最佳员工生存手册-第4部分

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管理人员在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为，事情并非是一味地按个人主观设定前进。当应当提交的任务与临时的事项冲突时，就陷入了鱼与熊掌的被动状态。一个每次都能按期完成工作任务的员工，即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放心的人，而不是天天追问你工作的进度如何了。　
敦促过程管理者。　
因为某项工作会涉及多个部门或是岗位，假如让你来组织这项工作，你会怎么办？由于这项特定的工作有很多中间环节，所以增加了协调的难度。管理人员在组织某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。这样，你会发现工作总是不能按时完成。在检查工作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是你没有按期并且保证质量地完成工作，你的业绩等级被打了折扣。所以作为一名管理者，要把握工作的完整性。在事先给定各个中间环节完成工作时间的同时，要经常关注他完成的质量与进度，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。所以，作为一名组织者，你的职责不仅仅是将文件传递出去，更重要的是敦促你的中间环节处理者按你的要求及时完成分管职责。　
有效地管理时间可以大大提高工作效率，所以对于时间管理的方法研究是永恒的，因为每个人只有有效地管理自己的时间才能有效地提高自己的绩效。　
管理好时间　
要提高工作效率，就要掌握好时间，利用好时间，管理好时间。要掌握时间最好的方法，就是要先从避免时间的浪费做起。人生的每一件事情都跟时间有关。经理人对时间管理这个工具在自己走向成功的历程中，应扮演什么角色是明白的。　
一谈到时间管理，多数人都会想到：一是在工作上如何有效地利用时间。这方面有很多相关书籍及专家的建议，比如写工作计划，用ABCD列出每天要做的事的优先次序然后遵照执行；运用80∶20原则；提高工作效率等。二是在业余时如何有效地利用时间用于学习或工作。　
其实，这样理解时间管理这个工具是错误的。你进行时间管理，应该涉及人生的8大领域，而不仅是某一两个领域。这8大领域是：健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。　
时间管理就是耕耘你自己。时间管理实际上是你把有效的时间投资于你要成为的人或你想做成的事。你对什么进行投资会收获什么，你投资于健康就会在健康上收获，你投资于人际关系，你就会在人际关系上有收获。尽管我们总觉得时间管理应该主要是与工作相关，但你的时间分配还是必须涉及到八大领域，这才是对你最好的结果。比如在休息日，你也许该在家庭、健康、休闲上有更多的时间分配，而不是用于工作。　
关于如何在工作、学习这两个领域上进行时间管理，你可以轻而易举地找到非常有参照作用的原则和建议，你不妨根据这些步骤执行或反思自己的时间管理，你将会取得一定的成效。　
然而，经理人在时间管理上的最大误区是对时间管理目的性不清楚。时间是过去、现在、未来的一条连续线，构成时间的要素是事件，时间管理的目的是对事件的控制。所以，你要有效地进行时间管理，你首先必须有一套明确的远期、中期、近期目标；其次是有一个价值观和信念；第三是根据目标制定你的长期计划和短期计划，然后分解为年计划、月计划、周计划、日计划；第四是相应的日结果、月结果、年结果，及每个结果的反馈和计划的修正。这个过程实际上是一个循环，即PDCA循环。　
你在进行时间管理时，要特别注意以下5点：　
时间管理与目标设定、目标执行有相辅相成的关系，时间管理与目标管理是不可分的。你的工作、事业、生活等目标中，每个小目标的完成，会让你清楚地知道你与大目标的远近，你的每日计划是你的压力和激励，每日的行动计划都必须结合你的目标。　
在时间管理中，必须学会运用80∶20原则，要让20％的投入产生80％的效益。从个人角度看，要把握一天中的20％的经典时间用于你的关键的思考和准备，这你可以根据你的生活状态、生物钟来确定你的20％经典时间是哪个时候。　
特别推荐的是：每一天，你要强迫自己执行或做6件对你未来有影响的事情。这6件事不包括基本的工作、基本的杂事，要尽量涉及到8个领域。时间管理是一种心态，时间管理不能说安排事情妥当或把事做好了就行，你应该是更长远和更系统地考虑你的时间分配和使用效率。　
