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羊皮卷-第13部分
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只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。
不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有“混乱”二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，奥格·曼狄诺建议我们应遵守以下原则：
① 以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
② 以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
③ 把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
④ 使工作日程与自己的身体状况、能量曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
学会利用零碎和余暇的时间
“利用好零碎和余暇的时间也是非常重要的，奥格·曼狄诺推荐的下面几点建议很值得我们借鉴：
（1）掌握利用零碎时间的基本技巧
懂得零碎时间的价值是一回事，会不会巧妙地运用零碎时间又是一回事。利用零碎时间，就要掌握下面几点技巧。
① 嵌入式。即在空白的零碎时间里加进充实的内容。
人们由某种活动转为另一种活动时，中间会留下一小段空白地带，如到某地出差时的乘车时间，会议开始前的片刻，找人谈话的等候时间等等。对这种零碎的空余时间应该充分加以利用，做一些有意义的工作。1849年，恩格斯从意大利的热拿亚坐船去英国。一路上，船上的旅客大多数在无聊地饮酒作乐、消磨时光，恩格斯却一直呆在甲板上，不时地往本子上记录太阳的位置、风向及海潮涨落的情况。原来，他利用乘船时机正在研究航海学。
② 并列式。即在同一时间里做两件事。例如在做饭、散步或上下班的路上，都可以适当地一心两用。不少人在下厨房做饭时，仍能考虑工作问题，有的还准备好笔和纸，一边干活，一边构思，对工作有什么新的想法，马上就记录下来。
③ 积累式。即化零为整，把多个短时间集成长时间。一位历史学家曾经说道：“好些年总想找个比较长的完整时间写东西，可是总等不来，可以利用的时间也就轻易地滑溜过去了；如今一有时间就写，化零为整，许多零碎时间妥善地利用起来，不就是一个大整数？这笔账过去不会算，自己想想，真是蠢得可以。”
另外，善于运用零碎时间还要做到随身“三带”：笔、本、书（或报）。这样一可以见缝插针地学习，二可以随时把一些新的思想记下来，三可以记录一下自己零碎时间的利用情况。据统计，能自觉地运用零碎时间的人只占3％～5％左右。你若能成为这3％～5％中的一分子，那么，你的事业离成功也就不远了。
（2）充分利用等待的时间
亨利·福特说：“据我观察，大部分人都是在别人荒废的时间里崭露头角的。”
我们每天都有许多时间在等待中度过，等车、等人、排队缴费等，认真算起来，你会发现平均每天光是用在等待上的时间，就不下30分钟。而一般人以为那只是短暂的而忽略掉，于是每天把不少的片段时间白白地浪费了。
等待的时间总是难过的，尤其是赶时间的时候，一切像在慢动作般进行，你会觉得世界上只有自己在焦急似的，非常难熬。如果能学会充分利用等待的时间，不仅对你知识的增加、事业的成就，而且对你良好性格和情绪维护都有莫大益处。
例如当我们在坐轮船、火车做长途旅行时，可以看看小说，阅读你有兴趣的书报，背诵外语单词；当你排队看病、等待理发时也可抓紧学习。
（3）用好下班前的5分钟
许多人快到下班的时候就心不在焉了。其实，下班前的5分钟是“黄金时间”，用好了，可以起到“承前启后”的作用。如果你以前的下班前5分钟总是无所事事，从现在起不妨试试下面的几条建议：
① 整理备忘录。备忘录上记载了一天的工作摘要，包括当天会见的人士，新获得的名片资料等等。内容多半繁杂无章，故在一天工作结束前将它整理一下。
这样不但能掌握当天的工作进展，也便于日后翻阅。
② 检查工作表。当天应进行的工作项目，已完成的做上记号，对未完成的项目也做到心中有数。
③ 拟订次日的工作表。把当天的工作表检查完毕后，接着列出次日应进行的工作项目，拟订工作表。此时可参照备忘录，以防疏漏。
④ 整理办公桌。下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。特别是女秘书，更应注重这一点。
（4）善于利用余暇的时间
世界上许多有成就的人都非常注重余暇时间的价值。奥格·曼狄诺认为，在这方面达尔文的做法很值得我们学习。
一天，生病的达尔文坐在藤椅上晒太阳，面容憔悴，精神不振。一个年轻人路过达尔文的面前。当他知道面前这个衰弱的老人就是写了著名的《物种起源》等作品的达尔文时，不禁惊异地问道：“达尔文先生，您身体这样衰弱，常常生病，怎么能做出那么多事情呢？”达尔文回答说：“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。”
的确，达尔文非常珍惜时间，他曾在给苏珊·达尔文的信中说：“一个竟会白白浪费一小时的人，就不懂得生命的价值。”
