Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第127部分

快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部! 如果本书没有阅读完，想下次继续接着阅读，可使用上方 "收藏到我的浏览器" 功能 和 "加入书签" 功能！



解决方法：将零改为非零值。　　　　

4　．#NAME？　　　　

在公式中使用了　Excel　不能识别的文本时将产生错误值#NAME？　。　　　　

原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。　　　　

解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需名称没有　

被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。　　　　

原因二：名称的拼写错误。　　　　

解决方法：修改拼写错误的名称。　　　　

原因三：在公式中使用标志。　　　　

解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃标签，在〃　

工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选框。　　　　

原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。　　　　

解决方法：Excel　将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本　

括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本〃总计：〃和单元格　B50　中的数值合并在一起：=　

〃总计：〃&B50　　　　

原因五：在区域的引用中缺少冒号。　　　　

解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM　　（A2：B34　）。　　　　

5　．#N/A　　　　

原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A　。　　　　

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公式在引　

用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A　。　　

6　．#REF！　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　999　　


…………………………………………………………Page　1000……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



当单元格引用无效时将产生错误值#REF　！。　　　　

原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。　

　　　　

解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击〃撤消〃按钮，以恢复工作表中的　

单元格。　　　　

7．#NUM　！　　　　

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM　！。　　　　

原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。　　　　

解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。　　　　

原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR　或　RATE，并且函数不能产生有效的结果。　

　　　　

解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。　　　　

原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel　不能表示。　　　　

解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。　　　　

8　．#NULL　！　　　　

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL　！。　　　　

原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。　　　　

解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域　

求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM　　（A1：A13　，D12：D23）。如果没有　

使用逗号，Excel　将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于　A1：A13　和　D12：D23　

并不相交，所以他们没有共同的单元格。　　



　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1000　　


…………………………………………………………Page　1001……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　



（锐普PPT　原创，转载请注明出处和作者）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1001　　


…………………………………………………………Page　1002……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



