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哈佛经理的时间管理-第2部分
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3．时间结合空间的例子
空间和时间的第三关系，是“结合”。干柿子或鱼干，首先是柿子和鱼在时间的流逝里，才成为干燥的食品。新建房屋的时候，墙壁要上水泥，经过数日，水挥发了才算完成。空间和时间就是如此，有接触，也有结合的。史丹达而或卡夫卡的小说，是针对未来的读者而写的，实际的价值直到数十年甚至数百年以后，才能被认定。歌剧这门艺术，是空间（表演剧）和时间（音乐）密切结合的产物。这是马上就能理解的。
时间和空间有相互排斥的情形。
例如：用独奏乐器演奏的表现情感或思想旋律中，极度地排斥空间性，强调音乐所特有的“时间”。这一点是音乐中所特有的特殊类型。
集中精神抽象思考。这个时候，思考在头脑中进行，已失去了面的空间，只是执拗地持续一条线，化成“时间线”。相反地，空间排斥时间的例子，可以举泡泡或火花。这些东西的美丽，就是空间排斥时间的瞬间之美。这如同昙花一现一样，永远存在的泡泡和火花，是没有人会认为它美丽的。
绘画和照片也排斥时间，但并非绝对如此。因为优秀的画家和摄影师，在一幅画或一张照片中，可以深刻地显出时间性。
4．时间和空间的相互关联
首先，时间和空间的异质性。从时间这方面来说，时间第一是看不见、听不到、摸不着的；第二，空间具有可逆溯性，时间却是不可逆溯的。管理者现在可以自由地回到经过的道路，粘土造型也可以还原。但是，时间从过去到现在，直到未来，都是单方向的流动，这条时间线是无法逆溯的。
其次，时间和空间的同质性。空间可以分割，这是谁都知道的。譬如一块土地（空间）配上住址，或绘成地图，或加上座标化等方法，所有的空间都有分割的可能性。时间方面有“时段”这个专有名词，时间可以分割成时段。进入电脑时代后，就有了分配时段的时间分割系统。
人类生存的意义，是共同具备了时间性和空间性。也可以分割成时间和空间二种不同的意义。
意识的时间面。所谓“意识流”就是“思考路线”，即时常有中断或被切断的情形。管理者能够自觉地中断意识流动，随时进入别的意念。
意识的空间面。这种场合，意识第一成为大脑内部的荧幕，可以显现各种事物。显现就是分割自如。闭着眼睛，也可以浮现附近公园的全景，甚至一瞬间，可以将角落里的长椅背的裂缝的特写镜头浮现在脑海。
印象是无限的。人们使用言语或记号，将无法统计的资料加以记忆、贮存，必要时可随时想起。这就是神经细胞和神经突出的接合部的效用。思考空间是由大脑生理机构支撑，并由此扩展开来。在这种情况下，资料是通过脑的皮质空间和边缘空间而广泛地分布着，而且已条理化。管理者从中把必要的资料记忆、活用。灵活的取出资料的过程，即人的思考活动。关于时间和空间的关系，还会加上人类的判断和行为，进行人为地选择。选择常常需牺牲一方的利益。例如，为了建设高速运输系统而破坏自然，就是牺牲空间而优先考虑时间。但是，相反地，牺牲时间选择空间的例子如，垄断交通举行祭典或不乘高速运输系统，改搭行车速度缓慢的公交车，享受悠闲的旅行雅兴的例子，就是这种情形。
当然，也有时间和空间共存的情形。例如，北京的街道，就是历史（时间）和现代都市空间的调和与共存的产物；另一方面，历史性价值很高的建筑物和街道，由于都市大开发等理由而遭破坏的例子也同样存在。
5．控制得当者获胜
探讨有关时间和空间问题的同时，还有一件绝不可遗漏的事情，这就是“间”的问题。间就是“空白、间隔、休止、距离的任何一个或全部”。在此列举的每一个都是含有时间性和空间性的概念。
例如，书中的某一页，是由文字图片和白纸构成的，而这个底纸，就是空间性的空白。另外，管理者想正确地回忆起过去体验的时候，常常会发生细节记忆缺漏的现象，这就是意识（思考）中的时间性空白。对于休止、空间性来说，就好比是楼梯的出入口、或车站月台或置于道旁的长椅一般的东西；就时间性来说，文字，就是音乐的休止符。“间隔”一词，也被用来分开空间和时间两种情形而使用的（英语的interval是时间概念），相对近在眼前“间隙”这一词，语意虽近似，但明显地倾向空间这一方面，很少用于时间方面。就“距离”来说，除了物理学空间的距离以外，也可以用在时间的距离，即存在心理的距离。即使近在眼前，但心里却有咫尺天涯相隔遥远的感觉。相反，也有相隔遥远，却心有灵犀一点通的朋友。
6．明白“间”的本质和价值
管理者做应进一步的分析，把它的功用明确化。
第一，管理者使用在空间和时间上，管理者就是结合时间和空间的“通路”。
这种功用是不可否定的。例如，历史性事件，若没有经过一定的时间，要正确地认清本质是困难的。如此可知，空间和时间之间的交通、传达，变成可能，这就是间的作用。
第二，间是空间和时间的变换装置。尽管空间和时间之间有魔术一般的变换关系。但是，间是这个变换装置之一，这是一点也不含糊的。例如，无论多么好的朋友，如果相隔得太远，感觉就会开始疏远。物理性的距离，会由空间性的间，转换成心理性、时间性的距离。相反地，时间变换成空间，可以由铀和雷等放射性物质的半衰期为例。镭的放射半衰期是1622年。半衰期就是时间性的间。镭便是根据时间性的间，每1622年就将放射能量减半。也就是它变换成空间性的特征。
