Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第62部分

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择性粘贴对话框”，选中　“方式”下的　“超链接”（也可以直接单击　“编辑”菜单下的　“粘贴　



为超链接”命令）。　“确定”后工作表就会出现带下划线的文字，使用鼠标单击就可以打开超　



链接的文件了。　　



　　　　　　　　5。关闭智能标记　　



　　　　　　　　关闭　Excel　　　



　　　　　　　　XP　智能标记的方法是：单击　“工具”菜单下的　“自动更正选项”命令，打开　“智能　



标记”选项卡，取消选中　“用智能标记标识数据”项。您还可以关闭　Excel　　　



　　　　　　　　XP　的错误检查智能标记（如果公式不符合事先设定的规则，该智能标记就会自动出　



现），方法是：单击　“工具”菜单中的　“选项”命令，打开　“选项”对话框中的　“错误检查”　



选项卡，取消　“允许后台错误检查”然后单击　“确定”即可。关闭Excel　　　



　　　　　　　　XP　智能粘贴标记按钮的方法是：打开　“选项→编辑”选项卡，将　“显示粘贴选项按　



钮”和　“显示插入选项按钮”取消。　　



　　　　　　　　6。隐藏个人资料　　



　　　　　　　　Excel　　　



　　　　　　　　XP　可以隐藏文档创建者的个人资料，如　“属性”对话框中的作者、单位等等。具体　



方法是：单击　“工具”菜单中的　“选项”命令，打开　“选项→安全性”选项卡，将　“隐私选　



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项”下的　“保存时从此文件中删除个人资料”选中。文件下次存盘时，Excel　　　



　　　　　　　　XP　就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料代替。　　



　　　　　　　　7。Excel　XP　程序恢复　　



　　　　　　　　Excel　XP　能在程序发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具　



体做法是：如果正在使用的　Excel　　　



　　　　　　　　XP　因故停止响应，应当立即打开　“开始→程序→Microsoft　Office　工具”菜单，单　



击其中的　“Microsoft　　　



　　　　　　　　Office　应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的应用程序，若想恢复当前打　



开的文件，可以单击　“恢复应用程序”或　“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止　



响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击　“结束应用程序”按钮。　　



　　　　　　　　8。工作簿修复　　



　　　　　　　　早期的　Excel　程序一旦发生致命错误　（如死机或文件错误不能打开等），您从前所做　



的一切工作只能全部丢失。但　Excel　　　



　　　　　　　　XP　则可以避免此类惨重损失，如果程序遇到错误或电脑停止响应。再次运行　Excel　　　



　　　　　　　　XP　时，当时处理的工作簿会显示在　“文档恢复”任务窗格中。您可以按以下原则保　



留文件：假如文件标题中含有红色的　“已修复”字样，则该文件要比含有　“原始文件”字样　



的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中　“文档恢复”窗　



格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的　“显示修复”命令即可。您可以选择菜　



单中的　“另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择　“关闭”，则弹出一　



个对话框，让您选择　“删除”还是　“保存”。　　



　　　　　　　　与上述功能相对应，Excel　　　



XP　增加了　“保存自动恢复信息”的功能。您可以在　“保存”选项卡设置经过多长时间保存一　



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次，也可以修改自动恢复文件的保存位置。　　



　　　　　　　　9。打印彩色表格　　



　　　　　　　　为了突出显示某些特殊数据，给单元格设置颜色和底纹是常见方法。如果您使用的　



是黑白打印机，则会连颜色和底纹一起打印，导致表格的可视性受到严重影响。解决这个问　



题的办法是：单击　“文件”菜单下的　“页面设置”命令打开对话框，将　“工作表”选项卡中　



的　“单色打印”选中。此后，打印表格就会忽略已设置的颜色和底纹了。　　



　　　　　　　　10。避免打印错误　　



　　　　　　　　如果您的工作表存在错误，可以采取下面的措施避免它们被打印：单击　“文件”菜　



单中的　“页面设置”命令，打开对话框中的　“工作表”选项卡。再打开　“错误单元格打印为”　



