让老板爱死你-第1部分

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让老板爱死你

作者：　尤欣欣　　

序
沟通协调的关键成员
　　　　黄河明（财团法人资讯工业策进会董事长）　
　　　　我很幸运，在每一个工作岗位中，都碰到非常干练而敬业的秘书，她（他）们对我事业的帮忙，真是难以道尽。　
　　　　现代化的组织，不论是企业、政府机构或非营利组织中，处处可见这样聪明能干的专业助理。她（他）们不但协助主管处理许多日常琐事，更借由经验和学习，成为组织对内对外的重要沟通协调者。　
　　　　这本书从非常细微的事情，探讨助理与老板间相处合作的诀窍，让有意成为杰出幕僚的人士，可以由实务经验的吸收，而改进工作绩效。　
　　　　我常觉得，好的左右手结合了好的IQ和EQ，不但让老板放心，也常是组织或部门里提振士气、激励同仁的重要贡献者。　
　　　　作者以流畅的文笔，把个人的经验与大家分享，相信必能获得热烈的回响——至少，我是深有共鸣的。　


序
百变的Tracy，不变的热情
　　　　郭腾尹（实践知识管理集团副董事长畅销书《命好不如习惯好》作者）　
　　　　Tracy（本书作者）实在是个很有意思的人，她有非常完整的秘书资历，曾经担任过台北市专业秘书协会的副会长，曾经当过行政管理工作主管，曾经是业务行销主管，曾经负责国际讲师莅台的接待工作，同时她又是从事教育训练工作的知名讲师。　
　　　　她的短文常见诸各大报，而今她的书要出版了，虽然我尚未看到书的成品，但是我相信，不论是书名，或是封面，绝对不是属于平实稳重型的。这里一定有一些创意、特殊，或是幽默、轻松的感觉，会让人不忍将眼光离开。　
　　　　这就是Tracy！在人间行走，总是充满爽朗与甜美的笑容，纵使人们可能会忽略她背后付出的代价，但在人前的Tracy，总像是上帝派来的天使一般，无时无刻不在散播她的信仰与爱，不论是她的老板、同事、部属，都活在她所散发的自然光明里，也因为那种独特性与魅力，你会感受到她对人的敏感度，而在文章里，所有的读者都会找到例证。　
　　　　收到Tracy寄给我的稿子，我把它列为第一优先阅读，尤其书中有些内容是我很熟悉的，因为那是我们过去共事的经历。像是美国知名的畅销书《乐在工作》的作者丹尼斯？魏特利博士（Dr。Denis　Waitely），以及澳洲残障激励讲师约翰？克提司（John　Coutis）来台演讲，都由Tracy负责接待，她的贴心与细致，让贵宾都对台湾地区留下了深刻的印象。　
　　　　书中的内容有更多的经验，会告诉您如何成为一位“懂”上司的部属，如何让自己的工作更得人缘、更有效率，尤其是每一篇故事后的“小秘密”与“小叮咛”，那可是金钱买不到的智慧，绝对是Tracy与您的真心分享，是您一生可以受用的职场绝活。　
　　　　这是一本实用的好书，职场的老前辈可作为自我检核的内容，而职场的菜鸟更可以视其为进入职场的教战守则，我很高兴这本书能够出版，因为我也从书中的内容了解到如何成为一个更好的老板！　
　　　　Tracy，加油！　


序
体会乐在工作
　　　　石咏琦（畅销书《天才秘书》作者）　
　　　　欣欣是个外表开朗大方，内心确有一颗不安定种子的现代人。她执著、认真、肯拼、能掌握机会，是个胆大心细的人。　
　　　　欣欣做过业务，也是一名讲师，她的组织能力及文字基础都有相当的功力。文中都以第一人称女性来表明自己的看法和批判，真正可说是“我的工作经验谈”。　
　　　　对初入社会的新鲜人，特别是办公室从事行政工作的少男少女，这本书是很好的导引，可以引发不少的议题，也可以找到自己每天工作的影子。这本书也像是一本教战守则，可以告诉你问题来了，可以由哪些角度去想、去看。　
　　　　我一向乐于替人写序，更是满心欢喜读完这本热腾腾的新作，仿佛探视初生婴儿一般，快乐又兴奋。　
　　　　欣欣邀请我写序，不外乎因为我是秘书界的前辈；又因为目前在致理技术学院任教，也与她这个杰出校友有点关系，所以给我这个机会。　
　　　　细读欣欣的新作，她把过去在职场中所发生的经验，做有条理的分析与归纳。以办公室中经常发生的上班族问题，分情绪、沟通、时间管理、礼仪、档案管理、问题与决策、两性与乐在工作等议题，个别阐释。　
　　　　采用的手法，则是以故事（亲身经验）、Tips、Know、How为主要架构。这也符合了现代上班族所需要的语言、趣味、偷窥、小常识、些许叛逆、生动活泼的调性。易读易解，也能莞尔一笑。　
　　　　真正说来，想要“乐在工作”并不简单。每个人追求的理想不同，价值观各异，而且会随着时间与外在环境的变化而急速改变。或许一直要到我这样完成工作心愿的时刻，才能真正体会“乐在工作”的意义吧！　
　　　　2002年仲夏于致理技术学院　


