8小时＋从优秀到卓越的效率法则-第11部分

快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部! 如果本书没有阅读完，想下次继续接着阅读，可使用上方 "收藏到我的浏览器" 功能 和 "加入书签" 功能！


　　一家大公司的两个主管有他们自己大型、奢侈的个人办公室。同时，他们又在一栋经理人套间大楼里租了一间8×10英尺的小房间作办公室。如果他们遇到必须完成的工作，就总是逃到那个隐蔽的场所去。没有任何人可以找到他们。
　　人际打扰：我们都会遇到，但是我们有很多可以接受的办法去对付它们。你不必说谎，也不必表现得很粗鲁。但是你必须能控制好自己的时间和工作，以下这些技巧可以很好地帮助你。
　　重新获得对电话的掌控权
　　“华生，过来！我找你！”
　　历史没有记载第一个拖延工作的例子，我们也无法知道一个人的书桌第一次乱得找不到东西是在什么时候。而第一次某人在别人办公室耽搁太久的时间？谁知道呢？
　　但是，我们却可以十分肯定地准确指出第一次电话骚扰的时间和地点。毕竟，1876年亚历山大·格莱姆·贝尔发明他那精巧的装置时，他打的第一个电话就改变了助手华生先生的计划。我们不知道电话铃响时华生是在做什么，但他当时很可能并不是很乐意走出门去见他的老板。
　　虽然电话从发明之日起对生产效率带来的好处要远远多于坏处，但可以确定的是，自从电话出现在办公桌上以后，就没有人没受过电话的骚扰。甚至当语音信箱刚刚出现时，也引发过争议。
　　让我们看看一些最佳利用这些有力工具的方法。
　　处理电话需要有一点创造力、警惕性，还有大量的自制力和决心。
　　决定自己什么时候使用电话。有意识地选择打电话的特定时间，而在其他时间不去理会打电话的冲动，这可以让你获得很多掌控权。
　　·在一天中设立具体向外打电话的时间。你把所有要打的电话积累到一起，逐个快速拨打时，就可以让每个电话都打得简短、高效。你会有一个名单，这样就可以比较确定下一步要做什么。所以，你就可以更快地打完每个电话，然后更快地转到下一个电话去。
　　·定出并告诉别人你会在什么时候接电话，以及具体什么时候你不方便接电话（你的黄金时段！）。“我一般从___到___这段时间不方便接电话，你最好在___给我打电话。”在你不希望被人打扰的时候就不要习惯地拿起听筒。如果你这样做了，那么即使你告诉了他们自己什么时候不方便接听，他们也还是会打来的。如果你在那些时间不去接电话，那么慢慢地，他们就会在你方便接听的时候打过来了。这种时候，你就把电话转到语音信箱去，或者叫办公室里的其他人去代你接听（以后就会有更多转到语音信箱了）。
　　把重要的电话合并到一起。是不是有几个电话都涉及到同样的会议或者主题？同时去打这几个电话吧！只需要把要用的参考材料拿出来一次，让你自己处于主题需要的思考状态中，去做吧！
　　把你的电话内容用书面形式计划出来。在打电话之前，把你想讲到的内容大意写出来。列出你想问的问题，并且留出空间在听的时候写答案。收集你需要的信息和参考资料。在你的办公桌上清理出足够的工作空间，。在打电话时手上拿一支笔和一张纸。
　　专心致志打电话。这就是书面内容梗概发挥价值的地方了。说到要点，不要偏移。说话的时候，尽量简明扼要。如果你日后要逐字逐句把整个电话内容都写下来怎么办？你会不会更注意自己说某件事的方式和频率？
　　站着说话。对很多人来说，打电话是一个休息的机会。这可以很容易地看出来：某个人是不是靠在椅子上，翘着腿，耷拉着手臂，旁边放着一杯咖啡？
　　如果你有意识地把这当作是一种休息，好的，没问题。但是如果你想不偏离自己的工作，赶快把电话打完，那就站着打吧。站着和来客说话的效果在这同样适用：如果你感觉不是很舒服的话，你就会把注意力更多地放在打电话的目的上。
