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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第101部分
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常工作生活中十分常用的办公软件，同时 Word 本身也提供了许多安全和保护功能，下面就让
我们来看看给 Word 文档加密的技巧。这几种方式，各有玄机，正所谓是“一山还比一山高”
啊！
普通加密
首先打开需要加密的 Word 文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”
对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码（如
图 1），然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。注意：“打开权限密码”和“修
改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档，而设
置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”，那么别人仍
然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话，并不能做任何修改。
模板加密
首先到 C：WindowsApplication DataMicrosoftTempletas 文件夹中，找到要加密的通用模板
（Normal。dot ），然后选择“工具→选项”，按照与上述步骤相同的方法为该模板设置密码。要
注意在保存的时候，选择保存类型为“文档模板（dot ）”。这时由于Normal。dot 已经打开，所
以不能将加密模板保存为默认的通用模板，先将它保存为 “Normal1。dot ”，关闭 Word 后再将
原来的“Normal。dot ”删除，把“Normal1。dot ”重命名为“Normal。dot ”。这样以后每次启动
Word 时，都会提示输入密码（如图 2 ），如果没有密码虽然可以进入，但是却没法使用默认模
板。
宏自动加密
其实我们还可以利用宏来自动加密文档，选择“工具→宏→宏”命令，弹出“宏”对话框，
在“宏名”中输入“AutoPassword ”，在“宏的位置”中选择“所有的活动模板和文档”，然后
点击“创建”按钮，出现“宏”编辑窗口（如图 3 ），在源代码窗口中的 Sub AutoPassword（）
和 End Sub 之间插入以下代码：
With Options
。AllowFastSave = True
。BackgroundSave = True
。CreateBackup = False
。SavePropertiesPrompt = False
。SaveInterval = 10
。SaveNormalPrompt = False
End With
With ActiveDocument
。ReadOnlyRemended = False
。EmbedTrueTypeFonts = False
。SaveFormsData = False
。SaveSubsetFonts = False
。Password = 〃2002〃
。WritePassword = 〃2002〃
End With
Application。DefaultSaveFormat = 〃〃
说明：上述代码中的“。PassWord=”和“WritePassword= ”后面分别表示的是“打开权限
密码”和“修改权限密码”，本例中的打开和修改权限密码都是“2002 ”，用户可以自行修改。
输入上述代码后，点击“文件”菜单中的“保存 Normal ”，然后点击“关闭并返回到Microsoft
Word ”。
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接下来为了更方便地使用该宏，需要为它指定一个快捷键。在 Word 的工具栏上，点击鼠
标右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，在“自定义”窗口中选择“命令”标签，然后点击
“键盘”按钮，在“类别”中选择“宏”，在“宏”中找到“AutoPassword ”，然后在“请按新
快捷键”中按下自定义的快捷键，比如“Alt＋Ctrl＋P ”，再点击“指定”按钮即可。以后，每
次新建一个文档，只要按下 Alt＋Ctrl＋P 即可为该文档添加密码了。
最后要注意的是：密码的设置尽量不要用电话号码、生日和身份证等容易被猜出的号码，
密码的长度最起码也要 6 位数以上。密码不要只用一种元素，Word 密码支持字母（区分大小写） 、
数字、符号（区分全半角） ，最好将它们混合起来用。
附录二、巧妙利用 Word 设置稿件格式
在 Word 2003 中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word 创建的稿纸边框线
为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有
的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在 Word 2003
中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗？
在 Word 2003 中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word 创建的稿纸边框线
为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有
的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在 Word 2003
中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗？
其实在稿纸创建完毕后，依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页
脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁，同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。
将鼠标指针指向稿纸的边框线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，这时
Word 2003 就会弹出“设置自选图形格式”界面，选择“颜色与线条”选项卡，然后在“线条”
项目区中单击“颜色”下拉箭头，从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。
提示：如果你对稿纸还有更高的要求，还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边
框图案、虚实、精细等项目。
设置完成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。
下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线，当鼠标指针变成黑十字方
向箭头形状后，双击鼠标左键，打开“设置自选图形格式”对话框，然后在此对话框中进行稿
