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哈佛管理技能培训教程-第113部分
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这些资料一目了然，可以说是效率很高的通讯录。市售的通讯录大部分都太小，不像这种自制的通讯录具有充分的填写空位。
17。人才录要以拼音字母加以细致分类字母区分
活页卡片人才录上的索引栏，并不是按现成格式大略地以姓氏分类，而是取其人姓名的前三个字音，填入索引栏。以“林达新”来说，你可在卡片的右上角，写上“L、D、X”三个字，如此一来，在L区之中，还可按1、2、3、4的顺序，加以细分化。（或者，亦可在L之后以男、女行业、地域区分）因而得以缩短找寻的时间，很快找到自己所要的资料。虽然找一个人省不了多少时间，但是在找很多人的情况下，效率可就大有不同。
18。“记号式”通讯录，可提高工作效率
为了在交待秘书寄贺年卡、问候卡之时省去一一勾名单的麻烦，你可以先在通讯录上加“○”、“△”、“×”、“□”等等记号。“○”表示每年寄卡片的人，“△”表示已寄了好几年却一直没回函暂且予以保留的人，而“×”表示不寄也无所谓的人，此外，“□”表示目前不在国内的人。
将寄卡片的工作交待属下去办，如果采用“记号式”通讯录，那么受命的人就可以顺利进行工作。
19。先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作
如果你所在单位每年要寄发好几千封的贺年卡与问候卡，如此庞大的数量，很容易发生漏寄的失误，所以最好的方法是先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作。
先将通讯录的姓名栏全部复印下来，把复印名单放在手边，写完卡片后再用橡皮章在名单上盖章，以表示写过。这阶段的工作，你可全部交给秘书去做。你只要在卡片上亲笔加上几句话，并且在先前的复印名单上，再盖个章，以表示确认无误。如此一来，就不会发生漏寄的情形。
20。核对寄发贺年卡名单的橡皮章，可用“已处理”印〖HT5”，5SS〗你单位在如果核对寄发贺年卡的名单上，盖上“已发理”印，就可以防止漏寄的失误，而且，最好是采用不打印台的橡皮章。如果用笔勾记号，其记号的大小与位置很难统一，确认时很容易发生眼睛疲劳等负面现象。还是采用市售大小统一的橡皮章比较快。
21。贺年卡已差不多都收到了，就开始做整理
如果收到没有寄卡片给他的人所寄来的卡片，一般都会马上再补寄一张，因此，过了正月初七之后，还是经常会收到卡片。等贺年卡已收齐，就可将全部的卡片加以整理。
以姓氏拼音字母将全部的卡片重新排列，然后根据通讯录复印名单，查出没有寄卡片给他的人，有必要的话，再补寄一张给他。先前因搬家地址不明以至于没有寄卡片给他的人，如果收到他所寄来的卡片，就要将其新地址转记通讯录上。
22。日期章盖在写有寄件人姓名的那面
一年之中，也许你会收到很多很多的信件，所以，收到时若不好好整理，最后就会乱成一堆，陷入无法整理的状态。
最好的方法是，当天收到的邮件都盖上日期章，而且，一律盖在写有寄件人地址、姓名的那一面，这样不管寄件人的地址、姓名是写在正面或背面，一眼就可以知道收件日期与寄件人姓名，事后就能顺利的进行分类工作。
23。以“请问你有何贵事？”这句话会打断废话太多的电话
在最忙碌的当儿，有人打电话来说了一大堆废话，不由令人暗暗着急，大概很多人都有过这种经验。
在这种情况之下，最好的方法是以“请问你有何贵事？”来打断对方的话头，以便赶快进入主题。视情况而定，也可以说：“我现在有客人，有事请直说。”几句话就把事情解决。这样或许有些不客气，不过，如果一通电话要浪费数秒到数分钟的时间，长时间累积下来，也是相当可观的，所以，应尽量减少这种不必要的时间浪费。
24。对付长舌的妙法〖HT5”，5SS〗在这个世界上，有种舌头特别长的人，正事谈完了依然喋喋不休地说个不停。在这种会谈之中，有时也会意外地获取有用的信息。可是，如有急事当然不能把宝贵的时间浪费在聊天上。
在与长舌的人会面时，你应该根据情况决定“结束会谈的时刻”，并先在手表上设定时间。等到手表响起，你就说：“实在很抱歉，我另外有急事。”借此结束会谈。以这种方法来打断谈话，对方也能够接受。让定时表说出有口难言的“逐客令”。
25。与客户面谈时，请他带份备忘录前来
当客户要约你面谈时，你最好要求对方尽可能带一份重点备忘录前来面谈，因为，即使脑海中很清楚事情的始末，一旦实际用口说出来，还是会有很多不清楚的问题所在。
请客户先大略整理一下要点，比如某月某日发生了什么事，牵涉到继承问题的家属、亲戚……等等，这样就能很快了解客户的情况，得以省下相当的时间。请对方尽可能带一份重点备忘录前来会谈，可说是有效与人会谈的要诀。
26。选择下午时间与人会谈
与人会谈时，有时要迁就对方的方便，不过，你最好还是尽可能约定下午的时间，因为这样可以避免占用有效利用的时间。
上午是开始一天工作的时段，指示秘书打字、回信，打电话联络要事等等，这些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以检查，可达到很高的工作效率。
而且，一上午埋头于桌上作业，到了下午多少会感到有点疲倦，在这个时候与人会面，正好可以转换一下心情。
27。事先订好会议开始与结束的时间
在召集会议时，最好先决定会议开始与结束的时间，并通知开会的人员，因为先定下结束时间，会使参加人员产生专心开会的意识，有一扫松懈气氛的功效。这就是心理学上所说的“截止效果”。举例来说，因为入学考试每堂只考一小时，考生为在限时内写完考卷，就会集中全副心神专心作答。将这原理应用到会议上，就不会浪费时间与精力。
28。预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的
无论做任何事，总有人不守时。比如说两点开会，就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时而来的人都损失十分钟，造成时间大量的浪费。
因此在通知开会时间时，清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告
马拉松会议的原因，都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间，在会场中被要求马上说出结论，任何人都只有瞠目以对的份儿，当然在沉默中浪费不少时间。基于这些，会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸，预先要求提案者提出报告，并将其复印分发给每个人，这样每个问题、观念都一目了然，自能提高会议的效率。
30。对上司做工作报告时，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令上司感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点所在，不但不会浪费时间，也比较不会发生误会。
31。好的工作程序要记入工作手册，使新进者也能应用
