8小时＋从优秀到卓越的效率法则-第6部分

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　　后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
　　施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化——现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
　　选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
　　测评：你会遵守自己的承诺吗？
　　你的自我测评中有几个回答是“总是”？如果你和大多数人一样，那可能你还需要提高很多。重要的是你会坚持怎么去做以让自己明天取得更好的结果。
　　下面的工具可以引导你去认识自己总体的承诺和所做的活动。事实上，你把这个表填完后，就会得到充分的数据，引导你进行数小时的思考、反省，帮助你确定自己的主次任务，还会有助于你回答后面自我测评的问题。
　　主要职能表：
　　主要职能a。所需时间b。所需技巧c。个人满足感d。结果
　　（个人的）e。结果
　　（单位的）
　　第一步：主要职能。在最左侧那一列填上你工作最重要的五项职能，也就是你赚取薪水的五项职责。不用按照任何特定的顺序列举——等这五项内容都填好后你需要把它们按照好几种方式进行排序。
　　第二步：所需时间。想想这五大职能，在a列里按照每项职能所需时间的多少排个序。所花时间最多的职能放在#1。所花时间第二多的放在#2，这样一直填下去，一直到#5——也就是所花时间最少的那项。
　　第三步：所需技巧。这五大工作职责中哪个最需要你的技术专长？把它放在b列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——最不需要技术专长的。
　　第四步：个人满足感。你最喜欢做哪一项工作？也就是说，哪种职责能给你带来最大的个人满足感？把那一项放在c列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——你最不喜欢的。
　　第五步：结果。结果应该分两种方法计算。首先，哪项工作给你个人带来最大的好处？然后是，哪项工作给你的单位带来最大的好处？按这两种方法把这些项目从1排到5。这两种可能会一样，但也不一定。
　　主要职能分析
　　如果我们的世界是个理想世界，那么你主要职能表上的每一列都和其他一模一样，整个表上所有项目也会排在同样的位置上。但是你既不活在理想世界里也不工作在理想世界里，所以需要研究你的排序所反映出来的信息。
　　·如果要从这些项目中选两列来做配对，那我们会选a和d或a和e。按逻辑推理，一个人似乎应该把时间花在产生最大效益的活动上，不管是对个人还是对单位产生效益。如果不是这样，你就应该分析一下自己的时间投入。
　　·把a列和b列做个对比。如果这两列中有三四项都不一致，那么请你想想那些职能不是必要的。如果你把最多的时间花在所需技巧排#5的项目上，问问自己：为什么要你去做这项呢？这项或许该交给别人去做，而把腾出的时间用来做你擅长的事。
　　·看看b和c，如果这两列成正比，那么祝贺你！你正好成功地把自己的嗜好变成了自己的工作。另一方面，如果你喜欢做的事和你擅长做的事不太吻合，可能你就会想重新审视一下自己是否找对了工作。
　　·如果c和d或c和e不吻合，那么你很可能会走向崩溃。如果能带来最大成果和效益的活动确实是你不喜欢做的，那么你永远也不可能会满意。最终肯定要做些改变，这可能就是一个早期的信号。研究一再表明，你一天必须有20％以上的时间是在做自己真正喜欢的事，否则效率就会大打折扣。
　　时间管理和要务管理的系统办法