在工作和生活中要学会授权。　
要分析浪费时间的原因，学会珍惜时间。　
有计划，才有效率和成功。评估时间管理是否有效，主要是看你的目标达成的程度。时间管理最为关键的要素是目标设定和价值观；时间管理的关键技巧是习惯，你运用时间管理工具变成习惯了，什么就变得有序了，有效了；时间管理最大的难题是习惯，一个人的习惯太难改了！　
人的生活不能像工厂，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，时间管理绝不是让你变得机械化。但人们在人性化工作、生活中，往往会迷失时间管理。这时关键是学会说“不”，对浪费时间的事情、不良习惯说“不”！　
办公室智慧控制自己的情绪　
情绪这个东西，从我们出生以来就跟随至今。似乎，除了表达它或者隐藏它，我们不能再有别的什么处理它的方法。不过，现在，专家在进行了许多的研究之后，告诉我们，情绪对我们生理和心理健康上有许多的作用。所以，不时地审视你自己的情绪，对健康不无裨益。掌控情绪　掌控健康　
有个简单的实验研究情绪对健康的影响。美国生理学家艾尔玛将一支支玻璃管插在摄氏零度、冰和水混合的容器里，借以搜集人们不同情绪时呼出来的“汽水”。结果发现，心平气和时呼出的气凝成的水澄清透明、无色、无杂质。如果生气，则会出现紫色的沉淀，研究者将这“生气水”注射到白老鼠身上，几分钟后，老鼠居然死了。　
在很多时候，我们乐观、愉快，但是伤心愤怒的情绪也时常伴随着我们。这是日常生活中的家常便饭，我们早已习惯。有些时候，我们能控制它们，但有些时候，我们却对它无可奈何。那么，我们能学着去了解、去应对我们的情绪吗？　
专家认为我们能做到。而且，专家们也建议我们要做到这一点。面对生活中的挫折，度过情绪的低气压，回到协调的生活，能给我们带来健康生活。情绪和人们赋予事件、事物、环境、人以及经验的意义密切相关，所以，情绪是可以掌控的。　
我们都有着基本的情感需要，例如和人交往、对人表达的需要。有医学研究认为，情绪和情感就是我们身体的一种生物反应。这5种情绪：痛苦、愤怒、恐惧、快乐以及爱是和我们的身体直接相关的。前三种情绪通常被认为属于“危险”的情绪，它们意味着发生或即将发生危险；而后两者则属于“令人愉快”的情绪，快乐和爱告诉我们，可以放松和享受，需要可以得到满足。　
当人们面对那些“危险”情绪时，如果不能及时缓解的话，这些情绪可能变成绝望，而所有的这些情绪都和癌症以及其他危险疾病相关。如果这些情绪困扰着你，那么相应地，你感受到快乐和爱的时候就非常少。　
虽然人类的情绪还有许多，但几乎都建立在这五种情绪的基础上。为了从正面情绪中受益，我们需要学习掌控自己的情绪。但这并不意味着，你就需要处于一个情绪真空环境了。掌控情绪意味着，你能通过给自己充电，拥有对自己、对生活、对世界的健康信念来改变自己的不健康情绪。这些信念，会给我们带来诸如勇敢、宽容、同情这些更为健康的情绪和心态。　
科学家们发现了，大脑的情绪中心与免疫系统有着直接的连结。健康情绪能帮助人们抵抗感染、感冒和流感。依靠健康的心态战胜疾病的例子屡见不鲜，而那些恐惧、害怕、绝望的情绪则会让疾病恶化得更快，甚至导致死亡。　
情绪左右成败　
在我们做的事情当中，有许多都受到感情的影响。由于我们的感情可为我们带来伟大的成就，也可能使我们失败，所以，我们必须了解，要控制自己的感情，首先应该做的是，了解对我们有刺激作用的感情有哪些？我们可将这些感情分为七种消极和七种积极的情绪。　
七种消极情绪为：恐惧、仇恨、愤怒、贪婪、嫉妒、报复、迷信　
七种积极情绪为：爱、性、希望、信心、同情、乐观、忠诚　
以上14种情绪，正是你人生计划成功或失败的关键，他们的组合，既能意义非凡，又能够混乱无章，完全由你决定。　
上面每一种情绪都和心态有关，这也就是为什么我们一直强调心态的原因。这些情绪实际上就是个人心态的反映，而心态是你可以组织、引导和完全掌控的对象。　
你必须控制你的思想，你必须对思想中产生的各种情绪保持着警觉性，并且视其对心态的影响是好是坏而接受或拒绝。　
乐观会增强你的信心和弹性，而仇恨会使你失去宽容和正义感。如果你无法控制自己情绪，你的一生将会因为不时的情绪冲动而受害。　
如果你正在努力控制情绪的话，可准备一张图表，写下你每天体验并且控制情绪的次数，这种方法可使你了解情绪发作的频繁性和它的力量。一旦你发现刺激情绪的因素时，便可采取行动除掉这些因素，或把它们找出来充分利用。　
