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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第17部分
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动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入―88‖后自动添加3
个零，变成―88 000‖ ，就在―位数‖微调框中输入―…3‖，相反，如果要在输入―88‖后自动添加3
位小数，变成―0。088‖，则要在―位数‖微调框中输入―3‖ 。另外，在完成输入带有小数位或结尾
零字符串的数字后，应清除对― 自动设置小数点‖符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只
是要暂时取消在― 自动设置小数点‖ 中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。 五、输入
货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000
完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，
Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt
键，然后再数字小键盘上按―0165‖即可。 六、输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理
的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入
一个日期，可以用斜杠―/‖或者―…‖来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入―2001年12月1
日‖，可以在单元各种输入―2001/12/1‖或者―2001…12…1‖ 。如果要在单元格中插入当前日期，
可以按键盘上的Ctrl＋；组合键。 七、输入时间 在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制
输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38
秒，用24小时制输入格式为：2：30：38，而用12小时制输入时间格式为：2：30：38 p，注意字母
―p‖和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl＋Shift＋；键。 了解
Excel公式的错误值 经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A ！、
#VALUE ！、#DIV/O ！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel
将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者
使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。 1．##### ！
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Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一
个负值，就会产生##### ！错误。 解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，
可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的
日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致##### ！
错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。 2．#VALUE！ 当
使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值
#VALUE！。 原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据
类型。 解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含
有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本〃学籍〃，则公式〃=A1＋A2〃
将返回错误值#VALUE！。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM
（A1：A2）。 原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。 解决方法：确认数组
常量不是单元格引用、公式或函数。 原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区
域。 解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。
3．#DIV/O！ 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！。 原因一：在公式中，除数使用了指
向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel
将此空值当作零值）。 解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零
的值。 原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。 解决方法：将零改为非零值。
4．#NAME？ 在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME？。 原因一：删除了公
式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。
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解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需名称没
有被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。 原因二：名称的拼写错误。 解决方法：修改
拼写错误的名称。 原因三：在公式中使用标志。 解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，
打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃标签，在〃工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选
框。 原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。 解决方法：Excel将其解释为名称，而
不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一
段文本〃总计：〃和单元格B50中的数值合并在一起：=〃总计：〃&B50 原因五：在区域的引用中
缺少冒号。 解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM （A2：B34）。
5．#N/A 原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。 解决方法：如果工
作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公式在引用这些单元格时，
将不进行数值计算，而是返回#N/A。 6．#REF！ 当单元格引用无效时将产生错误值#REF ！。 原
因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。 解
决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击〃撤消〃按钮，以恢复工作表中的单
元格。 7．#NUM ！ 当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM ！。 原因一：在需要
数字参数的函数中使用了不能接受的参数。 解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。
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原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。 解
决方法：为工作表函数使用不同的初始值。 原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel
不能表示。 解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。 8．#NULL ！ 当试图为两
个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL ！。 原因：使用了不正确的区域运算符或
不正确的单元格引用。 解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。
公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM （A1：A13，D12：D23）。
如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1：A13和
D12：D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。 在Excel中快速查看所有工作表公式 只需一
次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL＋‘ （位于TAB键上方）。
EXCEL2000使用技巧十招 1、Excel文件的加密与隐藏 如果你不愿意自己的Excel文件被别人查
看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在
这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝
进入。给文件加密的具体方法为： A、单击―文件‖菜单栏中的―保存或者（另存为）‖命令后，
在弹出的―保存或者（另存为）‖ 的对话框中输入文件名； Ｂ、再单击这个对话框中―工具‖栏
下的―常规选项‖按钮，在弹出的―保存选项‖ 的对话框中输入自己的密码；
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这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也
还需要输入修改权限的密码才能修改。 Ｃ、单击―确定‖按钮，在弹出的密码确认窗口中重新
输入一遍密码，再点击―确认‖，最后点―保存‖ 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要
求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。 2、对单元格进行读写保护 单元格是Excel
执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基
础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，
读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。 对单元格的写保护有两种方法：
Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，
然后从数据菜单中选择―有效数据‖选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入
单元格的信息要符合给定的条件。 Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不
能被改写。可分为以下步骤： （1）选定需要锁定的单元格或单元格集合； （2）从格式菜单
中选择―单元格‖选项； （3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择―保护‖标签，在弹出的窗口
