Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第106部分

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天数等内容的图表会更加合适一些。另外，你还应该避免使用过时、看厌的模板，而是另外选　

择一些更好的图片。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



左上图：除了图表的配色不恰当，模版有一个给标题的固定位置以至于第三行的文字根本看　

不清。我们可以缩小图表的尺寸，再把题目放在指定的位置，但那将意味着前三张的幻灯片只　

不过是用来装饰的。　　



右上图：这张图片在用于一个关于有机农作的演讲是合适的，但并不与手机这一内容相协调。　

虽然有对比但是一些需要看清的字符还是和被背景干扰导致难以辨认。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



上图：用一张日本或韩国手机用户的图片做背景效果则好多了。然而，这张图片没有完全突　

出图表，放一个半透明的方框在图表下面，将背景处理成模糊效果可以取得满意的效果。　　



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上图：展示图表或表格，我比较喜欢使用简单的幻灯片。以上的两种都有不错的效果。白色　

背景与深色文本或其他元素有很好的对比度（没有比黑与白的更强烈的对比了），在相对明亮　

的房间里效果非常好。但是，在光暗的房间里，白背景就可能有些过于强烈。　　



　“简明扼要”这本书提出了大量源于知名的心理学理论的专业意见。我对于作者提倡的这些原　

理并没有意见，不过很多时候当你用要和不要来写书的时候总有很多人　不同意这些案例的处　

理方式的。我对于书中一些例子只有些次要意见，不过总而言之，我认为这是当前发行的对于　

PPT　最有用的书目之一。为什么这本书没有更好　的发行量和销量确实是个疑问，看起来似乎　

牛津出版社或者作者并不想它大卖一样。奇怪的是它并不是教你怎么制作　PPT　的书，也不是指　

点某种方法（这是两点很　吸引我的地方）。但这真的是一本很好的、值得给予掌声的书。如　

果作为大学演讲交流学的教课书的话，将是非常优秀的。当然，任何经常演讲的人都会发现这　

本书　的确很使用。你可能不会同意所有这些案例，但是没关系。重要的是让交流继续。　　



如果你仍然在犹豫要不要再买这样一本关于　PowerPoint　／演讲的书，那你可以从作者文章的　

材料中再找点感觉。　　



幻灯片的作用自不必说，我们在各种各样的场合都能看到人们用幻灯片来讲述事情。幻灯片可　

以让复杂的东西简单化，用几幅图片，几个词，加上演讲者的语言来说明可能需要整本书才能　

讲明白的事情。　　



但是，我也看到，那么多的幻灯片中，很难找到精品，有的只是粗制滥造、不符合规范的幻灯　

片。无论演讲人口才多么好，看到这样的幻灯片，总让我提不起兴趣。细节决定成败，连这样　

重要的细节都把握不好，很难讲其内容上有什么可取之处。　　



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我根据我看过的幻灯片的精品和自己的一些经验总结了一下，如何做出完美的幻灯片：　　



