Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第71部分

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字段拖至相应区域（行字段区域）　。　　



　　　　　　　④仿照第③步的操作，完成其他字段的修改。　　



　　　　　　　⑤对布局满意后，按―确定‖按钮返回―步骤之　3‖，再按下―完成‖按钮即可。　　



　　　　　　　将数据透视表打印出来　　



　　　　　　　和打印正常工作表一样，按下“常用”工具栏上的“打印”按钮，即可将数据透视表打印　



出来。如果你对打印出来的透视表不满意，可以对其显示方式进行调整：　　



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　　　　　　　打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“设置报告　



格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框，选中一个你满意的报表格式后（初次使用该功能，　



常常需要反复测试）　，按下―确定‖按钮，再执行打印操作，就能打印出满意的汇总报表了。　　



　　　　　　　制作汇总图表　　



　　　　　　　打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“图表向导”　



按钮，系统会自动新建一个名为“Chart1‖　的工作表，并在其中以默认的―柱形图‖　的形式建立　



起数据透视表的图表（如图　7）　。　　



　　　　　　　提示：①上述对“数据透视表”的某些拓展使用功能（如―项目的选择‖、―汇总子项的选择‖　



等）　，在图表中也可以实现。②对―　图表类型‖、―　图表选项‖等内容的更改，同普通　EXCEL　图表　



一样，在此不再赘述。　　　　



体验　Microsoft　office　XP　　　　　　　　　



　　　　　　　一、随用随变的―工作助理窗‖　　



　　　　　　　　当你第一次启动　Office　　　　



　　　　　　　XP　并创建一个新文档后，每一个　Office　应用程序都开一个―工作助理窗‖，在―工作助理窗‖　



里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　XP　中另一个―酷‖　的特性就是―格式比较功能‖，你可以对两段选中的文本进行格式对比，　



看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合并。（　图）　　



　　　　　　　二、随需随出的“智能标签”　　



　　　　　　　　　　　　　　Word　中拷贝一段文字时，Word　就会在拷贝的文本后添加一个―智能标签‖，单　



击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要它的　



时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的―智能标签‖　。　　



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　　　　　　　三、其他新特性　　



　　　　　　　　恢复数据：在　Office　　　　



　　　　　　　XP　　中，如果Word　、Excel　、PowerPoint　这三个软件中的任何一个崩溃了，都会弹出一个对　



话框并帮助你恢复数据和重启软件。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　和　Excel　都提供了文档加密选项，而现在　PowerPoint　也　



将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。　　



　　　　　　　　　　　　　助手：　　那个有点令人讨厌的　Office　助手相信没有多少人会用它，在　Office　　　　



　　　　　　　XP　　中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动打开它。　　



　　　　　　　　搜索特性：　　Office　　　　



　　　　　　　XP　中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找的文本外，还可　



以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Office　　　　



　　　　　　　XP　在用户界面上有了很多改进。Word　可以让你把文档中非连续的部分放到剪贴板中，新　



的Office　剪贴板将可以储存　24　个剪贴内容，并且在每一个剪贴项目前都有一段简短的文字说　



明。　　



　　　　　　　　绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和　Office　　XP　很好结合，它提供一个图表选项可以　



让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。　　



　　　　　　　　四、组件的改进　　



　　　　　　　　前面讲到的一些新特性大部分都是整个　Office　　XP　都拥有的，对于个别的应用程序还　



有一些特定的改变值得你关注。　　



　　　　　　　　　　　　　　的随意翻译功能　　



　　　　　　　　Word　将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单词或选中的文本。　



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Word　支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的改进：　



你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功能也有了明显的增强。　　



　　　　　　　　　　　　　　　的帮助修复错误功能　　



　　　　　　　　　　　Excel　　中一旦公式发生错误将会自动触发―智能标签‖　以帮助你修复错误。如果你输　



错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告。值得一提的是，新的边界绘　



图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　的增加打印预览功能　　



　　　　　　　　PowerPoint　的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打印预览功能。在打　



印PowerPoint　演示文稿时，你还能同时打印注释页面。　　



　　　　　　　　4。FrontPage　的增强处理表格功能　　



　　　　　　　　FrontPage　总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网站发布功能。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　的支持表格功能　　



