人力资源经理案头工作手册-第52部分

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　　　　工作任务

　　　　1。包管人事档案，保证人事档案的绝对安全；2。收集、鉴别、整理人事档案材料；3。办理人事档案的查阅、借用和转递；4。登记员工职务、工资的变动情况；5。通过档案熟悉员工，为组织人事工作提供人才信息；6。逐步实现人事档案管理工作的科学化和现代化；7。办理有关人事档案的其他事项。

　　　　二、员工人事档案保密制度范本

　　　　员工人事档案保密制度

　　　　档案保密制度在企业人事档案管理制度中占有非常重要的地位。本企业制定档案保密制度的具体要求如下：第一条要设有专人负责档案的保管，应有基本必要的存档设备；第二条库房应备有必要的防火、防潮器材；第三条库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；第四条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；第五条无关人员不得进入库房，严禁吸烟；第六条离开时关灯关窗，锁门

　　　　三、人事登记表

　　　　职员工人临时人员

　　　　入厂编号

　　　　姓名

　　　　性别

　　　　出生

　　　　日期

　　　　籍贯

　　　　身份证号

　　　　户籍所在地

　　　　最高

　　　　学历

　　　　离职

　　　　日期

　　　　四、人事资料记录表

　　　　卡号

　　　　工号

　　　　姓名

　　　　建卡

　　　　日期

　　　　更新

　　　　日期

　　　　更新

　　　　卡期

　　　　建卡

　　　　日期

　　　　更新

　　　　卡号

　　　　卡片归类

　　　　1

　　　　2

　　　　3

　　　　五、员工人事资料卡

　　　　日期

　　　　编号

　　　　姓名

　　　　性别

　　　　出生日期

　　　　相片

　　　　籍贯

　　　　身份证号码

　　　　统一代号

　　　　现住址

　　　　特长

　　　　兴趣爱好

　　　　录用经过

　　　　介绍人

　　　　有无经过考核

　　　　有无交出保证书

　　　　报到日期

　　　　经验

　　　　单位名称

　　　　职别

　　　　工资

　　　　离职原因

　　　　工资

　　　　年月日

　　　　工资

　　　　记事

　　　　学历

　　　　学校名称

　　　　级别

　　　　毕业日期

　　　　记事

　　　　人事档案管理

　　　　一、企业人事档案管理制度范本

　　　　xx公司人事档案管理制度

　　　　一、人事档案保管制度

　　　　1。目的

　　　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　　　第三，便于档案材料的使用。

　　　　2。基本内容

　　　　档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“九防”（防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染）措施。库房内温度要控制在14—24c之间，相对湿度应控制在45—60％之间。

　　　　（1）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：1对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；3在目录上补登材料名称及有关内容；4将新材料放入档案。

　　　　（2）检查核对制度。检查的内容是多方面的，包括：1对材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等；2对环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等；3对设备进行检查，如库房内应使用白炽灯，以减少紫外线对档案的损害。

　　　　（3）转递制度。转递的大致程序如下：1取出应转走的档案；2在档案底账上注销；3填写转递人事档案材料的通知单；4按发文要求包装、密封。

　　　　（4）保密制度。具体要求如下：

　　　　1提高警惕，加强安全保密观念，出入库房要注意关门落锁；2库房内严禁吸烟和放置易燃、易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用；3保持档案库房的清洁卫生，按时记录库房内温湿度，定期检查、补充杀虫灭菌药物；4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；5无关人员不得进入库房。严禁吸烟；6下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。

　　　　二、人事档案利用制度

　　　　1。目的

　　　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　　　2。人事档案利用的方式

　　　　（1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

　　　　（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

　　　　（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

　　　　3。人事档案利用的程序

　　　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

　　　　（1）查阅手续。查阅人事档案的人员或者单位应持查阅人事档案审批表（介绍信），其中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况，并且需要查阅单位盖章和负责人签字。经过人事部的审核，确定审批表与查档人一致，并且手续齐备，方可查阅。

　　　　（2）外借手续。人事档案借出使用时，要经档案主管部门负责人批准，借档单位（部门）盖章，负责人签字。借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。借档单位务必要按期退还（时间一般不得超过两周），逾期不还者，档案管理部门要及时催要，以免丢失。最后，归还时，及时在外借登记上注销。