1、思路幻灯片是用来说明问题的，所以在做幻灯片之前首先要理清思路：　　



　　　　　　　　我要说的是什么？这个问题包括幻灯片的主题、重点、叙述顺序和各个部分的比　

　　　重等等，是最重要的一部分，应该首先解决。　　

　　　　　　　　我要说给谁听？考虑你所要面对的观众，对团队成员的演讲和对　VC　的演讲完全是　

　　　两码事。考虑观众喜欢的演讲风格、幻灯片设计，观众的知识水平，对该问题的了解程度　

　　　等等。　　

　　　　　　　　我要达到什么效果？是要让大家明白自己说的问题还是故意让大家不明白（有时　

　　　候忽悠是必要的）？不过，大部分时候我们的目的是前者。这就需要考虑语言的安排，幻　

　　　灯片的具体设计方法等等。　　



2、内容　　



思路设计好了，就要考试筹划自己的内容。举个例子，加入你要面对的是几个大牌　VC　合伙人，　

你的幻灯片里面需要有那些内容呢？毫无疑问，这些内容应该是观众最关心的，最想要知道的。　

在这个方面，Guy　Kawasaki　在他的幻灯片的　10/20/30　原则中说：　　



一次　PowerPoint　陈述，应该只有　10页幻灯片，持续时间不超过　20　分钟，字体不小于　30　磅。　

我在风险投资业的经历表明，这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、　

建立合作关系等等。　　



所以，在撰写一个面对　VC　的幻灯片时，应该把握这样几个问题：　　



问题是什么？你的解决方案是什么？现在用户是怎么解决的？你的方案好在哪里？你的市场　

容量、竞争对手、团队和商业模式都是什么？你的财务规划如何？　　



其实可以看看我翻译的一篇红杉基金对创业者的要求，里面详细地说明了幻灯片里应该包含什　

么内容。　　



3、设计　　



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幻灯片的设计也是重中之重，如何能让你的幻灯片引起观众的兴趣而不是让他们昏昏欲睡，全　

靠幻灯片的设计。　　



在幻灯片的设计方面要把握几个原则：　　



　　　　　　　　幻灯片是用来帮助观众了解你说的问题的，是一种辅助的工具，而不是主题。　　

　　　　　　　　幻灯片应该有清晰的逻辑，即幻灯片的每一页都是一个整体陈述的一部分，有其　

　　　自己的作用，例如说明问题、展示图表、或者仅仅是衔接。　　

　　　　　　　　不同场合的幻灯片应该有不同的风格，例如老师讲课用的幻灯片可以更加生动有　

　　　趣一些，而商业用的幻灯片则需要保守甚至陈旧一些的风格。　　

　　　　　　　　幻灯片需要结构化，就像我们写　word　文档一样（这个另文阐述），需要分好几级　

　　　标题和不同的页面。　　

　　　　　　　　图片和文字的搭配一定要合理，无论是数量、位置等等，要注意色彩搭配的协调。　　



在这里有两张比较好的幻灯片设计范例：　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



在这两幅图片中我们可以看到，图片占了绝大部分空间，周围有提示性的文字。图片可以用来　

吸引观众，而少量文字既能说明问题，又不会喧宾夺主让观众听不到你说的话。　　



另外，在商业幻灯片的设计方面还有很多细节问题，我列出了其中比较重要的几条：　　



少用带边框和阴影的框，用色块足够了。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



用直角椭圆框代替椭圆框。　　



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需要强调的文字用加粗和大写，而不是在旁边加线。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



不要用带圈字符，而是用色块加反白的字符。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



用箭头和说明文字代替不够正式的气球。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



尽量用单色图片，而不是用彩图，这样可以尽量减少不协调。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



另外，要注意尽量少地使用幻灯片放映动画。过多的动画只会分散观众的注意力，如果一定要　

用，需要很好的把握这些动画，使其更好地用于辅助演讲者。例如，高亮演讲者正在讲的词是　

个不错的办法。　　



4、例子　　



这里给出两个我认为比较好的幻灯片的例子，用于说明幻灯片的设计。　　



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在这两个例子中，图片和文字应用得恰到好处。第一个是文字为主，你可以配合这些文字来说　

明问题，氛围可以是轻松自然的。而第二个以图片为主，但是讲的时候却需要较为严肃。　　



幻灯片是小东西，但是小东西里也有大学问。关于幻灯片的问题，一篇文章是说不了多少的，　

以后我还会继续写写我做幻灯片的经验。　　



改变　PowerPoint　超级链接颜色　　

　　

在菜单栏下的　“格式”菜单中或在右键快捷菜单中选择　“幻灯片配色方案”命令，弹出　“配色　

方案”对话窗，在　“自定义”选项卡中，双击　“强调文字和超级链接”　左侧的颜色块，在　“强　

调文字和超级链接颜色”对话框中选择适合的颜色；同样双击　“强调文字和尾随超级链接”的　

颜色即可修改已访问超级链接的颜色。设置完毕　后，单击　“应用”就可以了。这时当你执行　

超级链接时就会变成所设置的颜色了，而且在不同的计算机上演示效果都是一样的。　　　

　　

