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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第59部分
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1）/2=INT（RIGHT（B2，1）/2），〃女〃，〃男〃）‖或―=IF（MOD（RIGHT（B2 ，1），2）=0 ，〃女〃，〃男〃）‖即
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可实现。
2。持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第 7— 12 位数字代表的是持证人的出
生年月日，我们只要在 D2（ 假定将出生时间存放在 D2 单元格中） 单元格中输入公式：
=19&MID（B2 ，7，2）&〃年〃&MID（B2，9，2）&〃月〃&MID（B2，11，2）&〃 日〃，即可从 B2 单元
格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来（如―1963 年 03 月 04
日‖等） 。
小技巧：执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具条（ 图 1），按最
右边的―公式求值‖按钮，在随后弹出的―公式求值‖对话框中，反复按―求值‖按钮，即可逐项核
查运算的结果。
注释：上述公式中所用的函数：①IF──逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返
回一个值，如果不满足返回另一个值。②OR──逻辑函数：如果任一参数值为 TRUE，则返回
TRUE ；只有当所有参数值均为FALSE ，才返回FALSE 。③RIGHT──文本函数：从一个字符
串的最后一个字符开始返回指定个数的字符（也可以使用 RIGHTB 函数） 。④MID──文本函数：
从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。⑤MOD──数学函数：返回两数相除
的余数。⑥INT──数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。
实例二：批量插入固定字符
大家知道新的身份证号码（18 位）将旧身份证号码的年份由 2 位改为 4 位。现在，我们要将
年份的前两位（19）插入旧身份证号码中，如果一个一个地去插入，显然既麻烦又容易出错，如
果利用 Excel 的函数来做，则既方便又准确。
此处假定旧身份号码保存在 B 列中，插入―19‖后的号码暂时保存在 C 列中。我们在 C2 单
元格中输入公式：=LEFT（B2 ，6）&19&RIGHT（B2，9） 。再次选中C2，将鼠标移到右下角成―细
十字‖状（我们称之为―填充柄‖），按住左键向下拖拉，即可将上述公式复制到 C 列的以下单元
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格中（在复制过程中，系统会智能化地改变相应的单元格） 。
小技巧：选中 C 列，按―复制‖按钮，再选中 B 列，执行―编辑→选择性粘贴‖命令，打开―选
择性粘贴‖对话框，选中―粘贴‖下面的―数值‖选项，然后按―确定‖按钮，再将 C 列删除，就可
以将C 列的值正确地复制到 B 列中，从而不影响原有表格的结构。
注释：上述公式中用到一个新函数：LEFT──文本函数：从一个字符串的第一个字符开始
返回指定个数的字符（也可以使用 LEFTB 函数） 。
实例三：学生成绩的统计
图 2 是一张教师（特别是班主任）非常熟悉的―学生成绩统计表‖，以前在统计各项数据时，
大家通常采用的是笔算或按计算器的办法来进行的。现在可以用 Excel 来帮我们快速、准确地
完成这些繁杂的统计工作。
1。总分的统计：选中H3 单元格（用于存放学生丁 1总分的单元格） ，输入公式：=SUM（C3：G3） ，
按下 Enter 键后，丁 1 的总分即计算出来，并填入 H3 单元格中。用填充柄将该公式复制到
H4—H47 单元格中（假定该班级有 45 名同学） ，将其他同学的总分统计出来。
用类似的方法，可以将某一学科的总分统计出来，并填入第 48 行相应的单元格中。
2。平均分的计算：选中 C49 单元格，输入公式：=AVERAGE（C3：C47） ，按下 Enter 键后，
语文学科的平均分即计算出来。
3。最高（低）分的统计：选中 C50 单元格，输入公式=MAX（C3：C47） ，挑出语文学科的最高
分；选中 C51 单元格，输入公式：=MIN（C3：C47） ，挑出语文学科最低分。
4。各分数段学生人数的统计：分别选中 C52 和 C57 单元格，输入公式：=COUNTIF（C3：C47 ，
〃》=90〃）和=COUNTIF（C3：C47 ，〃=80〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=90〃）、=COUNTIF（C3：C47 ，〃》=70〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=80〃）、
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=COUNTIF（C3：C47 ， 〃》=60〃）…COUNTIF（C3：C47 ， 〃》=70〃） 、 =COUNTIF（C3：C47 ，
〃》=50〃）…COUNTIF（C3：C47，〃》=60〃），即可统计出语文学科其他各分数段的学生人数。
5。名次的排定：选中 I3 单元格，输入公式：=RANK（H3 ，H3：H47），按下Enter 键后，
丁 1 同学总分的名次即排定，并填入I3 单元格中。用填充柄就可以将 I3 单元格中的公式复制
到 I4—I47 单元格中，用于排定其他学生的名次。对公式中引用的参数做适当的修改，还可以
排出每位同学各个学科成绩的名次。
小技巧：①图2 的表格制作好了以后，将―学号、姓名、各科成绩‖等内容清空，再执行―文
件→另存为‖命令，打开―另存为‖对话框，将―文件类型‖选定为―模板‖，并给定一个文件名，
将该工作簿（成绩统计表）保存为模板，方便以后的使用。②如果要增加学生或增加学科，只要
插入空行（列）就行了，完全不必更改公式（系统会智能化地对公式进行调整） 。③对于没有成绩
的学生，其对应的单元格一定要为空，千万不要填入数字―0‖，以免造成统计出错。