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试，不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此，所造成的时间浪费无法估计。
所以，在你所在单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，而且，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
32。“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整，“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况，但为了对应特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33。多关心女职员，托以重任
以相当的敬意与关心，来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外，在她们加班工作十分疲累之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
34。交待工作时，先说明做法与意图
譬如，在交待秘书订车票时，你不能说：“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说：“我要在某月某日几点之前到达，请为我订购订位车票。”
若以前者的说法，一旦客满，秘书会说：“已经没座位了。”一句话就了结了，可是若以后者的说法传达自己的意图，她就会问：“您需要的订位已没有，其它车厢的座位可以吗？”
得以灵活的应变处理。在交待工作时，若将意图与做法说明清楚，就能迅速无误地完成工作。
35。想知道交待工作的结果，必须先声明
交待属下办件事，等了好久都不见回复，一问起来，才回答说：“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”，如果想尽快知道交办工作的结果，你可事先说明。这么一来，即使还有其他事情要办，受托者也会立刻报告工作结果，省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句，不但可以防止浪费时间，且能提高工作效率。36。午休是交换信息的黄金时段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边聊天，其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面，可以获得各种信息与知识，非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面，彼此时间往往很难配合，不过，如果选择午餐时间，彼此都比较容易排出时间来。
37。中午与人会餐时，必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友，边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先定位。而且，双方都稍早离开办公室，就得以充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样，彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38。午餐时间错开一小时，就有充裕的时间
一般公司的午休时间，都是十二点到一点。大家都知道，这段时间内每一家餐厅都挤得满满的，晚一点到就得站着等，好不容易有位置坐了，又得等东西送上桌。所以，要想有充裕的时间，最好是把午休时间错开来，改成一点到两点。
错开时间之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃过饭还有时间办点其他事，这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中，都会在会客室中安置接待访客的沙发，可是，若是公事上的会议，最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服，因而思考力会随之减弱，判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用场。要提高会议的效率，最好是使用会议桌椅。
40。不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时，最好是通过电话，请教精于此道的行家，如此，比自己去调查还能更迅速地解决问题，而且又容易获得新信息。
当然，想一通电话就得到珍贵信息，平日就必须先布好信息网。而且，一定要与信息网保持密切的关系。所以，对自己来说可能成为信息来源的人，平日就得寄发贺年卡、问候卡等等，以告知自己的近况，这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力，与其时时和对方会面，倒不如采用这种书信往返的方式，大多能收到很好的效果。
41。确认会面场所的电话号码
与人会面，但是无法准时到达，先打电话告知对方，这是理所当然的事。其实倒不如说，约会迟到等于是浪费对方的时间，是非常失礼的事。
不过，如果不知道会面场所的电话号码，就是想联络也没办法。需要时，再特地去查电话号码，又得增加不少麻烦，所以，在与别人会面时，一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说，像车站剪票口之类无法联络的场所，是不适合做为会面的地点的。
42。夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”，5SS〗经常有人说：“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确，举杯谈笑，缩短彼此的距离，加深交情，自有其业务上的意义。而且，与对方做私人接触，可以了解对方不为人知的另一方面，也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬，确实有其正面的意义，可是，喝了一家再换一家，这种狂歌无度的方式，可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则，不过，无谓的交际应酬，只是浪费时间而已。这也就是说，事先定下结束时间，是非常重要的。
43。单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为，人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过，也有不少人白白放过这种机会，原因之一是，他们都是三五成群去参加宴会，同去的熟人大众聚在一起，只和同伴说话，当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴，在会场中不仅和熟人在一起，至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事，不过，如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话，那就不具任何意义了。