著名美国作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、衣架上、柜橱上、床头上、镜子上、墙上……到处贴满了各色各样的小纸条。杰克·伦敦非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻，有五花八门的资料。
杰克·伦敦从来都不愿让时间白白地从他眼皮底下溜过去。睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天早晨一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。不仅在家里是这样，外出的时候，杰克·伦敦也不轻易放过闲暇的一分一秒。出门时，他早已把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，想一想。
有人算过这样一笔账：如果每天临睡前挤出15分钟看书，一年就可以读20本书，这个数目是可观的，远远超过了世界上人均年阅读量。然而这并不难实现。
如果你觉得自己缺乏思考问题的空闲时间，不妨试着坚持每天睡前挤出十几分钟的时间，一旦形成了习惯，就很容易长期坚持。
培养时间管理的习惯
如果有人给你一百万美元，你会怎么做？你可能要做的第一件事，就是把它们保存起来。你当然不会把它们留在小汽车前座这样显眼的位置上，也不会一张一张地分给每个你所认识的人。具有讽刺意味的是，有的人用生命保护他们的金钱和财产，却想也不想地就让自己的生命溜走。他们好像并没有意识到时间是他们最最宝贵的财产。没有谁拥有的时间比你多。我们每个人每天都是拥有1440分钟，每星期168小时，每年8760小时。本杰明·富兰克林总结了一些小窍门，帮你保护好你每天被赐予的宝贵时间：
（1）每分钟都朝着你的目标努力
比如说，当你遇到堵车时你会怎么做？诺埃尔·考沃德不愠不火，他拿出一张纸，写他的流行歌曲《我会再见到你》。许多成功人士，在开车的时候听手边的自动盒式磁带，在等人的时候看一些读物，或处理一下手头上的日常文书工作，以弥补耽搁的时间。
（2）一次性把事情做好
“为什么总是没有足够的时间把事情做好，但总是有足够的时间去重做？”这是一个挺常见的问题。
（3）接待好来访者，别让他们支配你
如果你有个秘书，授权他或她接待你的来访者，并且替你同他们约定会面；在门外会见你的来访者，这样，如果你感到他们在浪费你的时间，你就可以离开；保持直立，可以控制会见的时间；统一组织会见，这样你就可以很快地处理好这些事务，然后结束会见。
（4）保持较短的会议时间
会议往往是时间的最大浪费者。为了减少在会议方面浪费时间，你可以：只出席必要的会议；准时开始；抓住要点，限制议程；准时结束会议。
控制住你的“中间”时间
假定你的一天是一个箱子。每一个主要的项目、任务、优先事务就像是一个保龄球。它们都是大的、重的，都需要一定的空间。当装满之后，你无法将额外的一个保龄球放到这个箱子里；但是却可以把许多大理石小球撒到这些保龄球之间的空隙里。你无法承担任何一项额外的主要任务；但是你却可以通过利用大任务之间的空隙来完成那些小的、烦人的，但确实是比较重要的小事情。
你可以使你的每一天更有效、更令人满意，如果你能够抓住每天的小的空隙时间。它们不会大喊着出现，所以你必须时刻留心，否则它们会在你不经意之间溜走。这些空隙的时间被称作“中间”时间。
你是否在电话上呼叫某个人后立即挂上呢？是否曾经有一个会议预定10：00点开始，而到了10：15却仍然没有开始呢？是否在午餐之前刚好完成一项主要项目呢？是否坐在大厅里或者等待室等候你的约会呢？
单个的5分钟或者10分钟也许微不足道，但是，在把它们加在一起之后，将变得巨大无比。那么你每天有多少“中间”时间呢？10分钟？20分钟？30分钟？如果你每天浪费30分钟，那么，你一年内将浪费掉158个工作日！那是超过3个星期的工作时间啊！如果你每一年多了2个星期的工作时间，并且是在不以影响你的假期计划和正常工作的前提下，那么，是否你将会有可能更好地控制自己生活的感觉呢？是否可以增加你的组织的价值呢？
为了重新控制你的“中间”时间，你必须进行计划，并且随时做好准备。
制定一份行动计划的最佳时间就是现在！哪些是那些小的行动，没有确切的截止日期，却可以放在“中间”时间里完成？奥格·曼狄诺发现，下面一些建议非常有效：
① 及时回复电话。
② 在那些已经打印出并准备寄出的信件上面署名。
③ 在你的办公桌上面放一个文件夹，并阅读一些文件。
④ 整理你的办公桌，并把所有的东西放在合适的地方。
⑤ 如果需要的话，重新审视你的行动目录并且重新排列它们的优先次序。
⑥ 更新你的等待处理事务目录单。
⑦ 检查你的信件。
⑧ 写出一个便条或者备忘录。
⑨ 放松！调整呼吸！
问题是，许多人随意地浪费自己的时间，而在其后却对浪费的时间有负罪感。执行上面的每一条（包括放松），时间就不会那么容易的被浪费了。
找到时间浪费的症结所在
本杰明·富兰克林说：“即使那些最忙、备受时间压力的人，也会浪费许多时间。”他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的费话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时让你白等了20分钟；正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。