纸网格线颜色的修改操作，此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”
按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏。
此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了，文档编辑完成后，得到的稿纸效果，是不
是很漂亮！
写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。在 Word 中依次选择“工具→字数统计”菜
单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点麻烦，其实，使用“域”可以轻松完成上述任务。
1。 将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文
档的总字数为：”。
2。 依次选择“插入→域”菜单命令，打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表
中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords ”。
3。 单击“确定”按钮，关闭所有对话框。此时，当前光标处就会显示出该文档的字数。
对文档进行修改后，统计的字数并不会自动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰
色后用鼠标右击，执行“更新域”或按“F9 ”键，Word 就会自动更新该域，显示出修改后的
字数。如果你想一劳永逸，可直接打开 Word 的通用模式，将有关字数统计的域插入该模板文
件并保存即可。
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WORD应用技巧大全16
1、在Word 中记录保存时间
在Word 中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非常方
便，单击―文件‖菜单栏中的―属性‖命令，在其中的―常规‖选项卡里可以看到这些信息。
2 、如何将Word 2000 当字典使用
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用―金山词霸‖等专业翻译软件，但
更为简便的方法是直接使用Word 的中英——英中词典，即可在Word 中进行动态互译了。使用
的方法是：单击―工具→语言→词典‖，也可按Alt ＋Shift＋F7组合键启动词典，这时出现―词典‖
对话框。
键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；
单击―插入‖按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击―翻译‖按钮，可以在―替换为翻译‖列
表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；
在―查阅‖列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果
3 、如何查看和清空剪贴板
在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或删除
剪贴板的内容，如何操作呢？
执行―编辑‖菜单上的―Office 剪贴板‖命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内
容，用户可以选择单个删除或者全部清空。
4 、Word 中同一页面显示不同页码
我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装
订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不
同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：
第一步、设置页眉。在页眉中输入―第页共页‖，将光标移动―第‖后面，选择菜单―插入
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→域（F）‖，从域名中选择Page ，或者在―第‖后面输入Page ，然后用鼠标选择Page并按Ctrl＋F9 。
用同样的方法在―共‖后面插入域Numpages ，这就完成了―第×页共×页‖ 的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page ，然后在Page前面输入―=100＋‖，最
后用鼠标将刚输入的―=100＋‖和插入的域一起选中并按Ctrl＋F9，通过打印预览就可以查看效果
了。
5、在Word 中通过传真发送文档
Word 除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿。
在Word 中内置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传
真卡并在Windows 中将它设置好后，再进入Word 中，用户会发现，在Word 的―文件‖菜单中的―发
送．．．‖菜单下添加了几条选项― 邮件收件人‖、―传送收件人‖和―传真收件人‖，这也就说明
用户可以直接在Word 中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：
当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名），选
择―发送‖菜单的―传真收件人‖ ；WORD将自动启动传真向导‘，传真向导‘可以帮助用户制作
传真封面和发送传真，
单击下一步‘按钮，选择需发送的文档；单击下一步‘按钮，选择发送传真所用的软件；
单击下一步‘按钮，选择传真收件人，可在―通讯簿‖ 中选择或直接在―姓名‖、―传真号码‖栏中
填写相应内容；单击下一步‘按钮，选择传真封面的风格，有专业型‘、现代型‘和典雅型‘三
种，可视具体情况设置；按下下一步‘按钮，填写传真发送人的信息；按下下一步‘按钮，再
单击完成‘按钮即可。
6、如何执行―全部保存‖
当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。
按住―Shift‖键，然后在打开―文件‖菜单，就会发现菜单上多了一个―全部保存‖命令，执行即可
完成全部保存的操作了。
另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了―全部关闭‖ 的命令，配合―全部保存‖命令，
Word操作会更加容易和快捷。
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7、让Word与WPS―资源共享‖
目前最为流行的字处理软件是Word和WPS 2000 了，但是，如果用户用这两个软件写的文章拿
到别人的机器上使用时，却发现别人的机器上没有相应的软件，无法打开文件怎么办呢？下面
一个小技巧就可以解决这个问题，让这两个字处理软件实现―资源共享‖ 。
1。在WPS 2000 中打开Word文档
找到WPS 2000 的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个word2wps。exe 的文件，它是一个自解
压文件，直接双击打开它，出现安装界面，点下―Yes‖按钮即可，安装完成后，重新启动用户