　　给每一通电话设定时限。在你打电话之前决定好这件事应该花费多长时间。设定一个保守的时限，坚持照此去做。用电话机上可以显示秒的表来计时，或者用一个很简单的三分钟煮蛋计时器计时。
　　运用表示结束的语言。有时候要结束一通电话比进入正题更难。你需要准备几个可能的短语来按时结束通话。最简单的表达方法就是表达你对于对方时间的关切，而不是对你自己时间的关切。试试这些：
　　·“我得让你回去工作了。”
　　·“我可能已经占用你过多的时间了，所以……”
　　·“我知道你很忙，那我就不打扰你了。”
　　其他一些表达法是和通话即将结束相关的：“在挂断电话之前，我还有一个简短的问题，”或者是“在你挂断之前……”
　　在电话响之前决定你接不接电话。巴甫洛夫的狗反映的速度也永远赶不上人们对电话铃声的反映速度。并且这种反映是永远都不会关上的。
　　办公室里正在开一个重要的会议？你在认真地思考第二天的演讲？在策划一个大项目？在端着咖啡享受五分钟难得的清闲？
　　在家：你是不是在院子里做事？或者刚刚坐下准备吃晚饭？在洗澡？和孩子们在一起？刚刚开始看你等了一星期的电视节目？
　　不管怎样，一旦电话响了，它就变成头等大事了。为什么？甚至你知道是谁打来的吗？这个电话是关于什么内容的？有多重要？根本不知道。但是我们还是会立刻跳起来去接。不理电话铃声，继续做自己手头的事需要极强的自控能力。想接电话的冲动很强，但是你如果坚持不去理会的话，在效率提高方面会有极大收获。
　　但是，如果接电话是你最重要的职责之一，那么这个建议就不适合你的情况了。无论如何，你都要去接电话并且不要埋怨别人的打扰。这是你工作非常重要的一部分，因为你们单位的顾客要能够通过这个电话和你们取得联络。
　　积极筛选电话。如果有一个接待员或秘书代你接电话，那么这个人能从来电者身上获取越多信息，你就可以越高效地使用电话。
　　是谁打来的？这个人来自哪家公司？电话的性质是什么？来电者真正想得到什么？是不是有其他人可以给这个人提供帮助？秘书或者接待员能不能提供这位来电者所需的全部信息？
　　关于行动导向的问题问得越多，你就越可能可以不必亲自接电话。来电者得到了想要的答案，而你又没有受到打扰。
　　预约回电。这是另一种有效筛选电话的功能。通常这种情况不会发生是因为人们对电话留言理解错误。一个名字加一个电话号码并不能构成留言信息。是谁打的？来自哪个公司或单位？来电者想要什么？什么时间回电话方便？如果你在第一个所给时间没空，其他什么时间方便？可能为了弄清电话留言的详细情况比工作中任何其他活动所花费的时间都要多。如果电话留言可以写得更全的话就可以避免这个问题了。
　　在合适的时间回电话。是的，这意味着要在指定的回电时间里回电，但是你还可以想出其他办法来判断某个时间是否合适。
　　所有公务电话中有75％在第一次打时都是打不通的。一定要考虑到午饭时间、时区等等影响你电话成功率的因素。当然了，如果你不需要和对方直接交谈，那么你可以选择一个下班时间，在语音信箱里留一个简洁的信息，这是沟通的最便捷方法。或者是发一封邮件。一半以上的事情都只是单向的，不需要交谈。在这些情况下，充分利用好科技。
　　笑着说重点。一个公务电话可以分成三部分：打招呼，公务部分，结束语。显然，打电话的目的也是最有价值的部分就是公务部分了。在这一部分里你肯定不想浪费任何时间，你也肯定不想在还没说完正事的时候就被打断了。
　　但是打招呼和结束语都会浪费大量时间。闲聊，友好的寒暄，东拉西扯和其他所有的废话都可能出现在重要部分的前后。这是人们的一种习惯。这可能和我们想让来电的人感到高兴有关。
　　你能通过电话听到笑声吗？当然可以。而这就是你直接开始和结束电话中公务部分最好的办法。只要你知道是谁打来的，那就笑着高兴地说：“你好啊！今天我能为你做点什么呢？”来电的人受到了热情而友好的问候，你也可以略过其他客套话直接进入主题。
