小强升职记-第5部分

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脑袋里只装哪一件事？
“呵呵，这个问题问得好，脑袋里只装哪一件事呢？我认为应该是‘下一步行动’。”
“什么是‘下一步行动’？”小强问。
“你前面说过，面对‘制作产品销售策略’这样一个第二象限的重要任务你手足无措，是吧？那你分析过原因吗？”
“原因？嗯……我想，大概是因为我没有制定这样一个销售策略的经验吧。”
“我觉得不应该是这样，我们一起讨论过这个策略很多遍，并且我也给了你一个范本，你应该可以很轻松地写下来。我能分析一下你当时的心理活动吗？”老付向小强投去询问的目光。
小强耸耸肩，算是许可了。
“摆好咖啡，打开电脑，先想想要干什么事。哦，对了，是制定销售策略。嗯，该怎么写呢……到底该怎么写呢……老付那里有一些资料，也不知道是否用得上，要不然在网上搜搜有没有什么用得上的。哦，差点忘了，今天早晨有火箭的比赛啊，打开文字转播看看比分吧……这个销售策略也够难写的，从哪里开始写呢……糟糕，40分钟都过去了，还一个字都没动呢，我的效率怎么这么低呢！我以后一定要想办法提高自己的效率……小王上线了，问问他关于昨天产品跟踪的事情吧……”老付边模仿着边说。
“老付，你不是在我桌上安了监视器吧？”小强简直惊呆了，瞪圆了眼睛看着老付。
“呵呵，造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把‘项目’当成了‘行动’！什么是项目？像‘制定产品销售策略’就是一个项目，为什么说它是项目？就是因为它并不是一个单一的行动，而是由若干个单一的行动所组成的，就像线是由点组成的，面是由线组成的，体是由面组成的一样。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。‘制定产品销售策略’是个项目，而‘找到产品的品牌定义’、‘找出产品特色’、‘用swot分析法进行简单的分、‘列出文档大纲’这就是单独的行动。
项目与行动
项目 行动
制作产品销售策略 找到产品的品牌定义

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第22节：第二章　　让种子发芽（11）

　　

找出产品特色
用swot分析法进行简单的分析
列出文档大纲
“你可以自己去体验一下，当你去思考‘如何制定产品销售策略’的时候，就会比较迷茫，感觉千头万绪，注意力始终集中不起来；但是当你思考的问题是‘找到产品的品牌定义’的时候，你会立刻从你的资料库中寻找这个问题的答案。我说得对吗？”
“很有道理！”
“那咱们一起来做几道题，看看你能否分辨出什么是项目、什么是行动。”
以下10项，哪些属于“项目”，哪些属于“行动”？
1。 去挑选一支鱼竿
2。 计划周末旅行
3。 制作家庭理财计划
4。 准备周一会议
5。 自己建立一个博客
6。 建立研发小组奖惩制度
7。 学习时间管理
8。 在家里开party
9。 准备研究生考试
10。 谈判
（答案将在后面揭晓，看看你能答对几道，呵呵。）
老付没有立刻去看小强的答案，而是继续往下说道：“我们刚刚明确‘行动’的定义，那么什么又是‘下一步行动’呢？它的定义是：任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。
我每接手一个项目或者每当从第二象限取出一个项目的时候，我总会问自己一个问题：‘下一步行动是什么？’为了解答这个问题，我会在纸上先将项目分解成若干‘行动’，然后去找到‘下一步行动’，然后去执行它。执行完以后，再去找下一个‘下一步行动’，就这样，整个项目就在‘下一步行动’的驱动下顺利完成了。我强烈建议你养成这个习惯：任何时候都问自己‘下一步行动是什么？’要知道，任何复杂的项目都是由简单的‘下一步行动’组成的，就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。可以这样说，‘下一步行动’驱动着你的生活。”
“你就是靠这个力量一点一点地完成了那么多枯燥、复杂的任务？”小强问。
“是的，这就是我的秘诀，也是我的力量源泉。其实我和你一样，看到那些项目就头大，不过我善于将他们化整为零，这样就可以分段实现大目标了。”老付笑着说。
如何找到“下一步行动”？
“老付，那我将‘找到产品的品牌定义’当做‘下一步行动’可以吗？”小强问。
“不行，它只是一个普通的行动，虽然具有可执行性，但是还不是‘单一行动’。找出‘下一步行动’是有秘诀的：
秘诀一：动词开头。一个好的‘下一步行动’应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E…mail’，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E…mail’，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。
秘诀二：内容清晰。比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。
秘诀三：描述结果。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’，这已经算是一个不错的‘下一步行动’了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’，那会是什么效果呢？
秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9点开始，需要2小时’，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9—11点这个时段不再安排其他事情；与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后，咱们这里会议的效率提高了很多，呵呵。

