Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第122部分

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事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下　Shift　的同时　

单击对角单元格。　　　　

2。1。36　　备份工件簿　　单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉　

按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项，单击“确定”按钮保　

存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。　　　　

2。1。37　　自动打开工作簿（微软Office　技巧大赛获奖作品）　　我们只要将某个需要自动打开的工　

作簿的快捷方式放到　C：Prograrn　FilesMicrosoft　OfficeOffice10XLStart　文件夹中，以后每次　

启动时，Excel　都会自动打开相应工作簿。　　　　

2。1。38　　快速浏览长工作簿　　当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri＋Home”键可以回到　

当前工作表的左上角（即A1　单元格），按下“Ctrl＋End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下　

角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl＋。　　（句号）”在所选内容的　4　

个角单元格上按顺时针方向移动。　　　　

2。1。39　　快速删除工作表中的空行　　如果用户想删除　Excel　工作表中的空行，一般的方法是需要　

将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。下面提供一种快速删除　

工作表中的空行的方法：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入→列”命　

令，从而插入一新的列　X　，在X　列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，　

使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中　X　列的数据，以　X　列重新排序，然后删去　X　

列。　　　　

2。1。40　　绘制斜线表头　　一般情况下在　Excel　中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输　

入文字。不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。能不能在　Excel　中可以实现斜线　

表头，下面就是具体的方法：　　由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表　

格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格　

式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“　自动换行”　

复选框选中（），再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜　

线”按钮，为此单元格添加一格对角线（），设置好后，单击“确定”按钮，这时　Excel　的第一个单　

元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月　

份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这　4　个字向后移动（因为我们在单元格属　



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性中已经将文本控制设置为“　自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行）。　

现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。　　　　

2。1。41　　绘制斜线单元格　　利用　Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右　

斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是：打开　Excel　的“绘图”工　

具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正　

确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法　

添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行（按“Alt＋　

回车键”），再添加空格即可将数据放到合适位置。　　　　

2。1。42　　每次选定同一单元格　　有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测　

试值。但每次输入一个值后按下　Enter　键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，　

必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl＋Enter”组合键，则问题　

会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。　　　　

2。1。43　　快速查找工作簿　　你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：　1。单击工具栏　

中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；　2。在“文　

本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字；　3。单击“开始查找”即可。　　　　

2。1。44　　禁止复制隐藏行或列中的数据　　如果你复制了包含隐藏列（或行）的一个数据区域，然后　

把它粘贴到一个新的工作表，那么　Excel　把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选　

取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”　

对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。　　　　

2。1。45　　制作个性单元格　　如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实　

现：先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“　自选图形→基本形状”子菜单中找到需　

要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的　

单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置　

自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下　

拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中　

的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。　　

UID　　　　

第　2　节　　数据输入和编辑技巧　　　　

2。2。1　　在一个单元格内输入多个值　　我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看　

引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一　

个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法：单击鼠标选定单元格，然后按住　Ctrl　键再次单　

击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。　　　　

2。2。2　　增加工作簿的页数　　单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。　　

2。2。3　　奇特的　F4　键　　Excel　中有一个快捷键的作用极其突出，那就是　F4　键。作为“重复”键，　

F4　键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移　

动插入点并按下　F4　键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。　　　　

2。2。4　　将格式化文本导入　Excel　1。在　Windows“记事本”　中输入格式化文本，每个数据项之间会　

被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab　键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件　

并退出；　2。在　Excel　中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导…3　步骤之　1”对话框，选择　

“分隔符号”，单击“下一步”；　3。在“文本导人向导…3　步骤之　2”对话框中选择文本数据项分隔符号，　

Excel　提供了　Tab　键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该　

单选。你在“预览分列效果”　中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”；　4。在“文本导人向导…3　

步骤之　3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel　自动设置为“常规”格式。　

“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。　



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单击“完成”按钮即可。　　　　

2。2。5　　快速换行　　我们在使用　Excel　制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行　

文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的　

操作方法可以实现换行：在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt＋　回车键”，即可输入　

第二行内容，再按“Alt＋回车键”输入第三行以此类推。　　　　

2。2。6　　巧变文本为数字　　在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入　Excel　

中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元　

格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字：在空白的单元格中　

填人数字　1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择　

性粘贴”　中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。　　　　

2。2。7　　在单元格中输入　0　值　　一般情况下，在　Excel　表格中输入诸如“05”、“4。00”之类数字后，　

只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel　默认的这种做法让人使用　

非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：先选定要输入诸如“05”、“4。00”之类　

数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界　

面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”　。这样，在这些单元格中，我们就可　

以输入诸如“05”、“4。00”之类的数字了。　　　　

2。2。8　　将数字设为文本格式　　不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel　都会将数字　

保存为数字数据。若要使　Excel　将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置　

成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是：　　

1。选择含有要设置成文本格式的数字单元格；　2。单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项　

卡；　3。在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”；　4。单击每个单元格，按　F2　键，然　

后再按　Enter　键重新输入数据。　　　　

2。2。9　　快速进行单元格之间的切换（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　中；可以用以下　