　　　　（3）出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　　　（4）查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。

　　　　（5）各单位各部门利用人事档案应严格履行登记手续二、员工人事档案管理办法第一条人事档案的内容

　　　　员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：1。记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料；2。员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；3。对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；4。记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；5。记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

　　　　第二条人事档案保密规定

　　　　公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　　　第三条员工个人情况变更规定。

　　　　1。员工进入公司后，由员工本人填写“员工登记表”，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

　　　　2。项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

　　　　第四条员工人事档案的使用。

　　　　员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料有关人事档案管理常用表格

　　　　一、人事变更报告单

　　　　日期：年月日

　　　　第页

　　　　姓名

　　　　编号

　　　　变动原因

　　　　资料变更

　　　　变更日期

　　　　备注

　　　　人事主管填表人

　　　　二、岗位职务说明表制表日期

　　　　部门

　　　　岗位名称

　　　　任职人

　　　　任职人签字

　　　　直接主管

　　　　直接主管签字

　　　　任职

　　　　条件

　　　　学历

　　　　专业

　　　　工作经验

　　　　业务了

　　　　解范围

　　　　岗位目标

　　　　权限

　　　　岗位职责

　　　　（按重要顺序依此列出）

　　　　负责程度

　　　　衡量标准

　　　　数量、质量

　　　　三、员工人事资料卡

　　　　姓名

　　　　性别

　　　　政治面貌

　　　　照片

　　　　学历

　　　　出生日期

　　　　籍贯

　　　　现在住址

　　　　身份证号码

　　　　特长

　　　　爱好

　　　　入厂经过

　　　　介绍人

　　　　有无经过考核

　　　　有无签订合同

　　　　报到日期

　　　　经历

　　　　所在单位名称

　　　　职别

　　　　工资

　　　　离职原因

　　　　工资

　　　　年月日

　　　　工资

　　　　记事

　　　　教育

　　　　背景

　　　　学校名称

　　　　地址

　　　　毕业日期

　　　　记事

　　　　四、人事需求申请表

　　　　申请单位

　　　　申请日期

　　　　需求职别

　　　　助理管理师办事员业务人员技师后勤人员技术员需求名额需求资格

　　　　性别

　　　　男女

　　　　年龄

　　　　招聘

　　　　方式

　　　　内调外招学历

　　　　硕士本科专科高中职高其他经验专业

　　　　经验

　　　　年数

　　　　建议

　　　　人选

　　　　需求理由说明

　　　　补充离职补充调动业务需要其他理由请详细说明：

　　　　需求单位系统

　　　　副总经理

　　　　副处长

　　　　各厂人事组

　　　　需求单位签办

　　　　总公司人力资源处系统

　　　　总经理

　　　　处长

　　　　助理

　　　　科长

　　　　办事员

　　　　备注

　　　　五、人事储备表

　　　　姓名

　　　　年龄

　　　　学历

　　　　现职

　　　　担任本

　　　　职年数

　　　　历年

　　　　考核

　　　　情况

　　　　专长优点

　　　　弱点

　　　　发展性

　　　　可升调

　　　　职位1

　　　　时间

　　　　所需训练

　　　　可升调

　　　　职位2

　　　　时间

　　　　所需训练

　　　　制卡日期：年月

第92章　电子档案的管理（）　
电子档案的概述

　　　　电子档案的特点、管理要求、归档方法与密级的调整概念

　　　　人们在各种活动中使用计算机作为工具，生成和读取的，用数字代码记录文字、图表和声像等信息，有保存价值的电子文件材料特点

　　　　1。应用发展的阶段性；2。信息的非人工识读性；3。设备的依赖性；4。电子文件信息与载体的相分离性；5。电子文件的易更改性；6。电子文件的多媒体集成性；

　　　　7。信息存储的高密度性

　　　　方式选择

　　　　电子载体

　　　　纸质载体

　　　　同时采用电子和纸质

　　　　选择存储方式的条件

　　　　1。利用相当频繁；

　　　　2。需要快速查阅和多用户同时共享；3。非涉及保密和知识产权保护；4。电子文件转换成纸质档案后会改变原格式、形式、功能等；5。仅具有一般参考价值1。利用不频繁；2。对查阅响应速度的要求不高；3。涉及保密或知识

