一个外企女秘书的日记:做狐狸还是做穿山甲-第7部分

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玛丽不说话了。
“当然，在我们的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要我们秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，领导正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点，他们的老总到我们公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望我们的老总到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求我们秘书在向领导汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给领导考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示领导，领导的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。又比方，领导正在开董事会，外面来了一个找领导的电话，说是很急很重要。在一般情况下，开董事会这种很重要的会议时是不能接电话的。在这个时候，你就得凭自己的直觉判断，是不是把电话转给领导。如果你公事公办，把电话推了，让领导知道了，他就有可能要训斥你，因为也许他整整一个上午都在等这个电话。”
“秘书的直觉从哪里来？”小石开始感到秘书工作的不容易。
“秘书的直觉来自常识和经验积累。”孟姐说，“如果秘书平时对领导工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向领导提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。”

低级错误（2）

“看来做秘书太难了。”小石感叹地说。
“要说当秘书难，确实是挺难的；但如果要说她容易，确实也挺容易的。”听小石这么说，孟姐笑了，说：“小石，你仔细想想，从给客人端茶送水，到给领导安排日程和文件存档，秘书的哪一项工作，需要我们像哲学家一样，懂得深奥复杂的理论？又有哪一项工作，要求我们像杂技演员一样，掌握高难度的技巧？没有！做秘书工作，只要求我们按常规做好
每一件小事。这些小事，都是我们理所当然要做好的小事。但现在的问题是，正因为我们认为它们都是小事，都是理所当然要做好的小事，所以我们自己常常粗枝大叶，心不在焉，犯一些很低级的错误。就比方说１２１这个天气预报电话号码，就是因为你们平时觉得它太普通，太容易记了，所以就没有人把它当回事，因此，在真正要用的时候，就想不起它来。科长说秘书是领导身边的工具箱，说起来有点不太好听，但理还是这个理。你们别看工具箱里面只是些改锥、扳手或螺钉什么的，既不值钱，也不显眼，有的甚至还是油腻腻的，锈迹斑斑的，但是在一些关键时候，就是它们能派上大用场。”
孟姐说话的声音虽然不高，但像警钟一样让我惊醒。虽然１２１、１１９这类电话号码我记得很熟，但是我还是把它们默写了一遍。
常识是直觉的邻居。人们常说金钱能使鬼推磨，但对于秘书来说，只有常识才能使鬼推磨，因为在很多时候，秘书有钱也不一定办得了事。