提示：配色方案是指在没有经过特别设置的情况下，自动为幻灯片中的标题、文字、图表、背　

景等项目指定的一组颜色配置，它由八种颜色组成。　　

　　

PowerPoint　to　Flash　　

　　

为了避免因为电脑上未安装　PowerPoint　而无法播放　PPT　课件的情况，我们往往将制作好的　

PowerPoint　课件进行打包。但是，打包后　的课件体积一般较大。对于自己呕心历血、精心设　

计的　PowerPoint　作品在展示过程中，你既不希望别人随意窃取自己的　“创意”，也不希望自　

己的作品必　须在　PowerPoint　环境中才能打开。　PowerPoint　to　Flash　软件将　PPT　文件转换　

为　PDF　或　FLASH　文件格式，这样不仅可以大大缩小课件的体积，而且使课件的播放也变得更加　

容易了，很好地保护作品的版　权，同时又能让作品脱离　PowerPoint　进行展示了。　　　

　　

　　　　同时，它的操作是如此的傻瓜化：首先点击＇Add＇按钮，选择需要被转换的　PPT　课件，被　

选中的　PPT　课件会出现在右侧的　“List　of　Files”列表中。点击＇Options＇按钮，就能在各选　

项卡中设置格式转换时的参数，在　“General（常规）”选项卡中，如果选中　　“Include　a　blank　　

slide　at　the　end”，会在生成的　SWF　课件最末一张幻灯片后插入一张黑色页面，页面上会提　

示　“End　of　slide　show”（课件播放已结束）。假如不想让该SWF　课件支持打印功能，那么只　

要选中　“Disable　the　printing　function”即可。在　“Quality”选项卡中，我们可以通过拉　

动滑杆来调节　“Frame　Size（每帧的尺寸）”和　“JPEG　quality（JPEG图片的质量）”的大小值，　

这两项参数的数值设置越小，转换后所生成　SWF　文件也就越小，但　SWF　文件的画面质量也会随　

之相应降　低。所以，大家要根据实际的情况来设置这两项数值，特别提醒不要把　“JPEG　　

quality”的值调到　60　以下。）“Navigation”选项卡中的各项设置均和　SWF　文件的播放控制　

有关，选中　“Show　navigation　panel”后，在　SWF　课件播放时就会出现一条播放导航条，“Hide　　

navigation　panel”与前者恰好相反，表示隐藏导航条。“Retrieve　timing　information　from　　

original　presentation”和　“Use　the　fix　autoplay　interval　__　seconds”这两个选项都　

是用来确定当　SWF　课件自动播放时，前后两张幻灯片放映的时间间隔模式。如果选中前者就表　

示由软件根据　SWF　课件的总长来自　动决定播放间隔，而后者则需要由我们自行确定播放的间　

隔时间。　“Enable　fading　effect”是一个前后两张幻灯片之间的转场效果，如选中该项，则　

会在前后两张幻灯片切换时加入一个渐隐的转场效果。当参数设置完毕后，回到软件主界　面，　

通过　“Output　Directory”下的按钮确定所要生成的SWF课件存放路径，最后只要点击＇Start＇　



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按钮就可以开始转换了。如果该　PPT　课件中的图片数量比较　多，那使用该软件进行转换就能　

起到相当好的压缩体积的作用。笔者以一个大小为　8。14MB　的PPT　课件为例，在　“Frame　Size”　

为　“640×480”，　“JPEG　quality”为　“65％”时，转换后得到　SWF　文件大小仅为　2。42MB。最　

后，只要识字的人都能播放操纵转换后的课件。　　　

　　

　　　　下载地址：http：//dreamingsoft。/download/pptflash。zip　　　

　　

在　PPT　中插入外部课件的办法　　

　　

　　　　在用　PowerPoint　制作课件时，经常要插入声音文件以及　Flash　动画文件。一般情况下，　

我们制作好的　PPT　课件在最后使用时，都必须把所要用　到的声音文件和动画文件拷到与　PPT　

课件相同目录下才可以正常使用。其实，只要我们在制作的时候稍稍设置一下，就可以把声音　

文件和动画文件嵌入到　PPT　课　件中去，这样就免除后顾之忧了。　　　

　　

