Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第65部分

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经过长期使用，笔者发现有三种办法可以解决在　Excel　单元格内输入文本时的换行难问题。　　



　　　　　　　一、快捷键法　　



　　　　　　　在单元格里输入文本后想换行，只要按住　Alt　键不放，然后敲一下回车键即可实现换行。　



如果你已经输完文本，发现内容太长了，则可双击该单元格，然后将光标移到要换行的位置，　



按下―Alt＋Enter‖即可。　　



　　　　　　　二、格式设置法　　



　　　　　　　先选定要使文本换行的单元格，执行“格式→单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对　



话框中选择“对齐”，选中“文本控制”下的“自动换行”即可实现该单元格文本自动换行，　



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再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了。　　



　　　　　　　三、文本框法　　



　　　　　　　Word　里的文本框大家比较熟悉，在它里面录入文本时会自动换行，而且可以只敲回车实　



现换行。在　Excel　中也可以进行同样的操作。　　



　　　　　　　点击“绘图工具栏里”的“文本框”按钮，绘制一个文本框，其宽度和单元格宽度相同（可　



以按住Alt　键同时拖动鼠标进行微调）　，在里面录入文本（能够自动换行）　，然后移动文本框的位　



置到单元格（可以用―Ctrl＋方向键‖微调）　，再将文本框设置为―无填充色‖和―无线条色‖，最后别　



忘了将单元格的高度调整得与文本一样。　　　　



　　



Excel　名称框使用技巧　　　　　　　　



　　　　　　　Excel　中的名称框位于编辑栏左端的下拉列表框中，它主要用于指示当前选定的单元格、　



图表项或绘图对象。灵活运用名称框，对我们提高Excel　的使用效率有很大帮助。　　



　　　　　　　一、快速命名单元格或单元格区域　　



　　　　　　　选定需要命名的单元格或单元格区域，然后直接在“名称框”中键入名称，再按回车键即　



可快速命名选定的单元格或单元格区域。　　



　　　　　　　二、快速移动至指定单元格　　



　　　　　　　如果要将活动单元格移动到指定的单元格，可直接在“名称框”中键入需要移动至相应位　



置的单元格标志。例如用户要将活动单元格从　A1　单元格移动到　X1000　单元格时，如果使用移　



动鼠标指针的方法将是一件非常麻烦的操作，但是你只要在―名称框‖　中键入―X1000‖，按下回　



车键后活动单元格就会立即移动到　X1000　单元格中。　　



　　　　　　　三、快速选定单元格区域　　



　　　　　　　在“名称框”中直接键入需要选定的单元格区域标志，例如“B2：H200‖　，然后按下回车键，　



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这时　B2：H200　单元格区域就被选中了。　　



　　　　　　　如果需要选定工作表中不相邻的单元格或单元格区域，只要在“名称框”中使用逗号将各　



个单元格分隔开即可。例如在“名称框”中键入“A1　，C2：D10，H：H‖　，按下回车键后，即可　



将　A1　单元格、C2：D10　单元格区域以及　H　行同时选中。　　　　



　Excel　文字输入技巧　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　Excel　　电子表格时，有时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排，此时　



若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　



开输入。用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原来整齐　



的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排”的方法分别对每段文字进行排版。方法是：文字内　



容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置回车换行。　



接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项，再点击“段落　



重排”，则余下的文字就会整齐排版。　　



　　　　　　　　二、定义相关格式输入文字　　



　　　　　　　　1。合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击―格式→单元格→对齐‖，在　



文本控制栏下选中―合并单元格‖及―　自动换行‖　。接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定　



义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用―Alt＋Enter‖　



键换行。　　



　　　　　　　　2。插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘图工　



具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放　



开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后，光标　



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插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。　　　　



　　



　EXCEL　小技巧　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　Excel　中输入公式时通常都以―=‖开头，否则　Excel　就会把它当作字符串而不　



是公式加以计算。如果你觉得每次都要以―=‖开头不方便，你也可以进行如下设置：选择―工具‖　



菜单中的―选项‖，在―1…2…3　的帮助‖标签中选中―转换　Lotus　　　　



　　　　　　　　1…2…3　公式‖选项，最后―确定‖　。这样以后，当你在单元格中直接输入　1＋3，回车后即可得　



到结果　4　，不必输入前面的等号；若以符号开头，再输入　1＋3，则可得到字符串　1＋3。　　　　



　　



Excel　应用技巧七则　　　　　　



　　　　　　　一、利用　Excel　创建序列目录　　



　　　　　　　这两天在翻看《电脑报》1999　年的报纸，发现在第　3　期软件版中有一篇文章《克隆　目录‘》，　



它谈的是具有序列特征的目录的建立，如　DISK001　，DISK002。。。等，它介绍利用一个小软件来　



实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用　Excel　来实现这个功能的。　　



　　　　　　　　比如要建立Disk001　到　Disk020　共　20　个目录。打开一个　Excel　的空白工作簿，在A1　输入　



md　，在B1　中输入Disk001　；选中A1　，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20　，这样从A1　



到　A20　全为　md　；选中　B1　，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到　B20　，结果从　B1　到　B20　为　



Disk001　到　Disk020　序列。然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为　MS…DOS　文本文件，　



文件名为　Test。bat，即批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择―确定‖　即　



可。退出　Excel　。将　Test。bat　　文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自　



动创建好了。　　



　　　　　　　二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名（路径加文件名）　　



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　　　　　　　在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在　



Excel　　中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像　Word　　中页眉或页脚中插入文件的全文　



件名的功能的。但是用　VBA　的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　ActiveSheet。PageSetup。LeftFooter　=　ActiveWorkbook。FullName　　