哪一种多媒体能普及到几乎人人会用？　　



哪一种多媒体每天都有上万件作品诞生？　　



哪一种多媒体直接影响到每个人的工作？　　



哪一种多媒体正颠覆整个人类的信息沟通？　　



PPT　！一个十年造就的奇迹。　　



正以其志在必得的气势发挥着无限的潜力。　　



1、效率最高的多媒体　　



一套　10　分钟的　3D　动画需要一个团队半年的时间创作；一套　10　分钟的　flash　需要一个团队　30　

天的创作；而一套　10　分钟的　PPT　只需要一个团队或者一个人　5　天甚至　1　天的努力工作。在锐　

普　PPT　经常接到这样的电话：“喂，是锐普　PPT　吗？我有一个很急的　PPT　要做，稿子今天下午　

能出来，明天早上能把专业的　PPT　给我吗？”虽然大部分的情况下我们拒绝了，因为专业的　

PPT　不是几个小时能出来的。但我们还是感慨于人们对　PPT　效率的认识，哪一个多媒体能够做　

到　PPT　的这个速度呢？　　



2、成本最低的多媒体　　



就在昨天还在　QQ　群里看到这样的一则留言“有　PPT　高手吗？我有一个　50　页的　PPT，我愿意出　

20　元钱，谁帮我做下？”很快，有一批高手留言了，什么“对　PPT　高手的侮辱”了、“干脆　

免费帮你做算了”、“PPT　产业的悲哀”了，等等。其实，我相信这个客户没有任何恶意，也　

许，在他心中　20　元虽然少，但应该能找到人的。因为，在众多人的眼中，PPT　还要花钱吗？　

目前，锐普的PPT　报价是：静态页面　80　元/页，动画页面　180　元/页。其实，有许多客户对我　

说，平面设计最低还要　200　元一页呢，flash　和　3D　动画可都是按秒算的呀。嗯，是的，我们　

宁愿以成本价把　PPT　做起来，以平面设计的报价做　flash　动画的效果，因为我们坚信，这是一　

个产业，专业的价值已经被我们的客户普遍接受，将来会被越来越多的人认可的。　　



3、应用最广的多媒体　　



如果一个人懂电脑却不懂　PPT，多半会被人笑话；如果一个人经常做演说却不用　PPT，同样会　

被人笑话。可以说，会做　PPT　就像会开车、会上网一样，是现代商务人士的重要标志。但这个　

　“会”字却有多个层次的区分。长篇累牍文字的堆砌叫做“会”，图文并茂相映生辉也叫做“会”，　

运用设计理论和技巧做得美不胜收叫做“会”，集策划、文案、设计、动画等技术于一身、栩　

栩如生、扣人心弦也叫做“会”。层次不同，效果不同，价值自然也不同，于是就会有“免费”、　

　“20　元”、“天价”的区分，于是专业与非专业的自然有了鸿沟般的差距。同样，PPT　的应用　

领域也正呈爆炸式增长，政府、企业、团体、个人几乎人人在用，工作总结、项目介绍、会议　

会展、项目投标、项目研讨、工作汇报、企业宣传、产品介绍、咨询报告、培训课件、个性模　

板、竞聘演说，甚至婚庆礼仪，PPT　都成了主角。　　



4、修改最易的多媒体　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1002　　


…………………………………………………………Page　1003……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



PPT　因为用得频繁、因为内容易变，修改便成为常态。去客户那里经常会遇到这种情况，会议　

即将召开，客户还在修改PPT，“老总刚刚加了几句话”、“会议流程又变了”、“某某某的　

内容临时要加进来”，等等。这对锐普PPT　来说已经司空见惯了，谁叫　PPT　那么容易修改、人　

人都能修改呢？我们为客户做过不少　PPT　宣传片，客户给我用　PPT　做的理由经常是：“公司天　

天在发生变化，指不定哪天宣传片要修改呢”。是呀，会改　flash　的有几个呢？会改视频的有　

几个呢？但会改　PPT　的可到处都是了，尽管现代PPT　动画用得越来越多、效果越来越玄、修改　

的难度越来越大，但在客户的眼里，PPT　终究是能修改的嘛。　　



5、操作最便的多媒体　　



视频只能看，flash　只能点，PPT　的操作简直随心所愿。可以自动播放、可以手动播放、也可　

以边自动播放边手工操作。可以用鼠标操作、可以用键盘操作，也可以用遥控器操作，可以在　

电脑里对着客户面对面沟通、可以投到幕布上向众多观众介绍、也可以发到邮件里让客户自由　

浏览，　　　



6、互动最强的多媒体　　



Flash　强在人机互动，操作者可以对画面进行相应操作；PPT　除了人机互动，更强调人人互动、　

群体互动。画里画外、声音图像、静态动态、主讲观众都能够连为一体，营造良好的氛围，当　

然也能达到最佳效果　　



在　PPT　中，文本的能辨度通常依赖几个因素：大小，字体，对比度，对齐，间距。　　



1。字体的大小　　

这个要看情况而定，如果是现场演示，会场的大小和人数很关键，一般投影的屏幕是　100　英寸　

的，以现在中国的现状用全高清的几乎没有吧。我们在家中客厅的距　离在　2M　左右，屏幕　42　

寸的字幕一般都能看清楚。一般　100　人以下的会场标题至少在　30　点阵以上，正文要在　24　点阵　

以上。而屏幕演示的话，标题在24　点　阵，正文在　18　点阵以上就差不多了　，有个对比是一般　

网页中正文的点阵是　14。　　



2。字体　　

一般最好采用系统自带字体，宋体肯定是效果最不好的一种（我自己的看法），黑体和楷体是　

常用的，据说微软雅黑也不错，我没有用过。英文字体的话也就是　Arial，当然如果有可能，　

我自己最喜欢的是　Helvetica。　　



3。对比度　　

一般指前景色和背景色的搭配，这个尤其要注意，有些搭配会使字体模糊直接影响效果，以下　

是几种常见的不宜搭配和清晰度较好搭配的示例：　　



　　　　　

4。对齐和间距　　

对齐是最基本的设计手段，一定要掌握，除非想故意营造错落的气氛。在　PPT　中对齐的方法有　

很多种，第一种是网格和参考线，在　PS　中的参考线PPT　中也有，可通过菜单……视图……网格和　

参考线来调用，有个小技巧是　Ctrl＋按住参考线拖动，可以新增一条参考线。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1003　　


…………………………………………………………Page　1004……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　