　　一旦你感觉电话的公务部分已经结束了，你就可以用同样的方式跳出来。笑！然后问：“还有什么我们需要商讨的吗？”如果回答是肯定的，那么可能是你判断错了，你就还可以获得更多价值。没问题！那个话题结束后，你再笑着问同样的问题。一旦答案是否定的，你就可以再次笑着说：“太好了！今天和你谈得很愉快。再见！”
　　因为在那两个关键之处笑着问的问题，你营造了一次愉快的打电话经历，同时又把打电话的时间和精力都投放到了电话的公务目的上。
　　好好利用语音信箱
　　语音信箱既可以成为一种杰出的通讯工具，也可能给你带来莫大的痛苦。是的，当你想和一个个活生生的人交谈时却收到一条留言是很不开心的一件事，但是想想没打电话省下了多少时间！
　　语音信箱一天24小时有效，并且一星期7天全部可用，这样就给全世界范围内的沟通带来了极大的便利。你再也不用辛苦地计算时差了。当你只想传递信息时，语音信箱会更加高效。语音信箱里信息的平均长度会大大地短于实际交谈的长度。
　　处理你自己的信箱
　　你对外发出的信息要有内容、有礼貌、简短并且及时。人们不喜欢在星期二听到上个星期五发生的事情。录音时要热情，声音要清晰。一定要包含以下内容：
　　·你有空的具体时间。
　　·为了预防对方有急事要转接给别人，加上转接的办法。
　　·如果你的录音限制长度，那么告诉对方信息的长度应该控制在什么范围内。
　　经常查看你的信箱，迅速回复。人们最常抱怨语音信箱的一个问题是他们的信息经常得不到回复。如果你可以马上回复，那就马上回复，然后删掉留言。如果你不能马上回复，那就把信息按日期记下来，再把它从信箱里删了。更好的办法是，让别人来帮你做记录。
　　另外一个人们经常抱怨语音信箱的问题是有时候收到的信息会不可思议地多。试试这些建议：
　　·把每条信息的长度限制在60秒—90秒。
　　·限制你的语音信箱所能容纳的最大信息量。如果来电者知道你的信箱满了，他们就会再打电话给别人，这样就省了你一个大麻烦。
　　·提高你电话的录放速度。
　　关于你自己的语音信箱还有最后一点需要注意。从你的系统管理员那里复印一份操作说明书，自己去熟悉系统的左右功能和特征。许多机器有很多省时的附加功能，而大部分的用户却不知道。
　　给别人的语音信箱留信息
　　·每次你打电话时，准备好要转到语音信箱。好好考虑清楚你要传达的信息。先说你最重要的几点，再说次要的。
　　·笑着说话，并且要说得清楚、缓慢、简洁。
　　·把你的电话号码留两次——开始留一次，结束时再留一次。就算对方有你的电话号码你也再留一遍。他/她在听你的录音时可能会不方便查你的号码。
　　·留你的姓名和地址时，一定要拼出来。
　　总之，你希望别人怎么给你留信息，你就怎么给别人留。
　　实施方略
　　忧虑原因对策
　　会议很晚开始有些与会者没到不等迟到的人，马上开会
　　会议持续太久没有设定并实施结束时间结束时间和开始时间一样重要
　　大家没有会前准备没有把职责通知给与会者提前布置
　　没有坚持到底没有清楚理解任务和行动会上具体化，并写入会议策划
　　对别人及电话的打扰影响工作效率有时候辨认出打扰是很必要的
　　很生气
　　别人直接走进你的办公室这种情况是可能的！筛选来访者；让他们难以通过
　　无法摆脱来客访客很容易留下不走到办公室外面或站着接待访客
　　无法摆脱来客时间没有受到尊重设立时限，或者找人“救”你
　　同事找你问事情、做决定你的时间没法安排和他们定期见面，安排“接待”时间
　　容易在工作中受打扰书桌旁人流太多通过搬动书桌、椅子来避免被打扰
　　在做重要活动时，电话响了我们停下来接电话在电话响之前就决定要不要接
　　电话“标签”所记的信息不够获得回电的信息，让别人处理