地球支点（1）

九月某日
爱玛一毕业就去了美国，这是她第一次回国探亲。按钟凯的说法，她出国之前是“华籍美人”，现在是“美籍华人”了。晚上邀了当年班上几个要好的姐们儿哥们儿在香格里拉相聚。
“钟凯，听说你也当老板了，生意怎么样？”
郑玖举着可乐与端着啤酒的钟凯干了一杯。钟凯当年是我们班四十位同学中的三位“党代表”之一。可能是物以稀为贵，班上同学聚会时，他们似乎总是我们议论的中心。
“郑玖，你别挤兑我好不好？我那叫什么公司？草台班子，七八个人，六七条枪，混饭罢了。”钟凯表面上谦虚，看得出来，骨头里面全是自豪。
我们毕业时，所有的女生都找到了工作，惟独他们三位“党代表”不好找工作，因为没几家公司要男秘书。无可奈何，钟凯到了一家软件公司搞销售。今年夏天，他与公司几个搞销售的朋友合伙，自立门户，开了一家计算机公司，主要搞计算机销售与维修，同时还兼营一些小软件的编写。几个月过去了，看现在的样子，小日子过得挺滋润的。
“钟凯，现在的公司好做吗？”爱玛有些跃跃欲试的样子，据说她这次回来，也想搞点投资，做些买卖。
“爱玛同志，一言难尽！”钟凯笑着说，“我们当初搞这个公司，并没有太多的想法，就是想趁着自己年轻，换一种活法。一方面锻炼自己，培养能力，将来向管理方向发展；另一方面，如果搞好的话，我就一直做下去了，也许一不留神，就成个比尔·盖茨什么的呢！”
“为中国未来的比尔·盖茨干杯！”郑玖又一次举起了杯。虽然她明年元旦就要做新娘了，但当年暗恋钟凯的那份痴心似乎一点也没变。
“现在我们的公司应该说马马虎虎，经营得还可以，但搞公司实在不是件简单的事。不像你们当秘书的，天塌下来有高个子顶着，企业经营的好坏，都是老板的事，秘书大不了少拿点奖金。自己的公司，有许多需要考虑的问题，从投资方向的确定、资金的筹集、经营策略的谋划等都让人操心，特别是投资的风险，它实实在在压在我们几个合伙人的心头，没有胆量不行。但正是因为风险的存在，所以，干起来别有一番乐趣。下一步，我们将以开发软件为主。”
“你们也打算搞软件开发？”坐在我旁边的郁静轻轻地问钟凯。郁静现在是名列世界５００强的一家软件公司中国办事处人力资源部部长助理。“你们打算搞什么样的软件？”
“到底搞什么软件，还没有最后定。”钟凯看着郁静说。看样子，不是没定，而是不太想说。这似乎有同行的关系（尽管不在一个数量级上），也可能与他俩关系还有些过节有关。当年，郑玖向钟凯表白的时候，钟凯说自己“心有所属”；第二天，钟凯向郁静表白，郁静说自己“名花有主”。但钟凯似乎又觉得自己现在再没有必要在郁静面前过于拘谨，于是说：“我们打算开发一种通用软件。”
“就你们几个人，打算搞通用软件？”郁静笑着问：“真的想跟Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ对着干？”
“我们不想跟谁对着干，我们只想有一个属于我们自己的世界！”钟凯在郁静面前显得越来越自信了。“再说，通用软件市场那么大，我们相信鱼有鱼路，虾有虾路。”
“你们想做Ｋｉｎｇｓｏｆｔ第二？”
“是的，那是我们哥儿几个的梦想。”钟凯点点头，接着反问：“郁静，你用过金山的ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ吗？”
“对不起，我只听说过，从来没有用过。”郁静不紧不慢地说。也许就是她这份从容，更让钟凯感到了她那种和当年一样的无形优越感。“ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ好用吗？”
“这几年，我不仅是金山的经销商，也是ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ的用户。我认为，金山公司十几年来，专门做中文办公软件，他们还是比较了解中文办公用户的办公习惯；他们提供的包括文字竖排、稿纸方式、图文符号库等功能，可以满足中文用户的办公需求。特别是他们新推出的ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ　２００３版，还提供了报告、论文、财务表格、市场方案等３２大类、２８０种不同的中文办公模版，应该说是很不错了。”

地球支点（2）

“有这么多功能吗？”郁静似乎觉得钟凯的话不太可信，“你说他们新推出的ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ　２００３版，能解决数理化、英语、语文科目中特殊公式、符号、图片的排版问题吗？”
“当然可以。”钟凯说：“你什么时候方便，我送套给你试试？”
“谢谢！”郁静浅浅地吸了口果汁，淡淡地说：“你送给我，我也没有办法用。有一个兼容的问题，不是吗？”
看样子，他俩是较上劲了，表面上说的是软件，实际上还是在清算几年前的那笔老账。钟凯说：“郁静，你放心，我知道有个兼容问题。ＷＰＳ的兼容性是很强的，无论是金山文字、金山表格、金山演示，还是金山邮件，这几大模块都可以自由地读取和生成Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ文档，内容和版式都与原文件保持一致。一点问题也没有。”
郁静笑笑之后，只顾低头喝自己的饮料。她似乎不太想跟钟凯争论了。
郁静身上这种无形的优越感，似乎更让钟凯不能忍受，于是，他继续穷追猛打：
“ＷＰＳ　Ｏｆｆｉｃｅ　２００３版还新增了批量转换工具，能实现格式之间的相互转换，并且，可以支持对目录的操作。另外，它还能支持局域网内的自动升级，使用户随时可以与最先进的办公方式保持一致。由于它的数据接口是开放的，还能实现与办公自动化系统的有效整合。如果企业用户和二次开放商需要二次开发的话，ＷＰＳ　Ｏｆ…ｆｉｃｅ　２００３还提供标准的开发接口，完全符合用户的个性化需求；也可以把它整合到用户的业务流程中，构筑整体解决方案……”
“这么说，你对自己的公司同样充满信心？”郁静知道钟凯忘不了当初那笔旧账，不想听他再这么借题发挥了，所以以守为攻。
钟凯恢复了常态，他没有直接回答郁静的问题，而是盯着郁静反问：“郁静，你能借给我一个支点吗？”
“什么样的支点？做什么用？”不仅郁静有些莫名其妙，我们大家都感到莫名其妙。
“如果你能借给我一个支点，我将把整个地球撬动！”钟凯又一次举杯，一饮而尽之后，露出了顽皮的微笑。一种阿基米德式的自信！
“钟凯，你是不是喝多了？”郑玖有些担心地问。
“钟凯，你怎么变得那么自信了？”坐在爱玛身边的雅瑚也忍不住说话了，“好在你没有去当秘书，不然，哪个老板敢用你？”
不管钟凯的公司最终能不能与印度人合资，他的公司最终会不会成为Ｋｉｎｇｓｏｆｔ第二，但是他这份勇气，他这份自信，让我们有理由相信他会成功！如果他像雅瑚说的那样去当秘书，我相信，他一样有可能成为优秀的秘书！
男人需要自信，女人也需要自信；老板需要自信，秘书同样需要自信！的确，在许多人眼里，秘书，特别是女秘书，是唯唯是诺、默默无闻、专为人做嫁衣的代名词。老板说一，秘书不能说二；老板说是马，秘书不能说是鹿……但这不是秘书的全部！
随着时代的发展，企业之间的竞争加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他对秘书的期望值自然也就越来越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战！面对这种挑战，如果没有自信，秘书会变成什么样子呢？只有充满自信，才能开启主观能动性的闸门；只有充满自信，才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智，有什么样的挑战不能战胜？芽可以说，一个优秀的秘书，比一般的人更需要有自信。但是，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动。秘书的自信，从不显在脸上，而是渗进了骨头里。一个优秀的秘书，办事谨慎，但从不胆怯；为人宽厚，但绝不懦弱；处世内敛，但永不自卑……
“钟凯，别说这些了，说说你自己的公司吧！”班上的另一位“党代表”韦立一直埋头喝闷酒。他在一家上市公司做董秘，事业上算是少年有成，春风得意，但听说他的女朋友利用他当人梯，出国后把他甩了，所以有些消沉。“你招了秘书没有？”

