Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第27部分

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　　　　八、让中、英文输入法智能化地出现　　　　



　　　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实　



在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？　　　　



　　　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话　



框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确　



定”退出。　　　　



　　　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中　



的第　1　个中文输入法）　自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。　　　　



　　　　九、让“自动更正”输入统一的文本　　　　



　　　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。　　　　



　　　　1。执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。　　　　



　　　　2。在“替换”下面的方框中输入“pcw　”（也可以是其他字符，“pcw　”用小写）　，在“替换　



为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。　　　　



　　　　3。　以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw　”字符？此时可以不考虑“pcw　”的大小　



写？，然后确认一下就成了。　　　　



　　　　十、在　Excel　中自定义函数　　　　



　　　　Excel　函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成　



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一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：　　　　



　　　　1。执行“工具→宏→Visual　Basic　编辑器”菜单命令（或按“Alt＋F11　”快捷键）　，打开Visual　　



Basic　编辑窗口。　　　　



　　　　2。在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块　1。　　　　



　　　　3。在右边的“代码窗口”中输入以下代码：　　　　



　　　　Function　V（a；b；h）V　=　h*（a＋b）/2End　Function　　　　



　　　　4。关闭窗口，自定义函数完成。　　　　



　　　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。　　　　



　　　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。　　　　



　　　　十一、表头下面衬张图片　　　　



　　　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？　　　　



　　　　1。执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的　



图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。　　　　



　　　　2。在按住　Ctrl　键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）　中拖拉，同时选中这些单　



元格（区域）　。　　　　



　　　　3。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选　



中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）　



下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）　。　　　　



　　　　提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。　　　　



　　　　十二、用连字符“&　”来合并文本　　　　



　　　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&　”就能　



将它搞定（此处假定将　B　、C、D　列合并到一列中）　。　　　　



　　　　1。在　D　列后面插入两个空列（E、F　列）　，然后在D1　单元格中输入公式：=B1&C1&D1　。　　　　



　　　　2。再次选中　D1　单元格，用“填充柄”将上述公式复制到　D　列下面的单元格中，B　、C、D　



列的内容即被合并到　E　列对应的单元格中。　　　　



　　　　3。选中　E　列，执行“复制”操作，然后选中　F　列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开　



　“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　列的内容（不是公　



式）　即被复制到F　列中。　　　　



　　　　4。将　B　、C、D　、E　列删除，完成合并工作。　　　　



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　　　　提示：完成第　1、2　　步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除　B　、C、D　　列，公式　



会出现错误。故须进行第　3　步操作，将公式转换为不变的“值”。　　生成绩条　　　　



　　　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或　VBA　的方法来实现，　



这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。　　　　



　　　　此处假定学生成绩保存在　Sheet1　工作表的　A1　至　G64　单元格区域中，其中第　1　行为标题，　



第　2　行为学科名称。　　　　



　　　　1。切换到　Sheet2　工作表中，选中　A1　单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（）　，3）=0，，　



IF（0MOD？ROW（）　，3（=1　，sheet1　！A　ū，INDEX（sheet1　！A　：G　，INT（（（ROW（）＋4）/3）＋1）　，　



COLUMN（））））　。　　　　



　　　　2。再次选中　A1　单元格，用“填充柄”将上述公式复制到　B1　至　G1　单元格中；然后，再同　



时选中　A1　至　G1　单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到　A2　至　G185　单元格中。　　　　



　　　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。　　　　



　　　　3。调整好行高和列宽后，同时选中　A1　至　G2　单元格区域（第　1　位学生的成绩条区域）　，按“格　



式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为　



选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）　。　　　　



　　　　4。　同时选中　A1　至　G3　单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住　



鼠标左键，自A4　拖拉至　G186　单元格区域，为所有的成绩条添加边框。　　　　



　　　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。　　　　



　　　　十四、Excel　帮你选函数　　　　



　　　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel　的“搜索函数”功能可　



以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。　　　　



　　　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入　



要求（如“计数”）　，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并　



显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函　



数。　　　　



　　　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据　　　　



　　　　有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3〃〃）某个　



单元格的内容，可以利用　Excel　的“监视窗口”功能来实现。　　　　



　　　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按　



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钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重　



复前述操作，添加其它“监视点”。　　　　



　　　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的　



数据和相关信息。　　　　



　　　　十六、为单元格快速画边框　　　　



　　　　在　Excel　2002　　以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel　2002　对此功　



能进行了全新的拓展。　　　　



　　　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边　



框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。　　　　



　　　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中　



拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。　　　　



　　　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边　



框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏　



右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一　



功能还可以在单元格中画上对角的斜线。　　　　



十七、控制特定单元格输入文本的长度　　　　



　　　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元　



格中你却输入了数字的时候，Excel　就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现　



这一功能，对　Excel　来说，也并不难。　　　　



　　　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我　



们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。　



在“设置”卡片　“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下　



拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4　”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输　



入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输　



入文本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。　　　　



　　　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel　就会弹出示的警告对　



话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，　



在　Excel　的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，　



　“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让　



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你的　Excel　展示出与众不同的光彩呢。　　　　



　　　　十八、成组填充多张表格的固定单元格　　　　



　　　　我们知道每次打开　Excel　，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出　Excel　　除了拥有　