要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，如果把一天积累的所有事项重新回忆，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确，分析这些问题才更有价值。
随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关？你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议？你是否喜欢跟别人聊聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间？你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理？
如果是这样，你就要好好研究一下你的工作方式，改掉浪费时间的坏习惯，并且从现在就开始。
不要让拖延成为你的一种生活习惯
有些人总爱把要做的事情往后推。不知何故，我们总是相信以后还有很多时间，或者这件事在别的时间做会更容易些。但是，我们好像并没有更多的时间，而且，事情不及时处理，通常会更困难。
对一些人来说，拖延已经成为一种生活习惯。
奥格·曼狄诺说：“我从没遇到过一个喜欢把事情往后拖的人，或喜欢拖延的结果的人，但我看见很多人在这么做。如果我们不喜欢它，也不喜欢拖延的结果，为什么我们总是那样去做呢？”
让我们透过为拖延提出的种种借口，来看看拖延习惯背后的一些真正原因：
① 有人自欺欺人地认为，以后会有充裕的时间。在我们遇到一个大问题时，这种倾向犹为明显；但在一些小事上，也偶有表现。迟早我们会面临这种情况，而且这些工作稍后再做，比一开始就做要困难得多。
② 现在看来无关紧要。也许，我们意识到它的重要性需要很长时间；或者我们正忙于其他被我们拖延得很紧迫的事情；或者有时，我们仅仅是没有着手去干。有的人这样拖延，以致于他所能做的就是像一个消防队员一样，整日四处奔波，首要的任务就是把火扑灭，以防死灰复燃。
③ 没有压力就干不成事。很多人太缺乏自觉性，除非有人在后面督促他们完成一项任务，否则，他们就不会开始。当别人紧催他们的时候，他们才会行动。
④ 我们之所以拖延，是因为事情似乎令人讨厌，难做，或者枯燥乏味。当我们害怕做什么时，通常很容易找出一个拖延的借口。不幸的是，我们越怕完不成任务就越胆怯，而情况就会变得更糟糕。
到目前为止，最普遍的理由是最后一个：我们怕做一些事情，于是我们就拖延。所有的其他理由，归根到底不过是源自这四种原因。
对于那些自欺欺人的拖延行为，单用数字就可以帮助我们意识到它的愚蠢性。比如，我们有一项工作可能会用一个小时才能完成，我们向后拖延了两个星期，我们大多数人会犹豫，是拖延还是继续做。至少我们得用十分钟的时间考虑我们必须做什么。因为这件事增加的这些额外时间，使得完成工作的时间延长了很多。因为我们把完成任务的时间增加了：犹豫的时间，加上拖延的时间，再加上完成任务需要的时间。无形中，我们把本需要一个小时完成的任务变成了三个小时。但这并不是最坏的影响，犹豫的情绪正侵蚀着我们做其他工作的信心。
我们为什么拖延？习惯成自然而已。
大家都知道拖延浪费时间，事实上拖延的弊端远不止这些。拖延是个不讨人喜欢的习惯，不仅使我们失去个人的自尊，而且也失去了别人对我们的尊重，它使得我们的生意花掉了比以前更多的钱，同时使得各种机遇的大门不再向我们敞开。
拖延不仅约束了我们的事业，而且影响了我们的个人生活。对一个犹豫不决的朋友一句鼓励的话，总是没能及时说出口；一句表扬的话，总是没能及时表达出来；或者我们从来没有抽出时间，用实际行动来表达对别人的爱。拖延把这些从我们和需要我们帮助的人那里悄悄地带走了。
这儿有一些诀窍能帮你克服拖延，每天都有一个新的开始：
① 放下手头工作之前，为第二天做好准备。在上床之前，列出你明天早晨要做的每件事情。为每天早晨的开始建立一套固定模式，那样你就不必为第一件要做的事而费神。确定你要做的每件事，着重确定好第一件事。
② 晚上有充分的时间睡个好觉。上床时不要吃东西，也不要胡思乱想。晚上吃太多的东西或喝太多的酒，会让你休息不好。试着把脑子里想的东西都抛开，就像倒空你的衣袋一样，这样你就可以无忧无虑地休息了。
③ 正确使用你的闹铃。把时间定在你要起床的时间，铃一响就起床。
④ 先做做操。没什么比一次有活力的锻炼更能让你有充沛的精力和体力去应付白天的工作了。
⑤ 以对你最有吸引力的方式开始工作。有些人发现，一觉醒来特别疲乏，需要慢慢地适应新的一天；有些人觉得他们一觉醒来，更愿意做些运动。找出适合你自己的方式，坚持下去。
⑥ 及早准备，做到心中有数。
这样能帮助你用清晰的思路武装你的大脑，在遇到类似的实际问题时，能够应付自如。
⑦ 计划好你的一整天，然后按计划行事。计划到每一分钟，即使你一天不得不几次违反自己的计划，也比总是困惑接下来做什么要强得多。
克服拖延的惟一的办法，就是从早晨果断地解决好第一件事情，这样坚持一整天，每一天！
羊皮卷之五
假如今天是我生命中的最后一天
假如今天是我生命中的最后一天。
我将怎样利用这最后、最宝贵的一天呢？首先，我要把这一天的时间珍藏好，不让一分一秒的时间滴漏。我不会为昨日的不幸叹息。过去的已经够不幸了，不必再葬送今日的前程。
时光会倒流吗？太阳会从西方升起吗？我能够避免昨天的错误吗？我能抚平昨日�
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