Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第15部分

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6、如果工具条浮动在工作表区中，我们在工具条的标题栏上双击，该工具条返回工作表区上　

部或下部位置。　7、在窗口左上角Excel标志上双击，则退出Excel　（如果当前文档没有保存，　

系统会提示保存）。　8、在工作表名称（Sheet1等）上双击，即可对工作表名称进行―重命名‖　。　　

9、将鼠标移至垂直滚动条上端与编辑区交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可将编辑　

区拆分为上、下两个窗口。此时，如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击，即可撤销窗口的拆　

分。　10、将鼠标移至水平滚动条右端成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可将编辑区拆分为　

左、右两个窗口。此时，如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击，即可撤销窗口的拆分。　11、　

将鼠标移至列标与列标交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可快速将左侧1列设置为―最　

适合的列宽‖　。如果选中多列，然后执行此操作，即可将选中的多列设置为―最适合的列宽‖　。　12、　

将鼠标移至行标与行标交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可快速将上面1行设置为―最　

适合的行高‖　。如果选中多行，然后执行此操作，即可将选中的多行设置为―最适合的行高‖　。　13、　

在菜单上双击，即可将菜单中所有的菜单项（包括不常的菜单项）全部展开。　14、如果某列　

有多个连续的空白或有数据的单元格，选中最下（上）面一个单元格，然后将鼠标移至该单元　

格上（下）边缘处成梅花状时，双击鼠标，即可跳转到最上（下）面一个单元格中。　　＇特别提　

示＇　如果下面全部是空白单元格，则向下跳转的操作无效。　15、如果某行有多个连续的空白　

或有数据的单元格，选中最右（左）边一个单元格，然后将鼠标移至该单元格左（右）边缘处　

成梅花状时，双击鼠标，即可跳转到最左（右）边一个单元格中。　　＇特别提示＇　如果右边全部　

是空白单元格，则向右跳转的操作无效。　16、双击数据透视表中的数据；　可在新的工作表中　

列出该数据的明细　　　

＇分享＇Excel中双击格式刷的妙用　Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格（或区域）的　

格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击格式刷来取　

出所在位置或所选内容的文字格式，用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。　但　

每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有　

一个方法可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关　

闭格式刷，则按下―Esc‖键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。　　　



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Part　6：　EXCEL基础知识技巧在线教程　　



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1。如何显示多行文本　一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。　　

如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：选中要换行的单元格，单击―格式‖菜单，　

选择―单元格‖命令，然后选择―对齐‖选项卡，选中―文本控制‖标题下的―　自动换行‖复选框。　如　

果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而　

是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，　

按　ALT＋ENTER　键来换行。　　　

2。如何改变回车键的功能？　一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活　

动单元格会转入下一行的同列单元格中。　如果要转到右边的单元格，能不能实现呢？　打开―工　

具‖菜单，选择―选项‖命令，单击―编辑‖选项卡，多后从―方向‖下拉列表框中选择―　向右‖，单击　

―确定‖　。　这时再按下回车键，活动单元格就转到右边了。　同样，我们可以将回车键设置为其　

它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。　注意：按Tab　键也可以实现活动单元格　

向右跳转　　　

3。　如何给单元格加斜线？　在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，　制作方法如下：先　

在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本―科目‖，按Alt＋Enter键（参见相关技巧），再输　

入左下端文本―姓名‖，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。　将　

此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。　在此单元格上单击鼠标　

右键，选择―设置单元格格式‖命令。在―单元格格式‖对话框中，单击―边框‖选项卡，选取所需　

要的斜线方式，如下图所示，单击―确定‖按钮，完成表头斜线的添加。　　　

4。分列功能的妙用　我们可以看下面这个例子，原始数据中含有编号，而且随着行数的增加，　

编号位数也在增加　　　



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我们可以分列功能将编号和文本分开。选中此列，单击―数据‖菜单中的―分列‖命令，弹出―文　