第三，间也有虚无和否定以及消极性的情形，但是，相反的积极性意义和实际效用也有。就价值论来说，间是没价值性的，但它可以产生出很大的价值。和对方谈话或工作上的交涉，间是不允许存在的，要赶紧消除才好。这时候，管理者就有负面的价值了。相对地，无论怎样的言词都能制止的沉默也有，此时，沉默就是间，是有千金难买。间隔和休止的价值，在音乐上，格外地大。即使相同的音符，在音变长后随时插入休止符，曲调就会全然不同。间隔和休止符会改变将曲调的旋律，甚至创作出新曲。关于间的本质探讨，要视人类的智慧和应用方法而定，换一句话说，就是由“实际的战略”来决定间的价值。
时间的管理
因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以在各种经济资源中，时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。
所谓时间的浪费，指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是，“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理，以便克服时间的浪费呢？管理者认为可以从以下两个途径入手：
（1）建立正确的时间观念；
（2）培养克服时间误区的技能。
有碍时间管理的四种观念
一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下，对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时，管理者总是感到“时间不够支配”，但是当管理者无所事事时，管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中，有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是：
（1）视时间为主宰；
（2）视时间为敌人；
（3）视时间为神秘物；
（4）视时间为奴隶。
视时间为主宰的人：重形式而不重实质
视时间为主宰的人，将一切责任交托在时间手中。对这种人来说，它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“ 岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中，时间犹如驾驶员，而他们则好象乘客
视时间为主宰的人的一个主要行为特征，便是重形式而不重实质。下面是一些具体实例：
尽管他们有时需要更多的休息，但有些人每天总是在同一时间起床，尽管他们有时在那个时间并不感到饥饿。但是有些人每天总是在同一时间进餐。
有些人总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动。例如管理者在下班时，虽然次一班6∶05分的班车不愁没有座位，但是他们总是超5∶45分那趟拥挤不堪的班车。
有些管理者总是以时间为行为准则而忽视其它一切。例如长途电话的通话时间一超过三分钟，则令管理者感到极度不安，虽然增加的通话时间可以节省几天的旅途奔波或是代替冗长的会议。
视时间为主宰的人虽然重形式而不重实质，但这并不意味他们一定喜爱形式。管理者有时也会违背形式的要求，但管理者不敢公然违背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常听某些人说“偷得浮生半日闲”。言下之意为：
（1）他们不应当在忙忙碌碌的工作中偷闲；
（2）他们想偷闲，而且无论如何都要偷闲；
（3）他们期望能避免罪恶感或良心的谴责。
视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰，他们生活得颇为潇洒，因为他们只需听从时间的指挥而无需费脑筋。他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服，以致不能善用时间，发掘生命过程中无穷的机会更无从谈起。
视时间为敌人的人：重效率而不重效能
视时间为敌人的人，经常将时间当作超越与打击的对象。这种人的行为特征为：
（1）自管理者设定难以完成的时限，以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如这种人开车上班， 喜欢寻找捷径，以便创造纪录；对这种人来说，节省下来的一点时间好象能积蓄下来似的。
（2）在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到，则令早到的便是等候其他与会者的来临。仍有一些人因约会时迟到一、两分钟而感到沮丧，他们却是因自己与时间打输了一场仗而感到沮丧。