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第23节：第二章　　让种子发芽（12）

　　

还有最重要的一点，小强，你一定要切记。如果你为此有压力或者产生恐惧感，那么你是在怀疑你的执行力。如果这样的话，有3个解决方法：
1。设定目标，或者设定奖励。比如完成‘下一步行动’是为了获得更多的收入。
2。如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此时建立起信心更重要。
3。找出最大的石头，搬走它。浏览一下你的‘下一步行动’，找出你认为最难完成的一件事，尽最大的努力去完成，之后，其他的事情就不在话下了。”
“四个秘诀已经传授完了，还不知道你前面关于‘什么是项目，什么是行动’的答案呢。”老付拿起刚才那张纸对小强说。
“嗯……按照你这个标准，好像每一个都不符合啊。”
“Bingo！答对。它们没有一个是可以行动的步骤。”老付打了一个响指说。
“老付好阴险啊，来这一招，呵呵。”小强捶了老付一拳。
“呵呵，没办法，要打破常规思维嘛，不喜欢做判断题的话，那咱们再来做一道填空题。你能不能写出下面这些项目的‘下一步行动’是什么？”
填写“下一步行动”
项目 下一步行动
去挑选一支鱼竿 周六早晨9点上网查找关于选购鱼竿的资料
计划周末旅行
准备周一会议
自己建立一个博客
建立研发小组奖惩制度
学习时间管理
在家里开party
准备研究生考试
谈判
“下一步行动”是如何工作的？
“我已经掌握了‘下一步行动’的四个秘诀。老付，你能不能和我分享一下，你是如何利用‘下一步行动’进行工作的？我想知道你平时的工作流程是什么，可以吗？”
“当然可以，我把自己利用‘下一步行动’建立起来的事务处理流程和你分享一下。拿一张纸过来，我在上面画出流程图，咱们一起研究一下。”
老付的事务处理流程图
“我画的这个，就是我的事务处理流程图，觉得怎么样？”
“这个流程你已经实践那么长时间了，应该是没什么问题了。同时我注意到在这个流程里有个临时事件发生时的处理方法，我急需这方面的经验，我每天都在和临时突发事件打交道。”小强将关注的重点放到了临时突发事件处理方法上。
“其实根据我的经验，临时突发事件并没有那么多，80％的临时突发事件都是因为提前没有一个很好的计划导致的。在这个图里牵扯到了两个以前没有明确提出的概念，我们虽然一直在使用它们，但是不知道它们的名字。
1。 行动清单。将项目分解成可执行的行动之后，我都会写入行动清单里。这个行动清单有两种写法，一种是将分解之后的所有可执行步骤都写在上面，完成一项，删除一项。另一种写法是只将‘下一步行动’写在清单上，这样可以帮助自己保持专注，每完成一项‘下一步行动’，问自己一次‘我的下一步行动是什么？’然后写入清单，再去完成。当你刚刚开始练习这个事务处理流程的时候，建议采取后一种方法。等已经熟练掌握之后，可以过渡到前一种方法。我给你两种行动清单范本看看。
行动清单…1
制作产品销售策略
1 周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
2 周二下午3点与市场部小王商讨本产品的品牌定义
3 让小赵在下周五下班之前列出产品销售策略文档大纲
行动清单…2
周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
2。 如何处理临时突发事件。这是我们目前为止一直没有讨论的问题，很多人都被临时突发事件所折磨，但是为了阐述我们流程的方便，暂且将这个部分屏蔽掉，后面我会专门花时间和你讨论这个事情。
“看来我也有必要制作自己的行动清单了。”小强说。
“其实最重要的，不是清单的样式，而是要养成一种习惯。还记得查尔斯？史瓦的故事告诉我们什么吗？‘将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用’，这是关键。至于如何能更快、更好地养成习惯，咱们以后再说。今天时间也不早了，回家吧。”老付说着，收拾东西就要走。

