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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第33部分
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Excel 中的DATEDIF（） 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计
算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表中的 A 1 单元里输入生日，用斜线分隔年、
月和日，在 A2 单元中输入 type =DATEDIF（A1；TODAY（）；〃y〃） ，然后按Enter ，这个人的年龄（ 以
年表示）将被显示在 A2 单元中。
103。 快速修改单元格次序
在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为：首先用鼠
标选定单元格，同时按下键盘上的 Shift 键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放
指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平―工‖状标志，
左右拖拉时会变成垂直―工‖状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
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104。 将网页上的数据引入到 Excel 表格中
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel 中，而且效果极佳。在Excel 中，你
可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。
一、 图形和图表编辑技巧
105。 在网上发布 Excel 生成的图形
Excel 的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。
要想在 Web 发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击―工具→选项‖命令，在―常规‖
中选择―Web 选项‖，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）存储文件，以加快下载速度和减少
磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果
未选择 PNG 图形格式，Excel 会自动选择并转换为 GIF、JPG 格式文件，并创建名为―文件名
files‖的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为―dog。htm‖，则 Excel 将创建名为
―dog/files‖ 的子文件夹。Excel 也会支持文件指定文件名，例如―image01。jpg‖和―image02。jpg 等。
若在 Web 发布时选中图表的―选择交互‖选项框，则生成的 Web 页面将保留 Excel 的图形与表
格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则
对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，
如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用 VB 等编制脚本程序。
106。 创建图表连接符
当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的
关系。Excel 2002 提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你
移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。要创建连接符，可按以
下步骤进行：首先绘制需要连接的基本性状。在―绘图‖工具栏上单击― 自选图形‖按钮，选择―连
接符‖，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有 4 条放射线的方形，当鼠标停留
在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。
然后在另一形状的连接点上重复这个过程。
107。 将 Excel 单元格转换成图片形式插入到 Word 中
假如要把 Excel 中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后
按住 Shift 键，单击―编辑→复制图片‖命令，在弹出的―复制图片‖对话框中，可选择―如屏幕所
示‖和―如打印效果‖两种显示方式（图 1），如果选择―如屏幕所示‖，还可以进一步选择― 图片‖
和―位图‖两种格式。在这里选择―如屏幕所示‖和― 图片‖单选按钮，单击―确定‖按钮。然后进入
Word 中，单击―编辑→粘贴‖命令，即可将选中的 Excel 单元格区域以图片形式粘贴过来。 如
果用户没用添加表格框线，那么选择―如打印效果‖后，在进行―粘贴图片‖操作后图片中没有边
框；如果选择―如屏幕所示‖选项，―粘贴图片‖操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。
108。 将 Word 内容以图片形式插入到Excel 表格中
如果要把 Word 中的某一段内容以图片形式插入到Excel 表格中，可按照如下步骤进行：首先在
Word 中选中要复制的内容，然后单击―编辑→复制‖命令，进入 Excel 中，按住 Shift 键，单击
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―编辑→粘贴图片‖命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到 Excel 表格中，而且在该图
片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把―记事本‖等其他程序中的内容以图片格
式粘贴到 Excel 中。
109。 将 Word 中的内容作为图片链接插入Excel 表格中
首先在 Word 中选中要复制的内容，然后单击―编辑→复制‖命令，进入 Excel 中，按住 Shift
键，单击―编辑→粘贴链接图片‖命令可将选中内容作为一个图片链接插入 Excel 中。
110。 在独立的窗口中处理内嵌式图表
在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口
要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表，可在
图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择― 图表窗口‖ 。
111。 在图表中显示隐藏数据
通常，Excel 不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可
以这样操作：首先激活图表，单击―工具→选项→ 图表‖，在― 图表‖标签中取消选择―只绘制可见
单元格数据‖复选框。要注意的是，―只绘制可见单元格数据‖只适用于激活的图表，因此，
你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则―只绘制可见单元格数据‖选项是不可选的。
112。 在图表中增加文本框
只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容（不限于标题） 。方法为：选定
图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键，这样，
图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格
式化。
113。 建立文本与图表文本框的链接
在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包
含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样，不管
什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。但要注意的是，一旦
你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面
介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。
114。 给图表增加新数据系列
有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数据系列的图
表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。 方法一：使用―数据源‖对话框
激活图表，单击― 图表→源数据→系列‖，单击―添加‖按钮，在―名称‖栏中指定数据系列的名称，
在―值‖栏中指定新的数据系列，单击―确定‖按钮即可。 方法二：使用―选择性粘贴‖对话框 选
择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击―编辑‖菜单中的―选择性粘
贴‖命令，出现―选择性粘贴‖对话框，选择添加单元格为―新系列‖，并选择合适的数值轴，然
后单击―确定‖按钮即可。 方法三：拖动鼠标法 选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标
指针指向区域的边框，把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据
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系列。注意：这一方法仅对内嵌式图表起作用。 方法四：使用―添加数据‖对话框 激活图表，单
击― 图表→添加数据‖命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击―确定‖按钮即可。
115。 快速修改图表元素的格式
通常，我们通过使用―格式‖菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择―格式‖
命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法：双击图表元素，将会调出此图表元素的
格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。
116。 创建复合图表
复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时显示折线图
和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类