　　电话交谈太久没有有效利用时间笑着问问题，进入电话的公务部分
　　会议效率低下不了解时间的价值根据工资计算会议的实际开支
　　单位的财务状况员工的时间没有最高效地利用用手册里介绍的观点提高每个人的工作效率
　　要点小结
　　·会议会花费金钱。用工资表来决定实际投入的数目。通过那些工资数据，你可以知道自己每个小时的价值，决定那些钱应该怎样有效地利用。
　　·准时开会、准时散会、认真策划议程并遵循议程的会议组织者会受到大家的尊重，他们召开的会议也将很有成效。
　　·在会上首先讲最重要的项目。
　　·在时间和空间上控制讨论。
　　·努力把通常的量减半。
　　·找出习惯性的会议，取消掉。
　　·作为与会者，要积极参与时间安排、职责划分、紧跟议程。
　　·人们每天要被打扰50次以上。
　　·如果来访者要通过别人才能找到你，那么很多烦人的打扰就可以省去了。
　　·通过在办公室外站着和来访者说话可以缩短你被打扰的时间。
　　·有空并不意味着你一天的每一分钟都在为别人待命。设立接待时间。
　　·如果你不想被打扰，那么就关上门或者去别的地方。如果没有门，那就想办法创造出表示你没空的信号。
　　·确定一天中使用电话的具体时间，合并电话。
　　·你不需要在每次电话响时都去接。
　　·练习真正的信息记录技巧。记下回电的合适时间，来电的目的等等。
　　·形成自己表示电话结束的话语。
　　·如果不必交谈，那就用语音信箱或电子邮件。
　　让高效会议及控制打扰在你的生活中起作用
　　你一天要被打扰几次？这些打扰占去了你多少时间？你在丢掉多少个八小时的工作日？
　　你在工作时每小时值多少钱？
　　回想你上一次参加的会议。你觉得那次会议的开支是多少？那些钱花得值吗？
　　看看你接下来三周要参加的会议：
　　·你有每次会议的议程吗？如果没有，赶快去弄一份。
　　·你必须参加吗？如果不是，你要怎么想办法回避？
　　·如果你必须参加，用规格评估一下这次会议。
　　你最经常受到谁的打扰？你要怎么有效地应对这个人？
　　你把一天中的哪些时段设定为没空？
　　如果你没有办公室，你可以用什么样的语言符号来建立工作空间？
　　每天往外打电话的最佳时间是什么时候？你平均需要留出多少时间？
　　评估你要发出的语音信息，为了让它更加有效，做出适当的改动。
　　取得你的语音信箱操作手册，好好研究研究。
　　制定一个30天行动计划。30天后重新审视自己所取得的进展，修正计划。
我对于会议和打扰的细微边界想法：交流任务优先顺序安排
　　“即使你有非常好的点子，但如果你不能将其表达清楚，让别人明白，那这一切都将是枉然”
　　——【美】李·艾柯卡
　　就任务优先顺序安排与他人进行交涉，并明确自己的立场是这一课中最难掌握的两个方面。做好基础是你必须完全了解自己的选择并且坚决忠于自己的选择。
　　明确的知道自己想要干什么、为什么要这么做以及有效的计划和统筹安排能力是解决困难接受挑战的基础。另外，加强自我管理能力以及接下来我们要讨论的关于主次任务安排管理技巧能帮你实现目标。
　　·清楚、简洁、直接、完整的表达能力
　　·有效的聆听能力
　　·让别人认可你对事情的主次安排能力
　　在这些方面你做的越好，你将会生活的越从容，有更少的压力以及更多对局面的掌控能力。
　　测评：交流技巧
　　对下列问题做出回答，选择对应的数字（1表示“不同意”2表示“不确定”3表示“同意”）
　　同意不确定不同意
　　1．听他人讲话时，我总能听懂他在说什么。321
　　2。听他人讲话时，我总会给一些口头的反馈。321
　　3。别人喜欢跟我说话，因为我很会听人讲话。321
　　4。别人认为我说话简洁清楚。321
　　5。别人很少让我重复我所说过的话。321
　　6。我能轻松的说服别人按我说的去做。321
　　7。当别人让我干一件事情时，我可以明确拒绝。321
