做好你的人事管理-第14部分

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关怀更能打动秘书的心了。

　　　　3与秘书交往的诀窍就是把她当做有地位的同事看，而不是以她为手下的〃棋子〃。当她心甘情愿为你工作时，就可以放心大胆地将手中的一切事务交给她。秘书也需要尽量利用，让她的表排得满满的。有责任心的秘书不甘于空闲，她无事可做时便会觉得烦闷，甚至会考虑〃跳槽〃　以体现自己的重要。在尊重你的秘书的同时安排适当的工作给她做，以免她因心闲而节外生枝。

　　　　与人的交往重在知心，与同事的交往重在事务上的清晰。让你的秘书尽可能地知悉一切，要告诉她你的行踪，你的计划和想法。她了解了你的意图，便能在合适的时候助你一臂之力。

　　　　聪明的秘书头脑里总有许多名次排序：客人来访时，她能根据领导对此人的重视程度来决定是安排他们立即见面、稍后通知上级还是委婉推辞。秘书也该知道领导的行踪，估计出领导此刻在什么地方，一旦有重要的事情，可以及时汇报和获得指示。

　　　　4老板对秘书要做到放手放心，尽量不干扰她。有的老板太过琐碎，总是把手头的事情弄得『乱』七八糟，然后一股脑儿推给秘书处理。这样不仅加重了秘书的负担，也使她对你的能力有所怀疑，必定不利于工作中的进一步交往。

　　　　分配任务的最佳办法是把任务分批交给她处理，第一批完成后再分配第二批。有一位井井有条的上级才会有一位有条不紊的秘书。如果你有临时的事务不断冒出来，要学会区分轻重缓急交给她处理，不要支派你的秘书〃东一锄头西一锤〃。一个人的精力毕竟是有限的，在短时间内不可能做好所有的事，要会体谅你的秘书。

　　　　对于秘书的关心和照顾也体现在不浪费她的时问上。虽然不是再有人大声疾呼：〃浪费别人的时间等于谋财害命〃的时侯，但对于时间的重视，每个人嘴里不说心里却很清楚，时间就是效率。而效率的高低正是衡量秘书好坏的标准之一。

　　　　对于秘书，要敢于放权，大胆把一些事务交由她处理，也许效果会出奇的好。事事专权的领导会由于百事缠身而变得厌烦，也会很累，虽然事必躬亲的态度是值得提倡的实干家的优点，但现代社会中四面八方的信息和千头万绪的关系容易使人陷入其中，不知所措，需要有位〃八爪鱼〃似的秘书来迅速处理，该断则断，速战速决。

　　　　许多工作如果是在秘书胜任范围之内，就不要盲目地发号施令，也不要事后自作聪明干扰秘书的工作。尊重她的最好表现是让她尽情地发挥才能。当聪明的秘书找到了〃天高任鸟飞，海阔凭鱼跃〃　的工作岗位，就会心甘情愿地施展自己的才华。

　　　　5由于秘书对你实在太重要了，因此在选择秘书时必须亲力亲为，切勿依赖公司的人事部。但选择秘书又有什么准则可循呢？

　　　　有些『色』『迷』『迷』的上司，最注重女秘书的相貌，认为越靓越妙。其实秘书太靓乃是大忌，一来，身为上司可能对秘书日久生情，最后酿成家变，影响本身事业；另外，秘书太靓会吸引公司内的狂蜂浪蝶，不断借故接近她，令她办事分心，不能集中精神处理工作。

　　　　因此选择秘书，只求其端庄娴淑就够了，太靓的反而麻烦多多。

　　　　此外，秘书一定要拣未婚的或已离婚的女士，抱独身主义的更佳。如果是已婚『妇』人，她会不时与丈夫、子女打电话，影响她的工作效率。

　　　　秘书的举止必须斯文，切不可选上一个脾气差的女人做秘书，以免她在工作心烦意躁时与人发生争执。

　　　　女秘书的衣着亦很重要，因为人们看到阁下的秘书就等于看到你。若她的仪容、穿着差劲，亦会顺带影响别人对你的观感。当然，她不需过分穿着入时，恰如其分，大方得体便可以了。