序
自序：成为老板最爱的员工
　　　　成为老板最爱的员工　
　　　　尤欣欣　
　　　　很多好朋友和我谈到，为什么老板都这么难伺候呀？对于换工作拥有“傲人”经验的我，合作过的老板当然也不在少数。我常想：如果将这些老板齐聚一堂，他们会聊些什么？会不会一面齐声同叹，一面引吭高唱：其实他（她）不懂我的心……曾经是一个新鲜人，曾经年少轻狂，曾经求助无门，曾经备受信任，曾经是一个部属，曾经也是一位主管，我的过程和一般上班族没什么不同，只是多了一颗赤子之心，想在茫茫的职涯中找寻一个属于自己的舞台。　
　　　　是一种喜欢同人分享的心情吧！如何在不怎么有趣的例行公事中找出乐趣？如何能看着老板的脸色而发觉出另外的收获？如何从小部属的角度学习未来的主管之路？这是我工作中的乐趣，同时也是分享本书最大的目的。书中所写的都是发生在我周围的故事，有工作心得，也有事后检讨，希望里头一点浅见，能提供目前无论是安于现状，或正处于瓶颈的职场朋友不同的思考空间。　
　　　　这本书的成型，要感谢永和教会的弟兄姐妹，及我的家人为我多方代祷，在精神上给我最大的扶持；好朋友碧珍及耕莘医院权威名医江汉光医师对我身心上的细心照料与鼓励；还要谢谢诸多秘书好友及学生们提供各式各样的疑难杂症，使这本书增色不少。当然最重要的是，要谢谢曾经给我机会与他们共事的各阶段的老板，或严格或包容，若没有他们，也没有今天的我！　
　　　　谢谢经济日报副刊陈启明主编的穿针引线；最懂得用秘书的黄河明董事长，及中华知识经济协会陈明璋教授的热情推荐；实践知识管理集团副董事长，也是畅销书《命好不如习惯好》作者郭腾尹先生，他是我诸多老板中最平易近人的一位，也是值得学习的好朋友；《天才秘书》作者石咏琦小姐，有这位秘书界权威的背书，让我胆量增加不少。　
　　　　特别要感谢智慧事业编辑群的多方协助。他们不仅专业，而且十分尊重作者，同时也提供给我许多宝贵的意见，增加此书的可读性。在他们的精心策划下，终于成就我这个平凡小人物的美梦，得以发表这本分享工作心情的作品。这本小书其实承受不住这么多的厚爱，我只能在此用感谢的心祝福各位。　
　　　　期望这本书除了得到一些读者的回响，及与我分享工作心情外，也能共同努力编织出一个理想的职场工作平台！　