强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首　



先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样　



的内容。　　　　



　　　　那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按　



住　Shift　键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按　



住　Ctrl　键进行点选）　。此时，我们看到　Excel　　的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们　



就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，　



我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。　　　　



　　　　但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改　



变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”　



选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel　　　　　　　　　　　　会弹出“填充成组工作表”的　



对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都　



改变了。　　　　



　　　　十九、改变文本的大小写　　　　



　　　　在　Excel　中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函　



数。不要以为　Excel　　中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel　都有对它　



编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。　　　　



　　　　在　Excel　2002　中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源　



数据格）　”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（　源数据格）　”，将文本全部转换成小写；　



　“=PROPER（源数据格）　”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。　



例如，我们在一张表格的　A1　　　　　　　　单元格中输入小写的“excel　”，然后在目标单元格中输入　



　“=UPPER（A1）　”，回车后得到的结果将会是“EXCEL　”。同样，如果我们在A3　单元格中输入　



　“mr。weiwei　”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）　”，那么我们得到的结果就将是　



　“Mr。Weiwei　”了。　　　　



　　　　二十、提取字符串中的特定字符　　　　



　　　　除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的　



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方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。　　　　



　　　　如果我们想快速从　A4　单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字　



符数）　”函数，它表示“从A4　单元格最右侧的字符开始提取　2　个字符”输入到此位置。当然，　



如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）　”函数了。还有一种情　



况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从　A5　单元格　



中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5；4；2）　”就可以了。意思是：　



在　A5　单元格中提取第　4　个字符后的两个字符，也就是第　4　和第　5　两个字。　　



二十一、把基数词转换成序数词　　　　将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因　



为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th　”后缀，但大凡是　



以“1”、“2　”、“3　”结尾的数字却分别是以“st　”、“nd　”和“rd　”结尾的。而且，“11”、“12”、　



　“13”这3　个数字又不一样，它们却仍然是以　“th　”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其　



实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：　



　“　　　　　　　　　　　　　　=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2；2））=｛11；12；13｝）；　　　　　　　　



th　；IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））=｛1；2；3；｝；CHOOSE（RIGHT（A2）；　st　；　nd　；　rd　）；　　



th　））　”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，　



则加上“th　”后缀；②如果第　1　原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st　”、以　



　“2　”结尾使用“nd　”、以“3　”结尾使用“rd　”；③如果第　1、2　原则都无效，那么就用“th　”。　



因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。　　



　　　　二十二、用特殊符号补齐位数　　



　　　　和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将　



金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“”之类的符号。其实，在　Excel　　中也有类　



似的输入方法，那就是“REPT　”函数。它的基本格式是“=REPT（　　“特殊符号”，填充位数）　”。　　



　　　　比如，我们要在中A2　单元格里的数字结尾处用“#　”号填充至　16　位，就只须将公式改为　



　“=（A2&REPT（　#　；16…LEN（A2）））　”即可；如果我们要将A3　单元格中的数字从左侧用“#　”　



号填充至　16　位，就要改为“=REPT（　#　；16…LEN（A3）））&A3　”；另外，如果我们想用“#　”号　



将　A4　　中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT（　#　；8…LEN（A4）/2）&A4&REPT（　　



#　）8…LEN（A4）/2）　”；如果你还嫌不够专业，要在　A5　单元格数字的顶头加上“”符号的话，　



那就改为：“=（TEXT（A5；　#；##0。00　（&REPT（　#　；16…LEN（TEXT（A5；　#；##0。00　））））　”，　



一定能满足你的要求。　　



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　　　　二十三、创建文本直方图　　



　　　　除了重复输入之外，“REPT　”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本　



组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算　



结果表现出长短不一的比较效果。　　



　　　　比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E　列”作为直方图中“预算内”月份的　



显示区，将“G　列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D　列”的　



数值，用“Wingdings　”字体的“N　”字符表现出来。具体步骤如下：　　



　　　　在　E3　单元格中写入公式“=IF（D30；REPT（　n　；ROUND（D3*100；0））；　）　”，也拖动填充　



柄至　G14　。我们看到，一个没有动用Excel　图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，　



简单明了。　　



　　　　二十四、计算单元格中的总字数　　



　　　　有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解　



决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM　”函数来删　



除空格。比如现在A1　单元格中输入有“how　　many　　words？　”字样，那么我们就可以用如下的　



表达式来帮忙：　　



　　　　　“=IF（LEN（A1）=0；0；LEN（TRIM（A1））…LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）；　；　；　））＋1）　”　　



　　　　该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM　”函数删　



除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最　



后将空格数＋1　，就得出单元格中字符的数量了。　　



　　　　二十五、关于欧元的转换　　



　　　　这是　Excel　　2002　中的新工具。如果你在安装　Excel　　2002　时选择的是默认方式，那么很可　



能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后　



在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后　Excel　2002　就会自行安装了。　　



　　　　完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟　



成员国货币转换的窗口就出现了。与　Excel　的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币　



转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100　



欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我　



们还可以点击　Excel　工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了