中，选中―锁定‖ ； （4）从工具菜单中选择―保护‖选项，设置保护密码，即完成了对单元格的
锁定设置。 对单元格的读保护有三种方法： Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：
将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格
中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。 Ｂ、用其他画面覆
盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工
具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的―锁定‖选项，然后保护工作
表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的
内容。 Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不
能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。 3、快速填充相同数据 如果你希望在
不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那
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样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相
邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为： Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若
某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； Ｂ、输入要填充的
某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、使
用Excel中的―宏‖功能 宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程；然
后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；计算机就会重复
所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义
方法如下：： Ａ、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格； Ｂ、用鼠标单击菜单
栏中的―工具‖菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择―宏‖子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中
选择―录制新宏‖命令； Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序
将自动对所进行的各方面操作记录复制。 5、连续两次选定单元格 我们有时需要在某个单元
格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回
车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择―工
具‖―选项‖―编辑‖，取消―按回车键后移动‖选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，
但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、
方便： 单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周
围将出现实线框。 6、在工作表之间使用超级连接 首先须要在被引用的其他工作表中相应的
部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在―插入
超级链接‖对话框的―链接到文件或URL‖设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在―文件中
有名称的位置‖设置栏中输入相应的书签名，也可以通过―浏览‖方式选择。完成上述操作之后，
一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自
动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。 7、快速清除单元格的
内容 首先用鼠标选定该单元格；然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元
格内容；它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢；请看下面的两种操作步
骤： Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；
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Ｂ、选择―编辑‖菜单中的―清除‖命令；这时显示―清除‖菜单； Ｃ、选择要清除的命令；可以选
择―全部‖、―格式‖、― 内容‖或―批注‖ 中的任一个。 8、快速修改单元格次序 在实际操作的过
程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置
的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下： Ａ、首先用鼠标选定
单元格，同时按下键盘上的Shift键； Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指
针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平―工‖状标志，
左右拖拉时会变成垂直―工‖状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变
化。 、在Excel中利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并
不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出
的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中
可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之
和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 10、用Excel绘制函数图像 函数图像能直观地反
映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，
所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下： Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标
选择菜单栏中的―新建‖命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格； Ｂ、然后在A列的A1
格输入―X=‖，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；
实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，
然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这
黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成― ＋‖后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自
变量的输入； Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f （x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可
在点击工具栏上的函数图标―fx‖后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结
束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让
光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成― ＋‖时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函
数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样
下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算； Ｄ、最后点击工具栏上的― 图表向导‖ 图标，
在出现的各种图表格式图标中选择―X，Y散点图‖，然后在出现的―X，Y散点图‖类型中选择―无
数据点平滑线散点图‖ ；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为
正值的函数，也可用― 图表向导‖ 中的―折线图‖格式绘制。
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在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧 大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出
生年月日及性别等方面的信息（对于老式的15位身份证而言，7…12位即个人的出生年月日，而
最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001，它的
7…12位为700101，这就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表
示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，7…14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的
奇数或偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函
数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常输入的
工作量。 Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定
数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，不过MID
仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能我们就能从身份
证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的
出 生 年 月 日 信 息 。 提 示 ： MID 函 数 的 格 式 为 MID（text；start_num；num_chars） 或
MIDB（text；start_num；num_bytes），其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本
中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2〃〃以此类推）；
至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。 假定某单位人员管理希望通过身
份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介
绍： 1。 选中整个B列，然后执行―格式‖菜单中的―单元格‖命令，打开―单元格格式‖窗口。 2。
选择―数字‖选项卡。 3。 在―分类‖栏中选择―文本‖选项，然后单击―确定‖按钮，关闭―单元格格
式‖窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文�
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