　　你对这些问题的原始回答给了自己一个现实的整体印象。现在，你需要一个系统。开始之前，有两个问题用于测试你对时间的使用及要务的安排。你的答案可以让你按照个人情况建立自己的组织体系。
　　·这样能最好地利用我的时间吗？
　　·现在是做这件事的合适时间吗？
　　要测试你对时间的使用及要务安排，并评估自己对以上两个问题的回答，这里有5个你可以马上给自己设立的具体目标。
　　测试你对时间的使用及要务安排
　　工作单
　　目标计划完成日期实际完成日期
　　1。我会花30分钟去列举我已经投入的活动。
　　2。我每天会花15分钟去列举目前消耗我时间的各种方式
　　3。我会花30分钟去回顾我过去一个月的日历或会客记录
　　4。我会花必要的时间去对比自己的目标和实际的生活方式及目前投入的项目
　　5。我会专门花时间去为我的生活写三个短期目标及三个长期目标。
　　你会愿意让自己投入到这些短期而又重要的活动中去吗？如果愿意，在合适的方框内为上面所列的五个目标各立一个计划完成的日期。你实现了这五个目标后，就可以实际、现实地安排你的主次任务，同时又能把你目前的生活方式考虑进去。
　　如果，事情经常都不是像你想象的那样，这里有一些其他工具帮助你制定平衡而现实的行动计划。
　　安排主次任务的计划
　　自测：有效生活表
　　可能的生活领域目前投入项目在做但没投入的项目目标
　　职业/工作岗位
　　老板
　　财务
　　其他
　　上帝
　　配偶
　　孩子
　　亲属
　　朋友
　　生意合作伙伴
　　其他
　　教育
　　技术
　　进修提高
　　社区
　　市民的
　　嗜好
　　放松
　　娱乐
　　身体健康
　　心理健康
　　家庭
　　教育
　　房子
　　投资
　　汽车
　　交通
　　退休
　　其他
　　说明：
　　1。看看所列项目中你有可能涉及到的生活领域。但并不是所有领域都符合你的个人情况。
　　2。如果你已经投入到了所列的某一项，那么在“目前投入项目”那一列划上X。
　　3。如果你已经涉足了某事但不是很投入地做，那么在“在做但没投入的项目”那一列划上X。
　　4。决定你应该在哪些领域设立目标，在“目标”那一列划上X。
　　注意：你可能会把这个表填完后和其他共同参与某些活动的人一起交流。在这些活动上标明大家同意或者反对的意见，或者注明有设立目标的需要。
　　自测：目前投入项目表：
　　说明：
　　列出你目前投入的项目，包括个人的、家庭的、工作上的项目。这些可能包括你的家庭活动，工作职责，财务，个人嗜好，和朋友一起参加的活动，参加培训的课程——任何你投入了的东西。确定一下哪些是你个人的项目，哪些是你和其他家庭成员或同事一起合作的。这里有一个例子：
　　目前投入项目工作个人家庭
　　联邦房贷100，000美元XX
　　每周早餐/和汤姆·史密斯X
　　社区教堂托管理事会X
　　每周和配偶外出晚餐X
　　年度个人所得税X
　　癌症基金（公司扣款）X
　　目前投入项目工作个人家庭
　　自测：你的时间投入
　　说明：
　　要决定现在是否是完成某项任务的合适时间，请填好以下表格。列出任何你能想到的相关项目，关于房子、工作、家庭等等，包括工作上的活动，个人活动，家庭活动，以及休闲活动。
　　这里是一张时间投入表的范例：
　　我的时间投入表
　　活动足够太少太多
　　·个人活动
　　吃X
　　睡X
　　当然，这张表只是一个例子。
　　时间投入表——个人活动
　　活动足够太少太多
　　·个人活动
　　·工作活动
　　·休闲活动
　　·家庭活动
　　填完这张表后，分析并评价一下每一项。你对自己投入到每项活动中的时间有什么看法？足够吗？还是不够？还是太多？
　　做一个每周时间总结
　　为了验证你自己在上表所填的活动，用一整个星期记录你所做的活动，30分钟为一个时段。从你起床那一刻开始一直记录到你睡觉。认真去填这里的每一个方框，每天如此，填完一个星期。