第一章　情绪管理：最高级的服从艺术
第1节　纾解老板的压力
　　　　经济不景气，到处哀鸿遍野，无人不以“压力”为苦。上班精神苦，下班塞车苦；买不起房子苦，卖不掉房子更苦；银行借不到钱苦，贷款付不出也苦。殊不知这不过是小职员心声，而老板所背负的，可是事关企业存亡、社会责任，甚至国家经济起落的重任呢！　
　　　　身为助理的我们，直接接受从上司而来的情绪反应，更是常有的事。因此平时常彼此戏谑道：我们薪水的三分之一可是“挨骂奖金”呢，大伙可得撑着点！　
　　　　记得有一回上司大概才刚被大老板削了一顿，不明就里的我，一如往常愣头愣脑地拿着些无关紧要的卷宗到他桌前，话还没说呢，只见他一把抓起就要往房门口丢，说时迟那时快，我就像武侠小说中的侠女一般，一手抓住飞起的文件，一面欠身而退，嘴里还念着：“对不起，我等会儿再进来。”随即关上房门，静待里头风平浪静！　
　　　　老板也是人呀！他当然也需要适时地发泄，幸运的只是，我们正巧在他身旁，而且又是值得他信任的人而已。反倒是注意自己工作心情与态度更重要，要知道情绪是会互相影响的；若是每天以开朗的心情积极面对自己的工作，欣然接受挑战，这时就算主管板起脸来，说不定还会因为受了我们的影响，而心情舒坦起来呢！　
　　　　小秘密：根据秘书协会二十多年来的统计：血型B型的人最适合秘书工作。　
　　　　原因是：对于不开心的事，左耳进，右耳出，忘性极佳。多年的工作中，与老板配合愉快，我想这个傻大姐的个性，帮忙不少吧！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　上司性格特色　
　　　　遇压力的反应　
　　　　应对之道　
　　　　主观支配型　
　　　　自信果断、目标明确、凡事重结果。　
　　　　一触即发，对于不合理的事会很快表明立场，态度直接，毫不修饰，也不矫揉造作。　
　　　　退避三舍，静待时机。同时给予明确的答复，讲重点不罗嗦。　
　　　　沉着稳健型　
　　　　个性踏实、有耐性、善聆听、配合度高。　
　　　　不喜欢有变化的工作，态度保守，会顾全大局，抗压度低。　
　　　　给予绝对支持，默默付出，一举一动上司心知肚明。　
　　　　乐观社交型　
　　　　热情有活力、表达能力强。　
　　　　情绪起伏大，注意自己的感觉胜于事实；也会顾及别人的感受。　
　　　　给予适度同情，绝对的支持；深表感同身受，三分钟后保证雨过天晴。　
　　　　冷静完美型　
　　　　心思细腻、无可救药的完美主义者。　
　　　　对事极为敏感，极易发觉别人的错处，凡事要求高标准。　
　　　　按逻辑讲步骤，凡事正确可靠，给予绝对的安全感。　
　　　　小叮咛：知己知彼，百战百胜。　


第一章　情绪管理：最高级的服从艺术
第2节　聆听老板的心声
　　　　自己都不能满意的东西，老板怎么会满意？　
　　　　在与上司共舞的一段时间，学习他们纪律严谨的处世态度，应是我工作生涯的一大收获！　
　　　　曾经服务于知名的建设公司，我的主管不但是该家族企业集团中的总经理，又是第一位被提拔的非家族成员，他所承受的压力自然可想而知。然而身为他身旁的干部，却有说不出的压迫感，常常觉得是不是自己不讨喜，以至于老被鸡蛋里挑骨头。　
　　　　那是一个董事会前的资料准备，为了迅速整理从各部门呈上来的报表，几乎有一个月不能回家吃晚饭！非但如此，还被冠上“不用心”的罪名，真是心事谁人知？　
　　　　由于全球性景气低迷，建设公司近几年多半没有太好的表现，加上年中发生工地意外，成本陡增。为了年度董事会的召开，各单位无不战兢恐惧，总经理当然更是整个人紧绷到了极点！可是责备我“不用心”，也未免太冤枉了！　
　　　　看见我束手无策地对着桌上资料发呆，总经理叹了一口气说：“自己都不能满意的东西，老板怎么会满意？　
　　　　你看看这些资料，漏洞百出，拿着它们上会议桌，董事们会怎么想？将来怎么把更重要的事交给我？”　
　　　　他提到自己从基层做起的心路历程，座右铭就是：向自己负责！凡事他要求尽善尽美，也因此才获得集团负责人的青睐，拥有今日在业界举足轻重的地位。　
　　　　经过一番沟通并鼓励，了解他的用心良苦，也让我重拾信心，再度埋首于堆积如山的报表里，三天后交给他一份自己看了都满意的成绩单。　
　　　　姑且不问董事会结果如何，在这位主管的严格要求下，让我养成了追根究底及绝对负责的工作态度。　
　　　　没想到，听进了主管的一席话，竟成为日后在激烈职场竞争中最雄厚的本钱，我想说：谢谢您，老板！　
　　　　小秘密：这个故事在二年后出现于经济日报上，当我兴冲冲地拿出来与老板分享，看到他开心的笑才发现，原来老板也是很需要被鼓励的！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　多一分谅解，少一分误解。　
　　　　可解决所有问题。　
　　　　多一分体谅，少一分原谅。　
　　　　与其斤斤计较，不如学会扩大肚量。　
　　　　多几声赞美，少几分抱怨。　
　　　　学习如何欣赏别人的长处，就不会自顾自地放大他人的短处。　
　　　　多些独立作业，少些倚赖倦怠。　
　　　　乐在工作，乐在自主。　
　　　　多计较工作成就，少计较应得回馈。　
　　　　技多不压身，多做多学！　
　　　　小叮咛：　
　　　　主管身经百战的经验，借着虚心求教，可以说是得来全不费工夫！　
　　　　真是划算！　