注释：上述公式中用到几个新的函数：SUM──数学函数：返回单元格区域中所有数值的
和。AVERAGE──统计函数：计算参数的算术平均数。MAX（MIN）──统计函数：返回一组数
值中的最大（小）值，忽略逻辑值和文本字符。COUNTIF──统计函数：计算某个区域中满足给
定条件单元格的数目。
实例四：多条件统计──数组公式的使用
图3 是一张普通的工资表，现在我们要统计职称为―高工‖、性别为―男‖ 的职工基础工资之
和（数据位于 A1F102 区域中） 。用一般的函数公式难以达到这一目的，我们可用数组公式来实
现。
选中 E103 单元格（用于保存统计结果的单元格） ，先输入公式：=SUM（IF（C3：C102=〃男〃，
IF（D3：D102=〃高工〃，E3：E102））） ，然后在按住―Ctrl＋Shift‖组合键（非常关键！！！） 的同时按下Enter
键即可。
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小技巧：如果你不想让别人改动你所输入的公式，可以这样操作：选中所有无公式的单元
格（按住 Ctrl 键，可以用鼠标选中不连续的单元格） ，执行―格式→单元格‖命令，打开―单元格
格式‖设置对话框，点击―保护‖标签，将―锁定‖选项前面的― ∨‖去掉，确定返回。再执行―工具
→保护→保护工作表‖命令，打开―保护工作表‖对话框，两次输入密码后，确定返回即可。
特别提醒：实际上，上面我们输入的是一个数组公式，两端各有一个数组公式标志“ ，
公式变成了：｛=SUM（IF（C2：C20=〃男〃，IF（D2：D20=〃高工〃，E2：E20）））｝ ，这个数组公式标志―｛｝‖
是不能直接用键盘输入的！
Excel XP 技巧 100
随着信息化产业的发展，使用 Excel 的用户也越来越多。Excel XP 作为该软件的最新版本，
增添了许多非常重要的特性。为了帮助读者提高 Excel
XP 的使用效率，本文汇集了有关的操作技巧奉献给大家。
一、工作簿操作技巧
1。打开固定工作簿
如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区
打开，Excel 就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打开需要同时使用的多个工
作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击 Excel―文件‖菜单下的―保存工作区‖命令，
输入工作区名称后单击―保存‖按钮。打开工作区的方法是：选择―打开‖对话框中的―文件类型‖
为―工作区‖，选中要打开的工作区名称后单击―打开‖按钮。
注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。
2。打开多个工作簿
如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开 Excel
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XP 的―打开‖对话框，按住 Ctrl 键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击―打开‖按钮，所
选工作簿就会被全部打开。
3。Excel 启动工作簿
如果您的工作簿需要随 Excel
XP 启动而打开，可以按照以下方法操作：在―资源管理器‖ 中选中工作簿，单击工具栏中
的―复制‖按钮。如果您使用的是 Windows
98/Me，请打开 C：Windowsapplication
dataMicrosoftxlstart 文件夹（可以以―xlstart‖作为关键字查找） ；如果您使用的是Windows
2000/XP ，就应该打开 C：Program filesMicrosoft
officeofficexlstart 文件夹（其中 C 是 Windows 所在盘符） 。用鼠标右键单击右窗格中的空白
处，选择快捷菜单中的―粘贴快捷方式‖命令，将工作簿图标放入 xlstart 文件夹。以后只要运行
Excel
XP ，工作簿就会被打开。如果您要自动打开多个工作簿，只要将它们保存为工作区，然
后将工作区图标放入 xlstart 文件夹即可。
4。多工作簿打印
如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件
夹内，可以采用下面的方法一次打印：单击“文件”菜单中的“打开”命令，按住 Ctrl 键选
中需要打印的所有文件。然后单击―打开‖对话框中的―工具‖下拉按钮，单击其中的―打印‖命令，
就可以一次打印多个工作簿了。
5。复制工作簿样式
Excel
XP 允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从而扩大样式的使用范围，其
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操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者―格式‖菜单中的―样式‖
命令打开对话框，再单击―合并‖按钮打开―合并样式‖对话框。选中―合并样式来源‖对话框中的
源工作簿并单击―确定‖按钮，源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。
6。快速关闭工作簿
如果您打开了多个 Excel XP 工作簿，如果希望不退出 Excel
XP 快速关闭它们，可以按住 Shift 键打开―文件‖菜单，可以看到其中出现了―关闭所有文
件‖命令。选择该命令以后，Excel
XP 会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。
7。 自动保存工作簿
单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，选中对话框中的“自动保存”命令，单击“确定”
按钮后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”命令。单击该命令可打开“自动保存”对话框，
对“自动保存时间间隔”、“保存选项”等进行设置。
二、工作表操作技巧
1。多工作表打印
如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：首先选中要打印的
多个工作表，然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。
2。多工作表输入