　　　　　　　　Access　将会支持表格，这样你就不必到　Excel　中去创建表格了。　　



　　　　　　　　总体来说，Office　　XP　　主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功能上并没有质的　



飞跃。而且　Office　　　　



　　　　　　　XP　对内存的要求更大了，相信等到今年　5　月或　6　月时，正式版的　Office　XP　一定不会令人　



失望的！　　　　



　　

　　



统计成绩之高效奇技　　　　　　　　



　　　　　　　一、计算平均分　　



　　　　　　　　1。选择存放张三的平均分的　H2　单元格，在　H2　单元格中输入=AVERAGE（C2：G2）然后按回　



车键。其中　C2：G2　是存放张三各科成绩的单元格（如图　1）。　　



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　　　　　　　2。计算出张三成绩的平均分后，选择　H2　单元格，将鼠标指针（原是空心的粗十字形状）移到　



H2　单元格（活动单元格）右下角的控点（黑方块）上，鼠标指针变成细的十字形状，按住鼠标左键　



不放，拖动到　H12　单元格后释放鼠标按键，源单元格的内容复制到目标单元格中。　　



　　　　　　　二、计算总分　　



　　　　　　　选择存放张三成绩的平均分的　I2　单元格，在　I2　单元格中输入=SUM（C2　：G2）然后按回车　



键。其中　C2　：G2　是存放张三各科成绩的单元格。　　



　　　　　　　提示：求最高分、最低分所使用的方法大同小异，只是使用函数不同而已（求最大值用　



=MAX（参数）　，最小值用=MIN（参数）　，这里就不详述了）　。　　



　　　　　　　三、成绩排名　　



　　　　　　　学生的总分排出后，老师们想知道学生所在的名次，所以要对学生的总分按从高到低的顺　



序进行排序。　　



　　　　　　　　1。选择单元格―G3‖，或选择成绩单数据库中的任一单元格。　　



　　　　　　　2。在菜单栏上选择―数据→排序‖，然后在―排序‖对话框中指定排序的主要关键字和次要关　



键字―总分‖和其他任何一字段按递减排序选项，然后按―确定‖按钮。　　



　　　　　　　3。排完序后，为了显示出学生所排名次，可以在姓名前面插入一列―名次‖字段如图　2　。在　



B1　和　B2　单元格中分别输入―1‖和―2‖后选中　B1　和　B2　，将鼠标指针（原是空心的粗十字形状）移　



到　B1　：B2　单元格（活动单元格区域）右下角的控点（黑方块点）上，鼠标指针变成细的十字形状，　



按住鼠标左键不放，拖动到　B12　单元格后释放鼠标按键，Excel　　　　



　　　　　　　2000　即可按等差数列的形式自动将内容填充进去。　　



　　　　　　　　四、统计分数段　　



　　　　　　　如果要　60　分以下、60　分（含　60）到　69　分……分数段的人数，我们可以按以下步骤来解决：　　



　　　　　　　　1。在单元格区域　K2　：K12　中输入统计间距数列59、69、79、89、99、100。　　



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　　　　　　　2。在菜单栏上选择―工具‖　中的―数据分析‖选项，（若菜单中无―数据分析‖命令，应先在菜单　



栏上选择―工具‖　中的―加载宏‖选项，在弹出的对话框中选择―分析工具库‖）弹出―数据分析‖对话　



框。　　



　　　　　　　3。在―数据分析‖对话框的―分析工具‖列表框中选择―直方图‖项，单击―确定‖按钮后弹出―直　



方图‖对话框，如图　3　。　　



　　　　　　　4。在―输入区域‖框中输入需要分析的单元格区域，本例中输入存放平均分的单元格区域地　



址I2：I12　。在―接收区域‖框中输入统计间距数列的地址区域，本例为K2：K7。在―输　



出区域‖框中输入任一空的单元格地址。本例中为L1　。　　



　　　　　　　5。单击―确定‖按钮，得出统计结果。　　



　　　　　　　提示：要统计各科的分数段的方法一样，这里就不一一详述了。　　　　



系统中的　ffastun。ffa　文件　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件　ffastun。ffa、ffastun。ffl、　



ffastun。ffo、ffastun。ffx，并且占用大量的空间。这些文件到底是什么文件，可以删除它们吗？　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Office　的杰作。安装了Office97/2000　之后，一般会在―启动‖　中看到下面　



