Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第102部分

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WEB　页文件、WPS　文件、Lotus　1…2…3、Microsoft　工作表、Outlook　工作薄等，相信这个强大　



的功能会给你带来很大的方便。　　



　　



　　

　　

　　

　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　PPT　技巧终极大全　　



　　　　讲演是沟通，好像是在聊天一样，所以语速不要太快，说话的时候，眼睛不要只看屏幕　

和电脑，要和主要听众有眼光上的交流。通过这种反馈，你可以控制节奏，决定哪些内容可　

以多停留一些，哪些可以直接跳过。　　



　【1】　　　　　　　　谁来听？……确定受众　　

　【2】　　　　　　　　谁来讲？……讲话的人，也很重要　　

　【3】　　　　　　　　讲什么？……确立目标，设计内容　　

　【4】　　　　　　　　怎么讲？……细节决定成败　　

　【5】　　　　　　　　在排练中发现问题。………认真对待每一件事　　



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　【6】　　　　　　任何时候都要关注结果。………结果最重要　　

　【7】　　　　　　PT　只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它，完全取决于我们自己。　　



　　　　　　无论我们怎么用它，它都只是我们自身的一种投射，它反映出我们的思维习惯，我们　

的工作态度、专业品质，我们团队合作的意识，我们理解产品的角度、我们不懈努力的生活　

勇气　　



　　　　默认情况下　PPT　加了背景音乐只是在插入的单页有效，下一页就没有了，如果每页都这　

么加一下，那么每页出来的音乐都是从头开始放。但是很多时候我们希望　PPT　演示过程中持　

续播放一首背景音乐，翻下一页的时候不影响音乐的播放。　　



PPT　全程背景音乐设置办法如下　（以　PowerPoint　2007　为例）：　　



1。　　　　　　　　打开　“插入”…》“声音”…》“文件中的声音”，插入准备好的声音文件（MP3　或　

　　　WAV　等等，假设现在插入了　“今天你要嫁给我。mp3”）；　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



2。这时系统会弹出对话框，询问　“您希望在幻灯片播放时如何开始播放声音”，单击　“自动”　

以便显示幻灯片时播放声音，此时幻灯片上有一个　“喇叭”图标出现；　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



2。　　　　　　　　单击选中　“喇叭”图标，选择　“动画”…》“自定义动画”；　　

3。　　　　　　　　单击窗口右侧　“自定义动画”对话框中　“今天你要嫁给我。mp3”右侧下拉箭头，　

　　　选中　“从上一项开始”，再单击　“效果选项”；　　　



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4。　　　　　　　　　在　“效果选项”设置页面，　“停止播放”的默认选项是　　＇单击时＇　，根据你的需　

　　　要，想让背景音乐在　“X”张幻灯片内存在，就在　“停止播放”选项中选择　“在　X　张幻灯　

　　　片后”，其中　X　代表你想要背景音乐持续存在的幻灯片数量。　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



如果想添加全程背景音乐，只需在第一张幻灯片上插入音乐文件，将　“停止播放”选项后的　

　“X”　改成幻灯片的总数即可。　　



同理，也可以在幻灯片的不同阶段插入不同的背景音乐，比如第　1　到　10　张用背景音乐　“爱你　

一万年。mp3”，第　11　张到最后用背景音乐　“月亮代表我的心。mp3”等　　



■在　PPT　演示文稿内复制幻灯片　　

要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的　“大纲”或　“幻灯片”选项中，选择要复制的　

幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按　Shift　键；若不按顺序选取幻灯片，　

请在单击时按　Ctrl　键。然后在　“插入”菜单上，单击　“幻灯片副本”，或者直接按下　



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　“Ctrl＋shift＋D”组合键，则选　中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。　　



■Powerpoint　自动黑屏　　

在用　Powerpoint　展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片　

影响学生的学习注意力可以按一下　“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下　“B”键　

即可恢复正常。按　“W”键也会产生类似的效果。　　



　　



■将幻灯片发送到　word　文档　　

1、在Powerpoint　中打开演示文稿，然后在　“文件”菜单上，指向　“发送”，再单击　“Microsoft　　

Word”。　　

2、在　“将幻灯片添加到　Microsoft　word　文档”之下，如果要将幻灯片嵌入　word　文档，请单　

击　“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word　文档，请单击　“粘贴链接”。如果链接文件，那么　