方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈　

定一定区域后，按　Tab　键可使目标单元格向后移，按“Shift＋Tab”可向前移。这样就可以在键　

盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。　　提示：事实上，采用此方法最大的　

好处是，在一行的最后一个单元格，继续按　Tab　，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区　

域最后一行的最后一个单元格继续按　Tab　则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用　

Enter　可以按列输入数据。　　　　

2。2。10　　在同一单元格内连续输入多个测试值　　一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回　

车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查　

看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作：单击“工具→选项→编辑”，　

取消选中“按　Enter　键后移动”选项，从而实现在同一单元格内输人多个测试值。　　　　

2。2。11　　输入数字、文字、日期或时间　　单击需要输入数据的单元格，键入数据并按　Enter　或　

Tab　键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入　　9/5/96　　

或　　Jun…96　。如果按　12　小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母　　a（上午）　　或　　p（下　

午），例如，9：00　p　。否则，如果只输入时间数字，Excel　将按　　AM（上午）处理。　　　　

2。2。12　　快速输入欧元符号　　先按下　Alt　键，然后利用右面的数字键盘（俗称小键盘）键入　0128　这　

4　个数字，松开　Alt　键，就可以输入欧元符号。　　　　

2。2。13　　将单元格区域从公式转换成数值　　有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成　

数值，常规方法是使用“选择性粘贴”　中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法：首先　

选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离（不松开鼠　

标），然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标　　（此时，单元格区域边框变花了），　

从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”　。　　　　



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2。2。14　　快速输入有序文本　　如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……　）、　

日期（1　日、2　　日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入：先在需要输入序列文本的　

第　1、第　2　两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“　甲、乙”　）。同时选中上述两个单元格，　

将鼠标移至第　2　个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”　），按住鼠标左　

键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元　

素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。　　　　

2。2。15　　输入有规律数字　　有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：2、4　、8……　），　

我们可以用右键拖拉的方法来完成：先在第　1、第　2　两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、　

4　）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2　个单元格的右下角成细十字线状时，按住右　

键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单，选　

“等比序列”选项，则该序列（2、4　、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中　

　（如果选“等差序列”，则输入　2、4　、6、8……　）。　　　　

2。2。16　　巧妙输入常用数据　　有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生　

僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体方法　

如下：将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，　

选“　自定义序列”标签，先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名　

　（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续　

的单元格中。　　　　

2。2。17　　快速输入特殊符号　　有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次　

输入一些特殊符号（如o），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替　

换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如　X　，注　

意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话　

框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“o”，　

将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以　

按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。　　　　

2。2。18　　快速输入相同文本　　有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制　

　（不是通常的“Ctrl＋C”、“Ctrl＋X”、“Ctrl＋V”　）的方法来完成输入：　1。如果需要在一些连续的单元　

格中输入同一文本（如“有限公司”　），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”　

将其复制到后续的单元格中。　　2。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入　

该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下　Enter　键就可以把后续文本输入。　　3。　

如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D　（或R）”键就可以完成输　

入，其中“Ctrl＋D”是向下填充，“Ctrl＋R”是向右填充。　　4。如果多个单元格需要输入同样的文本，　

我们可以在按住　Ctrl　键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文　

本，再按下“Ctrl＋Enter”键即可。　　　　

2。2。19　　快速给数字加上单位　　有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的　

我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单　

位的自动输入：先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住　Ctrl　键的同时，　

选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数　

字”标签中，选中“分类”下面的“　自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按　

下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。　　　　

2。2。20　　巧妙输入位数较多的数字　　大家知道，如果向　Excel　中输入位数比较多的数值（如身份　

证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该　

单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。　

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意：'必须是在英文　



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状态下输入）。　　　　

2。2。21　　将　WPS/Word　表格转换为　Excel　工作表　　有时需要将　WPS　／Word　编辑过的表格转换　

成　　Excel　工作表，可利用　Excel　的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非　

常简单：　1。启动　WPS　／Word　，打开WPS　／Word　文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”　

菜单中选择“复制”命令；　2。启动　Excel，打开　Excel　工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，　

再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。　　注：若需将老版本的　WPS　表格转换为　Excel　工作表，应先　

将其用　WPS97　／WPS2000　／WPS　Office　或　Word　打开，再进行转换。　　　　

2。2。22　　取消单元格链接　　将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下：　

选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选　

择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件　

的链接就删除了。　　　　

2。2。23　　快速输入拼音　　选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命　

令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼　

音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。　　　　

2。2。24　　插入“√”　　首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入　a　

或　b，即在单元格中插入了“√”　。　　　　

2。2。25　　按小数点对齐　　有以下两种方法使数字按小数点对齐：　1。选中位数少的单元格，根据需　

要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以　0　。　　2。选中位数少的单元格，　

右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的　

“小数位数”　中输入需