第一章　情绪管理：最高级的服从艺术
第3节　婉转表达建议
　　　　一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属。　
　　　　每个公司都有所谓的员工规章，当然游戏规则规定，人人都应遵守，但若片面修改，让人难以接受时，又该如何是好呢？　
　　　　由于撙节开销，许多公司在为员工投劳动保险时，多以最低薪资额加保，一方面节省公司开销，另一方面也让员工减轻负担。殊不知劳动保险对于投保人的权益也会因此受损，若大家都平安无事时还好，若遇到意外事故，只怕公司得不偿失。　
　　　　我出社会的第一个工作，是一个三四个人小公司，当时法规对小规模公司并未强制要求加保。　
　　　　不料，公司一位工程师在一次公务途中严重车祸，不幸遭联结车碾过，导致卧床半年。　
　　　　可怜的是当时他的妻子正怀胎十月，即将临盆。只记得当时公司赔偿该员工近一年半的全薪及约一百万的抚恤金，另加所有医药费用。当然，经过这番惨痛的经验，公司立即为寥寥可数的员工投保。　
　　　　因为之前公司有这样的经历，遂将实情告诉后来的公司，公司评估后，不但依实际薪资额投保，并给所有员工另加团体意外险。　
　　　　其实许多公司并无苛刻员工，只是有时主事者不够深入了解，或未将情节轻重告知老板，以致无法做出正确的决策。　
　　　　当然，一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属，仗义执言！　
　　　　小秘密：　
　　　　在恢复正常保额后不久，公司的企划部经理因车祸不治身亡，合计劳保核发了近三百万元的理赔金，公司还真是有惊无险呢！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　当我发现公司某些制度需要改革的时候：　
　　　　1。我会先耐心观察至少3个月，以确定这些制度是否真的需要改革。　
　　　　2。我会先确定这是不是老板个人所授意的；若是老板授意，我也愿意心平气和地提供过去的经验参考，但绝不强求公司比照办理。　
　　　　3。我会找“明白的人”研议，而不是到处与同事谈论是非。　
　　　　小叮咛：为避免成为职场上的炮灰，请留心上列叮咛！　


第一章　情绪管理：最高级的服从艺术
第4节　勇于承认错误
　　　　与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。　
　　　　有个星期六，来了一个重要的电话，对方要求老板一定要当天回电，但我却一时疏忽而未向主管报告，回到家中突然想起，心想：“如果让老板知道一定会被骂死。”　
　　　　结果放假的两天，辗转难眠，终于躲不过身心煎熬，在星期天去电老板：“总经理，对不起！XXX来电要您周六一定要回电，可是我忘了告诉您，又没有他家里电话，所以现在才打电话给您！”当然免不了一顿痛骂，但压在心头的一块石头也落了地。　
　　　　隔天老板一大早就去电，并告知未回电的原因。事情真的没想像中的糟，老板也没再计较。　
　　　　好险！但也提醒自己，小心谨慎，步步为营。　
　　　　其实人非圣贤，难免有做错事的时候。但勇于认错需要更大的勇气！隐瞒有时会带来意想不到的麻烦！与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。反之，若不诚实以报，最后产生不可收拾的结果，那可就不是我们可以承担的！　
　　　　《与成功有约》一书中提到：若是我们的错，挨骂道歉是理所当然的；若不是我们的错，那么错在别人，即使挨骂，也就没有必要生气了！　
　　　　小秘密：自从那次恐怖的经验以后，再也不敢大意了！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　预防万一　
　　　　1。确实做好来电记录，并置于主管桌上明显处。　
　　　　2。常常与上司确认今天的工作，宁可重复提醒，也不要挂一漏万。　
　　　　3。对重要的来电，不厌其烦地提醒主管是否已经回电。　
　　　　4。准备一本重要记事，下班前务必review，当天一定要处理完毕。　
　　　　小叮咛：最重要的是，上班一定要带“脑袋”，否则再怎样预防也没用。　