　　为什么要这样做呢？很少会有人这么认真地去考虑时间，也很少会有人这么仔细地跟踪自己的时间。我们习惯于让时间一小时一小时地不断流逝，从一个约会转向另一个，从一项活动转向另一项，完全让环境操纵着自己的空间转换和时间安排。这种时间总结可以帮助你最好地了解自己到底是怎么支配时间的，并且可以帮助你选择最有效利用时间的方法。你可能会因最后所得的结果而惊讶！你可能会发现你花在某些活动上的时间远远超过自己的想象，而花在另外一些活动上的时间则远远少于自己的想象。这就是我们要坚持一个星期亲自验证的原因所在。你要复印下面至少7份的空白表格来完成一个星期的记录。
　　一周时间总结日期_____________
　　时间第一天第二天第三天第四天
　　6：00am
　　6：30am
　　7：00am
　　7：30am
　　8：00am
　　8：30am
　　9：00am
　　9：30am
　　10：00am
　　10：30am
　　11：00am
　　11：30am
　　中午12：00
　　12：30pm
　　1：00pm
　　1：30pm
　　2：00pm
　　2：30pm
　　3：00pm
　　3：30pm
　　4：00pm
　　4：30pm
　　5：00pm
　　5：30pm
　　6：00pm
　　6：30pm
　　7：00pm
　　7：30pm
　　8：00pm
　　8：30pm
　　9：00pm
　　9：30pm
　　10：00pm
　　10：30pm
　　11：00pm
　　回顾你的预约和例行会议
　　以下是从约见记录本里摘选的一页范例：
　　周一：
　　12：15和汤姆共进午餐
　　7：30董事会议周五：
　　7：30和孩子们吃比萨饼
　　周二：
　　7：30和山姆共进早餐
　　周六：
　　8：00和史密斯共进晚餐
　　周三：
　　12：30和贝蒂共进午餐
　　2：00项目陈述周日：
　　8：00和乔纳森制定一周计划
　　周四：
　　8：00网球比赛
　　自测：对预约和已定会议的回顾
　　说明：
　　参照你本周的日历完成下表，如果本周比较特殊，那就参照最近比较一般的一周。在表里填上你在过去一周所参加的所有工作之外的活动。另外，标注上你在工作时间里所做的正常工作范围之外的活动。
　　周一
　　周五
　　周二
　　周六
　　周三
　　周日
　　周四
　　总结应用——短期
　　说明：
　　如果你把本章到此为止出现的所有表格都填完了，就把这些表格和第四章你写下的目标相对比。从你的7天活动总结里找出和自己具体目标一致或相关的项目。在那些明显和你目标无关的项目旁边划上X。
　　然后，问问你自己：
　　我是否做了和目标无关的事？
　　哪些活动是浪费时间的，应该取消？
　　有没有注意到什么“隐藏”的目标，并且需要加到清单里？
　　哪些活动可以减少、取消或者委托别人去做？
　　这些活动是我自己想做的，还是别人要我做的？
　　总结应用——长期
　　说明：
　　每年腾出一个星期，重新做这样的总结。如果可以的话，每年最好是同一个星期，或者至少是大概的时段。你可能会选一个年年出现的星期来提醒自己去做这项总结，比如选择你们单位财务年度的最后一星期，或者公历年份第一个7天全满的星期。你的目标可能每年都会变。这确实是一个自然而然的过程。要让自己高效生活，你就必须不停设立目标，反思自己的首要任务，做好计划，然后把自己的所有承诺付诸行动。
　　如果你有意识地为自己排好主次任务，那么你就会发现自己的效率有了提高。坏习惯很快就会露出马脚，这样你就可以在坏习惯根深蒂固前把它们消灭。把这些计划工具用于实践——它们会让你养成很多有益习惯。
　　“着手做一些事情之前，使其标准化是你应该考虑的，所以当你真正付诸行动时，丝毫不会为混淆而困扰。”
　　——克里斯托弗·罗宾（英国作家A·A·米尔恩塑造的一位人物）
　　其他一些重要的问题有：
　　·有没有办法让我：
　　把这个标准化？
　　把这个交给别人去做？
　　把这个和其他任务合并？
　　这个问题代表了一种实在的组织工具。
　　在做一项任务时，问问你自己以下问题：
