Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第60部分

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单元格，按住　Shift　键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可　



将对应的整行选中；单击列标号可将对应的整列选中；沿行号或列表号拖动鼠标，或者先选中　



第一行或第一列，按住　Shift　键选中结束行或列，就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一　



行或第一列，然后按住　Ctrl　　键选中其他不相邻的行或列；如果您想增加或减少活动区域中的　



单元格，可以按住　Shift　键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单　



元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。　　



　　　　　　　5。选中超链接单元格　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超级链接　



目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击单元格以后按住鼠标左键，直到光标变为空心十　



字以后松开左键，就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单　



元格，用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。　　



　　　　　　　　四、单元格操作技巧　　



　　　　　　　　1。合并矩形区域　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击―格　



式‖工具栏中的―合并及居中‖按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放　



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到单元格中间。　　



　　　　　　　注意：Excel　　　　



XP　只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分　



布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。　　



　　　　　　　2。快速设置边框　　



　　　　　　　Excel　单元格的默认情况下没有边框，Excel　　　　



　　　　　　　XP　的―边框‖工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操　



作方法是：鼠标右键单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工具栏，选中快捷菜单中的―边框‖打开工具栏。若按下其中的―绘图边框网格‖按钮，　



用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的―擦　



除边框‖按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。　　



　　　　　　　3。快速命名　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工作表单元格都有自己的默认名称，如第　2　列第　6　行单元格的名称为　B6　。如果要给某　



个单元格命名为―工资总额‖，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的―名称框‖，即可输　



入该单元格的新名称。　　



　　　　　　　如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操　



作即可。　　



　　　　　　　4。　固定活动单元格　　



　　　　　　　选中某一单元格后按住　Ctrl　键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。　



输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进　



行试算的场合非常有用。　　



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　　　　　　　5。单元格快速定位　　



　　　　　　　如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按　F5　　打开―定位‖　



对话框，在―引用‖栏中输入待定位的单元格地址，单击―确定‖按钮即可。也可以用鼠标单击编　



辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。　　



　　　　　　　6。隐藏单元格数值　　



　　　　　　　如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中　



的“单元格”命令，打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选　



项，将“类型”框中已有的代码删除，输入　“；；；”（三个分号）后―确定‖　即可。此后，只要选　



中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。　　



　　　　　　　7。单元格链接　　



　　　　　　　进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据　



放入剪贴板，选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框，单击其中的“粘贴链接”按钮，　



即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发　



生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。　　



　　　　　　　五、公式与函数使用技巧　　



　　　　　　　　1。多处复制公式　　



　　　　　　　若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，“选择性粘贴”　



可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP　　工具栏中的―复制‖按钮。然后按下　Ctrl　键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公　



式的单元格。然后单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP―粘贴‖旁的下拉按钮，选择菜单中的―公式‖命令，公式即被粘贴至所选单元格。　　



　　　　　　　2。值替换公式　　



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　　　　　　　如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公　



式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中　



的“值”即可。　　



　　　　　　　3。函数参数编辑　　



　　　　　　　如果公式是由几个　Excel　函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用　



鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的―插入函数‖按钮，即可打开―函　



数参数‖对话框执行相关操作。　　



　　　　　　　4。公式查错　　



　　　　　　　对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。Excel　　　　



　　　　　　　XP　专门为此增加了一个―公式求值‖功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中　



的―公式求值‖按钮（没有的话可以打开―　自定义‖对话框中的―命令‖选项卡，选择―类别‖列表中的　



―工具‖选项，将右边的―公式求值‖按钮拖到工具栏）打开对话框。然后单击其中的―求值‖按钮，　



就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类　



似编程时的―单步执行‖，是公式查错的有力武器。　　



　　　　　　　5。获取参数提示　　



　　　　　　　使用　Excel　　函数向导建立公式时，用户可以在―函数参数‖　中看到参数的提示。当您手工输　



入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，Excel　　　　



　　　　　　　XP　　对此作了一项改进。当您输入公式―=AVERAGE（B1：B12）‖　中的―（‖时，屏幕会显示一个　



黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开―帮　



助‖文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开―工具→选项→常规‖选项卡，清　



除其中的―函数工具提示‖复选项。　　



　　　　　　　6。批量查看公式　　



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　　　　　　　如果您在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动　



窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率：选中含有公式的单元格（有　



多个单元格可以按住　Ctrl　键逐个选中）　，鼠标右键单击工具栏选择―监视窗口‖　。打开　　　　



　　　　　　　―监视窗口‖　以后单击―添加监视‖按钮，所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视　



窗口中，观察起来非常方便。　　



　　　　　　　7。公式与结果切换　　



　　　　　　　Excel　XP　公式执行后显示计算结果，按　Ctrl＋‘　　　　



　　　　　　　键（位于键盘左上角）　，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编　



辑和计算结果查看。　　



　　　　　　　8。查找适用函数　　



　　　　　　　对不熟悉　Excel　函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以　



帮您的大忙：假如您要完成数据排序任务，请单击工具栏中的―插入函数‖按钮打开对话框，在　



其中的―搜索函数‖框内输入―排序‖，然后单击―转到‖按钮。对话框就会列出―RANK‖等用于排　



序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。单击―有关该函数的帮　



助‖链接，可以打开帮助查看更详细的信息。　　



　　　　　　　9。快速更改引用　　



　　　　　　　假如　C1　单元格包含公式―=SUM（A2：B2）‖　，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使　



用以下技巧：首先选中　C1　单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用　A2：B2　，按　F4　　即可将相　



对引用更改为绝对引用和混合引用。例如，按一次　F4　将　A2：B2　改变为A2：B2，再按一次　



F4　　将A2：B2　　改变为　A2：B2　。如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切　



换。　　



　　　　　　　　10。固定公式地址　　



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　　　　　　　Excel　公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，　



公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴　



后的地址就可以保持不变。　　



　　　　　　　　11。快速数值运算　　



　　　　　　　　多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据　



单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果，其操作　



方法如下：如果有　A1　：A8　、C6　：C12　　等多个数据区域，如果想让其中的数据同时加上　18。　



可以先在一个空白单元格中输入　18，将其选中后单击工具栏中的―复制‖按钮，再按下　Ctrl　键　



将要加上　18　的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开―选择性粘贴‖对话框，选中―运算‖下　



的―加‖并单击―确定‖按钮，所选单元格中的数据就会变为加上　18　的结果。如果您要对单元格　



中的数据执行其他运算，只需在对话框的―运算‖下选中减、乘、除等运算即可。　　



　　　　　　　　12。妙用―　自动求和‖　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　的―　自动求和‖功能有所扩充，它带有一个下拉按钮，可以选择―平均值‖、―计数‖等五种　



运算之一。若选中空白单元格打开―　自动求和‖下拉菜单，单击―其他函数‖命令，可以激活―插　



入函数‖对话框，完成在当前单元格中插入函数的任务。　　



　　　　　　　六、粘贴操作技巧　　



　　　　　　　　1。复制和粘贴图片　　



　　　　　　　按住　Shift　键打开　Excel　　　　



　　　　　　　XP　的―编辑‖菜单，会看到原来的―复制‖、―粘贴‖和―选择性粘贴‖命令，已经变为―复制图　



片‖和―粘贴图片‖、―粘贴链接图片‖命令。当您选中需要复制的单元格或区域，单击―复制图片‖　



命令，Excel　　会弹出―复制图片‖对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而―粘贴图片‖　



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命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表，这在不希望他人修改重要数据的情况下很有　



用。　　



　　　　　　　2。快速粘贴　　



　　　　　　　如果您在　Excel　　XP　　中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以　



将数据粘贴到单元格中。　　



　　　　　　　3。数值粘贴　　



　　　　　　　如果您需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但　



不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮（这是　Excel　　　　



　　　　　　　XP　新增的功能）　，打开―粘贴‖下拉菜单，选择其中的―值‖就可以了。　　



　　　　　　　4。选择性粘贴　　



　　　　　　　此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对　



象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。　



选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”　



