规的程序整理出每个职位现有能力调查表。
（4）是否将每个职员所希望作的工作按顺序进行了登记？就每个职员来说，当然有愿意作的工作类别及不愿作的工作类别。应调查是否根据职员的要求加以调查。
（5）是否制作了包括技术能力调查和每个职员愿意从事的工作类别顺序在内的交流表格？这里所说的交流，是指具有同等能力的职员相互帮助，所谓交流表，就是有秩序地调查职员之间的交流关系的图表。
（6）安排工作及调换工作的标准是什么？应调查是下述哪项标准：①量才使用；②振奋人心带有赏罚意义；④根据本人的要求；⑤带有教育意义；⑥根据能力测验；⑦其它理由。
（7）是否允许职员对安排工作和调职工作提出异议？当职员拒绝时，应调查是采取下述哪一种措施？①同意留在原职；②同意留在原职，但减薪；③以违反纪律的名义劝其退职；④解雇。
（8）在调动工作时是否考虑到家庭情况？应调查在决定调动工作时，是否考虑到该人的能力，以及单身、年轻、不是长子、住公寓等无任何责任因素。
□有关评估工作绩效和能力的调查事项
（1）评价工作绩效的数量标准是否完备？所谓数量标准是，例如，不训练的推销员一个月的销售额是�
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