地球支点（3）

“还没来得及，正准备找。”
“我来给你当秘书，行吗？”爱玛开玩笑说。“当年，我的成绩可是比你好多了噢！”
“哥们儿，你千万不能找女秘书！”韦立马上举着酒杯说：“你想想，当年我们毕业的时候找工作多困难，看了人家多少脸色，没有一个老板要男秘书，所以，你当了老板，一定
要争口气，不能用女秘书！”
马上有人指责韦立。
“哥们儿，你知道当时我每次被那些老板们拒绝后，心里是怎么想的吗？”钟凯将酒杯与韦立碰了一下。
“你当时是怎么想的？你是不是恨透了我们班所有的女同学，是她们抢走了我们的饭碗？”
“不是。”钟凯笑着说，“每次被拒绝后，回到宿舍，我不仅没有失望，而是对自己发誓，将来我一定要自己当老板！当了老板后，我也一定要找个女秘书！”
大伙全乐了。


十月

带泥的洋葱（1）

十月某日
上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺
序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么？”
“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平？
中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
孙总的脸越拉越长。
“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断？　把我的大脑留给我，好吗？”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”
我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。
“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗？”
她俩马上凑了过来。
“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”

带泥的洋葱（2）

我明白了孟姐这个故事的真正含义。
“老板为什么要训秘书？就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点
；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢？”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗？”
“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报？芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
“领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
我感到自己的脸在发烧。

ＳＧ的含义（1）

十月某日
今天一整天，天空中的乌云压得特别低，低得似乎让人们都不敢大声喘气；风，使劲地刮，把树枝吹得呜呜直叫，看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。
一上班，秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然，十点来钟，科长被姜总叫了过去
。不到一刻钟，科长回来了，脸青得发紫。一坐下，科长就掏出烟，一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌，大家不仅不敢提醒他，而且大气也不敢出。谁都知道，科长是习惯性地在借烟“烧”愁，发泄心中的郁闷。
昨天，一家有相当影响的行业大报，在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说，他们是我们东岩公司的用户，我们公司在售后服务过程中店大欺客，等等。今天一上班，在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事，所以姜总把科长叫去训了一通。
这事的经过我清楚：上个星期，这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况，当时公司领导很重视，由孙总亲自接待，我也参加了。孙总当时表示，我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题，尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天，报社又来人，说用户对我们的售后服务仍不满意，这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥，便直截了当地问对方打算怎么处理，需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作，云里雾里绕了一阵后，提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感，仍很客气地表示将向公司领导反映，尽快予以答复。
第二天公司领导开会时，科长把这个问题提了出来。当时负责财务的领导表态：第一，原则上可以同意在该报上做广告，但今年已经没有预算了，只能等到明年；第二，即使今