　　　　产权保护

　　　　1。利用相当频繁；

　　　　2。需要快速查阅和多用户同时共享；3。非涉及保密和知识产权保护；4。电子文件转换成纸质档案后不会改变原格式、形式、功能等；5。具有凭证价值或纸质原件需重点保护的档案

　　　　管理要求

　　　　1。确保真实性；

　　　　2。确保完整性；

　　　　3。确保可识别性；

　　　　4。确保安全性

　　　　归档方法

　　　　1。电子文件的分类排序；2。建立电子文件数据库；3。确定归档范围，以保证电子档案的质量；4。确定归档时间；5。确定归档份数，一般拷贝三套，两套异地保存，另一套提供借阅；6。确定保密期

　　　　限密级调整程序

　　　　量小可以量大

　　　　电子档案的保管

　　　　电子档案保管知识

　　　　如何保管

　　　　1。库房建筑结构坚固，符合防火、防震、防潮、防紫外线设计要求，有避雷装置和监测火警的报警装置。

　　　　2。空调系统完善，保持温度变化范围为15c～27c、相对湿度40％～60％；标准温度为18c、相对湿度40％。

　　　　3。防止电磁场的干扰。避30奥斯特以上的磁场；在存有重要档案的库区，应设置测磁设备；磁带盒及档案柜无磁性、防尘并带有闭锁装置。

　　　　4。防止灰尘污染，保证空气中灰尘微粒含量不高于50粒米。

　　　　5。磁介质的质量要求：磁介质要无斑点、无小孔，也无残缺、无丝状微粒或氧化膜不平整等问题。

　　　　6。考虑到电子档案存贮介质的特性，为防止电子信号变弱或丢失，须定期（每半年一次）对电子档案进行检查倒带，同时对电子档案的内容进行鉴定进馆

　　　　方法与程序

　　　　方法

　　　　1。电子档案以纸质打印件进传统档案馆；2。电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆；3。电子档案以脱机载体方式进电子档案馆；4。电子档案的虚拟进馆方法程序

　　　　1。档案馆对电子文件的超前控制。

　　　　2。进馆鉴定和检测。

　　　　（1）载体状况的鉴定和检查

　　　　（2）可读性鉴定和检测

　　　　（3）可靠性鉴定和检测

　　　　（4）完整性的鉴定和检测

　　　　（5）无病毒鉴定和检测

　　　　3。电子档案的移交

　　　　管理人员必备知识

　　　　1。基础知识：包括科学文化基础知识；基本政治理论知识；法律及有关政策方面的知识等。

　　　　2。档案专业知识。

　　　　（1）档案学基础理论知识。

　　　　（2）文件与档案的管理原则、方法及有关的技术。

　　　　3。现代信息技术及相关科学知识。

　　　　（1）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。

　　　　（2）电子计算机基础。

　　　　（3）电子计算机软件技术。

　　　　（4）现代通信及电子计算机网络技术。

　　　　（5）设备维护知识。

　　　　4。高的外语水平。

　　　　管理人员培养

　　　　1。利用高等院校档案专业的教育资源，早定计划，早培养；2。采用短期、强化的措施进行培养；3。从档案部门选拔一批人员专门培养。

　　　　二、电子档案接受检验登记表

　　　　接收单位

　　　　外观检验

　　　　病毒检验

　　　　有效性检验

　　　　完整性检验

　　　　登记表、软件、说明资料检验

　　　　填表人：年月日审核人：年月日接收单位（盖章）年月日

第93章　人力资源环境分析（）　
人力资源环境分析

　　　　人力资源环境分析的目的、原则和内容概念人力资源环境是由影响人力资源选择、保持、开发等各种因素组成，人力资源环境包括人力资源外部环境和人力资源内部环境两个方面。在制定人力资源战略中，需要从这两个方面对人力资源进行分析，也就是人力资源环境分析目的通过对人力资源环境的分析，可以使企业更加快速的适应并把握人力资源的内外环境的瞬息万变，同时制定合理的人力资源规划，配合人力资源管理和企业管理的其他方面，对企业的整理生产、管理的效率起到正面积极的作用

