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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第66部分
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簿，单击―工具‖菜单中的―合并工作簿‖，此时会出现提示保存共享工作簿；在―将选定文件合
并到当前工作簿‖对话框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中（按住 Ctrl 或 Shift 键
依次单击各个文件名） ，单击―确定‖按钮后，所有的工作即自动完成。
EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法
在 Excel 中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。
在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将 Excel 中最常见的一些错误
信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。
（1）####
错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。
解决方法：适当增加列的宽度。
（2）#div/0 ！
错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0 ！
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
（3）#N/A
错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A 。
解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A ，公式在引
用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A 。
（4）#NAME ？
错误原因：在公式中使用了 Microsoft Excel 不能识别的文本。
解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果
名称存在拼写错误，修改拼写错误。
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（5）#NULL ！
错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。
解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。
（6）#NUM ！
错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。
解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。
（7）#REF ！
错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。
解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中
的单元格。
（8）#value ！
错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，
将产生该错误信息。
解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包
含均为有效的数值。
Excel 中
妙用双击功能
1。巧分窗口。在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个很扁的折叠起来的
按钮，双击（ 以下双击均指双击鼠标左键）它，可将当前窗口上下一分为二；若双击水平滚动条
右方的折叠起来的按钮，可将当前窗口左右一分为二。
2。调整列宽。单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示一行# ，这
时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的
列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。
3。快速移动。利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在 A1：A30 内有一连续
数据，若要使单元格指针从 A1 迅速移到 A30 ，只须用鼠标双击A1 单元格的下边框，单元格
指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上
向右快速移动，则双击单元格的右边框，向上向左快速移动。
4。填充有规律数据。某列 X 的相邻列（左或右列） 已有数据或文字，若要在X 列得到有规律
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的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：
要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，
然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；
若要得到等差数列，只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定
它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。
5。快速重命名。用鼠标双击工作表标签，可进行重命名操作。
Excel 中填充柄的几种用法
大家知道在使用 Excel 输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的
学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，
如果我们使用 Excel 中―填充柄‖ 的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。
所谓“填充柄”就是在 Excel 中位于某区域上的一个小黑块（ 图 1），如果将鼠标指向它的时
候，鼠标的形状变为黑十字。拖动―填充柄‖可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连
续学号和连续学号为例分别介绍使用―填充柄‖拖拉填充的几种方法：
一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动（适用于大量、连
续或不连续的数据） ：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学
号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：
首先，请选择“工具/选项‖菜单，在弹出的―选项‖对话框中单击― 自定义序列‖列表框中的―新
序列‖选项，然后在―输入序列‖编辑列表框中，从第一个序列（此处可以输入 98001~98010、
99001~99010 等学号）元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按 Enter 键。整个序列输入
完毕后，请单击―添加‖按钮。
自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本
文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格（一般选
定某列即可） ，然后在―格式‖菜单上，单击―单元格‖命令，再单击―数字‖选项卡，对选定的空单
元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在 A2 单元格中输入
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98001 后，将鼠标移动到 A2 单元格的右下角（填充柄位置） ，可以看到光标变为一个黑色的十
字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可（见图 2） 。
使用该方法需注意的是：①必须首先自定义序列号；②必须将该列格式设置为文本格式（如
序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时 Excel 自动默认为文本格式） 。
小技巧：先输入西文单引号“'‖再输入学号：98001（适合于输入超过 15 位的数字，如输入
新版本身份证号码等―数字‖不参与计算的场合） ，这样输入的数字格式自动变为文本格式，可
以直接使用―填充柄‖拖动，这是一个非常简便的方法。
二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动（适用于连续数字） ：
如：首先在 A2 单元格中输入 98001，在A3 单元格中输入 98002，然后用鼠标选中A1 、A2
后直接将鼠标移动到 A3 单元格的右下角（填充柄位置） ，当鼠标也变为一个黑十字（见图 3 ），
即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。
三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl＋填充柄‖组合拖动（适用于连续数字，推荐用此方
法） ：从上面的图2 和图 3 中可以发现两图的98001 在单元格中的数字位置是不一样的，图 3
中98001 在单元格右侧，是常规数字格式（数字的默认格式状态是在右侧，但可以改变） ，图2
中的98001 在单元格的左侧，是文本格式（文本默认状态是在左侧，也可以改变） 。由于Excel