两项内容：―office　启动（osa。exe）‖和―Microsoft　文件检索（findfast。exe）‖，这两项会在　Office　启动　



时自动加载，该程序可以自动检索个人计算机用户的硬盘中的　Office　及　Web　等文档，默认值　



为　2　小时。这就是为什么在使用计算机的过程中，有时候突然出现硬盘指示灯狂闪而程序运行　



变慢的一个原因。并且它会在每个分区中都要产生像ffastun。ffa、ffastun。ffl、ffastun。ffo、ffastun。ffx　



类似的隐藏文件。　　



　　　　　　　　



它们从自动启动菜单中清除之后，好像也没有什么事情发生。其实它们只与　Office　软件有关。　



如果个人计算机用户的　Word　，Excel　文件很多的话，而且频繁使用，相互调用，共享数据资源，　



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那么加上这两个文件，以加快文件的搜索，否则就把这两个项目删除就行了。删除方法很简单，　



只要到―控制面板→文件搜索‖　中，取消掉所有的文件检索任务即行了，当然也可以在安装　



Office　的时候选择自定义安装，在　Office　工具中不选―文件检索‖　。　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　已激活　



的　Office　XP　保存方法　　　　　　



　　　　　　　装完　Office　　　　



　　　　　　　XP　之后我们要激活它，微软提供给我们联网和打　800　电话两种激活方式。无论哪种方式　



都存在着弊病，有时没有联网条件，有时没有拔打　800　电话的权限，经过千辛万苦激活的Office　　　　



　　　　　　　XP　，在我们重新安装系统或重新安装　Office　XP　时还得再一次激活。能不能把激活的信息　



备份下来呢？经过摸索发现只要在　Office　XP　　　　



　　　　　　　激活状态下保存以下两个文件即可实现（我们假设　Office　XP　安装在　C　盘）　：　　



　　　　　　　　1。Data。dat　文件：如果系统是　WinXP/2K　，该文件位于　C：Documents　and　SettingsAll　　　　



　　　　　　　UsersApplication　　　　



　　　　　　　DataMicrosoftOfficeData　文件夹中；如果系统是　Win9X　，该文件位于　C：WINDOWSAll　　　　



　　　　　　　UsersApplication　DataMicrosoftOfficeData　文件夹中。　　



　　　　　　　2。备份注册表信息：打开注册表，找到　



＇HKEY_LOCAL_MACHINESoftwareMicrosoftOffice　10。0Registration　，备份并保存registration　



分支注册信息。　　



　　　　　　　3。如果重新安装系统或重新安装　Office　XP　　的话，Office　　　　



　　　　　　　XP　安装完毕后，把注册表信息导入之后再把备份的　Data。dat　覆盖到相应的文件夹即可激　



活。　　　　



　　　　　　　　需要注意的是由于　WinXP/2K　与　Win9X　注册表信息格式不一样，所以在使用双系统的情　



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况下要注意保存好相应的注册信息，至于　Data。dat　无论在　WinXP　、Win2K　还是在　Win9X　都是　



通用的，只要覆盖到相应的文件夹即可。　　



　　　　　　　（注：以上的操作必须是同一机器或配置相同的电脑系统）　　　　



用　Excel　2000　建立简单、实用的进销存系统　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2000》和《管家婆》等软件为主，这些软件　



确实功能强大，极大方便了广大中小型工商业用户，而利用　Excel　　　　



　　　　　　　2000　的强大功能也能方便快捷地实现进销存的简单管理。　　



　　　　　　　　　一、功能需求分析　　



　　　　　　　　



求建立例表如下：（　图）　　



　　　　　　　　