　　　　　　　End　Sub　　



　　　　　　　如果改变其中的“LeftFooter‖代码为―CenterFooter‖或是―RightFooter‖　　　　



　　　　　　　就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、　



中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter‖　代码为　―LeftHeader‖―CenterHeader‖　或是　



―RightHeader‖即可。　　



　　　　　　　三、Excel　表格中打印行号和列标　　



　　　　　　　Excel　中一般打印时是不会打印行号（数字）　　和列标（字母）　　　　



　　　　　　　　的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要　



表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文　



件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即　



可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。　　



　　　　　　　　四、在多个工作表内输入相同内容　　



　　　　　　　有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同　



的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：　　



　　　　　　　　1。在按下　Ctrl　键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表　



的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。　　



　　　　　　　2。在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工　



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作表之中。　　



　　　　　　　3。输入完成之后，按下　Ctrl　键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表　



之间的联系。　　



　　　　　　　这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又　



有不同部分的情况。　　



　　　　　　　五、在　Excel　中编辑单元格中的超级链接　　



　　　　　　　如果你的　Excel　单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使　



用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开　Internet　浏览器窗口，可那并不是你所希望　



的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要　



编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下　F2　来编辑单元格内容。　



编辑完成后，按　ENTER　键确认改动或者按　ESC　键取消改动。　　



　　　　　　　其实对于任意的单元格来说，F2　　　　　　都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更　



有用处。　　



　　　　　　　六、不用公式也可以进行快速计算　　



　　　　　　　你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，　



又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了　



这个问题。　　



　　　　　　　Excel　其实提供了这个功能，它的默认操作是―求和‖　。你选中一些单元格，在状态栏中就　



会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击―平均值‖，你就可以在状态　



栏中看到平均值了。　　



　　　　　　　该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算　



包含数字的单元格的数量（选中―计数值‖），或者计算已填充单元格的数量（选中―计数‖）　。　　



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　　　　　　　七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄　　



　　　　　　　大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键拖动　



单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向　



拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为　



　“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、　



　“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列〃”。　



此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。　　　　



　　

　　



Excel　在会计中的应用　　　　　　



　　　　　　　Microsoft　　　　



　　　　　　　Excel　是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥出特　



有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就　Excel　在会计工作中的应用作一些简要介绍。　　



　　　　　　　一、制作会计报表　　



　　　　　　　　由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表之分，还有单位　



会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计报表、外部会计报表等类型，　



根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体　



到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个　



别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一　



般中小企业难以承受。用　Excel　制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需　



要。　　



　　　　　　　下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel　工　



作表‖　的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择―20～24　号字　



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或小初至二号字‖，字体一般采用―宋体字‖并加粗；第二行留作填写―编制单位、日期‖等项目，　



其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可：选定单元　



格，在―格式‖栏中选取―单元格式‖，再点击―数字‖，选择―　日期‖，从类型中将―1997　年　3　月　4　



日‖或―一九九七年三月四日　　　　　　　　　　这是　Excel　的内存模式，这两种模式会产生不同的日期方式　



选定，确定后，在该单元格中输入日期（可直接用数字输入）　，如输入―2000/10/1‖（―00/10/1‖　、　



―2000…10…1‖、―00…10…1‖等都可以）　，回车后，单元格内马上显示出―2000　年　10　月　1　日‖或―二○○○　



年十月一日‖　的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对应关系输　



入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。　　



　　　　　　　资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平　



衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部　



或右侧选择一个空单元格，在其中输入“='资产总计数据单元格'…'负债和所有者权益总计数据　



单元格'‖，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为―0‖，如是其他数字，就要及　



时查找原因和更正。　　



　　　　　　　二、汇总报表　　



　　　　　　　上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、　



繁重、极为耗时的工作，相信使用　Excel　进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工作效率。　　



　　　　　　　根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具”菜单　



中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”的　



数值框内输入想要的工作表数目（在一个工作簿里最多可包含　255　个工作表）　，―确定‖后点击―新　



建‖，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为―00‖，制作好会计报　



表表样；将下属单位依次编号为―01，02，03……20‖（假设有　20　个单位）　，并相应更改其工作　



表标签名称。然后按下述方法进行操作：（11）打开被复制的工作表（即―00‖工作表）　；（12）按―Ctrl＋A‖　



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或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令；（13）单击第一个空白　



工作表标签（―01‖工作表）　，按住―Shift‖键点击最后一个工作表标签（―20‖工作表）　，即选中所有要　



复制的工作表；（14）单击要复制工作表的第一个单元格，使用―粘贴‖命令，即复制出多个相同内　



容的工作表。　　



　　　　　　　在“00‖（汇总）工作表中汇总的第一个单元格中输入―=SUM（'01：20'　！B5）‖　，后面的―B5‖指　



单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：　



选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按　



住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制。这样，你　



的汇总工作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中（注意编号）　，所　



有的汇总工作就完成了。　　



　　　　　　　三、网上合并工作表　　



　　　　　　　上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各个单　



位都已联网，那么报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步骤如下：　　



　　　　　　　　1。打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击―工具‖菜单中的―共享工作簿‖选项；　



在―共享工作簿‖对话框中单击―编辑‖选项卡；选中―允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合　



并‖复选框；单击―高级‖选项卡，在―修订‖栏中选定―保存修订记录‖单选按钮，然后在文本框　



中输入天数（根据报表修改及报送时间设定）　，单击―确定‖按钮；　　



　　　　　　　2。单击―文件‖菜单中的―另存为‖选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个　



备份取不同的名字，发往下属单位（如果下属单位未联网，则可用软盘）　，由下属单位在自己编　



号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位（编号）工　



作表设为保护（全部）状态；　　



　　　　　　　3。收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作　



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簿，单击―工具‖菜单中的―合并工