44。“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中，酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加，又恐怕错失珍贵信息；可是，一喝了酒，往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说，经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是，与其喝酒不如说话，喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家，依然可以有效利用自己的时间。
45。以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时，四周噪音不绝于耳，弄得人心神散乱，根本无法集中精神。在这种情况下，为使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳机听“乐意”，将四周噪音逐出意识之外。
然而，究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢？听古典名曲往往会使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音，则能安定身心，使人专心工作。
46。把想看的电视节目录下来〖HT5”，5SS〗对于经常工作很忙，没有时间看电视的人，最妙的方法是，先把想着的节目录下来，以后再看。
举例来说，一场电影放映时间如果是两小时的话，扣掉插播广告的时间，实际上只有九十五分钟左右，把时间花在这些广告上，实在是太可惜了。如果是看录像带的话，不想看的部分就跳过去，而且可选择自己方便的时间来观赏。
信息促效法
1。以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来，将会大大地提高当天的工作效率，所以，如果不用闹钟，而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中，并设定在起床时间，这也是一种很妙的方法。
这么一来，美妙音乐传出时，就会怀着美梦自然地醒过来。最近，市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始，让自己一整天心情愉快，事事顺利。
2。以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时，你可以一只耳朵用耳机听英语，另一只耳朵直接听本国语。因为，这样可以一边收听本国语播放的信息，一边学习英语，就像观赏外国电影时，既能够享有看电影的乐趣，又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人，在本国语的夹杂下，应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听，慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思，就可以快乐、有效地学习。
3。一卷卡带一个主题，便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带，如此之多的卡带该如何去保管收藏呢？一般来说，最好的保管原则是，一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上，杂七杂八地收录种种不同资料，不但无法分类整理收藏，事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案，即使还有多余的带子，还是以一个主题一卷卡带为原则，才能发挥其功效。
4。在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报，当然，这也能够有效地利用时间，不过，在挤得像沙丁鱼似的车上，实在是难以看书或看报。在这种情况下，用耳朵学习的效率最佳，不管车上再怎么挤，一点也不会受到影响。在上下班的公车上，用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带，就能够充分利用上下班的时间。
5。用过的录音带不要重复使用
有人认为，卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录，多次的反复使用。但是最好不要二次录音，其理由之一是，因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯，就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法，绝对不必担心会发生种种意外。
6。用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时，最好用十卷装的塑胶卡带盒，把卡带装在里面，再放到书架上，当然，要按类分别整理，有条不紊的排列在书架上，举例来说，如果是有关语言的，要按英语、法语等等来分别归类，需要时，就不必在检索上浪费时间。
此外，在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上，就不只是写上标题，把你认为必要的事也一并写上去。举例来说，如果在一卷录音带上，录两周的节目，也清清楚楚地标示在卡片上。
7。看录像时，可以使用快速回转〖HT5”，5SS〗若谈起前面提过的，以快速回转看录下来的电视节目，大概会有很多人以为，那些跳过不看的部分都是插播广告，不过，不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说，当你观赏“NHK专辑”，即使是水准很高的节目，重要的部分也不会太多，拖泥带水的场景经常可见，所以，这些部分你可以很快地跳过去。如此一来，一小时的节目也能缩短到二十分钟左右，其效率实在是一级棒。
8。袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小，外形统一，比起书籍来，较不占空间，在收藏上比较方便。其中，有一种袖珍型卡带，只有标准带的四分之一大，一个大抽屉收藏几百卷，是绰绰有余的。在连续收录语言节目时，要想成立属于自己的卡带图书馆，再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过，如果不在卡带上标明内容，充分做好分类整理的工作，在检索上就很费工夫，所以，这一点必须特别注意。
9。不断看电视，只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。的确，在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。
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