本分列向导‖对话框。　在对话框中提供了两类数据分割方法，一是按固定宽度，一是按分隔符　

号。将姓与名分开的问题就可以通过选择―　固定宽度‖项来解决，当前这个例子可以选择―分隔　

符号‖项，单击―下一步‖　。　这里要选择分隔符号，因为例子中的编号和文本中间都有―、‖，所　

以我们可以选择―其他‖复选框，并在后面的文本框中输入―、‖，再单击―下一步‖　。　单击―完成‖　

按钮，编号和文本就被分开了。　　　

5、巧用转置功能粘贴数据　我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的各科　

成绩。　如果我们想得到一个以行表示各科成绩，以列表示学生姓名的数据表，应该怎样做呢？　

其实很简单，EXCEL为我们提供了转置功能。　先选中要进行转换的数据区　如A1：D10，按下　

Ctrl＋C将其复制，再将光标定位在另一个工作表的A1单元格中，然后选择―编辑‖菜单中的―选　

择性粘贴‖命令。　在―选择性粘贴‖对话框中，选中―转置‖复选框，单击―确定‖　。　看，数据已　

经符合我们的要求了。　　　

6。快速输入技巧　在Excel　2000的工作表中，如果在多个单元个中输入同一个公式，多次填写　

某一个字符或某一个有规律数字，一个一个输入是很麻烦的，掌握一些技巧是可以快速输入的。　　

1、用组合键Ctrl＋Enter在多个单元格中输入同一个公式　选定要在多个单元格中输入同一个公　

式的这一区域，在某一单元格中输入公式后安组合键Ctrl＋Enter，那么所选区域那的所有单元　

格中就都输入了同一公式。　2、用REPT工作表函数在某一单元格中多次填写某一字符　REPT工　

作表函数的语法为：REPT（text；number_timers）。其中，text为需要重复显示的字符串，不能　

多能多于255个字符；number_timers为指定文本进行重复的次数，为正数，否则将截尾取整数。　　

例如，要在某一单元格中重复显示―　■‖30次，则输入＝REPT（〃■〃；10），回车即可。　另外，用　

REPT工作表函数还可以清楚的告诉您在此单元格中次字符的总数。如图一。　3、用填充柄自动　

填充工作表　在Excel　2000工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入安顺序排列的项目　

序号，用Excel　2000的自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据序列，而且还不容易出错。　

你不会不知道什么是控制柄吧？选中一个表格，其右下角有一个实心的小方块，它就是控制柄，　

当鼠标放上去的时候便会变成实心的―　＋‖　。其方法：在第一单元格那输入其实数据，在下一个　

单元格那输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填　

充的方向拖动填充柄，托过的单元格中会自动的按Excel　2000内部规定的序列进行填充。如（下　

图二），　在B3中输入―第1名‖，然后拖动控制柄往下拉，松开鼠标时所拉　　



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过的区域就自动填充了―第2名、第3名‖　。在拖动控制柄的过程中我们也可以在鼠标的右边小说　

明中看到所填充的内容。　如果使用鼠标右键拖动单元格填充柄，也可以实现自动填充。其方　

法是：在某单元格内输入数据，按住鼠标右键，沿着要填充的方向拖动填充柄，此时就会弹出　

包含下列各项的快捷菜单　（如图三）：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、　

以天数填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。。。。此时，您可以根据需要　

进行选择填充方式。显然，这种方法更有灵活性。　另外，双击填充柄自动填充工作表也是一　

个不错的方法　　自动填充数字序列和文本序列也可以不拖动填充柄通过单元格区域，而采用双　

击填充柄的方法实现：对于数字序列的填充，要选定包含初始值单元格在内的两个单元格，然　

后双击填充柄。而对于文本序列的填充，只需选定初始值单元格，仍然后双击填充柄。　例如：　

要想在　B2：B11　中输入数字序列―1、2、3。。。。。10‖，　只须在B2中输入―1‖，选定B2：B11，双击　

填充柄即可。如果需要在―C2：C7‖　中输入文本序列―第1名、第2名、。。。。。第6名‖，只需要在C2　

中输入―第1名‖，选定C2单元格，双击填充柄即可。　双击填充柄自动填充是一种更为快速的方　

法，要填充的序列的单元格区域越大，如超过一屏的大区域，越能体现他的优越性。　要注意　

的是，自动产生的序列数由A2向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。例如；　A9为空　

白单元格，那么此法仅在　B2：B8中　产生序列―1、2、3、。。。。。7‖　。同样，若B5为空白单元格，　

那么仅在C2：C4中产生序列―第1名、第2名、第3名‖　。　　　

7、如何快速了解函数的用法　Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。　如　

果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘　

贴到编辑栏内。　具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl＋A　

键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需　

参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。　当使用易于记忆的名字且　

具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。　如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是　