　　　　原则

　　　　1。客观性

　　　　环境分析的对象是企业赖以生存和发展的客观环境，因此在分析时，首先要杜绝失真现象，否则制定出来的人力资源规划肯定也是不恰当的。客观性主要是从收取资料和信息出发，同时从事人力资源分析的工作人员一定要客观，不主观。

　　　　2。全局性和重点突出性

　　　　人力资源环境分析是人力资源规划的基础，而人力资源规划受多方面的影响，因此人力资源环境分析一定也要从多方面考虑，并且能够根据各个因素之间的影响力大小不同，找出对人力资源管理实践影响力最大的因素，并对它进行深入的剖析。

　　　　3。系统性

　　　　人力资源环境分析是对人力资源管理系统的分析，不仅人力资源战略和人力资源规划本身都具有系统性的特征，而且许多外部因素之间、内部因素之间、内外因素之间是相互影响的，因此，在进行人力资源环境分析时要注意各方面的联系和相互作用，这样才能系统的、全面的做出正确的分析。

　　　　4。未来性

　　　　人力资源环境的分析是为企业未来的生存和发展服务的，在进行人力资源环境分析时，一定要注重未来可能影响企业人力资源状况的各方面情况分析

　　　　内容

　　　　内部因素

　　　　组织战略

　　　　组织战略指组织把主要目标、政策和重大措施整合而形成的具有内在有机联系的整体方略或发展规划。它分为组织发展目标和员工职业发展目标，是两个目标的有机结合。组织战略是组织人力资源管理的起始点，也是组织人力资源管理的依据组织文化组织文化是组织内部环境的综合表现。企业的组织文化又称为企业文化。组织文化具有六项功能特征即：导向性、规范性、约束性、凝聚性、融合性和时代性。它对组织中人们的行为和态度具有持久、深远的影响，最终使人们形成总体的行为倾向。有人把它称为“企业之魂、动力之源”

　　　　员工及其对工作的态度

　　　　员工是企业最重要的资源。每一个员工都是具有需要、动机及价值观和态度的个体，重视员工首先要尊重他们，关心他们，满足他们的需求。员工需求是人力资源工作的导向之一，人力资源管理活动始终要围绕满足员工需求而努力组织的结构组织结构是人力资源规划的重要部分，企业组织结构是否合理，直接影响到组织的效率。组织结构是形成组织成员行为的主要决定因素，因为它要将组织的个体和群体结合起来去完成工作任务财务情况企业的财务状况，直接影响着企业对于人才的获取和保持，要根据实际的情况，制定合理的策略

　　　　外部因素

　　　　竞争环境

　　　　企业与企业之间产品的竞争是激烈的，但是当今社会更是人才的竞争，如何了解信息，分析到竞争者的各方面情况以及自身在竞争中所处的位置，对于合理规划人才资源相当重要劳动力市场劳动力市场是企业获取人力资源的主要途径，透彻分析当前劳动力市场的情况，对企业高效、高质及合理的得到和保留人才非常重要。

　　　　教育特征

　　　　分析劳动力的普遍文化水平，受过高等专业教育及专门训练的人所占的比例等，定位企业需要的人才人口特征各地方、各区域可以向社会提出的人力资源的数量、分布、年龄与性别是不同的，需要按照情况、地区等具体分析文化特征每个地区、每个国家都有其独特的文化，文化会影响人的心理活动和行为。文化是指在一定的历史条件下通过社会实践所形成的并为全体成员遵循的共同意识、价值观念、职业道德、行为规范和准则的总和科学技术现代科学技术的发展迅速地改变着组织的业务活动。技术和产品更新周期越来越短，导致现有的工作岗位不可避免地被不断淘汰，需要新技术、新知识、新技能的新工作岗位不断产生。新的工作需要掌握新知识、新技能的人才来承担。为此，人才资源管理者要密切注视科学技术发展动向，预测本组织业务及工作岗位对工作技能需求的变化，及时制定和实施有效的人才培训开发计划经济环境管理活动受到整个社会的经济状况的影响。在市场经济条件下，就业状况、利率、通货膨胀、税收政策，甚至股票市场行情，都有可能对人力资源管理活动产生影响。这类因素主要作用于组织对人力资源管理活动的经济投入，人力资源规模、结构及人员的工资、福利、待遇方案等。例如社会失业率直接影响组织的人员招募及吸收战略的确定和改变。通货