　　·这是我以前做过的吗？以后还可能要做吗？
　　·如果我现在花点时间去建立一个模式，以后还可以用的话，是不是会很好？
　　·我能不能建立一个模式，让其他人也能用？
　　·如果这是个书面的文件，我现在是不是应该一劳永逸地创建一个模板，以后可以反复使用？
　　你在开始前就应该决定这项任务是否可以交给别人去做。或许现在是把这个过程教给别人的最佳时间。越多的人会做这些工作，你就越有可能不用亲自动手了。在决定这项工作能不能和其他工作“打包”时，问问自己有没有与此相关的项目用以合并。你在做一件事时，有没有其他项目正好有同样的要求？比如，你要去收发室寄信时，还可以一并做些什么事，因为你寄一封信毕竟要跑上跑下。
　　重要任务的A…B…C和1…2…3
　　把你每日行动或下一步计划上的活动按重要性标上A、B、C，可以有效地帮助你区分主次任务。在分别考虑每一项任务时，按下文的说明去标上次序字母：
　　·“A”类重要项目指的是紧急任务。这些任务本来昨天就应该完成的。如果你不快点把这些任务完成，就会有大麻烦出现。如果你要给最后期限确定一个具体日期，那可能就是今天了。（第一象限危机）
　　·“B”类重要项目仍然是很重要的。甚至这些任务也可能有一个确定的最后期限，但它们和“A”类重要项目相比又没那么重要。如果你完不成这些项目中的一个，世界也不会因此结束。（第二象限要务）
　　·“C”类重要项目没有特定的时间限制。这些任务可能是小事，并且相对来讲没那么重要（甚至可能可以在间隙时间完成）。不需要现在就把精力和注意力投入到这里面去。（第三、四象限）
　　使用A…B…C要务分级系统可以让你避免把所有活动和项目都贴上绝对重要的标签。相反地，你把它们分成了A…B…C三大类。为了把这个方法用于实践，下文提供了一个范例，列举了15个你可能会有的目标。浏览一遍，用A…B…C的办法按照你认为的相对重要性把它们划分好。
　　工作单：A…B…C等级划分
　　个人目标重要性
　　1。每周读一本书
　　2。只作三个委员会的成员
　　3。每天花15分钟用于制定行动计划
　　4。每天花15分钟激发灵感（精神上的等等）
　　5。报一个班学习怎么和难相处的人相处。
　　6。在明年夏末学会开飞机。
　　7。在接下来的半年内参加10次网球课。
　　8。每天至少赞美一个人。
　　9。和竞争的公司里某位经理联系。
　　10。本月末重新规划工作领域。
　　11。买一本个人的日历和约见记录本。
　　12。每天加强锻炼，下个月减掉5英镑体重。
　　13。本月带家人去一家心仪的餐馆。
　　14。每天花一刻钟好好地陪我“重要的另一半”。
　　15。每周写一个细微边界观点运用于实际。
　　有时候关注关注“C”类事项看看它们进展如何也很不错。因为很多东西不会一直都停留在“C”类的水平上。这些活动可能会上升到表格的更高一层去，也可能会因为得到解决而完全从清单上消失。别人可能会去把它做好，或者那根本就不需要去做。
　　有些活动根本就不值得我们去排序。记住，有些事或许是别人交到你目前让你去做的，但这并不意味着你就有义务去做。如果某件事情完全是浪费你时间的，那么你就把它从你的主次任务表里彻底删去。
　　现在你已经看了一些活动列表的范例，那就再看下一个表。在写之前把表复印几份，这样你就可以反复利用了。首先，在表里写上你的当天活动清单；把你当天要做的每项活动都写下来。然后，根据我们上文所提到的分级标准去考虑清单上的每一项，再把它们分别标上A、B、C。
　　工作单：个人任务A…B…C等级划分
　　每日活动清单
　　1。重要性
　　2。
　　3．
　　4。
　　5。
　　6。
　　7。
　　8。
　　9。
　　10。
　　11。
　　12．
　　13。
　　14。
　　15。
　　因为你把各项活动都按照重要性分了类，所以你的每日活动清单就变得更为有效了。这有助于你做决定，因为你知道自己在做什么，并且知道这件事的相对重要性。
