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茅侃侃侃职场-第4部分
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汉语是我们的母语，我们从会说话就开始使用它，但是我发现用中文写的报告不如用英文写的报告严谨。英文是一种逻辑性更强的语言，使用它讲述的事情，逻辑思维性会更强，而中文自由性更强，修饰词语更多，会使文章不太简明扼要。如果你不相信，将一段说明性文章翻译成英文，再根据英文的意思，将其翻译成中文，这个过程中，你就可以发现英文表达更加简明扼要。多进行英汉互译，可使自己写文章更加简洁明了。
还有一个很好的方法，可以帮助你写出更简明扼要的文章，就是当你写下一个句子时，你问你自己，我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的，然后一个一个地去掉非关键词。
讲到简明扼要地写文章，我要推荐一本书，名叫《麦肯锡方法》，这本书是关于怎么写商业报告和商业计划书的。里面有一个经典的阐述：你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容，如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。这些观点之间是相互独立的，为了使文章更为简化，你要看一下这些观点是不是可以再合并。人的大脑处理信息的能力是有限的，所以，报告中的观点最好压缩在三个以内，这样更便于读者理解和记忆。否则，看了你报告的人就可能看了后面忘了前面。
总之，写报告结构要清晰，思路要明确，语言要精练。但是，可能你最初开始写并不能达到这些要求，但关键是写报告时要有这个意识，慢慢锻炼，就能写出结构严谨的报告。
PPT，全称PowerPoint，是商业报告呈现的一种很好的方式。PPT是一个很有用的工具，大家在走向工作岗位之前，一定要学会使用PPT。当你写一篇很长的汇报给老板时，我建议你使用PPT起草这个文件，因为PPT是以张为单位的，它可以使你在最短的时间内，把你想要表达的要点提炼成一个目录，然后根据目录扩充文章。
PPT刚流行的时候，大家可能只是将它视为以张为单位的Word，制作每张PPT大多数人只是使用文字，渐渐地大家开始在PPT里加入图片，使图片和文字很好地结合在一起。用图片说明文字，会使你的阅读对象更快地了解你的报告。
在我的职业生涯中，我有一段不短的时间一直在和PPT打交道。每个人制作的PPT其实都算一个他的作品，大多作品都带着制作者的风格，制作者的逻辑、制作者的思想、制作者的语言都会在PPT中得以呈现。我做的PPT也会带有我自己的风格。
无论你的PPT是什么风格，它都必须具备内在统一性，不仅是风格，还包括字体大小等格式方面的东西，每张都要使用一个统一的模板。不管你的模板是借鉴了别人的，还是自创的，内容的表达形式需要风格统一，比如每张的主标题都用统一大小的字，相同的排列位置。每张PPT使用相同的模板，可以大大提高你制作PPT的效率。
在制作PPT时，要尽量将内容简化，并且最好能在文件的最前面加一个目录索引，这样方便阅读者很快地了解PPT的内容。并且，根据我的经验，当你制作为客户展示的PPT时，最好不要将所讲的内容一字不落地写进PPT，最重要的还是你讲述的内容。并且，如果在PPT里放更多的字，字号必然缩小，一旦小于英文的18号，中文字体的锯齿会相当地严重，PPT需要投放在墙上或者屏幕上，如果字体大于18号，系统会使字体看起来美观得多。
尽量简化PPT的内容不只使它在视觉上更美观，也更方便别人清楚理解你所阐述的内容。通常我放在屏幕上给客户看的内容看起来都很简练，可能只有两三句话，但这不意味着我跟客户只讲三句话，讲的时候我会详细讲解三句话涵盖的每一个细节，而不是照着读那三句话，从这个意义上讲，PPT更像是一个提纲，是我用来提醒客户，接下来要讲的内容。你要把你要讲解内容的核心放在上面，而不是把所有你要传达的东西都放进去，当你试图那么做的时候，你也就失去了重心。
有一次，我陪朋友去参加一个房地产项目的提案，他准备得极其充分，PPT做了一百多页。开发商的老板落座后，他把打印好的厚厚一沓文字版PPT给老板，然后就开始一页一页地往下讲，大概进行了15分钟后，那个老板已经看完了这一百多页。然后，他打断了我朋友，从一百多页中抽出了三页，他说：“你只把第27、38、57页的内容重新给我讲一遍，剩下的就不用讲了。”对那个老板来说，最重要的就是那三张。他来的目的不是要从头听到尾，他只要听到关键点就够了。
所以，如果大家在跟客户开会的时候，需要做PPT的展示，我建议你在开始之前，先告诉大家，今天你讲的主要内容，需要探讨的是哪些问题。你甚至可以问问客户，他感兴趣的是哪部分，哪些是不感兴趣的，所以，客户不感兴趣的部分可以很快跳过，甚至不讲。与其在演讲的过程中被打断，莫不如我们在最开始就征询一下客户的意见。并且，中途被打断是一件很受到打击的事情，觉得辛辛苦苦做了这么久，结果还不被认可。