另一种方式是通过绘图……对齐与分布来使物件对齐和均衡分布，这是最常用和有效的方法　　



至于间距主要是通过两个方法来调整，一是格式……行距，另一个是设置文本框格式……文本框　　



其中行距中的段前与段后的区别一定要搞清楚，不过这都是很简单的，试过几次就知道了。　　



　　　图片对于PPT　是如此重要，这已是不争的事实。但是　PPT　设计者往往不是设计出身，因　

此在一些　PPT　案例中图片运用不当也是经常可以看见的，介绍一些图片的基本知识，希望有　

助于大家更好的理解图片。　　



　　　1。位图和矢量图　　

它们的区别之一在于电脑记录图片的方式不同。位图是以　“点”为基础，一幅位图有很多个　

点组成图像，所以想要图片清晰，点就要越多，当然图片需要储存的空间也要更多。由于位　

图的这个特性，当放大图片到一定程度的时候，如果图片的精度不够，就会出现锯齿　。　　

矢量图则是用数学公式的方法记录线条，颜色，曲率等，当放大图片时，电脑只是重新计算　

一下数学公式，然后渲染图片，因此不会失真。　　



　　　2。图片处理软件　　

既然图片有位图和矢量图之分，那么图片处理软件业有这两种，象　PHOTOSHOP　一般就是用于　

位图处理，而象　Illustrator　一般就是用于矢量图处理。PPT　自带的绘图工具所绘制的图形就　

是矢量图。　　



　　　3。图片的大小　　

这里面其实有　2　个概念，一个概念是指图片容量的大小，如果我们说一张图片有　800k，指的　

就是图片容量的大小。另一个概念是指图片的宽和高。在宽和高相同　的情况下，分辨率越高　

的位图容量要比分辨率低的位图大。对于矢量图来说，曲线，渐变等复杂图形的容量会比直　

线，单色等简单图形的容量大。　　



　　　4。分辨率的概念　　

一般用　dpi　来表示，用于印刷的一般要求　dpi　在　300　以上，而在电脑显示和打印中一般　70…100　

的DPI　也就足够了。　　



　　　5。ppt　中用多大的图片合适　　

背景：我们知道　PPT　播放时是全屏模式，所以背景图片的宽和高首先应和电脑屏幕的宽和高　

比例一致，以现在电脑一般最低屏幕的分辨率　800X600　为例，图片的宽和高应该和这个成比　

例，如　960X720；1200X900　都可以，如果宽和高的比例不是　4/3，则可能会失真。当然宽屏的　要　

另外计算。从分辨率来说，70…100dpi　就可以了。至于插入的非背景图片由于可以缩放和裁剪，　

就没有限制了。理论上说，用分辨率越高的图片越好，但　文件的容量也会越大，所以要在分　

辨率和文件容量中取得平衡。　　



　　　6。图片的格式　　

一般用在　PPT　中图片格式无非是　JPG，PNG　和　GIF　几种，PNG　格式由于可以是透明背景，在　PPT　

中科取得很好的效果，而GIF　一般是带有动画的图片，其原理是带有多幅图片定时播放而已。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1004　　


…………………………………………………………Page　1005……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　7。图片从哪里来　　

如果你想专业一点的，有两个事情是一定要做的，一是由一台自己的相机，二是建立自己的　

图库分类。自己拍的就没有版权问题，这点在商业设计的时候很重要，以免不必要的麻烦。　

建立自己的图库可以先从下面这个网址搜索图片素材　　

verycd。　　

当然要先安装电驴，但是请注意下载回来的图片素材（就怕你硬盘不够），用于商业行为的　

请三思，至少用　PHTOSHOP　合成或处理一下。自己的图库是需要平时积累的，每每到要用时才　

到处搜索效率实在太低　　



统是个宝，没有创意的时候就问它拿。PPT　因为可能在其他机器上播放，所以字体应用方面要　

特别小心，关于怎样字体嵌入和打包，相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国的传　

统书法，也是一个很好的主意，这个那些国外的模板是做不出来的，举例如下：　　



　　　　　

