Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第124部分

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命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图　1），　

如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“　图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”　

和“　图片”单选按钮，单击“确定”按钮。然后进入　Word　中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中　

的　Excel　单元格区域以图片形式粘贴过来。　　如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效　

果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框；如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作　

后，图片会有和屏幕显示一样的边框。　　　　

2。3。4　　将Word　内容以图片形式插入到Excel　表格中　　如果要把Word　中的某一段内容以图片形　

式插入到　Excel　表格中，可按照如下步骤进行：首先在　Word　中选中要复制的内容，然后单击“编　

辑→复制”命令，进入　Excel　中，按住Shift　键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制　

的内容以图片格式插入到　Excel　表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种　

方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到　Excel　中。　　　　

2。3。5　　将　Word　中的内容作为图片链接插入　Excel　表格中　　首先在　Word　中选中要复制的内容，　

然后单击“编辑→复制”命令，进入　Excel　中，按住Shift　键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可　

将选中内容作为一个图片链接插入　Excel　中。　　　　

2。3。6　　在独立的窗口中处理内嵌式图表　　在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌　

式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更　

灵活。要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“　图表窗口”　。　　　　

2。3。7　　在图表中显示隐藏数据　　通常，Excel　不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望　

隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作：首先激活图表，单击“工具→选项→　图表”，在“　图表”　

标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框。要注意的是，“只绘制可见单元格数据”　



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只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元　

格数据”选项是不可选的。　　　　

2。3。8　　在图表中增加文本框　　只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内　

容（不限于标题）。方法为：选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本　

内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何　

地方并根据自己的喜好进行格式化。　　　　

2。3。9　　建立文本与图表文本框的链接　　在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中　

图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现　

在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的　

文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进　

一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图　

表元素。　　　　

2。3。10　　给图表增加新数据系列　　有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可　

以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。　　

方法一：使用“数据源”对话框　　激活图表，单击“　图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名　

称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可。　　方　

法二：使用“选择性粘贴”对话框　　选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，　

单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系列”，　

并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。　　方法三：拖动鼠标法　　选择要增加为新数据系　

列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候，图　

表中就增加了新的数据系列。注意：这一方法仅对内嵌式图表起作用。　　方法四：使用“添加数据”　

对话框　　激活图表，单击“　图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，　

单击“确定”按钮即可。　　　　

2。3。11　　快速修改图表元素的格式　　通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠　

标右键，从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法：双击图　

表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。　　　　

2。3。12　　创建复合图表　　复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一　

个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列　

转变成其他的图表类型。方法是：选择某个数据系列，单击“　图表→　图表类型”命令，然后选择你　

所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。　　　　

2。3。13　　对度量不同的数据系列使用不同坐标轴　　有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，　

如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可　

见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这　

个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。　　　　

2。3。14　　将自己满意的图表设置为自定义图表类型　　Excel　中提供了一些自定义图表类型。其实，　

你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。具体方法为：创建要设置为　

自定义图表类型的图表，直到你满意为止。激活此图表，单击“　图表→　图表类型→　自定义类型”，　

选择“　自定义”选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮，将会出　

现“添加自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确　

定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。　　　　

2。3。15　　复制自定义图表类型　　如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需　

要简单地把　C：WindowsApplicationDataMicrosoft　Excel　文件夹中的　xlusrgal。xls　文件复制到　

其他机器的同样文件夹中即可。　　　　

2。3。16　　旋转三维图表　　你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效　



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果。　　方法一：使用“设置三维视图格式”对话框　　激活三维图表，单击“　图表→设置三维视图格式”　

命令，选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变。　　方法二：使用鼠标实时拖动“角　

点”旋转图表　　点击图表，图表边角出现黑色的控制点（称为“角点”）　。你可以拖动一个角点，旋　

转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“　图表　

→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表　

时，如果在拖动的同时按下　Ctrl　键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于　

把图表搞得奇形怪状的。　　　　

2。3。17　　拖动图表数据点改变工作表中的数值　　选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数　

值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变　

而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。　

但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改　

的数值。　　　　

2。3。18　　把图片合并进你的图表　　Excel　能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到　

图表中。　　方法一：使用“　图案”对话框　　双击某个数据系列，选择“　图案”标签，单击“填充效果”按　

钮，在“填充效果”对话框中选择“　图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件　

即可。　　方法二：使用剪贴板　　将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中　

的一个数据点，再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，　

只要图像可以复制到剪贴板上，则这种方法就可行。　　方法三：使用链接图片　　我们知道，图表　

中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴链接图片到图表　

代替数据表。下面是具体的操作方法：　　创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要　

进行格式化。选定需要的单元格区域，按住　Shift　键，单击“编辑→复制图片”命令，出现一个“复　

制图片”对话框，单击“确定”接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪　

贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的　

表，还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域（或直接用鼠标选择）。这样，　

粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表单元格区域中的任何改变，都会　

直接反映在图表链接的图片中。　　　　

2。3。19　　用图形美化工作表　　我们在制作　Excel　工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多　

大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在“绘图”工具栏上按　

下“　自选图形”按钮，然后选择“其他自选图形”，从中选择一个你需要的图案。插入此图形后，　

在工作表中选中它，单击“编辑栏”，输入你想要突出显示的链接单元格，然后回车。这样，链　

接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时，图案上的数据也　

会跟着反映出变动情形。另外，如果想要让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，　

打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整　

文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。　　　　

2。3。20　　让文本框与工作表网格线合二为一　　在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮，然后按住“Alt”　