视时间为敌人的人一个最大的长处，便是洋溢着突破障碍的竞争精神。但与时间竞赛的人，是终究注定要失败的。其次，当一个人的心理经常处于竞争状态，他将难以充分体会经验、成就或喜乐。管理者也将难以生活在现在，因为他的心摆在了下一场的战斗上。管理者视时间为敌人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入——产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”，或是以同等的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，则被视为富有效率。
自从泰勒于上世纪前倡导“科学管理”以来，效率的概念不但已经家喻户晓，而且逐渐成为鉴定好坏与判别对错的价值尺度，甚至在若干场合中还被当作一种追求的目标而令人遗憾的是，只讲求效率而忽视效能的管理者却比比皆是。当代著名管理学者彼得·杜拉克有鉴于此，在1966年撰写了《有效的主管》一书，以呼吁管理者重视效能。在这一本书上，他很简明扼要地指出：效率是“以正确的方式做事”，而效能则是“做正确的事”。这两句名言，颇值得管理者三思。
尽管有许多管理者只强调效率而忽视效能，但仍有一些管理者却只强调效能而忽视效率。如为了提高士气，有些管理者会不惜代价地要求冗员提前退休。这在短期内很容易收到预期效果，但在长期内则极可能演变成员工人人自危，致使士气反而较前低落。一旦管理者只讲求效能而不讲求效率，则势必无法长期确保所获得的效能。
由此可知，效率与效能不应偏废，但这并不意味效率与效能具有同样的重要性。管理者固然期望能同时发挥效率与效能，但在效率与效能无法兼得时，管理者首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。难怪彼得·杜拉克会斩钉截铁地说：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。”
视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制
视时间为神秘物的人通常都对时间高深莫测。他们对待时间的态度，与他们对待自己身体的态度极为相似。除非等到他们的肠胃出毛病，否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等到他们对时间的使用受到限制，否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。
视时间为神秘物的人因为忽视时间所加以的各种限制，所以能够专心致志地工作。这未尝不是一种长处。但是，时间对绝大多数人特别是管理者来说都是吝啬的。除非他们真正了解到这种吝啬，否则他们将无法适当地从事时间的调配。
视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作
视时间为奴隶的人最关切的，是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为，便是长时间地沉迷于工作，成为所谓的“工作狂”。
在各种各类的机构中，许多管理者的工作时间都很长，而且职位愈高者工作时间愈长。管理者时时可以听到这一类的话：“一位基层的管理者如能在八小时内做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高层的管理者如能在十小时、甚至十二小时内做好一天的事，则他应被视为特别杰出的俊才。
难道职位越高的管理者，他的工作时间将无可避免地延长？许多人对这个问题都给予了肯定的答复。理由是：当一个人在组织中职位上升得愈高，工作愈加紧要，其责任愈加重大，所以工作时间自然延长。可是，对这个问题的否定答复，或许更加令人信服：当一个人在组织中职位升得愈高，上级授予他的权力愈大，供他差遣的员工也愈多，因此工作时间不应随职位的升高而增加。
统计调查显示，每周工作时间超过五十五小时、甚至六十小时的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：这些长时间工作的人大多数都不认为自己工作过长。事实上，有些管理者只有等到心脏病突发、太太闹分居、或子女求见时，才领悟到自己的工作时间过长。
例外性的长时间工作并不足以产生不良后果，但是经常性的长时间工作则有不良后果。以下三种不良的后果很值得管理者注意：
（1）研究发现，每天的工作时间一超过八小时，则生产效率将快速的递减。倘若这些研究的结果是可信的，则每周工作时间最好不超过四十八小时（按六个工作天计算）为好。
（2）长时间工作足以令人养成拖延的习惯。许多管理者对工作因保持着“白天做不完，夜晚还可以做；平时做不完，周末或礼拜天还可以做”的态度，于是使八小时可以做好的事被拖延到十小时才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。这不幸应验了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的时间为八小时，则工作将在八小时内完成；如可供完成工作的时间被增加为十小时，则同样的工作将改在十小时内完成。