在输入数字时自动默认为数字格式，因此上述两种方法，如果不经常输入如此多的―学号‖，笔
者认为还是第二种方法较为实用，第一种方法较为麻烦，但适用于经常输入重复、不连续的数
字（多个学年学号）等，大家可以根据需要或习惯选取。
下面再介绍一种更为简便的方法：首先在 A2 输入首位学号 98001，将鼠标移动到A2 单元
格的右下角（填充柄位置） ，当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住 Ctrl 键（可以看到黑色
的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，见（ 图4） 的同时，再按住鼠标左键向下拖动到指定
位置松开即可。
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Excel 中用自动运行宏提高工作效率
在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个 Excel 文件时都进行一些例行的操作，如
改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel 的自
动运行宏―Auto_Open‖可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。
假设我们在 Excel 文件的工作表 Sheet1 中有一个《销售日报表》如下图：（ 图）
下面我们在这个文件中建立一个 Auto_Open 宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：
1。 取消工作表保护；
2。 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列；
3。 将日期增加一天；
4。 恢复工作表保护。
具体做法如下：
1。
在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open‖ ，
再点击下面的―新建‖钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。
2。 在宏编辑状态下，把下面 VBA （Visual Basic for Application） 语句输入到 Auto_Open 下
面：
Sheets（―Sheet1‖）。Activate
'取消工作表保护
ActiveSheet。Unprotect
'将当日销售值拷贝到上日销售一栏
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x = MsgBox（―把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？
If x = vbYes Then
Range（―B5：B8‖）。Copy
Range（―C5‖）。Select
Selection。PasteSpecial Paste：=xlvalues
Application。CutCopyMode = False
End If
'将日期增加一天
x = MsgBox（―把日期增加一天吗？‖；vbYesNo）
If x = vbYes Then
Range（―C2‖）= Range（―C2‖）＋ 1
End If
'重新保护工作表
ActiveSheet。Protect
End Sub
将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下 Auto_Open 宏是如何为你工作的吧。
如果你想用 Auto_Open 完成其它的操作而又不知道如何用 VBA 语句直接建立宏，Excel
的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open 。关于录制宏的方法
请参阅一般的 Excel 功能手册。
Office 中Enter 键的妙用
一、在 Excel 中的妙用
1。在单元格内换行
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使单元格处于编辑状态，按“Alt＋Enter‖组合键后键入相应的数据。
2。 同时在多个单元格中输入相同数据
选定需要输入数据的单元格，选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。键入相应
数据，然后按“Ctrl＋Enter‖组合键。
3。编辑数组公式
在数组区域中单击任一单元格。单击编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号（｛
｝）在数组公式中消失。编辑数组公式内容，然后按―Ctrl＋Shift＋Enter‖组合键。
二、在 Word 中的妙用
1。插入分页符
单击要出现在下一页上的行，按 Ctrl＋Enter‖组合键。
2。分割表格
单击需要分割的位置，按“Ctrl＋Shift＋Enter‖组合键
Office 中常见问题的解决
一、Excel 的―计算出错‖
某厂在计算员工的加班工资时（如图 1），突然发现发出的总加班工资与― 自动求和‖计算的
结果有出入，为此认定― 电脑计算‖会出错，从而出现― 电脑计算‖不如―手工计算‖可靠的尴尬局
面。
以上问题主要产生的原因是虽然单元格内加班工资显示是整数，但在求和的计算中整数下
的小数点也参与了计算，这样计算结果与实际整数相加难免就会有出入。这时我们只要应用
Excel 中四舍五入函数―ROUND‖，一切问题就会迎刃而解。
二、Word2000 中奇数行单元格合并后再―一分为二‖
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假如你需制作如（ 图2）格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上―麻烦‖，如果你用工
具上的―拆分单元格‖命令随即你就发现―此路不通‖，如果你用工具栏的―铅笔‖画你马上会发现
中间行自动增大。但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，
在―指定高度‖ 的复选框上打钩、在―行高值是‖ 的下拉框内选定― 固定值‖确定后，再用―铅笔‖画
即可解决。
三、任务栏上不见―输入法指示器‖或―输入法缺省 En‖
如果你遇到前一个问题，只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制
面板”，双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可。如果你遇到后一
个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面板→键盘→语言→英语”即可。
四、Excel 中输入以―0‖开头的数字或数字的幂次方
也许你需要经常输入以“0‖开头的数字（如 0012），但是当你按回车后前面的―0‖就不见了，
另外在 Excel 输入数字的幂次方（如图）也无法显示出来。这时只要先选定单元格后点―格式‖，
单击―单元格‖选定―数字
‖项，在―分类‖框内选―文本‖，确定后再输入以上内容即可。
五、Word 中图形框（或文本框） 内的文本居中难
在 Word 实际操作中你可能会遇到如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空
间而文本的下部或右部却未能完全显示出来，有时你费尽心机让图形框内文本居中却难尽如人
意。其中原由都是― 内部边距‖惹的祸。为此，我们须双击― 图形框‖，弹出―设置图形格式‖对话
框，选定―文本框‖选项，根据情况修改左、右、上、下的数值即可。另外，表格列宽很小也会
遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同，只是其边距须在―表格属性‖ 的―选项‖ 内修改。
Word 与 Excel 联手制作工资审批表
机关事业单位工作的财务人员，经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》
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图 1。工作量少时，一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写，且重复、易
错。我们只要利用 Excel 强大的数据管理功能和 Word 的邮件合并功能就能轻松制作审批表。
第一步：先建立一个 Word 文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》（ 以下简称
《工资审批表》） ，格式为图 1 所示需上报的审批表。
第二步：建立一个 Excel 文件《工资变动情况表》，将《工资审批表》内需填写的项目作
为表格第一行列标题。为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称（如―不算工龄学习年限‖
可简称―学习年限‖，使用批注功能注明其全称） 。从第二行起录入工资变动人员的数据，保存
并关闭文件图 2 。
第三步：打开 Word 文件《工资审批表》，在工具栏右键单击选择―邮件合并‖，调出邮件合
并工具栏（将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称） ，如图 3 所示。
点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮，设置主文档类型为“信函”，点“确定”。再
点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的 Excel 文件《工资变动情
况表》，打开―选择表格‖对话框。点选相应的表格及选中―数据首行包含列标题（F）‖，单击―确定‖
图4 。
第四步：移动光标到姓名后的空格，点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并
域”对话框中依次点击“数�
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