　　不幸的是，A…B…C分级系统并不能告诉你按照什么顺序去完成什么任务。假设你有15项任务要做，那就可能会有5个A、5个B、5个C。因为你一次只能做一件事，而五件事又同等重要，那么你应该先做什么呢？
　　这就涉及到我们的编号系统了。如果你的清单上确实有5个A级重要性的项目，你就考虑一下这5个项目。哪一个是最重要的？就算这5个都至关重要，但因为你一次只能做一件事，所以你必须选择出哪个是最重要的。你决定好哪个是最重要的以后，这个就成为你的A…1项目了。
　　如果还有其他任务，那就再选择：接下来最为重要的项目是什么？那个就是A…2了。继续把剩下的任务都编好号，直到A类任务里的所有项目都编上了一个序号。再按此方法把你清单上的B类和C类任务编好号。但是不要因为忙于给B类和C类任务编号而耽误了完成A类任务的时间。等你把这些都做完后，重新写一份你的每日活动清单，这一次按每项任务的重要性来排列（A…1，A…2，A…3；B…1；B…2等等）。
　　许多其他的因素，比如常识，会在这里起作用。如果让自己变成了清单的奴隶那就是管理不善了！清单再好也只是给你提供信息去总结出自己该做什么、为什么。
　　现在需要让你知道分级和划分主次任务中最重要的一个思想了：你要保持掌控权。不要让别人控制你，当然，也不要让清单控制了你。
　　例如，在你的每日活动清单上列有一个电话要打，大概需要10分钟。这不是你清单上A…1类的项目，但是，如果你要打电话的对象只在今天早上8：30…9：00有时间，那么你应该什么时候打这个电话呢？
　　你清单上的任何一个项目都可能受到绝对重要性分级以外的各种因素影响。时间、条件、环境等等都是你所做决定的一部分。但是如果你不清楚某项活动的重要性，你就很可能会做出错误的决定。这就是我们要把重要性分级这件事放在首位的原因。
　　重要性指标
　　当然，有时候你会感觉什么事都无比重要——你觉得无法区分出哪项任务是最重要的，或者有时候你刚开始做一天最重要的事，忽然又有更重要的事情出现。
　　显然，你不可能同时去做10件事。一种集中精力和思考的办法就是使用重要性指标。这种“强制选择”指标会驱使你在不同观点间做出抉择。这种办法的好处在于，不管你一下子考虑多少事情，你只需一次在两件事情中做出选择。
　　重要性指标包括两部分：左边，有一系列编好号的空格。用这种工具既可以处理少到三件事，也可以处理多达无数件事。把你清单上的所有项目都填入到这些空格里，次序随意（这个工具自己会编排好次序）。右边，有一系列从小到大的数字。这些数字是按两个一组来考虑的——在每个例子中考虑一个和另一个数字的关系。
　　看看以下的例子，假设你的清单上有五项任务，其中每一项看起来都非常重要，属于A…1类：
　　·昨天就该写好的报告
　　·给一位很生气的顾客打电话
　　·为部门制定下一年的预算
　　·写一封关于新产品的营销信件，和其他信件一同寄出
　　·本月要寄出和保管的收据。
　　五个项目都列在图表里了，并且按照前面的描述标了序号。例子里圈起来的数字和下面的选择相对应。
　　首先，#1旁边没有别的数字，那是因为你不可能拿自己和自己作对比！在#2旁边有1和2，这两个数字是告诉我们拿#1和#2作对比，而不要去管表上其他的数字了。问问你自己：1和2哪个更重要？把你选择的那个数用圈圈起来。上面的例子中，我们选择了#1——写报告，而没有选择#2——打电话。
　　然后再往下看#3。这一次右边有了两组数，因为这时你就有了两个选择。你要对比#1和#3，选择一个更重要的，然后对比#2和#3，再把所选的那个圈起来。在对比#1和#3时我们选择了#1，而在对比#2和#3时我们选择了#3。#4旁边有三组数：1和4，2和4，3和4。把每一组都做个对比，再把你选择的那个圈起来。你可以在图中看到我们的选择。
　　在#5旁边有四组数，因为你这时要把这个新项目和清单上的其他任何项都作对比了。等你做完这四个选择并圈好选项后，整