有很多人喜欢在讲解PPT前把它打印成文字稿件，在开会前发到每个人的手里；有些人不喜欢这种做法，他们想使听众跟着他们的话走，而不是让客户被稿件牵着走，这两种方式都无可厚非，全看个人需要。
在进行PPT展示的时候，时间的控制是相当必要的，如果是在很重要的会议进行PPT展示，建议在正式开始之前，做一个排练，记录一下大概需要的时间。PPT有供记录时间的功能。如果不习惯用PPT计时还可以自己戴表掐算，相比于用PPT计时自己掐表的好处是，它可以让你灵活控制你发言的速度，如果你发现时间不够了，就先说重要的，不重要的跳过；如果时间还很充裕，就慢慢说。
我认识一个毕业于牛津文学系的老板，他演讲特别好，关于演讲他有一个习惯我非常欣赏。每次做演讲以前，他都把要演讲的内容誊写下来，但演讲的时候并不照着读，也不看。他这样做主要是为了梳理自己的思维，思考应该如何去陈述自己的观点，捋清自己的逻辑，还会思考一下，哪一个环节是可以开玩笑的。
我建议职场新人，如果第二天要在报告会上做报告，前一个晚上一定要把准备工作做好。但是，事先准备的稿子尽量不要看，你要让大家觉得你很有自信，非常专业，而不是干巴巴地照本宣科。你想，如果你拿着稿子在那儿读，你自己都不感兴趣听，你都不知道你念的是什么，你指望谁能感兴趣？
跟PPT文档相比，其他商业文档一般要求格式规范，比如有些文档需要加页眉页脚，以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件，也便于自己管理；在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头，这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件；同时我建议大家在文档类的文书前面，都加上目录，这样会更方便阅读的人了解文件的概要。
公司一般对文件的规范都有自己的规定，甚至会给文档文件编一个特定的号码，相当于文件的ID，方便个人和公司管理。在管理文档的时候，有两个需要特别注意的因素，一是时间，这份文件是什么时间起草准备的，什么时间做过修改；二是准备的人，这份文件是谁准备的。标清楚文件起草人，是为了方便以后做追踪和交接，方便知道出了问题该找谁，有不清楚的该去问谁。
现在公司一般在新人入职的时候，会给他培训公司的文档管理规则，有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么，字号是多大，给领导的文件要用什么样的字号，同事之间的文件要用什么样的字体，包括报告的格式，一级二级三级的标题设置等问题。
我以前在科委政府部门工作的时候，公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇，为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大，把字号规定这么大，是为了照顾领导的视力，便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候，所有的内容应不超过三页纸，字体最小是小四，不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三，这样大老板可以很快明白你说的事情。
前面说的都是汉字公文的规范，我所接触到的英文公文，字体最小可以到10磅，也就是中文的小五号字，但是大部分英文公文的文字是12磅。
如果是一份中英文结合的文书，在处理文档时，一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的，不是中文一种字体，英文另外一种字体，中英整合后的字体是很难看的，读起来也不够正规。
除了文档的规范和整洁，如何规范地管理文档也很重要。
但是，这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面，D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹？新建文件夹1，新建文件夹2……每次要找一个文件，都要挨个将文件打开看，翻半天还不一定能找到？相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。
大家在学校的时候，可能没那么多文档可存，所以文件乱存放你会觉得没什么问题，但是一旦开始工作，你就会发现这是个严重的问题，你需要保存的文件太多，当你突然需要一份文件的时候，寻找这份文件需要的工作量比较大。并且，文档的增速是你不可预估的，所以，你在保存文件时，如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话，将来你需要花更长的时间来管理你的文件。
起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯，存文件的时候喜欢把时间写上，在文件名里写清楚年月日，因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本，比如《2011年3月21号会议纪要（新）》。如果，工作的时候不注意这个问题，存了很多名字类似的文件，那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。
