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参谋助手论:为首长服务的艺术-第16部分
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能叼支烟，穿拖鞋，留长发等等。 （四）尊重民俗 了解和掌握少数民族的风俗习惯。对少数民族的来访者要按其本民族的风俗安置，条件 达不到的要事先说明。讲话中不要出现忌讳的词语，送东西也不要有忌讳的嫌疑。某地方当 局派人来部队学习英雄模范人物的事迹，秘书安排他们听了养猪模范的报告会，还组织他们 到养猪场参观，其中有两个地方领导是回族人。秘书忽略了，弄得这两个同志挺不愉快，首 长明里暗里作了许多和缓工作，才没出什么不良后果。 91
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跟随首长时回避的艺术 回避，顾名思义，是有意让开、躲开的意思。 秘书是首长的助手和参谋，要时刻跟在首长的身边。可这里为什么又要讲到回避呢？ 秘书要紧随首长身边，这是为首长服务的需要。在特定的场合下进行必要的回避，也是 为首长服务的需要。 一、为什么要回避 说明这个问题的必要性，我们不准备讲出多少条条，仅举一例为证。 有一位将军到某军队院校视察工作。晚饭后，一位教授前去看望，他们曾是儿时的伙伴， 一个部队的老战友，又是多年的邻居，所以无论个人之间还是家庭之间，关系都非同一般。 见面时又是握手又是拍打，非常亲热，非常随便。但当他们坐定后，忽然教授看到首长的秘 书端端地坐在旁边，于是觉得，这样放肆随便地跟首长开玩笑，实在有些过分，让秘书看到 了多不好。于是，双方都觉得有点拘束。十几年过去了，他们在职务上相距甚远，但他们私 人之间可以说是没有级别障碍的，旧时的友谊，过去了的风风雨雨，统统涌上心头，有许多 往事需要回忆，有许多心绪需要表达。老教授本想说：“你小子怎么这么好的运气，三下五 除二就爬上去了！”但看首长身边的秘书，端坐在那，只好把到了嘴边的话又咽了下去，双 方的目光都投向了电视。过了一会，教授又想跟首长讲一讲孩童时一块到果园偷果吃的情形， 他还想提到刚当干部时找对像弄成单相思的苦熬情形，甚至想摆一摆一起当机关干事时晚饭 后海吹神侃的趣事。但秘书在跟前这些话无法出口，如若无拘无束、没上没下地胡吹冒聊， 又显然有失首长的尊严和身份。于是，又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。时而流出一 句：“家里人好吗？”“好。”“孩子都长大了？”“长大了。”“××现在怎么样了？”“已经死 了。“噢，挺突然呀！”“人嘛，就那么回事。”“是呀，这人呀，功名利禄，都是身外物；；” 首长本来还想感叹几句，但一看秘书在身边，再说下去恐怕不妥，也只好咽下去了，于是， 又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。 很明显，在这种场合下，秘书的存在有碍于他们之间的随便交谈。这种场合，秘书就应 该回避，但这位呆板的秘书，端端地坐在那里就是不动弹。这就难免让来访的老教授有些不 悦了。 二、回避的时机 秘书跟随首长，在哪些情况下需要回避呢？这里仅提几点供参考。 （一）首长们很严肃而神秘地要讨论一些重大问题 比如传达上级的一个重要通报；研究一些重要的人事安排；互相间开展交心谈心活动； 交流一下对某些下级主要领导人员的看法；对某些问题的认识不一致，发生了争执。遇有这 种情况，秘书就要主动地退出去。 （二）首长的亲属来找首长 首长的亲属本来经常和首长在一起，而且连很方便的通讯设备也不用，却非要亲自到办 公室跑一趟不可，这说明有重要的急事需要和首长当面商量。遇有这种情况，秘书就要主动 地退出去。有位首长后续了一位年轻美貌的夫人，关系不和。这位夫人经常到办公室找首长 的麻烦，不管谁在跟前，她都不给首长一点面子，大吵大闹，弄得首长常常下不了台。秘书 92
