Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第108部分

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http：//newhua。ruyi。/down/czppt2pdf。exe　网站中，下载得到该安装文件，大小只有　

776KB　！下载后直接双击该文件，就能顺利安装了。安装结束后，CZ…Ppt2Pdf　会自动在开始菜　

单中，创建一组文件夹。　　

　　

　　　　不要以为　CZ…Ppt2Pdf　安装好了，就算完事了；要想让该程序的转换功能生效，还必须在　

系统中安装上　PostScript　打印驱动程序；对于不同的操作系统，使用到的　PostScript　程序是　

不一样的：对于　windows　95/98/me　这些操作系统来说，可以到　

convertzone。/postscript/lj4600pswin9xme…en。exe　处下载；对于　windows　2000/xp　

系统来说，可以到　convertzone。/postscript/lj4600pswin2kxp…en。exe　处下载，要　

是使用的操作系统是　WinNT　的话，可以直接到　

http：//convertzone。/postscript/lj4600pswinnt4…en。exe　处，下载得到　PostScript　

打印驱动程序。打印驱动文件下载下来后，按常规的方法，进行安装就可以了。　　



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　　　　2、上手指南　　

　　

　　　　在开始菜单中，直接单击　“程序”下面的　“CZ…Ppt2Pdf”命令，就能打开图　4　所示的主界　

面了；利用该界面工具栏中的命令按钮，你就可以将　PowerPoint　文件轻松转换为　PDF　文档了。　

单击该界面中的　“Add　Files”按钮，在随后出现的文件打开对话框中，选中你事先准备好的　

PowerPoint　作品，再单击　“打开”按钮后，指定的文件就会自动显示在该界面的列表区域处。　　　

　　

　　除了逐一地添加文件外，你还可以批量地将多个　PowerPoint　文件一起添加进来，不过这些　

文件必须事先保存在同一目录中，然后单击工具栏中的　“Add　Folders”命令，在随后打开的　

文件夹选择对话框中，将指定的文件夹选中，这样　CZ…Ppt2Pdf　就能自动弹出如图　5　所示的窗　

口，在这里你可以单击　“File　Ext”设置项右侧的下拉按钮，从下拉列表中选中合适的文件类　

型，程序默认状态下，会自动选中　“*。ppt，*。pps”选项，最后单击该界面中的　“Yes”按钮，　

就能将指定文件夹中的某一类型的文件全部添加到主界面的列表区域中了。　　

　　

　　　　下面，你可以在主界面的　“Convert　files　to”设置项处，设置好转换后的文件保存路径：　

要是选中　“Source　File　Path”选项的话，那么　PDF　文件将自动保存在原始路径中；要是选中　

　“Appointed　FilePath”选项的话，你就可以在右边的设置框中，直接输入保存路径就可以了。　　

　　

　　　　完成上面的设置后，单击一下工具栏中的　“Convert”按钮，CZ…Ppt2Pdf　程序就能自动进　

行文档格式的转换操作了，转换结束后，你就能在指　定的保存目录中，浏览到　PDF　文件了；　

当然，要是在批量添加文件时，发现某个别文件不需要转换时，可以将对应该文件前面的勾号　

取消。　　

　　

　　　　除了可以将　PowerPoint　文件转换为　PDF　格式外，CZ…Ppt2Pdf　还能将　TXT、DOC、HTM　文件，　

转换为　PDF　文件，而且转换方式比较灵活。不过，美中不足的是，该程序必须安装　PostScript　

驱动程序才能使用，让人感到有点麻烦！　　

　　

此外，还可将　PPT　直接转换为　DVD。安装PowerPoint　DVD　Maker　软件即可实现。　　

　　

PowerPoint　让插入的图片透明　　

　　

在　PowerPoint　中，有时我们需要将资料中的BMP　图片（位图）插入到当前的演示文稿中。图　

片的背景色一般都与当前文稿的背景颜色不同，这种图片又不能像绘制类图形那样可以很方便　

地更换背景色，怎么办？　　　

　　

其实我们可以通过一种变通的方法来设置透明色。首先点击图片工具栏上的　“设置透明色”按　

钮，鼠标随即变成一支笔的模样。用它点击一下图片，你会发现图片是变成透明了，但其中的　

图形也模糊不清了。　　

　　