　　　　如果女秘书以前有过演戏经验，那更加理想，事关她经常要为你在其他人面前说谎、掩护你的行藏，若她直肠直肚，明眼人一眼便看穿，令你开罪了别人还懵然不觉。

　　　　记忆差的女士绝对不宜当秘书，因为她的工作必须记得大批人名和大量讯息，试问记忆力不好如何应付？

　　　　还有一点也不妨考虑，你的秘书的住所距离公司远吗？若然她住太远（譬如她需要前往亚运村上班却住在丰台地区），她多数不愿加班工作，接近下班时间便会不断看钟，人在心不在。

　　　　记着，选一名住所离工作地点较近的秘书较宜。

　　　　6如何培训你的第一个秘书

　　　　如果你有了自己的秘书，你这个老板当得也就真正名副其实了。但你不要以为一切都很顺当，可以名正言顺地做老板了，在你能安安稳稳地做你的老板之前，你得培训好你的秘书。

　　　　为什么要训练呢？你的秘书可能是新手，也可能是前任老板留下来的，但不管怎样，你都得培训她，原因是：（1）你是新老板，你的秘书不能熟悉你的日常行为举止或者习惯，如果她是新手，那么她还不熟悉公司的事务，这都得加以培训；以她会干，但她达不到你要求的标准；（3）她有某些习惯是你不喜欢的，这都需要加以改进。

　　　　那么你如何训练她呢？要先了解一下她以前所受的训练情况以及她的经验。然后，可以安排具体的事务训练她。你要做的目的就是把她训练成助手。下面几条就是你要做的：

　　　　一是在训练秘书的过程中，给她一些你写作的样本，告诉她你所喜欢的信的结构风格，以及与她分享对有关工作的设想和处理的方式的愉快。

　　　　二是秘书应该确切地知道你希望些什么，包括知道什么时候可以向你报告工作，在什么情况下一件事可以拖延，你需要些什么资料以及如何接到它们。你的秘书也应该知道把工作按轻重缓急的先后顺序来安排，而不用事事都请示于你。而且，她也应对她的工作感兴趣，并关注本公司的目标。老板要让这个当你秘书的人知道所发生的一切，别让她蒙在鼓里，对整个情况一无所知。因为秘书知道的越多，对你工作风格的了解越深，她的工作就越有效率。你的秘书可以助你筛选过滤电话，这样你就可以只听那些重要的电话以节省大量的时间，也可以为你挡架一些来访者。秘书可为你安排工作日程，提醒你约会的时间以及会议。秘书还可以代你拆阅信件，如果只需作出例行公事式的回复的话，她也可以代你回信。秘书可以是你的同盟军、联络员、传声筒、编辑以及你研究上的助手。别要求秘书做你的私事、为你的个人事情跑腿。秘书不是你的佣人，除非你们事先有约定，而她也乐意为你效劳。

　　　　当然，紧急状况随时都会有，你让秘书帮一次忙可以，但别习惯成自然，弄得为你的私事跑腿好像是她的职责似的。

　　　　尽量把那些可以让秘书完成的事情派给秘书去做。如果你不相信秘书会对别人谦和有礼，不相信她的工作效率，不相信她会及时地完成工作，那么奉劝你，赶紧换个秘书。

　　　　四、如何选用管理人员

　　　　企业的管理工作常常涉及到方方面面，一个人的时间和精力毕竟有限，这时就需要有一批中层的管理人来充当某些方面的主管。管理是企业的大事，管理人员素质的高低，管理质量的好坏，对企业效益有着直接的影响。因此企业领导在选取管理人才时，一定要谨慎小心，稳妥行事。

　　　　主管身居要位，要统领很多的员工一起工作，其责任和作用都相当大。如果老板一朝不慎，选取了自私和自我控制能力差的人做了主管，他们自己都不能有成熟的情绪，怎么指派和布置员工的工作呢？他们常常责怪他人，言谈胡扯瞎吹，为人容易沮丧，脾气善变恶劣，甚难相处，人际关系一直不好，这样，怎能在员工们中间树起威信？因此，老板要选出情感成熟、『性』格稳定的员工承担较重的责任，的确不是一件容易的事情，这就要求老板在管理当中留意观察，必要时还可以加以悉心培养。