键插入一文本框，就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。　　　　

2。3。21　　快速创建默认图表　　我们知道，创建图表一般使用“　图表向导”分　4　个步骤来完成，在每　

个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选　

项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法：打开包含用来制作图表数据的工作表，　

选取用来制作图表的数据区域，然后按　F11　键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表　

中，它是一个二维柱形图。　　　　

2。3。22　　快速创建内嵌式图表　　在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”　

按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的　

方法把“默认图表”按钮显示出来：单击“工具→　自定义→命令”，在“类别”列表中选择“制作图表”，　



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并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。　　　　

2。3。23　　改变默认图表类型　　Excel　的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在　

右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它：　

单击“　图表→　图表类型”命令，选择一个你想作为默认值的图表类型（它可以是标准类型或自定义　

类型中的一种），然后单击“设置为默认图表”按钮，确认即可。如果你需要创建很多个同一类型　

的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。　　　　

2。3。24　　快速转换内嵌式图表与新工作表图表　　你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方　

法是：选择你已创建的图表，可以看到　Excel　的“数据”菜单变为“　图表”菜单，单击“　图表→位置”　

命令，出现“　图表位置”对话框，你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间　

作出选择（图　5　），同时选择一个工作表。这样，Excel　将删除原来的图表，以你选择的方式　

移动图表到指定的工作表中。　　　　

2。3。25　　利用图表工具栏快速设置图表　　通常，我们使用“　图表”菜单中的命令来对图表进行适当　

的设置。其实，我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“　图　

表”　。这样就激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“　图表对象”、“　图表区格式”、“　图表类型”、　

“　图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮（图　6　），当然你还可　

以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图　

表工具栏比使用“　图表”菜单更方便，而且速度更快。　　　　

2。3。26　　快速选取图表元素　　图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。　

图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8　个黑色小方块。　

要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定　

图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这　

种情况下，我们一般可以使用位于“　图表”工具栏上左侧的“　图表对象”下拉列表，从该下拉列表　

中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。　　其实，还有一种选取图表元素　

方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中　

的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素；使用向左或向右的箭头键可　

以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中　

的彩色图例符号和文本条目。　　　　

2。3。27　　通过一次按键创建一个　Excel　图表　　这是一个非常老套的　Excel　窍门。要想使用键盘快　

速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下　F11　键。Excel　将自动为你创建图表。另外，　

在选好单元格后按下“Alt＋F1”，你将得到相同的结果。　　　　

2。3。28　　绘制平直直线　　在　Excel　绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要　

按下　Shift　键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下　Shift　键绘制矩形即变为正方形、　

绘制椭圆形即变为圆形。　　　　



第　4　节　　函数和公式编辑技巧　　

2。4。1　　巧用　IF　函数清除　Excel　工作表中的　0　　有时引用的单元格区域内没有数据，Excel　仍然　

会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意　

义的“0”呢？利用　IF　函数可以有效地解决这个问题。　　IF　函数是使用比较广泛的一个函数，它　

可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。　

它的表达式为：IF（logical_test；value_if_true；value_if_false），logical_test　表示计算结果为　TRU　

E　或　FALSE　的任意值或表达式。例如A1》=100　就是一个逻辑表达式，如果　A1　单元格中的值　

大于等于　100　时，表达式结果即为　TRUE，否则结果为　FALSE；value_if_true　表示当　logical_t　

est　为真时返回的值，也可是公式；value_if_false　表示当　logical_test　为假时返回的值或其他公　

式。所以形如公式“　＝IF（SUM（B1：C1），SUM（B1：C1）；“”）”所表示的含义为：如果单元格　B1　到　C　



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1　内有数值，且求和为真时，区域　B1　到　C1　中的数值将被进行求和运算。反之，单元格　B1　

到　C1　内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。　　　　

2。4。2　　批量求和　　对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续　

区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为　m×n　的矩阵型，并且此区域的右边一列和　

下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，　

单击“常用”工具条上的“Σ”　图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且　

系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。　　　　

2。4。3　　对相邻单元格的数据求和　　如果要将单元格　B2　至　B5　的数据之和填入单元格　B6　中，操　

作如下：先选定单元格　B6，输入“=”，　　再双击常用工具栏中的求和符号“∑”；接着用鼠标单击单　

元格　B2　并一直拖曳至　B5，选中整个　B2～B5　区域，这时在编辑栏和　B6　中可以看到公“=sum　

（B2：B5）”，单击编辑栏中的“√”　　（或按Enter　键）确认，公式即建立完毕。此时如果在　B2　到　B　

5　的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格　B6　中。　　同样的，如果要将单　

元格　B2　至　D2　的数据之和填入单元格　E2　中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意：对　

建立公式的单元格（该例中的　E2）一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”　中选择“常规”方　

式　　；　　这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。　　如果还要将　C2　至　C5、D2　至　D　

5、E2　至　E5　的数据之和分别填入　C6、D6　和　E6　中，则可以采取简捷的方法将公式复制到　C　

6、D6　和　E6　中：先选取已建立了公式的单元格　B6，单击常用工具栏中的“复制”　图标，再选中　

C6　到　E6　这一区域，单击“粘贴”　图标即可将　B6　中已建立的公式相对复制到　C6、D6　和　E6　中。　

　　　　

2。4。4　　对不相邻单元格的数据求和　　假如要将单元格　B2、C5　和　D4　中的数据之和填入　E6　中，　

操作如下：　　先选定单元格　E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”；接着单击单元格　B2，　

键入“，”，单击　C5，键入“，”，单击　D4，这时在编辑栏和　E6　中可以看到公式“=sum　　（B2，C　

5，D4）”，确认后公式即建立完毕。　　　　

2。4。5　　利用公式来设置加权平均　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很　

复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均　

值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在　Excel　中可设置公式　

解