第一章　情绪管理：最高级的服从艺术
第5节　与上司成为盟友
　　　　承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升。　
　　　　多年来换了不少工作，有的是因为内部轮调，有的则因为种种客观因素，让我不得不另觅跑道，回想年少轻狂的时候，还曾因一股傲气，得罪主管呢！　
　　　　那是一个升高中的文理补习班，班主任由于暑期招生十分成功，人数班班爆满。班级人数从原本预定的25人一班，调整为45人，且还有增加的趋势，完全与当初小班制的招生精神背道而驰。　
　　　　眼见招生愈演愈烈，身为教务主任的我又无法说服班主任放弃到手的学费，心中真是义愤填膺，最后当然就是道不同不相为谋，不干了！　
　　　　工作经验多了，对于如何与老板配合，又有一番新的体认：老板之所以招募员工，就是要用来解决问题，而不是制造问题的。在商言商，哪有放着业务不承接的道理？可惜当时因为与主管没有共识，沟通起来格外困难，最后当然不欢而散。　
　　　　承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升，相对地战斗力也就益发强大。虽然在数年后才能领悟，总不枉这份工作经历！　
　　　　小秘密：老实讲，要我承认“所有”的上司都比自己优秀，仍是不容易的，但想想圣经上说：“在上有权柄的，人人都当服从，因为没有权柄不是从神来的……因为他是神的仆人，是与你有益的。”既然是对我有益处的，我就奉陪到底了！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　上司做决定时我一定要“服”从　
　　　　上司要我解决问题时我一定会“顺”从　
　　　　与上司没有共识时我尽量“听”从　
　　　　上司受到表扬时我一定会“闪”得　
　　　　上司遇到麻烦时我一定要“顶”得　
　　　　上司做了错误的决定时我一定要“懂”得　
　　　　上司修正他错误的决策时我一定会“做”得　
　　　　小叮咛：实行“新三从四‘得’”。　


第二章　良好沟通：完成目标，快人一步
第6节　充分了解老板的用意
　　　　与主管充分的沟通，细心揣摩主管的用意，让事情圆满。　
　　　　“什么？又要上课，有完没完，哪有那么多时间去啊！”Kevin气急败坏地说。　
　　　　每天工作量极大的研发部门，要这些工程师拨出上班时间或下班后去上课，实在也是难为他们了，可是话说回来，去外面上课充实知识也是为他们好，怎么会如此反弹呢？　
　　　　这是一家成功的电脑机械整合公司，专门为模具厂提供软硬体配套服务，目前在台湾地区有6个分公司，数年前并分别设厂于南京、上海等重要城市，经营者是一对年轻夫妇，他们俩的学习热诚就是成功的关键。　
　　　　原来老板和老板娘都只有高中毕业，在学历上虽无傲人之处，但却十分积极，虚心学习，除了参加大大小小的领袖课程、各式讲座，汲汲吸取新知，每当看见报上有什么讲座或相关的实务课程，更会指派同仁出去充电。当然上完课，一份完整的训练报告是免不了的，大伙儿因此常怨声载道。原本公司出于一片好意，却无法得到大家的共识，使得这项对同仁的投资，非但没有好评，反而人人叫苦连天。　
　　　　这样的情形维持了好一段时间，但我并未向主管呈报，因为虽然他们心有不悦，却总会依时前往；另一方面，我认为教育训练是公司额外对员工的投资，应该是求之不得的好差事，有什么好抱怨的！　
　　　　当老板知道这样的情形，马上订正我错误的观念，说道：“公司的教育训练预算要花在刀口上，让乐意受培训的人得到他需要的，比随便派人充数，要更有价值！”　
　　　　多年的秘书生涯中，由于长时间处于代替主管发号施令的地位，稍有不慎就容易在过程中加入自己的想法与作法，以致偏离主管的