　　　　上面提到的两种人不宜于做管理人员，下面类型的人也同样不宜：

　　　　1工作表现不稳定，做事总是先求享乐，再谈工作，并且一遇到问题就出外度假或请病假休息；

　　　　2不求自我突破和创新自我，总爱依赖别人，出了问题不愿承担责任；

　　　　3做事情爱冲动，不顾后果，稍有矛盾和争吵，便会与人绝交，缺乏管理人员应具备的沉静和忍耐力；

　　　　4不能对自己作出比较客观的估计，恣意夸大自己的作用，并且喜欢幻想却不脚踏实地工作。

　　　　企业在选用主管时还应注意以下三个原则：

　　　　1。不选〃复印本型〃员工作老板

　　　　这类员工的特征是，以上司的是非为是非，从衣着到日常小动作，都学上司，简直是上司的碳纸复印本。

　　　　问题是，复印本始终比不上原本清晰，碳纸复印型员工即使被选为接班人，至多做到循规蹈矩的地步，难以出现突破『性』的局面。

　　　　不过，有些自视清高的上司，都乐于见到自己成为员工的模仿对象，因为这很能满足他们那份自大感，觉得后继有人。

　　　　其实真正有远见的老板，决不会选择和安排碳纸型员工作为主管，因为这种人顶多能做到他们以前上司的水平，很难攀上更高境界。

　　　　况且，面对着瞬息万变的世界，管理、经营的手法，方针也需随时改变，不可墨守成规。碳纸复印型员工缺乏创新能力，只懂得按老皇历办事，很可能把整个机构拖垮。

　　　　2。不选〃蜜蜂型〃员工作主管

　　　　这种人非常勤于工作，仿佛一天四十八小时也不够他们使用。别人上班前他已抵达办公室，人家下班时他还在埋头工作，甚至在假日时，他还放心不下，回到办公室转一转。

　　　　相信许多老板都喜欢这种类型员工。

　　　　这些老板可能把勤奋与效率等同起来。实际上，勤奋工作的人不一定是有效率的人。

　　　　你可能遇见过一些不停工作的人，但当你检查一下他的工作成绩，可能令你大吃一惊，发现其效率原来低得出奇。

　　　　每一个老板都愿意见到属下勤奋工作，但他们必须记着，不停工作的员工未必是最好的员工。有些人做事不得其法，平白虚耗了精力和时间。蜜蜂型的员工固然是提升的好材料，但请先要清楚他是否是一个〃将勤补拙〃的人。如果是的话，就毋须考虑提升他了。

　　　　蜜蜂型员工还有一种弊端，他们不懂得分析一件工作的重要；就是说，他们只晓工作，而不知道先后次序的问题。

　　　　于是乎，明明是一件急待办妥的工作却被拖延，不那么紧迫的却优先处理。本末倒置，全无准则。

　　　　在他们心目中，只要把工作做好便是至高无上的目标，其他问题他们都不管。

　　　　一旦你选定了蜜蜂型员工作为主管，便会带来严重的无『政府』状态。他们会把你辛苦建立起来的传统在数月内挥霍殆尽。他们虽然擅长于工作，对当管理却不得其法，不久，便会遭受怨气冲天的员工鄙弃。

　　　　看来，蜜蜂型员工并非当老板的材料。

　　　　3。不选谄媚者作主管

　　　　谄媚者在各行各业中都可以找得到。这类员工有一个特征：永不反对或驳斥老板的指示。无论在什么场合上……私人聚会或公开会议上……谄媚型员工只晓得做一种动作，点头同意老板说的每一句话。

　　　　这类型员工内心有一份挥之不去的恐惧，那就是作出本身的决定。

　　　　也许这与他们长期点头同意上司的习惯有点关系，这令他们连提出自己意见的能力也逐渐被遗忘或根本丧失了。

　　　　在他们心底里，只相信一种真理：同意老板的人令老板对他有好感。而反驳老板的人只会造成不必要的麻烦。

　　　　谄媚型员工的想法是，许多老板虽然口口声声表示自己很民主开放，乐于听取各方面的批评或意见，其实最讨厌员工指出他们的不是，因为这无形中已损伤了他们的权威。实际上，绝大多数老板都喜欢员工赞成自己的提议或想法。既然事实如此，那又何必下那么多无谓功夫，索『性』从一开始就点头到底好了。