传统是个宝，没有创意的时候就问它拿。PPT　因为可能在其他机器上播放，所以字体应用方面　

要特别小心，关于怎样字体嵌入和打包，相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国　

的传统书法，也是一个很好的主意，这个那些国外的模板是做不出来的，举例如书法字体从　

哪里来？　　

最好是自己写，前提是你的字还拿得出手，如果没有学过书法的，推荐两个网站：　　

中国设计网　（不支持FIREFOX）　　

中国字体网　设计网的字体和清晰度要好过字体网，有一个不好的地方是，这样搜来的字体组　

合在一起有时候会不太协调，好在我们也只是用几个字而已。　　



讲　PPT　设计，估计是绕不开动画的了。虽然我自己在实际中动画用的很少，最多就是切换的平　

滑谈出，和渐变，在演讲类　ppt　中我也是极力主张尽量不用或少用动画。但不可否认的是动画　

也能给　PPT　增色不少，特别是课件类　ppt　和产品公司介绍类　PPT　，这篇文章不会讲到具体类　

的PPT　动画制作，因为任何一本教科书上都有，而且文章末尾我会提供一个很精彩的韩国　PPT　

动画示例下载，如果你对　PPT　动画想深入了解，仔细揣摩这一个示例就足够。但我想谈谈我对　

动画的一些理解和体会。　　



我对动画的认识和理解大多来自　Flash，如果要在PPT　中做复杂动画，我会宁愿选择Flash，　

没有什么原因，就是用惯了熟手而已。并不是　PPT　中的动　画制作很难，相反，PPT　中制作动　

画很简单，简单到人人都可以很快掌握。所以如果我是微软，我会将　ppt　中动画制作工具这部　

分单独列出来成为一个软件，这　个软件制作的动画可以插入到　PPT，WORDE，EXCEL　甚至网页　

中，我估计市场一定不小。扯远了，回到主题来，在PPT　中制作复杂动画，我觉得关键是　以　

下几点：　　



　　1。动画设计　　

这是很关键的，为什么你做不出好看的动画了，很可能最重要的一个原因是你根本不知道想要　

做什么样的动画效果，这个没有办法，只能是多看，看多了别人的动　画，你自然会知道想要　

做什么样的效果。在做复杂动画的时候，先将每页的动画内容设计好事很有必要的，磨刀不误　

砍柴功。这个时候故事板是一个很有效的工具。　　



2。时间　　

动画其实都是骗人的，没有东西是会动的，都是静态的东西，只不过按时间顺序播放，利用人　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1005　　


…………………………………………………………Page　1006……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



的视觉残留造成动起来的假象而已。所以时间在动画中很重要。之前，　之后的概念，以及非　

常慢，慢速，很快的区别，最重要的是要用好速度，PPT　中所有的动画速度都是可以自定义的。　

ppt　中有关时间的还有一个概念是触发器，　稍微难一点，但也是很好理解的，所谓触发，就　

是当你做出某个动作的时候会触动另一个动作，接下来就是这另一个动作触发的时间和效果而　

已。Flash　中有时　间轴的概念，PPT　中其实也有，在动画设计中点击鼠标右键查看　“高级日程　

表”就一目了然了。　　



3。方向和路径　　

方向很好理解，路径好像是个通用名词，POTISHOP　中有路径，程序中引用外部文件有路径，　

所以搞得路径的概念很模糊，在　PPT　中我们把路径理解成　“运　动轨迹”就得了，物体沿着什　

么轨迹运行就是　PPT　中路径的概念，相当于Flash　中的引导线，这个路径你可以自己画，用自　

由曲线，用直线，用圆形都可以，　有了路径后物体就可以按你想要的轨迹运行，这是很了不　

起的。　　



4。效果　　

ppt　中自带的效果是很清楚的，有些效果使用的时候好像很难看，但通过细微调整时间就能得　

到自己想要的结果。在复杂动画中，很多时候并不是一个效果，而是　同一个物体有几种效果　

叠加起来，这也是制作出漂亮动画的关键，消失和强调其实只不过是一种特殊的效果而已，想　

要动画精彩，必须是很多个效果一起使用。还有　一个就是要配合好声音，再好的戏没有声音　

它也出不来。　　



只要你理解和掌握了上面几点，制作出　PPT　复杂漂亮的动画是轻而易举的事情，但是，最后我　

要说的是耐心，PPT　复杂动画制作极度需要耐心，而且当你需要回过头来修改的时候更是如此。　

这也是我不愿意在　PPT　中做复杂动画的原因。　　



　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1006　　


…………………………………………