文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩，衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人，在工作上也会条理清楚的。
不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档，有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器，让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等，在这样的空间存放文件更要条理清楚，因为你的工作做得细致不细致，直接关系到别人能否迅速找到你的文档。
☆‘文~☆；
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STORY 4 时间就是金钱——控制好你的时间成本
时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。
时间成本是我们常忽略的一个问题，而生命中最高的成本，也是时间。什么是时间成本？是指一定量资金在不同时点上价值量差额。
什么又是时间管理？时间管理在企业培训中是个永远讲不烂的话题，在工作中，若时间管理不当，就可能导致企业的不良运作。
时间与我们联系最紧密，却也最容易被我们忽视。经常会听到大家说时间成本，时间成本，但是真到算成本的时候，有多少人会把时间算到成本里去？大家会感觉成本不就是人力和钱吗？可能大部分人对时间成本还没有一个具象的认识。
有一次，我去参加一个论坛，听到一个项目经理很愤怒地说他招的一个实习生的事：他让在他们公司实习的一个应届毕业生去做一件很简单的事，给客户送一份文件。因为客户着急要，时间特别紧张，所以出发时，他特地叮嘱实习生说：“打车去，坐公车回。”但少说了一句，没告诉他是为什么。
结果这个实习生去的时候是坐公车去的，客户那边等得十万火急，一个接一个地追魂夺命地打电话，人家回来的时候却是打车回来的。我当时特别生气，问他为什么不打车去。他回答说是为了节约成本啊，去的时候他觉得打车太贵了，所以他坐公车去，回来的时候，他说他跑累了，所以就打车回了，反正最后的钱都一样，路上使用的费用也没有差别。
如果按照大家惯用的金钱标准去衡量的话，会发现他说得没错，确实金钱成本是一样的。但是如果用时间成本去衡量，他就大错特错了，他应该去的时候节省时间，但他没能领会经理的意图。发生在新人身上的类似错误还很多，因为他们对企业在时间成本上的控制，时间在项目中的重要性还不够了解。
时间是不可逆的，谁都没有超能力让时间倒着走，也没有能力减缓时间的步伐。简而言之，时间拖得越长，浪费就越多，损失就越大，日后需要为之支付的金钱代价就越大。
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”是我们从小就听的教导。“花开堪折直须折，莫待无花空折枝”是告诉我们，有花赶紧采赶紧摘，有喜欢的姑娘赶紧追，因为凡事都是过了这村就没这店了。
刚毕业的大学生对时间的控制没那么好，是因为他们在校时大都有大把的空余时间，说实话，很多同学在上学的时候是在挥霍青春。而工作以后，每天8小时的工作时间是法定的，一周5天，一周为企业效力的时间是法定的40个小时。所以，对于企业来说，它需要员工能在这40个小时里尽可能创造更多的价值，所以控制时间成本尤为重要，为了能够在最短的时间内做更多的事情，他们有时候宁可花钱来买时间。
像刚才的那个例子中，如果这个实习生在送完这份合同后，还有其他重要的事情要做，经理一定会说，打车去，打车回。如果合同送完就可以马上开工了，早开工早赚钱，早开一天可能多赚十万，这种情况下一定是打车去打车回，这个时候打车的钱算几个钱？如果因为坐公车，回来晚了，合同需要第二天才能执行，这样公司就可能少挣十万，这时候就需要拿钱买时间。
时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。举个简单的例子大家就明白了，假设我每天八点上班，我每天早十分钟出门，大概六点半出门，这样我七点半就能到公司，但我若晚五分钟出门，就可能遇到七点十分的堵车高峰期，导致八点多才到公司。
时间的延缓会导致时间成本的增加，还可能会导致项目收益的急剧降低。节约时间成本就是提高工作效率，优化某个时间段的工作就可能使整个项目的工作得到优化。写这本书的目的就是希望大家能够通过优化工作方法，提高工作效率，降低时间成本。