下的某个项目（例如，粘贴公式计算出的数值时应选―数值‖），单击―确定‖按钮即可完成粘贴。　　



　　　　　　　5。定制剪贴板　　



　　　　　　　Excel　XP　的剪贴板有了更大的改进，不仅可以保存更多的内容，还有更加灵活的使用方式。　



打开　Excel　　　　



　　　　　　　XP　剪贴板，单击左下角的―选项‖按钮，可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想　



让它执行两次操作后自动弹出，可以将―　自动显示Office　剪贴板‖选中；如果您选中了―在任务　



栏上显示　Office　剪贴板的图标‖，就可以在系统时钟区看到―Office　　　　



　　　　　　　剪贴板‖　图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中―复制时在任务栏附近显示状　



态‖，可以在执行复制操作时使用动画图标。　　



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　　　　　　　6。跳过空白单元格　　



　　　　　　　如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳　



过空单元格”。此后，您所执行的粘贴操作对空单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有　



用。　　



　　　　　　　七、快速操作　Excel　XP　　



　　　　　　　　1。快速删除特定数据行　　



　　　　　　　假如一个　Excel　工作表含有大量数据。如果想将含有―男‖　的数据行删除，可以对该工作表　



进行―　自动筛选‖，将含有―男‖　的行筛选出来并选中。然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的―删　



除行‖命令即可。　　



　　　　　　　2。快速撤销输入　　



　　　　　　　若数据输入结束后发现了错误，只要没有敲回车键（即光标没有跳至其他单元格）　，按　Esc　



就可以撤销刚才的输入。　　



　　　　　　　3。行列快速转换　　



　　　　　　　选中需要转换行列的区域，单击　Excel　　　　



　　　　　　　XP　工具栏中的―复制‖按钮。选中转换后行列所在区域左上角的单元格（注意它不能位于转　



换前的区域内）　，单击―编辑‖菜单下的―选择性粘贴‖命令，在―选择性粘贴‖对话框内选中―转置‖　



复选项，单击―确定‖即可完成行列的快速转换。　　



　　　　　　　4。快速修改显示比例　　



　　　　　　　如果您拥有滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动条上，按住　Ctrl　向下或向上拨动垂　



直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。　　



　　　　　　　5。快速插入光标　　



　　　　　　　如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按　F2　键。光标就会在数据　



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尾部出现，输入数据后回车即可。　　



　　　　　　　如果您想对单元格中间的内容进行编辑，只需用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入　



十字光标的双击点。　　



　　　　　　　6。快速分解数据列　　



　　　　　　　如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：首先将需要分解的列选中，单击　



　“数据”菜单中的“分列”命令，即可打开“文本分列向导”对话框。选中其中的“分隔符号”　



或“固定列宽”（前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分　



隔数据的情况）　，就可以在向导的提示下完成数据列的分解。　　



　　　　　　　7。快速删除行或列　　



　　　　　　　如果您要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下　



Shift　键，将鼠标移到―填充柄‖处。待双向光标出现后，向上拖动一行（删除行内容时）　，或者向　



左拖动一列（删除列内容时）就可以了。　　



　　　　　　　8。快速设置格式　　



　　　　　　　要想将某一单元格（或区域）　的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上　



述单元格（或区域）选中。单击―格式‖工具栏中的―格式刷‖按钮，然后拖过要设置格式的单元格　



（或区域）　。如果要将所选单元格（或区域）　的格式应用到多个地方，可双击―格式刷‖按钮，然后　



按上面介绍的方法操作，完成后再次单击―格式刷‖退出操作。　　



　　　　　　　此外，您还可以使用“选择性粘贴”，具体操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，　



按　Ctrl＋C　将其放入剪贴板。然后按下　Ctrl　键选中要套用格式的全部单元格，打开―选择性粘贴‖　



对话框，选中―粘贴‖下的―格式‖并单击―确定‖按钮，则所选单元格就会使用您复制的格式。　　



　　　　　　　9。快速拆分窗口技巧　　



　　　　　　　　鼠标指向　Excel　　XP　　垂直滚动条顶端的拆分块，看到双向光标出现后双击，可以将当前工　



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作窗口拆分为上下两个。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。　　



　　　　　　　　同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线的清除　



方法同上。　　



　　　　　　　　10。快速设置列宽（行高）　　



　　　　　　　如果要将工作表的某一列设置为“最合适的列宽”，只需将光标放到该列列标右侧的边线　



处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，　



只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任