下拉列表，根据需要选择　“”或　“……”即可。　　



　　　　　　　　11。文档界面选择　　



　　　　　　　　Excel　XP　可以自由选择文档界面，具体操作方法是：单击　Excel　XP　　　



　　　　　　　　　“工具→选项”命令，选择　“视图”选项卡，取消选中　“任务栏中的窗口”选项，　



然后单击　“确定”按钮。您就可以回到多文档界面，通过　“窗口”菜单切换工作簿了。　　



　　　　　　　　12。妙用打印窗口　　



　　　　　　　　Excel　　　



　　　　　　　　XP　具有后台打印功能，在执行打印任务时，用户可以在前台继续从事其他操作，而　



系统则会在后台进行打印，状态栏将会显示出一个打印机图标。此时，用户只需双击状态栏　



中的打印机图标即可打开　“XXXX　　　



　　　　　　　　Printer”窗口（其中　XXXX　为打印机名），从而执行暂停、删除打印等操作。　　



　　　　　　　　13。竖排文字　　



　　　　　　　　要使单元格内的文字竖排，可以在其输入前　（或后）选中这些单元格。打开　“单元格　



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格式→对齐”选项卡，将　“方向”下竖排的　“文本”选中，然后　“确定”即可。　　



　　　　　　　　14。常数引用命名　　



　　　　　　　　为常数指定名称可以方便使用。如果某个工作表用　2。1％计算利息，可以将它指定为　



常数　“LX”。具体方法是：单击　“插入→名称”子菜单下的　“定义”命令打开对话框，在　“当　



前工作薄的名字”框内输入　“LX”，在　“引用位置”框中输入　“＝0。02。1”，　“确定”之后　



即可使用该名称引用　2。1％了。　　　



Excel　XP　数据分析应用指南　　　　　　　　



　　　　　　　Excel　之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归　



纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍　



Excel　　　　



　　　　　　　XP　数据分析的主要手段和操作方法。　　



　　　　　　　一、数据的排序与筛选　　



　　　　　　　排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图　1　所示的―学籍管理表‖为例，介绍数据排序　



与筛选的操作方法。　　　　



　　　　　　　　1。数据排序　　



　　　　　　　（1）数据清单：　　



　　　　　　　Excel　排序和筛选的操作对象是―数据清单‖　。它是在工作表首行的单元格内输入列标记（相　



当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作）　，在列标记以下各行依次输入数据（相当　



于数据库是的一条条记录）而构成的表。其基本结构如图　1　所示，与　Access　数据表基本相同。　　



　　　　　　　（2）常规排序：　　



　　　　　　　Excel　数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你　



需要根据―年龄‖、―总分‖等数值关键字（字段）对数据清单排序，只须将图　1　中的―年龄‖或―总分‖　



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选中，然后点击工具栏中的―升序排序‖或―降序排序‖按钮，整个数据清单就会根据该关键字重　



新排列。　　



　　　　　　　如果你需要按姓氏笔划对图　1　数据清单排序，则应选中图　1　中B1　单元格，点击―数据→排　



序‖菜单命令，在打开的对话框中点击―选项‖按钮打开―排序选项‖对话框。选中―笔画排序‖选　



项，根据图　1　中的数据排列方向选择―按列排序‖选项，点击―确定‖按钮后返回到―排序‖对话框。　



将其中的―有标题行‖选中，然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―姓名‖选面，最后选　



中排序方式（―升序‖或―　降序‖）并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。　　



　　　　　　　如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开―排序‖对话框，在―次要关键字‖和―第三关　



键字‖下拉列表中选择即可。　　



　　　　　　　（3）　自定义排序：　　



　　　　　　　如果你要求图　1　　中的数据按照―广东省‖、―云南省‖、―　四川省‖、―　山西省‖和―河北省‖　的顺　



序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。　　



　　　　　　　首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的　



　“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边　



的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列　



之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自　



定义序列添加到“自定义序列”框内备用。　　



　　　　　　　　自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义　



排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根　



据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。　　



　　　　　　　注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中―排序‖对话框中的―升序‖排列，否则　



应该选择―降序‖排列。　　



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　　　　　　　2。数据检索　　



　　　　　　　从数据结构的角度看，图　1　所示―数据清单‖就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用　



一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：　　



　　　　　　　点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段　



就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段　



中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会　



显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用》　、《　、》=　、500‖　，表示检索―总分‖大于　500　分的所有记录，回　