不要急，连续点击工具栏上的　“降低亮度”按钮，将　“亮度”降为最低即可。　　

　　

PowerPoint　中使用动作设置功能　　

　　



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在　PowerPoint　中存有大量设计模板，使用它可以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个　

缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。　　

　　

有一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某　

会议提交的论文需要制作幻灯片，可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一　

种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。　　　

　　

但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！这时我们可以使　

用　PowerPoint　的　“动作设置”功能很方便地解决。　首先按照需要根据个人的喜好分类采用不　

同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件，如WJ1、WJ2　等。　　　

　　

在第一个文件如　WJ1　的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画，在　“幻　

灯片放映”中点击　“动作设置”。也可以首先在　“幻灯片放映”中点击　“动作按钮”，在幻灯　

片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入　“动作设置”。　　

　　

根据个人的习惯，选取　“单击鼠标”或　“鼠标移过”，动作则选中　“超级链接到”，再选取　“其　

它　PowerPoint　演示文稿”。　　　

　　

在　“超级链接到其它PowerPoint　演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2。　为　

了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样　

方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它　PowerPoint　演示　

文稿或返回。　　

　　

从已有　PPT　文档中提取母板　　

　　

1　用　PowerPoint　打开已有的　PPT　文档　　

　　

2　点击视图→母板→幻灯片母板　　

　　

3　点击文件→另存为，在　“保存类型”中选择　“演示文稿设计模版”（文件后缀名为。pot）　　

　　

把演示文稿变小巧的技巧　　

　　

为了美化　PowerPoint　演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。由　

于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用　PowerPoint2002　的　

压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。　　　

　　

步骤如下：　　

　　

打开　PowerPoint　2002　制作的演示文稿，选择　“文件”菜单下　“另存为”命令。　　

　　

在弹出的　“另存为”窗口中，点击右上角的＇工具（L）＇按钮，在下拉菜单中选择　“压缩图片”。　　　

　　

在你忽略的地方往往藏有宝藏　　



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在弹出的　“压缩图片”窗口中，点击　“更改分辨率”选项，将分辨率从默认的　“打印”　（分辨　

率　200dpi）选项改为　“Web/屏幕”（分辨率　96dpi）。再将　“选项”中的　“压缩图片”和　“删除　

图片的剪裁区域”复选框选中。　　　

　　

可以看到分辨率的改变　　

　　

单击［确定］按钮，关闭　“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口警告　“压缩图片”命　

令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化？点击［应用］按钮退出。　　

　　

不顾警告，一意孤行　　

　　

在　“另存为”窗口中，为文件起一个新名字保存即可。　　

　　

好了，看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了。　　

　　

PowerPoint　中超链接常用技巧　　

　　

PowerPoint　中，我们经常要用到超链接，常见的问题有如下几种：　　　

　　

1。更改链接文字的颜色　　　

　　

　　　　如果你厌烦了　PowerPoint　中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过　“格　

式”菜单中的　“幻灯片配色方案”　（PowerPoint　2002　应为　“幻灯片设计”中的　“编辑配色方　

案”），从弹出的　“配色方案”对话框中选中　“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置　

了。　　　

　　

2。去掉链接文字的下划线　　　

　　

　　　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片　

版式中自带的文本框），输入文字标题后，选中整个文本框再设置该文本框的超链接，这样就　

看不到链接文字的下划线了。　　　

　　

3。出现链接提示信息　　　

　　

　　　　如果希望在幻灯片中添加如图　1　所示的链接提示信息效果，只须在链接对话框中单击　“屏　

幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可。　　　

　　

4。链接可执行文件出现病毒提示的问题　　

　　

　　　　有时我们需要在幻灯片演示过程中链接到某一可执行程序，即使将　“宏”的安全性设置为　

　“低”，链接时系统都会出现　“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样　关闭这一提示信息呢？　

其实只须选中链接标题，使用　“幻灯片放映”菜单中的　“动作设置”，选择需要运行的可执行　

文件就可以了。　　



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小提示：在　PowerPoint2000　中用该方法打开可执行文件不需要设定　“宏”的安全级别，但在　