在　Powerpoint　中编辑这些文件时，它们也会在word　文档中更新。　　

3、单击　“确定”按钮。此时，系统将新建一个　word　文档，并将演示文稿复制到该文档中。如　

果　word　未启动，则系统会自动启动　word。　　



■让幻灯片自动播放　　

要让　powerpoint　的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单　

中执行　“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从　PPT　改为　PPS　后再双击它即　

可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。　　



■增加　PPT　的　“后悔药”　　

在使用　powerpoint　编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的　“撤消”按钮，　

即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下　Powerpoint　最多只能够恢复最近的　20　次操作。　

其实，powerpoint　允许用户最多可以　“反悔”150　次，但需要用户事先进行如下设置：在　　“工　

具－选项”，击　“编辑”选项卡，将　“最多可取消操作数”改为　“150”，确定。　　



■PPT　中的自动缩略图效果　　

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次　

单击后还原。其方法是：　　

新建一个演示文稿，单击　“插入”菜单中的　“对象”命令，选择　“Microsoft　powerpoint演　

示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出　

该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，　按　F5　键演示一下看看，是不是符合您的要求了？　

接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以　

了。　　



■快速灵活改变图片颜色　　

利用　powerpoint　制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的　

剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这　时我们右键点击该剪贴画选择　

　“显示　‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击　

　“图片”工具栏上的　“图片重新着色”按　钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的　

颜色。　　



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■为　PPT　添加公司　LOGO　　

用　powerpoint　为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的　Logo，这样可以间接地为公司　

做免费广告。执行　“视图－母版－幻灯片母版”命令，在　　“幻灯片母版视图”中，将Logo　

放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了　Logo，而　

且在普通视图上也无法改动它　了。　　



■“保存”特殊字体　　

为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演　

示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影　

响演示效果。　　

在　powerpoint　中，执行　“文件－另存为”，在对话框中点击　“工具”按钮，在下拉菜单中选　

择　“保存选项”，在弹出其对话框中选中　“嵌入　TrueType　字体”项，然后根据需要选择　“只　

嵌入所用字符”或　“嵌入所有字符”项，最后点击　“确定”按钮保存该文件即可。　　



■利用组合键生成内容简介　　

我们在用　powerpoint2003　制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把　

它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看　起来更加直观。如果是用复制粘贴　

来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下　

alt＋shift＋s　即可。　　



■演示文稿中的图片随时更新　　

在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行　“插入－图片－来自文件”，然后打开　“插　

入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，　可以点击窗口右侧的　“插　

入”按钮，在出现的下拉列表中选　“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中　

对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的　图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。　　



■快速调用其他　PPT　　

在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯　

片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。　　

在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择　“菜单”中的　“幻灯片（从文　

件）”命令，在打开的　“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。　　

通过　“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在　“选定幻灯片”列表框中。选中需要插　

入的幻灯片，单击　“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击　“全部插入”即可。　

这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。　　



■快速定位幻灯片　　

在播放　powerpoint　演示文稿时，如果要快进到或退回到第　5　张幻灯片，可以这样实现：按下　

数字　5　键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第　1　张幻灯片，还有另外一个方法：同时按　

下鼠标左右键并停留　2　秒钟以上。　　



■利用剪贴画寻找免费图片　　

当我们利用　powerpoint2003　制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个　

时候用不着登录网站去搜索，直接在　“剪贴画”中就能搞　定。方法如下：插入－图片－剪贴　

画，找到　“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在　“搜索范围”下拉列表中选择　

　“Web收藏集”，单击　“搜索”即　可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉　



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及任何版权事宜，大家可以放心使用。　　



■制作滚动文本　　

在　powerpoint　中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工　

具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击　“文字框”选项，插入　　“文字框”控件，然后在幻灯　

片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在　“文字　

框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的　“属　性”命令，弹出　“文字框”属性窗口，在属性窗口　

中对文字框的一些属性进行相关的设置。　　

设置好后右击　“文字框”，选择　“文字框对象”中的　“编辑”命令，这时就可以进行文字的输　

入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字　

也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。　　



■突破　20　次的撤消极限　　

Powerpoint　的　“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但　powerpoint　默认的操作次数却只　