车后―新建‖按钮上方就会显示―1/6‖字样，说明　6　　　　　　　　　　　　　条记录中的第一条符合条件。点击―上一条‖　



或―下一条‖按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示―4/6‖、―5/6‖字样。　　



　　　　　　　3。　自动筛选　　



　　　　　　　上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，　



仅靠“记录单”进行检索就不能满足你的需要。此时可以使用　Excel　的自动筛选功能，具体操　



作方法是：点击―数据→筛选→　自动筛选‖菜单命令，数据清单的列标记（字段）右侧会显示一个　



下拉按钮。如果你需要将总分大于　500　分的记录全部筛选出来，可以点击―总分‖下拉按钮，选　



择―　自定义‖选项打开―　自定义自动筛选方式‖对话框。点击―总分‖下面第一行右侧的下拉按钮，　



选择―大于‖选项，然后在其右边的框内输入―500‖，选中两行中间的―与‖后确定，工作表就会　



显示所有符合筛选条件的记录。　　



　　　　　　　　当然，筛选出来的记录还可以再次筛选。假如你要将总分大于　500　分中―性别‖为―女‖　的记　



录筛选出来。可以按相同方法打开―性别‖下拉列表选择―女‖，则―张晓菲‖　的记录就会显示在工　



作表中。　　



　　　　　　　　自动筛选出来的数据可供进一步分析，也可以打印或复制到其他工作表。如果你要清除筛　



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选结果，点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令即可。另外，执行数据自动筛选时，如果“自　