PowerPoint2002　中需将　“宏”的安全性设为　“低”才不会出现该提示信息。　　

　　

巧用　PPT　制作树状结构图　　

　　

打开　PowerPoint，新建一演示文稿，单击　“插入”菜单，指向　“图片”，选择　“组织结构图”　

命令，打开　“Microsoft组织结构图”窗口。此时　　“Microsoft组织结构图”窗口以及其自有　

的菜单和工具栏代替了PowerPoint　的菜单和工具栏，并且两者差别很大，可将鼠标指针移到　

每个工具　栏按钮处并停留几秒，可获得有关该按钮的提示。　　　

　　

　　　　　　　　这时，可以在方框中输入相关内容。如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时，　

根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。　　　

　　

　　　　　　　　还是以　“用Word　2003　绘图工具制作树状结构图”一文的　“计算机系统”的结构图为　

例，先在第一框中输入　“计算机系统”，再在其下属位置分别输入　“软件部分”和　“硬件部　　

分”，用　“Del”键将无用文本框删除（因为只需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的　

文本框并输入内容，PowerPoint　会根据组织结构图的大　小自动调整整体大小。　　　

　　

　　　　　　　　如果你不满足默认的效果，可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样　

式、颜色等来进行设置，来满足你的要求。　　　

　　

　　　　　　　　在　Microsoft　组织结构图编辑器中，还提供了多种样式的组织结构图，可以在　“样　

式”菜单上选择一种样式（如图　3），但此前必须先选　中需要更改样式的部分。一旦创建好了　

一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上，PowerPoint　会将其作为一张普通的图表　

来对待。也可以使用　PowerPoint　中的　“绘图”工具栏对其进行多种文字和图形的添加，编辑　

和修改操作。还可以通过　“文件”菜单下的　“另存副本为”保存图表为组织结构图　文件　

　（。opx）。　　　

　　

　　　　　　　　如果你是一位管理人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话，不妨也使用一下　

PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！　　

　　

幻灯片备注页特殊播放技巧　　

　　

Powerpoint　有很强的备注页功能，很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用，才会让　

自己的演示得心应手。　　

　　

问题的关键就在于：如何使PPT　备注仅让演示者自己看得到，而台下的观众看不到呢　　

　　

这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能。　　

　　

第一步：在　windows　属性/设置/下　“1”“2”选择中，点选　“2”（多监视器支持）　　

　　

第二步：启动　Powerpoint/PPT　放映/设置放映方式/　　　　　做如下的改变　“幻灯片显示于”选项　



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中，点选　“监视器　2”——并勾选　“显示演讲者视图”　　

　　

多重方法实现淡入淡出效果　　

　　

在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果。在显示大段的文字、片　

尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影。而淡入淡出效果　更是被经常采用。其实，在我　

们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作。下面，来看看在　PowerPoint、Authorware　

和　Flash　中如　何实现淡入淡出的滚动字幕效果。　　

　　

用　PowerPoint　实现　　

　　

启动　PowerPoint　XP，新建一个幻灯片，点击　“绘图”工具栏上　“矩形”工具，在当前幻灯片　

上画一个大的矩形（如果看不到　“绘图”工具栏，请点击菜单命令＇查看＇→＇工具　栏＇→＇绘　

图＇）。选中这个矩形框，双击打开　“设置自选图形格式”对话框。点击　“颜色和线条”选项卡，　

在　“线条”项目中点击　“颜色”下拉按钮，在弹出的颜　色设置列表中，点击　“无线条颜色”，　

清除此矩形的边框颜色。　　

　　

点击　“填充”项目的　“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中，选择　“填充效果”命令。　

打开　“填充效果”对话框。点击其中的　“渐变”选项卡，并选中　“双色”单选项。　　

　　

点击　“颜色　1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色，下面的　“颜色　2”就用　“白色”　

好了。在　“透明度”项目中，拖动第二个调节杆到　100％处。其他的设置就用默认的好了。点　

击＇确定＇按钮完成此矩形框的设置。　　

　　

此时，如果颜色选的好的话，那么此矩形框会　“融入”到背景中，几乎看不到。不过，我们还　

得再次选中它（不会不记得把它放到哪里了吧）　　

　　