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就不能站在那里看笑话，而要赶快回避。 （三）上级领导机关人员找首长谈话 他们找首长很可能不是谈一般的部队建设，而要谈一些重要的、机密的问题。比如传达 上级的重要决定，研究某些人事安排，交换对班子中某些人的看法，或者谈一些首长本人的 问题。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去 （四）首长找某个人单独谈话 首长找谁谈话，在什么时机进行谈话，都是很慎重的。而且是主动地找，这种谈话内容 就带有一定的保密性。首长可能找他要交待个什么工作，或者谈他的一些个人问题。这些都 没必要让第三者知道。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去。 （五）首长和密友交谈时 首长和密友交谈是和善的、随便的，没有职务等级区别的，甚至是调皮放肆。同时也不 排除密友找首长想办一些个人私事，或者想反映一下本单位的问题的，或者想交谈一下对某 些重大问题的看法，等等。这时秘书在场就显得多余，应主动地退出去。一次某首长到部队 视察工作，这个部队的A 同志是这位首长的老战友。A 同志就个人的使用问题，实在是想找 这位首长谈一谈，但几次到这位首长的住处都没有个单独交谈的机会。一天早晨散步，他俩 在公园不期而遇，A 同志感到这个机会不能错过，但一瞅首长身边跟着五六个随行人员，A 同志想单刀直入地和首长讲几句，但那些随行人员根本没有回避的意思，于是到了嘴边的话 又咽下去了。后来这位A同志个人的发展不顺利，后悔那次没把真心话掏给曾经是自己的 老战友——现在的大首长，并且经常大骂首长的那些随行人员碍了他的事。 三、回避的注意事项 秘书回避要注意这样几个问题： 第一，要适应首长的习惯。 有的首长独立性较强，一般不依赖秘书，万不得已，才叫秘书办理。这种情况下，秘书 的回避就要多一些。有的首长独立性稍差，事事依赖秘书，有些私下里的事，也要秘书出面。 这种情况下，秘书的回避就要少一些。所以，根据首长习惯，需要你回避你就回避，不让你 回避你就不要回避。 第二，回避之后要适时询问首长有何吩咐安排。 不要一看需要回避，就没自己的事了，撒手不管。或者跑到外边溜达闲逛去了，待首长 需要找你办事的时候，却找不见你，这就很可能出问题。 一次，一位首长到部队视察工作，一个偶然的机会，发现了自己30 年前的一位老战友 “刘老”。“刘老”就在这个部队的干休所休息，真是喜出望外。闲谈之后，这位首长说：“明 天中午我请你吃饭。就在这个部队招待所。” “刘老”虽然现在没身份了，但仍是个很注重面子的人，也是一个很爱出风头的人。一 听当年的老战友现在是部队的大首长要请自己吃饭，感到无比荣幸，就一边推辞一边答应下 来。首长把邀请的话讲到这里，接着回头向左右看了一看，——可能是在寻找秘书。他发现 身边没有服务人员，于是补充说：“这样吧！明天中午11 点半我派人到你家找你。” “刘老”在等待受请的这半天里快活极了，逢人便说：“××首长过去和我是老战友，；； 想当年我们两个；；嘿！那关系太密切了！明天中午他还请我吃饭！”经“刘老”这么一说， 别人这么一传，整个干休所和机关大院都知道大首长要和“刘老”共进午餐。 第二天中午的11 点半终于到了，“刘老”的心咚咚地加快了跳动。——怎么没有人来请 我呢？周围的许多人见了他就问：“怎么没去和首长共进午餐呀？”“刘老”的脸红到了脖子 根。他实在耐不住，就跑到招待所想看个究竟。他远远地隔着玻璃窗户看见，大首长和这个93
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部队的领导已经开宴了。 当首长吃过饭出来时，看到“刘老”木然地站在那里，顿时尴尬不已。 产生这个问题的原因在哪里？主要在于首长讲到要宴请“刘老”时，秘书不在场。也就 是说，秘书回避得太遥远。首长把这事说完后，因工作忙就忘记了，而秘书也没有寻问首长 有何吩咐和安排，结果使小小的一项工作出了个大漏洞。 第三，注意首长的某种暗示。 在和首长的相处中，什么时候应该回避，什么时候不应该回避；在哪些情况下应该回避， 哪些情况下不应该回避。这个“度”有时很难掌握，这就要注意首长对你的某种暗示。聪明 的秘书对自己十分熟悉的首长的一举一动，包含一种什么意向，都是十分清楚的，无须别人 指教。重要的是需处处留神，从首长的无声语言中，体味出他明确的态度来。94