　　　　谄媚型员工不断找寻一位强有力的老板去保护他们。至于什么个人尊严，早已丢在九霄云外。他们最大的目标，就是使本身的〃靠山〃高兴，其他一切都不管。

　　　　除非老板是一位典型的〃昏君〃，否则他绝不会培植谄媚型员工做主管。因为这类员工除了懂得〃拍马屁〃之外，根本就缺乏主见，一无可取。

　　　　这种类型的员工之所以能够在公司内生存，乃是由于他们看透了人『性』的弱点（老板喜欢听奉承话），再加上他们奉迎有术，才能风光一时。对付这类员工，最适当的处置方法便是降他们级，作为一种警诫。当然，只有精明的老板才会这样做。

　　　　五、怎样选用谈判人员

　　　　谁都知道，谈判活动是一种内容复杂、参加人员较多的商务活动，需要人多方面的能力。如在谈判中要陈述我方的立场、观点，说服对方作出妥协、让步，这需要一定的语言表达能力；根据对方的情绪、表情的变化，推测其心理活动，调整对策，又需要敏锐的观察注意力；当双方就合同的主要条款讨论协商后，进行拍板定案时，决策能力又是十分必要的了。由于谈判人员所具备的能力及其水平的发挥直接影响谈判的效果，每一家公司都很重视谈判人员。

　　　　因此，对于谈判人员的选择，必须要看他（她）是否具备了应有的能力，即语言表达能力、观察注意力、记忆力、判断力、应变能力、决策能力等。

　　　　1。语言表达能力

　　　　商务谈判，语言表达能力对谈判人员来说是十分重要的。对谈判人员来说，首先虽能够用准确、规范的语言陈述立场、观点，提供信息，交流感情，说服对方。这是对谈判人员语言表达能力最起码的要求。假如一个说话含混不清，吐字不准，措词不当，或前言不接后语，词不达意，没有逻辑『性』的人去谈判，会极大地影响谈判人员相互之间的沟通、交流。语言表达能力差，不仅不能很好地阐述自己的观点、要求，也不能很好地说服对方，甚至会引起对方的反感。在许多情况下，谈判的障碍都是由语言障碍造成的。这一点，在国际贸易谈判中表现得尤为突出。

　　　　当然，要求谈判人员具备良好的语言表达能力，能言善辩，并不是要求他能够滔滔不绝地讲演，甚至是夸夸其谈，自吹自擂。谈判不是讲演比赛，也不是领导讲话，是双方意见、观点的交流。因此，要求谈判者既能够在必要时清晰明了地说明个人的意见，也能够虚心地听取对方意见。

　　　　2。观察注意力

　　　　谈判中，察言观『色』是很重要的。稍加注意，你就可以发现，不论是个别交谈，还是小组聚会，谈判人员的表情、神态是很不相同的。有的人在倾听的同时频频点头，有的人则发出会意的微笑，还有的人全神贯注。目不转睛地望着讲话者，有的则边听边若有所思。各种神态表情反映了人们不同的心理活动，也表现出人们对讲话者的一定看法，如点头可能表示对讲话者的赞同；专注表示对讲话者的重视；会意的微笑表示对讲话者的欣赏和理解；不以为然的表情，可能是不同意讲话者。这说明，人们的各种表情、神态及变化，在传递某种信息，对这些信息的捕捉，就靠我们的观察注意能力。

　　　　在谈判中，观察注意力较强的谈判者在与对方的简单接触中，就能很好地发现对方的特点、爱好，甚至经历，并据此作出相应的推断。这非常有助于谈判人员的相互沟通、了解、当你在讲话时，你可以细心观察对方的表情、动作，判断自己的观点是否被接受，在什么程度上被接受，对方对你讲的内容是否热心等等。当你作为倾听者时，也能从说话人的姿势、表情上判断出他对听话人的重视与否，有没有诚意。如果谈判人员观察注意力较差，就不能很好地了解这些非语言信息传递的内涵，无法进行有效的信息反馈，自然，也就不能及时地调整自己的表达方式，有时，还会使你入比较被动的地位。

　　　　观察注意力与人的经验密切相关。经验越丰富、阅历越广泛，人的观察注意力也就越强。

　　　　3。记忆力

　　　　良好的记忆力对谈判人员是十分重要的。它不仅有助于谈判人员更好地掌握各种信息、情报，处理洽谈中的各种问题，而且还会增加个人的魁力，给对方留下良好的印象。

　　　　在谈判中，记忆就像一架摄像机，能不花任何成本记录下谈判场合中双方的言行，以备在需要时随时取用。记忆提醒你曾允下的诺言，熟悉接触过的人物，积累更多的经验。

　　　　4。判断力

　　　　良好的判断能力对谈判人员来说也很重要。谈判专家认为，谈判是人们所从事的工作中最困难的一种，一个优秀的谈判者需要具备其他职业中所不常见的特质，这就是良好的职业判断力。