将你追求成功的欲望，转变成一股强烈的执着意念，并且着手实现你的明确目标，这是使你学得情绪控制能力的两个基本要件，这两个基本要件之间，具有相辅相成的关系，而其中一个要件获得进展时，另一要件也会有所进展。　
在工作中难免碰到各种挫折和委屈、误解，要学会很好地控制这种情绪，遇到再大的委屈也只是一笑了之，再也不要向谁去抱怨。　
对抗负面工作情绪　
工作中，我们该如何不让“小事”影响工作情绪呢？　
◆冷静地面对批评——听闻别人的批评后，先用缓慢平和的声音在脑海中重复语句，隔绝敏感声线，这有助于你集中接受信息中的实际资料。　
◆从容面对敏感信息——不少人在面对同事冷冰冰的嘴脸时，都会不安甚至失眠。遇到这种情况，大可对自己说：“他的缺点是不懂得对别人好，我没有这个缺点，我更受朋友欢迎。”这样自我安慰可以让心情得以舒缓。　
◆坚信自己能进步——在面对重大工作问题时，难免会心灰意冷，影响工作情绪和效率。逆境容易让人感到无力，在没有想好有效的解决办法的时候，不妨多想自己一定能有好的方法，鼓励自己不要沮丧。　
情绪温度计：记下你的情绪波动　
在日本，商人发明了付钱砸东西的“解脱室”，供怒气难抑又无处发泄的人宣泄。来到解脱室的人需付费，依照费用高低拿到各种陶瓷花瓶、器皿或小雕像，客人通常会先写上痛恨者的名字，边破口大骂边将手中小雕像往墙壁上用力一砸。　
不过，砸东西、踢家具等借外物转移情绪虽然可暂时缓解怒气，但许多人开始担心会不会演变成暴力行为性格？一些专家认为，如果不去察觉情绪的细微变化，而总是以宣泄方式排解，其实怒气并没有真正被消化，反而会形成恶习，重复发生。　
因此，专家建议使用“情绪温度计”法。平时养成记录情绪的习惯，每天分几个时段记录，并写下动怒的原因，这种训练有助于自我察觉、检测怒气。　
1。将情绪温度计的刻度设定在0~10分，将一天分为七段落，例如一早抢停车位失败，还没进办公室就在电梯前和部门经理吵架，决定只给自己2分。　
2。了解自己一天情绪的起伏变化后，接着去问原因，并写给自己一段话。为什么给自己打8分？原来在下午三点，听到窗外小鸟喳喳叫，感觉很愉悦。记录久了，自然培养出很细微的察觉能力，即使生活中很细微的情绪飘过，也不放过。　
建立自己的情绪温度计，更能掌握常生气的时段和原因。一旦接近情绪高温期，可以赶紧做准备，警告同事离你远一点，免得被无名火烫伤。除了察觉情绪，找出自己的情绪温度计之外，学习从大架构看人生的挫折，才能真正不起怒气。　
轻松地工作　
梦想少一点，计划多一点　
考虑清楚有关自己理想职业的每一件事，从工作形式到工作环境，然后确定自己所追求职业的标准或目的。具体方法是，可把所追求的理想职业划分成尽可能短的各阶段。　
如果发现自己目前正在任一个低级经理，或只是一名记账员，你就必须寻找一条能帮助　自己达到另一职位的晋升之路。你可观察一下是否能调到另一部门，或者先谋个较低的职务，然后找机会进修；最低限度，也要找出妨碍你日后发展的不利因素。谨记，循序渐进是改变不称心工作的最好方法。　
把自己看作自由人　
想象自己是个独立的承包人，你的雇主是位大客户，然后合理地分配你的时间，以达到不仅满足客户所需，而且还有余裕从各方面发展自己的目的。例如，你的工作是负责起草各种报告式文件，用词的好坏，对你上司可能无关紧要，但对于你呢？一位独立承包人，你应认识到，你使用的措词技巧可能会开辟一个全新的销售市场。这表面上是取悦你的上司，实际是把你推到独立承包人的地位。　
工作娱乐两不误　
有些人上岗工作只知道拼命干。一开始在晚上加一两个小时的班，不久便是整个星期地加班，最后连周末也成了办公时间。　
实际上，工作成了霸占他全部光阴的横蛮客。这类人除了工作，几乎没有任何社交活动，这样时间长了，不免会对他自己的工作产生反感。　
寻找工作外的成功　
把自己的爱好和业余活动当作本职工作一样认真对待，并同样引以为豪。今天，许多人只把来自办公室的成绩看成真正的成功，结果这些人唯有事业上春风得意时才会沾沾自喜，而一旦工作遇到麻烦，就感到恼火不已。如果你在工作之外还有其他令你骄傲的事情，那么你在工作中受挫时，就容易保持一种积极的态度。　
改变对待他人的态度　
如果你每天早晨一想到上班就害怕，其中的原因之一大概是你与周围同事相处不好。虽然你不喜欢与他们一起工作，但最低限度，也应该是与他们和平共处。当你在电梯里对人微笑时，别人也会报以微笑，在办公室也是如此。以礼相待是做人的基本道理。想要与平日不理不睬的人在一夜之间就建立亲密关系是不现实的，但若你真诚地去改善关系，你的同事迟早会感受到这一点。假如你对周围一切都心存厌烦——厌烦你的工作、你的上司……你就更要用一种积极方式与人沟通，谈些你喜欢的事，至少你可能会找到与同事的某些共同点。　