的计算机。下次使用WPS 2000时，选择打开文件的类型为―DOC文件‖，就可以打开Word文件
了，不管它是Word97格式的还是WORD格式的。
2。在Word 中打开WPS 2000文档
找到Office2000 的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个wps2word。exe 的文件，它也是一个自
解压文件，直接双击打开它，也出现如图2所示的窗口，点下―OK‖按钮，该程序会自动地判断
出用户有没有安装过转换器，如果安装过了，它会让用户选择卸载和重装，如果没有安装过，
就会自动地为用户安装好。同样，安装成功后，需要重新启动用户的计算机，打开Word后，
在―打开‖对话框中的―文件类型‖框中选择―所有文件‖列表项，选择需要编辑的WPS文件，单击
―打开‖，系统将给出一个―转换文件‖对话框，在―文件类型‖选择框中选择―WPS‖选项就可以直
接打开WPS 97/2000文件了。
说明：通过上述技巧，在WPS 2000 中打开Word文件和在Word 中打开WPS 2000文件，基本上
能保持原有的一些排版格式，但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑，另外，在这两
个软件中都支持口令保护功能，加了口令保护后的文件无法被读出；如果用户只是为了将用户
的文件放到别人的机器上打印的话，用户可以通过打印到文件功能来实现。
8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果
当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结果完
全相同，以便进行精确的套打操作。但能够―所见即所得‖ 的Word显示的结果与打印出来的结
果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺
寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果
能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了！这样即使我们不需要进行精确的套打，
也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一
个宏命令来解决这个问题。
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1。取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数据。
请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4
纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不
一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击―视图‖工具栏，选择―页面‖，再单击―文
件‖菜单栏，选择―页面设置‖ ，在―页面设置‖对话框中将打印设置中的―纸型‖设置为与准备的
纸张相同的纸型，如在此为A4 ，再将―纸型‖选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全
一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例。在工具栏的―显
示比例‖输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例，
其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14英寸显示器在设置为78％后，屏幕上的页面
大小与真实纸张完全一致，这个―78‖就是我们下一步需要的数据。
2。编写一个宏命令
单级―工具‖菜单栏，选择―宏‖，再单级―宏‖命令，或者直接利用组合键―Alt‖＋―F8‖打开―宏‖对
话框，在―宏名‖编辑框中输入一个宏名如―真实显示‖，然后单击―创建‖命令，打开Visual Basic
编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：
Public Sub真实显示（ ）
ActiveWindow。ActivePane。View。
Zoom。Percentage=78
End Sub
（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）
3。创建工具栏按钮
单击―工具‖菜单栏，选择― 自定义‖命令，或者利用组合键Alt＋V＋T＋C ，调出工具栏― 自定义‖对
话框，选择―命令‖ 中的―宏‖，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那
个―真实显示‖ 的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置，这时工具栏中会出现一个
与宏名对应的按钮，单击―关闭‖按钮退出设置。
现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！
9、妙用Word 的―插入文件‖功能
将若干Word文档（*。doc）、Web页和Web档案（*。html，*。htm）、Rtf文档（*。rtf）、Word模
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板（*。dot） 或文本文件（*。txt） 合并成一个文件。步骤：打开第一个要合并的文档，然后― 插
入‖—》―文件‖，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档（注意插入后的顺序和选中的顺序
相反），单击―插入‖按钮即可。
10、在Word 中直接批量转换文档
手头上有许多 Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于―打开/另
存为‖之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击―文件‖→―建立新文
件‖命令，打开―新建‖文件对话框（注意不能单击快捷栏上的―新建‖ 图标或直接按―Ctrl＋N‖快捷
键，这样 Word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开―新建‖文件对话框），点击―其
它文档‖标签，并双击其中的―转换向导‖项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自
动启动 Office2000 或 XP 的安装程序，并会提示你插入 Office2000 光盘），再顺着向导一步一
步操作。利用该向导既可以将 WORD/XP 中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP 格式，
也可以将 WORD/XP 格式批量转换至 WORD/XP 中所有支持的文件格式，包括RTF 文件、
WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1…2…3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等，相信这个强大
的功能会给你带来很大�
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