　　　　在商务谈判中，良好的判断能力会使谈判人员及早地洞察问题或分歧的关键所在，准确地分析、预见事物发展可能产生的各种结果，从而确定相应的策略，决定买卖的取舍。

　　　　判断力与风险有密切的关系，判断力越准确，所冒风险就越小，成功的把握就越大。在许多情况下，判断力只是人们的某种直觉。当然，这种直觉的产生是建立在接收外界大量信息的基础上的。

　　　　判断与人的经验密切相关，经验越丰富，过滤信息的能力越强，分析判断就越准确、越敏锐。

　　　　5。应变能力

　　　　应变能力是指人对突然发生的情况或尚未料到情况的适应、应付能力。在谈判活动中，常常会出现各种意外的突发情况，如果谈判人员不能很好地应付和处理，就会陷于被动，甚至功亏一篑，导致谈判失败。

　　　　应变能力的强弱与人的灵活『性』、创造『性』有密切的联系，当眼前出现的情况同原先预想的有较大的出入时，应变能力强的人能够调动自己的想象力，提出各种灵活的办法、变通的方案，妥善解决。同时，对对方提出的方案、措施，也能够冷静分析思考，权衡利弊关系，作出正确的抉择。但应变能力差的谈判人员却能不到这一点。他们习惯于按老办法去处理新问题，常常是这个我不能接受，那个我不能考虑，从不去寻找更好的解决问题的方法。显然，这种类型的谈判人员是达不成有建设『性』的协议的。

　　　　6。决策能力

　　　　决策能力是谈判活动中比较重要的一种能力。当谈判人员就交易的具体内容协商讨论之后，进入拍板决策阶段，是签合同，还是不签，需要谈判人员作出决断。

　　　　谈判者决策能力的高低与其自信心等有直接的关系。自信心强，处理问题迅速、果断。敢于冒风险的人，决策能力相对较强；反之，则较弱。决策过程持续的时间长短，也能反映人的决策能力的差别。一般地讲，行为谨慎的人决策可能费时较长，甚至反复考虑斟酌，但一旦拍板定案，则义无反顾，坚决执行。决策能力较差的人，决策时间也比较长，老是犹豫反复，拿不准主意。决策能力的强弱，还要根据决策结果和决策所考虑的内容去分析。当一个人决定做某件事或不做某件事，事实证明他经常是对的，那么，他的决策能力就相对较强。

　　　　决策能力不单单是人的某一方面能力的表现，从某种程度上说，它是人的各种能力的综合体现。

　　　　选择谈判人员并不是件容易的事。也许在某些方面他符合你的心意，另一方面又不合你的心意。比如个『性』强，有独断倾向的人，谈判倒是干脆利落，但很有可能超越了你的授权范围。因此，在考虑谈判人员时，应综合各种因素加以考虑，因事而异、因地而异，选派不同的谈判人员。

　　　　六、怎样选用购销人员

　　　　购销人员是指在企业中担负着采购和营销职能的人员。他们的工作就是购进原材料，推销出产品，促进实现企业的生产和再生产。

　　　　1。营销人员

　　　　首先，优秀的营销人员具备良好的职业道德和精神风范。

　　　　销售人员应该是顾客的知心朋友，他们最了解顾客的需求；他们在推销过程中始终以诚待人，信奉〃诚实永远是最佳的长期策略〃；他们在工作中绝不夸大事实，歪曲事实，不设计瞒骗或出钱贿赂；他们在顾客心目中留下的首要印象就是一个诚实可靠，值得信赖的人，只有这样才能赢得客户长期稳定的订单。

　　　　优秀的销售人员还应该具备自重和慎独的良好品行。他们尊重客户，不会不择手段地迫诱消费者买下他实际并不需要或无力负担的商品；他们具备强烈的社会责任感，不会滥用强有力的销售技巧；他们在独立完成任务时可靠程度高，在无人监督下同样认真负责地工作。

　　　　出『色』的销售人员对自己所属的企业或公司应该问心无愧，不会在背后尤其是在客户面前批评企业，对其始终都充满信赖。他们也不会急于诿过，发生