型。方法是：选择某个数据系列，单击― 图表→ 图表类型‖命令，然后选择你所要应用到数据系
列上的图表类型，单击―确定‖按钮即可。
117。 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴
有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系
列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系
列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击―数
据系列格式→坐标轴‖命令，选择―次坐标轴‖选项。
118。 将自己满意的图表设置为自定义图表类型
Excel 中提供了一些自定义图表类型。其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类
型，以便以后使用。具体方法为：创建要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。激
活此图表，单击― 图表→ 图表类型→ 自定义类型‖，选择― 自定义‖选项，将会显示所有用户自定
义图表类型的一个列表。单击―添加‖按钮，将会出现―添加自定义图表类型‖对话框，为你的图
表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击―确定‖，这样你定制的自定义图表类型就被加入
到列表中了。
119。 复制自定义图表类型
如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把
C：WindowsApplicationDataMicrosoft Excel 文件夹中的 xlusrgal。xls 文件复制到其他机器的同
样文件夹中即可。
120。 旋转三维图表
你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。 方法一：使用―设
置三维视图格式‖对话框 激活三维图表，单击― 图表→设置三维视图格式‖命令，选择合适的控
制命令或数据来旋转和进行透视改变。 方法二：使用鼠标实时拖动―角点‖旋转图表 点击图
表，图表边角出现黑色的控制点（称为―角点‖） 。你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到
满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击― 图表→设置三维视图格式‖
命令，单击―默认值‖按钮，恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时，如果在拖动的同
时按下 Ctrl 键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状
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的。
121。 拖动图表数据点改变工作表中的数值
选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现
工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要
确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况下
是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。
122。 把图片合并进你的图表
Excel 能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。 方法一：使用― 图案‖对
话框 双击某个数据系列，选择― 图案‖标签，单击―填充效果‖按钮，在―填充效果‖对话框中选
择― 图片‖标签，单击―选择图片‖按钮，选择一个要使用的图形文件即可。 方法二：使用剪贴板
将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，再单击―编辑
→粘贴‖命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，只要图像可以复制到剪贴
板上，则这种方法就可行。 方法三：使用链接图片 我们知道，图表中可以使用数据表。如果
你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体
的操作方法： 创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的
单元格区域，按住 Shift 键，单击―编辑→复制图片‖命令，出现一个―复制图片‖对话框，单击―确
定‖接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，
将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴
的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域（或直接用鼠标选择） 。这样，粘贴的图片就变成与工
作表数据区域链接的图片，对于工作表单元格区域中的任何改变，都会直接反映在图表链接的
图片中。
123。 用图形美化工作表
我们在制作 Excel 工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使
用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在―绘图‖工具栏上按下― 自选图形‖按钮，然后
选择―其他自选图形‖，从中选择一个你需要的图案。插入此图形后，在工作表中选中它，单击
―编辑栏‖，输入你想要突出显示的链接单元格，然后回车。这样，链接单元格的内容将会出现
在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时，图案上的数据也会跟着反映出变动情形。
另外，如果想要让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，打开―设置自选图形格式‖
对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整文字水平或垂直的位置、
改变字体和字形、增加文字色彩等。
124。 让文本框与工作表网格线合二为一
在―绘图‖工具栏中单击―文本框‖按钮，然后按住―Alt‖键插入一文本框，就能保证文本框的边界
与工作表网格线重合。
125。 快速创建默认图表
我们知道，创建图表一般使用― 图表向导‖分 4 个步骤来完成，在每个步骤中你可以根据需要调
整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生
成图表的话，有快速的方法：打开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据
CCXC
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区域，然后按F11 键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。
126。 快速创建内嵌式图表
在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击―默认图表‖按钮即可，不过，一般缺省
时，―默认图表‖工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法把―默认图表‖按钮显示
出来：单击―工具→ 自定义→命令‖，在―类别‖列表中选择―制作图表‖，并在―命令‖列表中找到―默
认图表‖，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。
127。 改变默认图表类型
Excel 的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格
线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它：单击― 图表→ 图表类型‖命
令，选择一个你想作为默认值的图表类型（它可以是标准类型或自定义类型中的一种） ，然后单
击―设置为默认图表‖按钮，确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表，你就可以通过
这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。
128。 快速转换内嵌式图表与新工作表图表
你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方法是：选择你已创建的图表，可以看到 Excel
的―数据‖菜单变为― 图表‖菜单，单击― 图表→位置‖命令，出现― 图表位置‖对话框，你可以在―作
为新工作表插入‖和―作为其中的对象插入‖两者之间作出选择（图 5 ），同时选择一个工作表。
这样，Excel 将删除原来的图表，以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。
129。 利用图表工具栏快速设置图表
通常，我们使用― 图表‖菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实，我们可以用鼠标右键单
击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择― 图表‖ 。这样就激活了图表工具栏，我们看
到其中包含了― 图表对象‖、― 图表区格式‖、― 图表类型‖、― 图例‖、―数据表‖、―按行‖、―按列‖、
―顺时针斜排‘‘和―逆时针斜排‖等按钮（图 6 ），当然你还可以通过自定义的方法将―默认图表‖
等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用― 图表‖菜单更方
便，而且速度更快。
130。 快速选取图表元素
图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的
全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到 8 个黑色小方块。要想调整单个的图表对象，首
先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象，可能
会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用
位于― 图表‖工具栏上左侧的― 图表对象‖下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于
在当前图表中选取了那个项目。 其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一
部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下
的箭头键�
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