点击右键，在弹出的快捷菜单中选择＇复制＇按钮，并再次击右键，选中＇粘贴＇按钮，得到一个　

完全相同的矩形框。选中新复制的矩形框，将鼠标移到矩形框上方　的　“旋转控点”，按下鼠　

标，则鼠标会变成四个旋转的箭头。拖动鼠标，将此矩形框旋转　180　度，完成矩形框垂直方向　

的翻转，松开鼠标。选中旋转好的矩形框，　将其移动到合适的位置。　　

　　

点击　“绘图”工具栏上的　“文本框”，在幻灯片上单击，输入必要的文字，设置好格式。选中　

这个文本框，点击＇绘图＇→＇叠放次序＇→＇置于底层＇。　　

　　

好了，现在可以把文本框移到那两个矩形框的上部。选中文本框，点击右键，选中　“自定义动　

画”，然后在　“自定义动画”任务窗格中点击＇添加效果＇→＇进入＇→＇缓慢进入＇，其各项设置　

如图　5　所示。　　

　　

MsProducer　：轻松组织多媒体商业展示　　

　　

　　　　　　　　Microsoft　Producer　能够帮助商业用户和多媒体专爱获取、同步和发布音频、视频、　

幻灯片和图片——从而获得可以在　Web　浏览器中点播查看的多媒体演示文稿。　　

　　



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使用方法如下：　　

　　

　　　　　　　　　　　　第一步、导入素材　　要制作声像并茂的会议纪要，首先要把相关的视频、声音和　

幻灯片文件准备好。　　　　　　

　　　　第二步、调入模板　　导入的素材怎样才能像图　1　那样各就其位呢？这就是　“演示文稿模板　

　“的功用了。　　　　　　　

　　　　第三步、素材的同步处理　导入的素材要进行同步处理才能真正使用，否则文稿中就可能　

出现演讲人正在讲解B　图，而幻灯片却还在显示A　图的尴尬现象。　　　　　　　

　　　　第四步、编辑和预览　在　Producer　中修改幻灯片非常简便，只需右击并相应幻灯片并选择　

　“编辑幻灯片”命令，随后　Producer　会自动打开　PowerPoint　程序供您修改。另外就像我们用　

Word　打印前需要预览一样，Producer　在最后输出文稿之前也可以预览一下。　　　　　　

　　　　　　　　第五步、发布输出　Producer　支持将文稿发布到本机硬盘、局域网共享文件夹、Web　

服务器等三个位置，我们用得最多的仍是将文稿输出为硬盘文件。　　

　　

！！是MS…offeiceXP　免费组件　　

　　

快速将　PowerPoint　幻灯片转换为图片　　

　　

要将　PowerPoint　文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去，通过　PowerPoint　的普通编　

辑窗口　“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中不能　

将背景即母板图像粘贴过来。解决的办法有三种：　　

　　

1。通过普通视图　　

　　

如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图，在快捷菜　

单中选择　“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可。　　

　　

2。通过备注页视图　　

　　

如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换。先通过滚动条在编辑　

窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击　“视图”菜单下的　“备注页”，在备注页视图中选中该　

幻灯片的缩略图，执行　1　中的操作即可。　　

　　

3。通过幻灯片浏览视图　　

　　

如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过灯片浏览视图来　

转换。点击　“视图”菜单下的　“幻灯片浏览”，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯　

片的缩略图，执行　1　中的操作即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。　　

　　

字幕式片头制作　　

　　

　　　　　　　　电影和电视剧中，制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现，起　

到吸引观众的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。　　　

　　



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　　　　其实，我们在用　PowerPoint　制作演示文稿时，利用好它的动画设置，也可以制作出字幕　

式片头片尾来。　　　

　　

　　　　以拉动式片头的制作为例　　　

　　

　　　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片，并用图像处理软件进行适当的修饰。　　　

　　

　　　　2、启动PowerPoint2002，打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片，执行　

　“插入→新幻灯片”命令　（直接按　“Enter”键或按　“Ctrl＋M”组合键），插入一张空白的幻灯　

片，用于制作这种片头。　　　

　　

　　　　3、在上述