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第24节：第二章　　让种子发芽（13）

　　

“别呀，老付，这不是存心吊我胃口吗？”小强有些意犹未尽。
在星巴克的长谈
四、时间管理绝招：衣柜整理法
周末的下午，小强正在电脑上看电影，电话铃突然响起来了，拿起一看，原来是老付的电话。小强一边接起电话一边想，这个老付很少主动给我打电话啊。
“喂，小强，你好，今天下午有空吗？出来喝杯咖啡怎么样？”老付在电话那头说。
“好啊，反正我现在也正无聊呢，几点？哪儿见？”
“世纪广场的星巴克吧，下午3点。”
“好的，到时见。”小强挂断了电话。小强预感今天老付要和他说很重要的事情，否则不会主动约他出去的。
下午3点整，小强准时走进星巴克，老付已经在角落里翻着杂志等他了。两人寒暄了几句，小强要了冰摩卡，老付则点了土耳其咖啡。
“今天有什么重要的事啊，找我来环境这么好的地方，呵呵。”小强想首先引入正题。
“是有一件重要的事情，今天我要用一个下午加晚上的时间，向你传授时间管理的绝招：衣柜整理法。不过晚饭你买单，呵呵。”老付笑着说。
“好啊，好啊，晚饭小意思。其实我早就想问你了，你虽然让我学到了很多东西，但是我还一直不知道你的时间管理系统到底是什么样的呢。”
“以前没有和你聊到这些是因为时机还不成熟。当你对以前咱们探讨的‘价值观’、‘四象限’、‘时间投资’、‘下一步行动’都有了深入的了解，以及亲身的体验之后，才能更快地掌握这个绝招。我不是在带着你绕远路，而是在带着你上台阶，明白吗？”
“完全明白，那咱们开始吧，有点迫不及待了。”
“你平时是怎么整理衣柜的，能告诉我吗？”老付问。
“我平时……好像都是我老妈整理的，我不太清楚。”小强挠着头，不好意思地回答。
“所以说，一屋不扫何以扫天下？你老妈时间管理的能力绝对比你强，呵呵……”小强的回答把老付给逗乐了。
“从今天开始，我一定自己整理衣柜，嘿嘿。”小强做了一个军人敬礼的动作。
“没关系，我给你说说我是怎么整理衣柜的吧：首先，我会将衣柜里的东西全部取出来，随意地放在床上。
然后，我会将散落在床上的衣物进行分类，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它们在床上整理好。
接下来，规划好衣柜的空间，哪个地方放内衣，哪个地方挂西服，哪个地方放运动衣，等等。然后按照这些规划，让所有要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其它季节的衣服单独存储。不仅如此，还要每周对衣柜进行整理，看看是否有衣物没有放置好，或者是看看上周都穿了哪几件衣服，考虑下周想穿什么衣服。
最后，在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程，再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。”
“听起来蛮有条理的，但我还是不明白，这和时间管理有什么关系？”小强问。
“其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。”
收集：清空衣柜
“为什么要收集呢？这五个步骤是必不可少的吗？”小强问。
“是的，无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这五个阶段：
1．收集一切引起我们注意的事情；
2．加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
3．组织整理得出的结论；
4．把它们列为我们行动的选择方案；
5．行动。
收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步，它要我们收集‘一切引起我们注意的事情’。举个例子来说，你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料，这是一件重要而且紧急的事情，这时王总突然给你打来电话，要你联系一下供货商，告诉他们支票会在下周一送去，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，先记录在一张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的小王跑过来找你，让你提供新版本软件的用户使用调查报告，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，记录在刚才的那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。突然，Outlook弹出一个对话框，收到了一封新邮件，怎么处理呢？立即去查看吗？不，先记录在那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟，我打来电话，要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗？不，先记录在那张纸上。20分钟之后，同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球，你回复他你在忙碌中，然后呢？马上考虑打羽毛球的事情吗？不，还是记录在那张纸上。又过了40分钟，孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗？不，将它放在一边，同时在那张纸上做好记录。