（3）长时间工作可能导致工作的失败。管理学者约瑟夫·崔岂特曾经对一群管理者在事业上的成败进行研究，他发现成功的管理者与失败的管理者的差别在于：后者随时愿意为工作而牺牲家庭。即忽视家庭而过度强调工作的管理者，其工作终究会不佳。长时间工作所导致的不良后果足以说明，为何一些机构会强迫员工定期休假、限制加班次数或加班时数、或是不准累积假期。
你想不想知道你有无“工作狂”的倾向？你想不想知道你的工作是否妨碍你的婚姻生活？请如实答复下面两份问卷：
你是一个工作狂吗？
（1）不论你多晚才就寝，你是否经常坚持早起？ 是（ ）；否（ ）
（2）假如你单独用餐，你是否边吃边阅读或是边吃边工作？ 是（ ）；否（ ）
（3）你是否每天都编排当天的工作项目表？ 是（ ）；否（ ）
（4）你是否觉得“无所事事”是一件难以忍受的事？ 是（ ）；否（ ）
（5）你是否精神饱满且富有竞争力？ 是（ ）；否（ ）
（6）你是否在周末或假日加班工作？ 是（ ）；否（ ）
（7）你能否随时随地工作？ 是（ ）；否（ ）
（8）你是否担心退休日期的到来？ 是（ ）；否（ ）
（9）你是否感到无暇享有假期？ 是（ ）；否（ ）
（10）你是否真正喜爱你的工作？ 是（ ）；否（ ）
上面10问题的答复中，假如含有八个或八个以上的“是”，则表示你具有强烈的工作狂倾向。
你的工作是否妨碍你的婚姻生活？
（1）在一个工作日完了时，你是否因踏上回家的路程而感到高兴？ 是（ ）；否（ ）
（2）你是否每天都花费一些时间与你太太单独相处，以便分享彼此的思想与感受，甚至从事攀谈？
是（ ）；否（ ）
（3）你是否清楚你的子女在学校里念几年级？ 是（ ）；否（ ）
（4）你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的开销有多少？ 是（ ）；否（ ）
（5）你的太太是否了解你公司的产品具有何种用途？ 是（ ）；否（ ）
（6）你的太太是否了解你的实际工作？ 是（ ）；否（ ）
（7）你的太太是否知道你的总收入？ 是（ ）；否（ ）
（8）你的太太是否清楚了解你有哪些工作上的朋友以及你对他们的看法？ 是（ ）；否（ ）
（9）你是否曾经为了陪太太做某件事而取消业务洽谈？ 是（ ）；否（ ）
（10）你是否清楚了解你太太有哪些朋友以及她对她们的看法？ 是（ ）；否（ ）
（11）你是否知道你太太最近看了哪些书？ 是（ ）；否（ ）
（12）你是否知道你太太就寝的时间？ 是（ ）；否（ ）
（13）关于度假计划，你是否与你太太具有一致的意见？倘若你们的意见不一致，你是否能与她安排一个彼此都能接受的解决途径？ 是（ ）；否（ ）
（14）你是否与你太太讨论过人生目标，令她了解你的未来走势？ 是（ ）；否（ ）
（15）你的太太是否同意你的人生目标及未来取向？ 是（ ）；否（ ）
（16）你是否相信你与你太太之间彼此均喜欢对方？ 是（ ）；否（ ）
以上16个问题的答复中，假如含有11个至16个“是”，则表示你与你的太太都善于缓解由你的工作所造成的压力；假如含有6个至10个“是”，则表示对你婚姻生活的关心不够；假如含有○个至5个“是”，则表示你太忽视家庭。
长时间工作原因及对策
一个人成为长时间的工作者，并不是偶然的，也不是天生的。长时间工作的原因及其治疗方法是：
（1）传统上的“业精于勤而荒于嬉”的观念是令人沉迷工作的一种重要因素。一般人都以为“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。其实，勤勉与成就之间并不一定成正比例，一个人所流的汗水的多少与他的工作成果的大小不一定成正比例。因此，“勤能补拙”这句话是值得商榷的。
（2）管理者常常看到，缺少安全感的人，工作都很起劲，因为愈是繁忙，就愈能令人感到安全。这与一见黑就吹口哨或唱歌以壮胆的道理是一样的。这也说明了何以许多管理者常常因不了解或无法衡量“产出”而感到恐慌时，会刻意地强调“投入”（工作量或工作时间）。为了克服工作狂热，管理者在观念及制度上应该确立“针对成果给予奖励，而非针对活动给予奖励”的准则。倘若管理者所企求的是业绩的创造者，而非时钟的打卡者，则现有的许多奖赏制度包括工资制度、晋升制度、退休制度等——势必面临新的评价与新的变革。
（3）欠缺时间管理的技能也是令人不得不长时间工作的原因。
（4）有些人潜意识里希望受到工作压制，这也是导致他们对工作产生狂热的一种因素。有些管理者凭着长时间工作以显示他们的重要性；有些则凭着它以满足他们的“烈士感”；另一些因得不到休闲的乐趣而拼命地工作；甚至有一些则为逃避不愉快的家庭生活而长时间投身于工作。
只有心理治疗家或精神病医生才能切实有效地�
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