进货数量、进货金额、累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利、当天销售数量、当天销　



售金额、当天销售毛利”。每一行则是每一种具体的货品。　　



　　　　　　　　　库存数量为最新的实时库存，以利于日常管理，当进货或销售时，库存数量、成本价　



会实时相应改变。　　



　　　　　　　　　二、功能的实现　　



　　　　　　　　　（一）建立相应公式　　



　　　　　　　　　　库存金额=库存数量×成本价。即在　G2　格录入―=E2*F2‖　。　　



　　　　　　　　　2。当天销售毛利=当天销售金额…当天销售数量×成本价。即在　O2　格录入　



―=N2…M2*F2‖　。然后把公式复制到每一行。　　



　　　　　　　　　（二）进货流程　　



　　　　　　　　



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价相应改变，然后清空录入的进货数量、进货金额单元格，以利下次录入。要选定　Q、R　两列　



为累加区。操作如下：　　



　　　　　　　　　　在　Q2　格录入―=E2＋H2‖，在R2　格录入―=ROUND（（I2＋G2）/（E2＋H2）；0）‖，然后把公式　



复制到每一行。　　



　　　　　　　　2。选择工具菜单―宏‖　中的―录制新宏‖，给新宏确定宏名为―进货提交‖，然后开始录制：　



选定　Q2　到　R16　区域，复制后，点击E2　单元格，选择―编辑‖菜单中的―选择性粘贴‖，只粘贴　



值。然后选择　H2　到　I16　区域，清空。停止录制宏。　　



　　　　　　　　3。为保护　Q、R　两列，将　Q、R　两列隐藏。其实就是起到一个累加器的作用。这样当　



宏录制完成后，每次只需点击相应的宏，进货数量就实时增加到库存中去了。　　



　　　　　　　　　三）销售流程　　



　　　　　　　　



售数量、累计销售金额、累计销售毛利相应累加，然后清空销售数量，销售金额的单元格，以　



利下次录入。要选定　STUV　四列为过渡区。操作如下。　　



　　　　　　　　　1。在　S2　格录入―=E2…M2‖　，在　T2　格录入―=J2＋M2‖，在U2　格录入―=K2＋N2‖，在V2　



格录入―=L2＋O2‖，然后将相应公式复制到每一行。　　



　　　　　　　　2。选择工具菜单―宏‖　中的―录制新宏‖，给新宏确定宏名为―销售提交‖，然后开始录制：　



选定　S2　到　S16　区域，复制后，点击E2　单元格，选择编辑菜单中的选择性粘贴，只粘贴值。　



然后选择　T2　到　V16　区域，复制后，点击J2　单元格，选择―编辑‖菜单中的―选择性粘贴‖，只粘　



贴值。最后选择　M2　到　N16　　区域，清空。停止录制宏。　　



　　　　　　　　　　为保护　S、T、U　、V　四列，将这四列隐藏。　　



　　　　　　　　　四）建立自定义菜单　　



　　　　　　　　



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操作如下：　　



　　　　　　　　1。点击―视图/工具栏/　自定义‖，选命令中的―新菜单‖，将―新菜单‖拖至菜单项，用鼠标　



右键点击新建的―新菜单‖给它重新命名，如―　明月灯饰‖　。　　



　　　　　　　　2。再选―视图/工具栏/　自定义‖，将命令中的―宏‖…―　自定义按钮‖　　　　



　　　　　　　拖至新建的菜单下。给“自定义按钮”指定新名为“进货提交”，然后在指定宏中指定刚　



才录制的“进货提交”宏。　　



　　　　　　　　3。重复以上第　2　步骤，新建一个新按钮，改名为―销售提交‖，指定宏为刚才录制的―销　



售提交‖宏。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　任意增加或删除。　



这样可以方便地增加各种货品了。　　



　　　　　　　　



累计毛利都一清二楚，再利用　Excel　　　　



　　　　　　　2000　的筛选、打印等功能打印出来，真是轻松上手，全不费一点功夫。　　



　　　　　　　　以上只是一个例子，在实际运用中，只需将相应区域扩大即可。　　　　



　　



用　Excel　2000　建立商品月销售明细表　　　　　　



　　　　　　　现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并不一定适用。其实，如果电脑　



中装有Office　　　　



　　　　　　　2000　就完全可以利用　Excel　　电子表格管理一些简单的商务活动。本文介绍普通个体经销户　



如何用　Excel　　　　



2000　建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。　　



　　　　　　　一、建立名为―2001　年某月商品销售明细表‖　的Excel