总之，这个世界不会以你喜欢的方式待你，也不会以你不喜欢的方式捉弄你。信誉声望全靠自己争得，学会爱自己的职业，有百利而无一弊。　
办公室智慧学会给自己减压（1）　
工作节奏的加快，让身在职场中的人们变得越来越烦躁不安，特别是在超强工作压力之下，焦虑、烦闷让人苦恼不已。因此，不管你接受的工作多么艰巨，都不要埋怨，而是面带着微笑地接受这个工作，并努力做好，千万不要表现出不知如何下手的样子。简单工作10法　
你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。　
在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事，不该做哪些事。　
现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的信息，却在不重要的信息上浪费了太多的时间；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。　
以下就是10种最实用的、最简单的工作方法。　
◆搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会　
你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？可否建议我，要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？　
◆懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度　
对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。　
在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？　
◆主动提醒老板排定优先级，可大幅地减轻工作负担　
“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。　
你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。　
◆报告时要有自己的观点，只需少量的有用信息即可让老板感到满意　
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰？维佛所进行的研究，有10％～15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的数据不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。　
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简，切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰？维佛询问多位资深主管对于简报内容的要求时，所得出的普遍性结论。　
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。向老板报告时，要能精准地掌控时间。　
◆做简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间　
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。　
在做任何的简报之前，你必须思考以下三点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？　
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。　
◆有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上　
正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。　
◆邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会　
“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。　
你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：把每一封