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协助首长承办会务的艺术 会议，一般的解释是：三人以上在一起讨论某种事项。现在，党政军的重大问题，往往 都采取召开会议的形式讨论决定。会议，体现着党的民主集中制，体现着党的集体领导，也 体现着党的群众路线。 会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性 会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场 办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常 委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。 凡属较为重要的会议，首长都要出席。有时一个首长参加，有时几个首长参加，有时全 体首长参加。有时开幕时首长出席，有时会议中间首长接见与会代表，或有时到会做报告或 发表谈话，有时会议结束时首长去讲话。 凡首长要参加的会议，秘书就要参与这个会议的某个环节或全过程。 所以，秘书如何为首长办好会务，也是一项经常性的工作。就会议的全过程来看，秘书 可能参与承办的主要任务是：（1）收集会议的议题，安排会议的议程；（2）发出会议通知， 负责会议报道；（3）准备会议材料，撰写会议文件；（4 ）对与会人员进行编组，布置会场， 安排座次；（5）印发会议证件，负责会场签到；（6）及时发收文件，认真加强管理；（7）做 好会议记录，整理文件，立卷归档；（8）做好会议的保密工作。 以上八项，是秘书人员在做好包括大会小会在内的会务工作中，带有共性的工作。至于 某一具体会议，某一秘书人员要做哪些工作，需要根据情况决定。下面就秘书为首长办好会 务几个共性问题加以探讨。 一、做好会议准备工作 会前准备工作主要包括： （一）安排议题 这是开会前秘书要做的第一件事情。一般情况下是先有议题后决定开会。其做法有这样 几类：一类是主管领导临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料；一 类是需要会议讨论的问题很多，先讨论什么，后讨论什么，需要会议秘书人员提出建议；再 一类是由会议秘书人员事先向主管方面搜集议题，然后加以安排，列出议题表，提交首长确 定。 会议议题的来源一般为：一是首长批示交办的或指定有关部门汇报的问题；二是下级机 关提请讨论的问题；三是上级机关或首长下达指示，需要下级召开会议学习、研究、讨论的 问题。 （二）拟定与会人员名单 会议由什么人员来参加，有时由首长具体点定，有时首长仅提个框框。其实，什么人应 当参加会议，会议的规模及其性质已经有明确的限定。比如首长讲“明天开个常委会”。秘 书只管把该级组织的常委委员通知到即可。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，不好 限定，这就要求秘书会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供首长审定。比如召开一个 军一级的党委会，对应到会的缺额人员，由谁来补替？需要哪些人员列席？还有，像座谈会、 报告会、传达会、招待会、团拜会、总结会等，秘书人员应根据领导机关的原则指示和要求， 经过通盘考虑后提出与会人员名单，请领导审定。95
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秘书在这里必须清醒地看到：提名与会人员是一项很困难而重要的工作。如果由于秘书 人员造成提名差错，如漏提、错提，很可能给领导工作造成不良影响，甚至在政治上犯错误。 万万马虎不得。一次某集团军传达中央工作会议精神，传达到师以上干部。在通知参加会议 的名单中，忘记了已经离休的6 名享受副师待遇的团职干部，会议刚刚结束，这6 名老干部 就在电话里骂骂咧咧地找到军政委，搞得这位政委很窝火，还得一个劲儿地在电话里做检讨。 放下电话他就去找秘书，对秘书的“马虎”狠狠地批评了一顿。 （三）申请报批会议 一旦确定召开某个较大型的会议之后，秘书人员要填写会议申请单，送上级领导机关审 批。没有经过批准的会议不准召开。秘书人员要将上级的肯否情况及时报告首长。 （四）拟发会议通知 上级批准召开会议之后，秘书人员就要根据首长的指示，立即草拟和印发召开会议的通 知。其方法是：大型会议，要以文件的形式下发会议通知；一些小型的会议，用电话通知有 关部门或人员即可；一些紧急性会议，可采用电报的形式快速下达。 无论采用哪种形式，会议的通知都要具体确切，使受文人一目了然。并注意适时发送， 既不能过早又不能过迟。特别是对那些离机关较远的单位，交通不便的单位，分散的单位， 外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知。 