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第25节：第二章　　让种子发芽（14）

　　

如果你恰好这样度过了忙碌的3个小时的话，你的那张纸上应该和下面类似：
收集篮
1。联系供货商，周一会将支票送去。
2。给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。
3。查看邮箱。
4。周五之前拿出新产品的销售策略。
5。哪天有空去打羽毛球。
6。研究上个月市场推广费用明细报表。
我们将这张纸叫做‘收集篮’，纸上写的东西叫‘材料’，将这个过程称为‘收集’。当然我这里为了说明原理，列举的都是最有代表性的事件，使用的是最朴素的工具。关于这些，我们一会儿再谈。”
“按照我以前的处理方法会怎么样呢？”小强一边想着一边自语道。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
“这个你应该比我更清楚，你可能会：
1。 被其他事情干扰之后，重要而紧急的会议资料将无法按时完成。
2。 正在思考销售策略的时候，被其他事情打断，无法继续思考下去。
3。 每一件事都无法集中精力去做，创造力和执行力大打折扣。
4。 在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪，增加了压力和紧张。
5。 你硬扛着压力努力工作，可工作还一点没有要结束的迹象，于是你很烦躁，对同事没好脸色，对上司牢骚满腹，对工作敷衍了事，随后，同事、上司、工作也以其人之道还治其人之身，这就形成了一个恶性循环。
6。 对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。”
“被你这么一说，我还真够惨的。”小强说。
“工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活？何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢？正如大卫？艾伦（David　Allen）所说，我们应该在工作时尽量追求一种‘心如止水’的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态，我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，要达到这种‘心如止水’的境界，需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。记住，收集的关键是将‘一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里，在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界。”
“‘心如止水’的境界……高，实在是高！”小强一边思考着一边赞叹。
“接下来聊聊收集工具的问题，用来做收集的工具其实蛮多的，有纸质的工具，也有数码的工具，比如：
◎实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区
◎纸制的记事簿、便签、备忘录
◎电子备忘录
◎录音设备
◎电子邮件
具体的工作篮：标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的，用于存放纸制资料，如文件、资料、发票、请柬等。
书写用的纸张或记事簿：活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本，都可以出色地捕捉你的灵感。便笺的好处是可以贴在你的办公区域里，随时提醒自己，而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。
电子记事簿：现在的电子产品层出不穷，几乎所有的手机都支持便笺、行事历功能，但是如果你打算好好地管理时间的话，还是推荐你用功能强大的智能手机。
音频产品：目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备——如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息，使用这样的工具最大的好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法，做到几乎完全同步，但是这需要有一个整理的步骤，因此在我们周围很少有人这样做。
电子邮件：如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问，如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰，那你的工作也将如此。

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第26节：第二章　　让种子发芽（15）

　　

关于工具的使用，我们还有下面几条军规：
1． 收集工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸收集，有些人喜欢用手机收集，有些人喜欢用Outlook收集，这都无可厚非，但是如果你既用笔、纸，又用手机，还用Outlook去收集的话，那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统，比如我一直以手机收集为主，搭配笔、纸进行收集。我的手机是全键盘的，录入起来很方便，不论是工作中，还是公交车上，或者是在朋友家里聊天，随时都可以记录下大脑中的想法。比如说，在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包，赶紧记在手机上，设置好下班后提醒自己，然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪，但是很快大脑又恢复了正常工作状态。
2． 保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝，如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具，那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集本，上面记录着昨天工作的完成情况，以及今天需要完成的工作。在简要浏览之