　　　　1．　声音文件　　　

　　

　　　　默认情况下，如果声音文件小于　100KB，PPT　就会自动把声音嵌入到文档中，这个数值我　

们是可以根据需要更改的，最大可以更改为　50000KB，也就是　50MB。如何更改呢？单击　“工　

具/选项〃”，在出现的　“选项”对话框中选择　“常规”标签，在　“链接声音文件不小于”后　

填入　　“50000”就可以了。　　　

　　

　　　　2．　Flash　动画文件　　　

　　

　　　　这里，我们插入　Flash　动画时使用的是控件法。首先，我们在　PPT　中插入一个　“Shockwave　　

Flash　Object”控件，在其上点右键，选择　“属性”，出现　“属性”对话框，单击　“自定义”，　

单击右侧的〔〃〕按钮，出现　“属性页”对话框，在　“影片　URL”后填入所需的　Flash　影片。　

下面一步是关键，把　“嵌入影片”选项选中，按〔确定〕按钮退出。　　　

　　

　　　　经过以上的设置，用到的声音文件、Flash　影片就真正地嵌入到　PPT　文档中了，到哪里播　

放都没问题。　　

　　

插入视频的三种方法　　

　　

　　　　　为了能更好地帮助大家合理地在　PowerPoint　课件中插入和播放视频文件，本文特向大家　

介绍　PowerPoint　中插入和处理视频的三种方法。　　　　　　

　　

1。直接播放视频　　　

　　

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简　

单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片　中后，PowerPoint　只提供简　

单的＇暂停＇和＇继续播放＇控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合　

PowerPoint　初学　者，以下是具体的操作步骤：　　　

　　　　1。运行　PowerPoint　程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。　　　

　　　　2。将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的　“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行　“插入影　



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片文件”命令。　　　

　　　　3。在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击＇添加＇按钮，　

这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。　　　

　　　　4。用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选＇播放＇　

按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。　　　

　　　　5。在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想　

继续播放，再用鼠标单击一下即可。　　　

　　

2。插入控件播放视频　　　

　　

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频　

的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、　

灵活。该方法更适合　PowerPoint　课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。　　　

　　　　1。运行　PowerPoint　程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。　　　

　　　　2。将鼠标移动到菜单栏，单击其中的　“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中　“控件工具　

箱”，再从下级菜单中选中＇其他控件＇按钮。　　　

　　　　3。在随后打开的控件选项界面中，选择　“Windows　Media　Player”选项，再将鼠标移动到　

PowerPoint　的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为　Windows　　

Media　Player　的播放界面。　　　

　　　　4。用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择　“属性”命令，　

打开该媒体播放界面的　“属性”窗口。　　　

　　　　5。在　“属性”窗口中，在　“File　Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件　

的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过＇播放＇控制按钮来播放指定的视频了。　　　

　　　　6。为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改　“属性”设置界面中控　

制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。　　　

　　　　7。在播放过程中，可以通过媒体播放器中的＇播放＇、＇停止＇、＇暂停＇和＇调节音量＇等按钮　

对视频进行控制。　　

　　

3。插入对象播放视频　　　

　　

　　　　这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随　

心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：　　　

　　　　1。打开需要插入视频文件的幻灯片，单击　“插入/对象”命令，打开　“插入对象”对话框。　　　

　　　　2。选中　“新建”选项后，再在对应的　“对象类型”设置栏处选中　“视频剪辑”选项，单击　

＇确定＇按钮。　　　

　　　　3。　PowerPoint　自动切换到视频属性设置状态，执行　“插入剪辑/Windows　视频”命令，将　

事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。　　　

　　　　4。执行　“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者　

是播放结束后是否要倒退等，单击＇确定＇返回到视频属性设置界面。　　　

　　　　5。点选工具栏中的视频＇入点＇按钮和＇出点＇按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束　

点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。　　　

　　　　6。用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片　

的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。　　

　　



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