接到了通知也买不到车票、机票。同时，对那些编外单位、新设单位、正在裁减、简编但尚 未完毕的单位，都不能忘记通知他们。 二、做好会议文件撰写工作 大型的会议，一般都要起草一批相应的文件，而这项工作秘书是首当其冲的。秘书给首 长经常起草的会议文件主要有以下几种： （一）撰写开幕词 比较大型的隆重的会议，一般由首长致开幕词。撰写开幕词，要写明这次会议召开的背 景，出席会议的人员，会议的目的和主要内容，会议有哪些意义，对与会人员的主要要求， 对会议有哪些希望。开幕词应简短有力，具有鼓动性，使到会人员听得明确，并能以积极热 情的态度参加会议。 （二）撰写讲话稿 这是秘书人员的一项重要任务。撰写首长讲话稿，要写明会议的意义和重要性，对有关 工作的适当评价及存在的主要问题，会议应当注意研究讨论的中心问题，提出和解释部属当 前存在的疑难课题，并力争有几条新的见解，使到会人能产生新鲜感、解渴感。秘书在给首 长撰写讲话稿时，切忌照传照抄，老生常谈，让人听得乏味，听完之后，说这位首长“没水 平”，“他讲的还不如我想的”。 （三）撰写大会报告 大会报告是会议的中心文件，通常由主要负责人承担。由于听取大会报告是召开这次会 议的主要任务，也是与会人员讨论的重要依据，还是指导会后一个时期工作的重要文件，因 此一定要写好。报告的内容一般包括：进一步阐明会议的性质、任务和意义；总结前段时间 工作情况，提出会后工作任务；提请会议着重讨论的问题并对此讲些初步意见；对各种不同 观点、做法给予评价。 大会报告稿在定稿之前，常常反复讨论，甚至多次推倒重写。秘书人员要耐心谦虚，吃 透研讨会上的各种意见，使报告稿写得问题鲜明，层次清楚，内容真实，具有新意。 （四）撰写大会发言 大会发言是会议的一般性文件，应根据发言首长的要求而定，形式不拘一格。秘书有时96
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只给首长几个杠杠，即发言提纲；有时只提供几个典型事例；有时只提供一些数据资料，其 他的内容让首长放开讲。这样，首长往往能讲出自己的风格，讲出自己的水平，讲出自己的 特色。到会人员也最爱听。与会人员最害怕、最讨厌首长的大会发言，就是念现成的稿子， 讲报纸上的话，内容大家都知道，自己还念不通，一头头出冷汗。 （五）撰写大会总结 大会总结也是会议的重要文件。尽管是“这次”大会的总结，但秘书人员也应提前动手， 在会议召开之前就应写出提纲，并注意从各方面搜集资料。大会总结主要写出大会所取得的 成绩，也写出这次大会的缺点和不足；总结的主体部分即会议解决的主要问题和主要收获， 以及对会后的要求。大会总结要从首长讲话、大会报告、大会发言及讨论中概括出几个鲜明 的观点和主要精神，使与会人员的思想更加明确，认识更加统一，贯彻更加坚决。也就是说， 大会总结要和整个会议精神的调子一致起来，不要让人感到会上好像有几个声音，几个调子。 比如，某大单位年初召开了一次大型的“教育训练工作会议”。司令员在大会发言中讲：“我 们一定要把训练摆到中心位置上，提到战略的高度来认识。”政委在总结发言中则讲：“我们 不仅仅要把训练摆到中心位置，提到战略高度来认识，同时，也要把教育提到同样的高度， 摆到同样的位置来认识，不能一条腿走路。”与会人员一听两个一把手的讲话调子不一样， 分明认识有分歧。这样，下面贯彻会议精神时就没劲了。 （六）撰写闭幕词 闭幕词是大会的结束语，应概括评述大会议程、基本精神、主要成果及其意义，提出传 达贯彻大会精神的要求和希望。闭幕词要写得简洁流畅，富有鼓动性和号召力，使会议达到 新的高潮而圆满结束。 三、做好会议服务性工作 秘书人员特别是专职秘书，在会议期间应该是紧跟首长，很好领会首长每一次谈话、发 言、讲话的精神，并根据会议要求对首长的活动做出万无一失的安排，从而更好地为首长服 务，为大会服务。 秘书在会议当中的服务工作是多方面的，也可以说是不胜枚举的，但要紧的是抓好下列 几项： （一）排好会议座次 安排会议座次的方式很多，在《办公室知识辞典》、《会议词典》、《会务工作与会议文书》 等专著中都有许多详细的论述和图表。这里就秘书在排列座次时需要注意的问题，提醒几点： 一是排好首长座次。就军队而言，习惯做法是，凡属行政工作会议，座次按任命的顺序 依次排列。党的会议，座次按党内职务依次排列。 二是对上级首长和上�
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