记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的―粘贴函数‖按钮，弹出―粘　

贴函数‖对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对　

话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。　　　

8、编辑技巧　　（1）　分数的输入　如果直接输入―1/5‖，系统会将其变为―1月5日‖，解决办法是：　

先输入―0‖，然后输入空格，再输入分数―1/5‖　。　　（2）　序列―001‖　的输入　如果直接输入―001‖，　

系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入―'‖　（西文单引号），然后输入―001‖　。　　（3）　　

日期的输入　　　



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图１　　（5）　多张工作表中输入相同的内容　几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中　

一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2。。。。。。来直接选择需要输　

入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数　

据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用　

鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会　

接着出现在选中的其它工作表内。　　（6）　不连续单元格填充同一数据　选中一个单元格，按住　

Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后　

按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。　如果要输入―4月5　

日‖，直接输入―4/5‖，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下―Ctrl＋；‖键。　　（4）　填　

充条纹　如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元　

格内填入―*‖或―~‖等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击―格　

式‖菜单，选中―单元格‖命令，在弹出的―单元格格式‖菜单中，选择―对齐‖选项卡，在水平对　

齐下拉列表中选择―填充‖，单击―确定‖按钮（如图1）。　　　



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图２　　（8）　利用Ctrl＋*选取文本　如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格　

中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格　

向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并　

能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。　　（9）　快速清除单元　

格的内容　如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单　

元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格；可用以下方法：选定想要清除的单元格　

或单元格范围；单击―编辑‖菜单中―清除‖项中的―全部‖命令，这些单元格就恢复了本来面目。　　

　（7）　在单元格中显示公式　如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单　

元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击―工具‖菜单，选取―选项‖　

命令，出现―选项‖对话框，单击―视图‖选项卡，接着设置―窗口选项‖栏下的―公式‖项有效，单　

击―确定‖按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果　

的显示，就再设置―窗口选项‖栏下的―公式‖项失效即可。　　　

9、自定义函数　　　



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虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某　

公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下　

面就说一下如何创建这样的自定义函数。　　自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创　

意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual　Basic模块中创建一个函数。　在下面的例子中，　

我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作　

餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开―工具‖菜单，单击―宏‖命令中的　

―Visual　Basic编辑器‖，进入Visual　Basic编辑环境，在―工程－VBAobject‖栏中的当前表上　

单击鼠标右键，选择―插入‖…―模块‖　，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：　Function　　

rrr（tatol；　rr）　If　rr　=　〃上班〃　Then　rrr　=　0。6　*　tatol　ElseIf　rr　=　〃加班〃　Then　rrr　=　　

0。5　*　tatol　ElseIf　rr　=　〃休息日〃　Then　rrr　=　0。9　*　tatol　End　If　End　Function　　（如图　

9）。　图９　这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr（F　２，B　２），那么打完折后的金　

额就算出来了（如图10）。　　　



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10、矩阵计算　Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵　

的计算。　　（1）数组和矩阵的定义　矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一　

片单元域，单元域用大括号表示，例如｛A1：C3｝，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先　

选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。　一个单　

元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一　

个数组名。例如A=｛A1：C3｝、B=｛E1：G3｝等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击―插入‖　

菜单，选择―名称‖项中的―定义‖命令，输入数组名，单击―确定‖按钮即可。更简单的命名办法　

为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。　矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用　

模块。用―插入‖　－―函数‖命令打开―粘贴函数‖对话框（如图11），选中函数分类栏中的―数学　

与三角函数‖　，在右边栏常用的矩阵函数有：　MDETERM——　计算一个矩阵的行列式；　　

MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；　MMULT——计算两个矩阵的乘积；　SUMPRODUCT——计　

算所有矩阵对应元素乘积之和。　　　



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图11　　（2）矩阵的基本计算　数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B　

都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定　

矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入―=A＋B‖或―=A…B‖，　

计算结果是数组对应项相加或相减，输入―=A*B‖表示数组A和B相乘，输入―=A/B‖表示数组A除　

数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达　

形式是一样的，也是―=A＋B‖和―=A…B‖，表示矩阵相乘可以输入―=MMULT（A，B）‖，而矩阵相除　

是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是―=MMULT（A，MINVERSE　（B））‖　。公式输入后，同时按Shift　

＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。　对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算　　　

11　自动切换输入法　………在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需　

要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。　如果你要输入的东西很有规律性，比如这　

一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：　　（1）选中　

要输入英文的列，单击―数据‖菜单，选择―有效性。。。‖命令，在弹出的―数据有效性‖对话框中，　

选中―输入法模式‖选项卡，在―模式‖框中选择―关闭（英文模式）‖命令，单击―确定‖