有　20　次。执行　“工具－选择”，击　“编辑”标签　卡，在　“最多可取消操作数”中设置你需要　

的次数即可。不过要注意，powerpoint　撤消操作次数限制最多为　150　次。　　



■利用画笔来做标记　　

利用　powerpoint2003　放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些　

标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择　“指针选项－绘图”　

即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按　ESC　键便可退出。　　



■快速调节文字大小　　

在　powerpoint　中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字　

号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按　ctrl＋＇是放大文字，ctrl＋＇是　

缩小文字。　　



■计算字数和段落　　

执行　“文件－属性”，在其对话框中选　“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、　

段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。　　



■轻松隐藏部分幻灯片　　

对于制作好的　powerpoint　幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们　

可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按　Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯　

片，点击鼠标右键弹出菜单选　“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再　

进行一次上面的操作即可。　　



■将图片文件用作项目符号　　

一般情况下，我们使用的项目符号都是　1、2、3，a、b、c　之类的。其实，我们还可以将图片　

文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目　符号的文本或列表。点击　

　“格式－项目符号和编号”，在　“项目符号项”选项卡中单击　“图片”，调出剪辑管理器，你　

就可以选择图片项目符号。在　“图片项目符　号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。　　



■对象也用格式刷　　

在　powerpoint　中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字　



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体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点　击　“常用”工具栏中的　“格式　

刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击　“格式刷”工具，再连续　

　“刷”多个对象。完成操作后，再次单击　　“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如　

自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。　　



■幻灯片放映时让鼠标不出现　Powerpoint　幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控　

制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出　的快捷菜单中选择　“指针选项　

－箭头选项”，然后单击　“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要　“唤回”指　

针，则点击此项菜单中的　“可见”命令。　如果你点击了　“自动”　（默认选项），则将在鼠标　

停止移动　3　秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。　　



■改变链接文字的默认颜色　　

Powerpoint2003　中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint　会给它一个默认的文　

字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能　与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那　

么可以点击菜单命令　“格式－幻灯片设计”，在打开的　“幻灯片设计”任务窗格下方的　“编辑　

配色方案〃”。在弹出的　　“编辑配色方案”对话框中，点击　“自定义”选项卡，然后就可以　

对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。　　



■快速切换输入法　　

大家知道在　excel　中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint　中就没有这样的功　

能吗？事实上是有这种功能的：单击　“工具”菜单中的　　“选项”命令，切换到　“编辑”选项　

卡，选中　“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，　

但在编辑新文件时却起不了多大的　作用。　　



■巧用文字环绕方式　　

在　Powerpoint/2003　中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003　中将剪贴　

画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选　中插入的剪贴画，然后在出现的　“图片”工　

具栏中点击　“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除　“嵌入型”以外的其它任意一　

种环绕方式，该剪贴画就可　以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint　中插入剪贴　

画，然后将它剪切到　word　中，也可以直接将它进行自由旋转。　　



■快速选择多个对象　　

在　powerpoint2003　中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位　

于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击　　“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工　

具栏选项），依次指向　“添加或删除按钮－绘图”，然后选中　“选中多个对象”，将它添加到　

　“绘图”工具栏中，点击它，会打　开　“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列　

表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令　“工具－自　

定义”，在打　开的对话框中点击　“命令”选项卡，然后在　“类别”中选　“绘图”，在　“命令”　

栏中选择　“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。　　



■打造多彩公式　　

在　powerpoint　中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示　

文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然　后点击右键，在弹出的快捷菜　

单中选择　“显示　‘图片’工具栏”命令。再点击　“图片”工具栏中的　“图片重新着色”按钮，　



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就可以在打开的对话框中为公式指定其他　的任意颜色了。　　



■灵活设置背景　　

大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。　

你可以进入　“格式”菜单，然后选择　“背景”，选择　“忽略母版背景图形”选项之后，你就可　

以让当前幻灯片不使用母版背景。　　



■防止被修改　　

在　powerpoint　中点击　“工具－选项－安全性”，然后设置　“修改权限密码”即可防止PPT　文　

档被人修改。另外，还可以将　PPT　存为　PPS　格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。　　



■看看　powerpoint　的特殊播放模式　　

播放　PPT　文档时，点击　Powerpoint　的　“幻灯片放映”菜单中的　“观看幻灯片”将启动默认的　

全屏放映模式，这时必须使用　“Alt＋Tab”或　　“Alt＋Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果　

在播放幻灯片时，按住　Alt　键不放，依次按下　“D”、