如果您想在多张工作表中输入相同内容，省略以后的复制、粘贴等操作，可以采用以下方
法：选中需要填充相同数据的工作表，在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选中工
作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能，可用鼠标右键单击
任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令。
如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下 Ctrl
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键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击―编
辑‖、―填充‖子菜单下的―至同组工作表‖命令，在对话框中选择要填充的内容（―全部‖、― 内容‖
或―格式‖）后单击―确定‖ 即可。
3。更改标签颜色
Excel XP 允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：用鼠标右键单击工作表标签，
选择快捷菜单中的―工作表标签颜色‖命令。
打开“设置工作表标签”对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击“确定”按钮即可。
4。快速切换工作表
如果 Excel
XP 工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切换到另一个工作表，只需将鼠标指针移到
工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。
5。隐藏工作表行或列
要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键 Ctrl＋9（不是小键盘上的数字键，下同） ；
要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键 Ctrl＋0 。
6。工作表页码连续排列
Excel
XP 打印多个工作表时，每个工作表的表格页码都是从 1 开始编号的。如果您需要将多个
工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作
表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击―文件‖菜单下的―页面设置‖命令，打开―页面设
置→页眉/页脚‖选项卡，再单击― 自定义页眉‖（或― 自定义页脚‖）按钮打开对话框。根据需要单
击其中的―左‖、― 中‖或―右‖框，再单击带有―#‖字样的按钮，即可将―&＇页码＇‖放入框中。如果
您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只需在―&＇页码＇‖后输入后者的总
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页数（即尾页码，例如 11），使其变成―&＇页码＇＋11‖的样式。如果需要，您还可以在―&＇页码＇＋11‖
前后加上―第‖和―页‖字样，使其变成―第&＇页码＇＋11 页‖ 的样式。最后按照工作表的连续打印方
法操作，您就可以得到页码连续排列的工作表了。
7。 同步滚动数据
如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水
平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两
个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。
如果需要取消竖直分割线，只需用鼠标双击它就可以了。
三、选中操作技巧
1。快速选中特定单元格
选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令。在打开的“定
位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据您要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选
择需要选中的单元格类型。例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确
定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。
2。快速选中数据区域
如果您想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开
对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复
选框，“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。
如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住
Shift 键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。
3。快速选中特定区域
按 F5 可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中 A2 ：B10 区域，最为快捷的方法是
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按 F5 ，打开―定位‖对话框，在―引用‖栏内输入―A2 ：B10‖ 回车即可。
4。快速选中单元格、区域、行或列
鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后
一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；
按住 Ctrl 单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；选中某区域的第一个
单元格，按住 Shift 键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可
将对应的整行�
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