　　8。我很明白上司的任务指令。321
　　9。这一次，我的待办事项的主次安排与上司的安排不冲突。321
　　10。我和上司会就事情的优先顺序问题进行讨论并做出安排。321
　　11。在事情的顺序安排问题上我很少会与上司的安排冲突。321
　　12。我能很容易的让别人忠于我的安排并帮助我。321
　　13。除非我知道为什么要干一件事情，我才肯去干。321
　　计算分数：
　　29分以上：你拥有一流的交流技巧，非常好。
　　18—28分：有时你会遇到交流困难的状况，不过不用担心，我们都有类似情况。
　　18分以下：难道世人都不明白你，要与你为敌吗？
　　准确交流
　　当你与他人共同完成一项工作或任务时，你的语言表达是否清楚至关重要。如果你自己脑子里面都没有一个清楚的概念，那你将很难把你的计划给别人表达清楚；而且即使你对自己的计划很清楚，也不一定能对别人解释清楚。
　　在任何语言交际中都有8种交流要素同时在其中体现：
　　·你打算说什么
　　·你实际上说了什么
　　·别人听到了什么
　　·别人认为他们听到了什么
　　·别人想要说什么
　　·别人实际上说了什么
　　·你听到别人说了些什么
　　·你认为你听到别人说了什么
　　如果这八项不同步就会产生理解混乱，致使大家努力的方向不一致，使头等重要的事情不能按时完成，紧张和压力由此产生。
　　简单的问“你明白了吗？”是不能解决问题的。大多数人只要一知半解就会说自己明白了。也许他们只懂了百分之六七十，或百分之九十。但这就够了吗？剩下的10％到40％的东西可能会使你浪费很多的时间和精力。下面是教你准确交流的方法：
　　·简练首先摆明自己的要点然后再阐述相关细节以防听者理解出现偏差。用词越少越好，把你的主要问题和建议浓缩在一句话里，尽量用一个简短的句子就能表明你的立场。
　　写电视广告的作家们只有15到30秒的时间表达他们的意思，所以他们在有限的时间里利用清楚简练的意象把意思表达的简单有力，字字珠玑，胜过万语千言。
　　研究不断证明，最好最有效的写作要求简练。如果一封信或备忘录洋洋洒洒有一页多长，那它的效力将会大减。同样，演讲也是如此。紧扣要点——别跑题。在开始讲之前必须清楚地知道自己要讲什么，用词越简单，交流效果越好。
　　·简单一定要注意选词。就像不会有人会因为冗长得奖一样，讲话太复杂也是不好的。不要用华丽而生僻的辞藻，用大家熟知的能听懂的词语。除非你是某个问题的专家在讲专业的问题，不然请你用普通的、非专业性术语。
　　要考虑讲话环境与听众的情况，避免用行话。你需要考虑听众到底对你所讲的话题了解多少？你要记住，虽然你自己很清楚的知道了整个策划的来龙去脉，如何开始、如何深入，但是听众们可没有时间和能力一下子完全听懂接受。
　　不要假设别人听懂了多少，你必须明确的问，然后就听众的反应再做进一步的更为简单清楚的解释，这一点很必要。很多人以为他们听懂了，其实没有。
　　·直接直接说明你想说什么、做什么，用具体的语言，避免泛泛而谈和不确定性。尽量直接指明事物的名字（不是事物的统称）；人的名字（不是用“他”、“她”、“他们”）；具体数字（不是“一些”或是“更多”）。使用模糊的语言意味着你还不够自信，不愿为自己所说的负责，或者不愿听者留下对自己不好的印象。实际上，越是这样听众就越会多想。
　　下面是几组例子，教你做到直接：
　　但是直接并不是在每个领域都这样。有些情况下人们希望切中要点，但有时语言表达故意要含糊其辞。威廉·鲁兹的经典之作《巧言令色的艺术》（Doublespeak）用简单而幽默的语言阐述了这个问题。下面是鲁兹在书中引用的一些例子：
　　·僐卜餐厅在1981年的年度报告中称，他们“取得了全国性的成功，尽人皆知。”他们确实做到了，因为他们被《联邦破产法案》的