定义自动筛选方式”对话框中的两个条件需要同时满足，则应选中“与”选项，否则应当选中　



　“或”选项。　　



　　　　　　　4。高级筛选　　



　　　　　　　　虽然“自动筛选”操作简单，但是可供使用的筛选条件有限。为此，Excel　提供了―高级筛　



选‖功能。它能够使用各种条件对数据清单进行筛选，其功能强大和使用灵活远非―　自动筛选‖　



可比。　　



　　　　　　　（1）条件区域：　　



　　　　　　　使用高级筛选必须在工作表中构造区域，它由条件标记和条件值构成。条件标记和数据清　



单的列标记相同，可以从数据清单中直接复制过来；条件值则须根据筛选需要在条件标记下方　



构造，是执行高级筛选的关键部分。　　



　　　　　　　构造高级筛选的条件区域需要注意：如果条件区域放在数据清单的下方，那么两者之间应　



至少有一个空白行。如果条件区域放在数据清单的上方，则数据清单和条件区域之间也应剩余　



一个或几个空白行（一般不要这样设计，这样影响其他功能使用数据清单）　。　　



　　　　　　　（2）单列多条件：　　



　　　　　　　如果某一个条件标记下面输入了两个或多个筛选条件，我们将其称为单列多条件，你只要　



在条件标记下自上而下依次输入筛选条件即可。例如你需要列出图　1　中年龄大于　17　和年龄小　



于　17　的学生名单，只需在图　1　条件标记―年龄‖　的下方D10　和　D11　单元格输入―》17‖和―=85‖即可。　　



　　　　　　　（4）多行单条件：　　



　　　　　　　构造高级筛选条件有这样的要求：如果多个筛选条件需要同时满足，它们必须分布于条件　



区域的同一行，这就是所谓的“与”条件，否则筛选条件必须分布于条件区域的不同行，也就　



是“或”条件。假如你要在图　1　中找出―性别‖是―男‖，或―语文‖成绩―》=80‖，或―化学‖成绩―》=90‖　



的所有记录。可以在图　1　条件区域的　C10　单元格内输入―男‖，然后在G11　单元格内输入―》=80‖，　



最后在　J12　单元格内输入―》=90‖即可。　　



　　　　　　　（5）两列两组条件：　　



　　　　　　　如果你需要在图　1　中寻找物理成绩大于等于90　的男生或者物理成绩大于等于　80　的女生，　



可以按照如下方法构造条件区域。C10、C11　单元格内分别输入―男‖和―女‖，接着在H10　、H11　



单元格内分别输入―》=90‖和―》=80‖即可。　　



　　　　　　　（6）执行筛选操作：　　



　　　　　　　数据清单和条件区域建立完毕，你就可以执行数据筛选任务了，具体操作方法是：点击“数　



据→筛选→高级筛选”菜单命令，在打开的对话框中首先选择筛选结果的显示方式，若选择“在　



原有区域显示筛选结果”，则像自动筛选那样在数据清单中显示结果；否则就要在“复制到”　



框内指定筛选结果的显示位置。接着点击“数据区域”框，选中数据清单所在的区域，使该区　



域的绝对引用进入框内；再用相同方法完成对“条件区域”的绝对引用。点击“确定”按钮，　



就会在你选择的位置显示筛选结果。　　



　　　　　　　如果你选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选完成后只能看到结果而看不到原来的数　



据清单。此时点击“数据→筛选→全部显示”菜单命令，即可恢复原来的数据清单。　　



　　　　　　　二、数据的分析与求解　　



　　　　　　　Excel　　提供了多种数据分析手段，从函数、分析工具库、加载宏等，一直到数据透视表和　



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数据透视图。下面介绍以函数和加载宏为主的若干分析工具。　　



　　　　　　　　1。成绩分布频率分析　　



　　　　　　　学生成绩分析的一项重要任务，就是统计各分数段中的人数，为研究成绩分布提供基础数　



据。下面以图　1　为例，说明如何计算　550～500、500～450　、450～400　、400～350，以及小于　



350　分数段内的人数。　　



　　　　　　　首先在图　1　中的M2　：M6　区域依次输入　550、500、450　、400　、350，表示统计上述分数段　



内的成绩个数。当然，你可以根据数据分析的具体要求，选择其他方式划分数据分段方法。接　



着在　M2：M6　区域右侧预留相同大小的单元格区域（N2　：N6）　，作为存放数据统计结果的位置。　　



　　　　　　　　　　上述工作完成后，选中存放统计结果的区域　（N2　：N6）　，在编辑栏内输入公式　



―=FREQUENCY（L2：L7　，M2：M6）　，最后让光标停留在公式的末尾。按下　Shift＋Ctrl　键敲回车，　



编辑栏内将显示―｛=FREQUENCY（L2：L6　，M2：M6）｝‖（大括号表示这是一个数组公式）　，N2　：N6　



区域就会显示各分数段中的成绩个数。　　



　　　　　　　注意：数组公式―｛=FREQUENCY（B2：B6，C2：C6）｝‖可以对一组或多组数值进行多重计算，　



并得出一个或多个计算结果。数组公式中的大括号―｛　　　　



　　　　　　　　｝‖不能用手工输入，只能按组合键　Shift＋Ctrl＋Enter　　自动生成。　　



　　　　　　　2。对象相关性分析　　



　　　　　　　教育教学研究的任务之一是了解各学科之间的相互关系，例如数学的学习是否对物理成绩　



有影响。而商品销售领域，也需要分析两组数据（单位可以不同）之间是否相关。例如空调和冷　



饮的销售量与气温之间的关系，或者商场的客流人数与销售额是否相关等等。　　



　　　　　　　这里仍然以图　1　所示的―学籍管理表‖为例，我们的任务是分析这些学生的物理成绩是否与　



数学成绩相关。分析的操作方法是：选中数据清单中的一个空白单元格，在编辑栏内输入公式