很多人问过我为什么应届大学生找不到工作，很多地方招人都注明了不要应届生，为什么呢？应届毕业生往往都很有闯劲，很有信念，也很容易认同企业文化，并且像一张白纸一样，可塑性很强，但是，为什么反而不用呢？这就牵扯到了时间成本的问题。大多数中小型企业，负担不起培训新人的时间成本。这里说的成本不是指他们请不起老师教新人，而是，企业给新员工派任务，不仅要抽出人力来教他，还要给他超出老员工二到三倍的时间去完成任务，所以培养新员工不仅要花人力成本还要花费时间成本，这种高额成本的支出，一般企业都难以接受，并且，大学生一般心高气傲，可能刚培养了他，他就跳槽走掉了。所以，中小企业都不太喜欢用大学生。
在生活节奏很快的都市，很多人喜欢打车，喜欢叫快递，喜欢请小时工。这些习惯一些老年人都不理解，他们更信奉节俭，但事实上，选用看似高昂的快捷的方式并不代表铺张浪费，比如，我花15元请小时工帮我打扫1个小时的房间，而我利用这省下来的1个小时写稿子，假设我的1个小时能写3000字，我的稿费是千字100元，那么我1个小时就可以挣300元，所以，有些看似浪费的举动其实是在省钱。
从时间管理的角度来讲，如何做时间的分配也是很重要的。如果是一队人在干活，就需要考虑到每个人因为意外风险所会耽误的时间。单个人就比较好办，单个人只要尽可能地提高效率就算节约时间成本。
就个人来讲，节约时间成本最首要的就是守时。一旦你参与进项目中，如果没能在限定的时间内完成工作，就会导致整个项目拖几倍的时间，同时会耽误别人。任何企业，任何团队乃至个人在做计划的时候，一定都是会事先安排好时间的，有时候因为个人的失误会造成所有计划延误搁置。如果你约客户见面，人家预计一个小时跟你谈，后面自然排了别的事情，一旦你晚到半个小时，人家后面的事情都可能被耽误。这就是典型的不守时造成的后果，所以大家都不喜欢迟到的人。
经常有人跟我说，自己是各种原因如何如何才迟到了，我说你迟到了就是迟到了，别跟我说为什么，就等着扣钱吧，没有为什么。因为你不仅在浪费你自己的时间，更重要的是你浪费了别人的时间。
有一次参加招投竞标，这种公开竞标的起止时间都是有法律的效力的。开标之后，如果你没到，那你就永远丧失了投标的机会。那次，我的一个员工差一点就没到，就差一点点，他刚好在开标前半分钟才到了，所以我们那次投标投中了，一百多万；如果他没及时赶到，我们肯定就没戏了，这是很现实的例子。
比如你去银行，人家五点关门，五点多一点人都不会让你进去的，晚了一分钟，你就得多等一晚上十几个小时到第二天。说那么多例子就是要告诉大家，一旦时间管理做得不好，就会耽误自己以及相关人士很多事情，造成可能你完全无法估量的麻烦和弥补不了的损失。
五月份的时候，电视台有一个节目邀请我去做嘉宾，因为主持人是我的朋友，所以我答应了。在去之前与编导反复沟通，我说除了下午四点有事儿外，其他的时间都可以。编导最开始说那就上午十一点，我说好。过一会儿，他又打电话过来，说时间有变，要变到下午一点。我说好，但我四点有事儿，你要保证我能够赶得上。编导反复保证说一定不会耽误。第二天我去了，十二点半我就到了。结果一点节目还没开始录，我被告知要拖到一点半。两点时，上一场还没结束，又告诉我要等到两点半，眼看着表针奔着三点去了，他们还丝毫没有开始的意思。
最后，我告诉编导，我的时间来不及了，无法配合他们录节目了。随后，编导、导演百般劝阻。对不起，做事要讲原则，你们没做好工作，不能耽误我的事情，而且我后面确实有重要的事情做。事后，我跟主持人朋友通电话表示抱歉，朋友也并未责怪，表示理解。而后没有多久，就听说朋友及搭档都请辞这档节目了。
相信大家在上学的时候都有过这样的经历，课堂上，所有人都盼着下课，盼着打下课铃的时刻，而偏偏这个时候老师激动了，多说了两句或者一定要把一个段落讲完。拖堂。拖个一两分钟算好的，还有的拖七八分钟，休息一共只有十分钟。七八分钟没了，剩下的几分钟，跑去厕所还要排队等会儿，还要花时间跑回来。下节课肯定耽误了，老师又要责罚，但其实我们很无辜。
不知道现在的小学课本里面还有没有华罗庚讲统筹方法的一篇课文了。这篇课文用最通俗易懂的例子，教给我们如何更好地统筹时间。如果大家有兴趣，可以去网上搜一下。搜索关键字是小学课文、华罗庚、统筹。
统筹实际上就是合理安排时间的过程。
比如我习惯一边上厕所，一边刷微博，再不就抽根烟，看看新闻。因为上厕所是可以和这些事同时进行的活动，它们互不冲突，互不影响，既可以丰富我在上厕所时的枯燥时间，又可以调节一下心情，调动一下肠胃的积极性。
我记得，原来我洗澡时特别不会协调时间。以前，我家用的电热水器蓄水量比较小。电热水器一般不像煤气热水器那样，可以一直开着，而且我家的热水器是要等到热水温度降到一个限度才能加热的，而且加热的时候也得慢慢热起来。这就导致我时常洗澡洗到最后就剩冷水了。我洗澡特别麻烦：我先洗头，洗好了冲，再抹护发素，等半天再拿水冲，冲透了再抹浴液，冲干净了再刮胡子，最后都弄利索了再做刷牙等洗漱的事情，而且，中间洗澡水我是不关的，水就那么哗哗地流着，所以每次到最后水都凉了，最尴尬的就是浴液还没冲干净，身上还滑溜溜的，水就没了，你说我是就着凉水冲了，还是就那么干挺着等到水再热？这都是很尴尬很难受的事儿，如果是夏天还好，要是冬天，肯�
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