Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第72部分

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如何用　Excel　　　　



2000　建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。　　



　　　　　　　一、建立名为―2001　年某月商品销售明细表‖　的Excel　文件　　



　　　　　　　　同时由于Excel　默认工作簿内只有三个工作表，请点击―工具/选项‖菜单，在出现的对话框　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　580　　


…………………………………………………………Page　581……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



中，选―常规‖选项卡，然后设置―新工作簿内的工作表数‖为　32　。　　



　　　　　　　二、建立日销售明细表　　



　　　　　　　打开―2001　　年　　月商品销售明细表”，双击左下“SHEET1‖，键入―1　　　　　　　　　　　　　　　　日‖，按回车，照此依　



次分别将―SHEET2、SHEET3……　　　　



　　　　　　　SHEET31‖改为―2　　日、3　　日……31　日‖　。将―SHEET32‖改为―月销售明细总表‖　。分别选单元　



格　A1　、B1……K1　，依次键入―编号、品名、规格、单位、销售数、损耗数、销售价、进价、　



销售额、成本、毛利‖，选单元格A2　、A3……A21　，单元格B2　、B2……B21　，单元格C2、C3……C21，　



单元格　D2　、D3……D21　，H2　、单元格H3……H21（假设所经营的商品只有　20　种）分别在相应的　



单元格中输入商品编号、品名、规格、，单位和进价。在单元格　A22　中键入―合计‖（如图）　。　　



　　　　　　　分别选单元格　i2，j2　，k2　，分别键入―=E2*G2‖，―=（E2＋F2）*H2‖　，―=I2…J2‖　，选单元格　i2，　



将鼠标移至单元格右下角，出现黑―＋‖标志后，按住鼠标左键向下拖动至单元格　i21，按此方法　



将单元格j2　，k2　分别拖至单元格j21　，k21　，分别选单元格　i22，j22　，k22　，在单元格中依次键　



入―=SUM（i2　：i21）‖　，―=SUM（j2　：j21）‖　，―=SUM（k2　：k21）‖　。用鼠标左键点击―1　　　　　　　　日‖表最左上　



角处，定义整个工作表，点―复制‖按钮，接着选工作表―2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　日‖，用鼠标左键点击―2　　　　　　　　　日‖表最左　



上角处，定义整个―2　　日‖表，点―粘贴‖按钮，按此方法将―1　　日‖表中的内容分别复制到―3　　日‖，　



―4　　日‖……―31　　日‖表中。　　



　　　　　　　三、建立月销售明细总表　　



　　　　　　　选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1　日‖表内容复制到―月销售明细总表‖　中。　



选单元格　E2　，键入―=1　　日！E2＋2　　日！E2……＋31　　日！E2‖，选单元格　E2　，将鼠标对准单元格　



右下角，出现黑―＋‖标志后，按住鼠标左键向右拖至单元格　K2　。分别选单元格　E2　，F2　，I2　，　



J2　，K2　，按住鼠标左键向下拖动至单元格E21　，F21　，21　，J21　，K21　，选单元格E22　，键入―=SUM（E2　：　



E21）‖　，选单元格E22　，将鼠标对准单元格右下角，出现黑―＋‖后，按住鼠标左键向右拖至　K22　。　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　581　　


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分别用鼠标左键点―G‖、―H‖；选取整个―G‖列、―H‖列；点工具栏中―编辑‖项，选―删除‖按钮，删　



除―G‖和―H‖列。　　



　　　　　　　至此―销售月明细表‖就建成了。　　



　　　　　　　　四、销售情况分析　　



　　　　　　　―2001　年　　　　



　　　　　　　月商品销售明细表”建好后，只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗数和销售价格，　



其他数据都将自动生成，每天每月的销售额，利润和每个品种销售额，利润都一目了然。同时　



利用　Excel　　　　



　　　　　　　2000　强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线和图表，可以及时　



掌握商品销售动态，变化情况，从而便于经营品种的订购与营销。　　　　



　　

　　



用　Excel　2000　建立项目概算汇总表　　　　　　



　　　　　　　　　一、功能需求分析　　



　　　　　　　　



等。我们根据有关规范及报批要求建立如下表格：（　图）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　后一行为编　



制单位与姓名。　　



　　　　　　　　



要合计，并且要计算出占总投资的百分比，纵向每一部分需要合计，以便直观明了，合理利用　



资金。　　



　　　　　　　　　二、功能实现　　



　　　　　　　　　　一）建立计算公式　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　582　　


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　　　　　　　　根据功能需求分析，我们需建立下列公式。　　



　　　　　　　　1。概算价值（土建）=建筑技术经济指标（其中土建）×数量。即在　F8　格输入―=P8*E8‖，把　



公式复制到对应的单元格。　　



　　　　　　　　2。合计（概算价值）=建筑工程（含土建、水、暖）＋工艺设备＋强电＋弱电＋其他。即在　L7　



格用常用工具栏上的―　自动求和‖按钮输入―=SUM（F7　：K7）‖　，再将公式从　L8　纵向复制到　L26　。　　



　　　　　　　　3。第二部分其他费用，每项已给出占第一部分合计（L26）的百分比，因此直接输入公　



式就行了，即　L28=L26*0。008　，下面各单元格按照D　列给出的比例相应输入。　　



　　　　　　　　4。各小部分纵向求和。E7=SUM（E8　：E12）　，从F7　横向复制到　M7　。同样，E13=SUM（E14　：　



E18）　，从F13　横向复制到　M13　。L19=SUM（L20　：L25）　，复制到M　19。　　



　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　第一、二部分求和。L26=SUM（L7　，L13　，L19）　，并复制到M26　。L35=SUM（L28　：L34）　，　



并复制到　M35　。最后求总和，L36=SUM（L26　，L35）　，并复制到M36　。　　



　　　　　　　　　　各项占总投资百分比=各项的合计（L　列）/总投资（L36）　×100　。即在M8　格输入　



―=L8/L36*100‖，在其他单元格对应输入。　　



　　　　　　　　我们在复制公式时，可利用填充柄。　　



　　　　　　　　　二）格式化工作表　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　变换，这不但可以增加对用户的吸引力，而且　



可以使工作表看起来美观、容易阅读。　　



　　　　　　　　　增加边框　　



　　　　　　　　用户在运用　Excel　制作表格时，如果不自己设置边框线，那么在屏幕上见到的报表样　



式，实质上是没有表格线的，所以必须增加数据的边框线或表格线。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　A3　单元格，单击该单元，以此为起始点选取增加表格线的活动　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　583　　


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单元格范围，拖动　A3　单元到终点　R36　单元，移动鼠标指针至菜单条，并单击―格式‖选项，在　



其下拉菜单选项中选取―单元格‖，单击该选项后，在单元格格式对话框中设置边框线即可。另　



外，在选取了设定范围后，也可通过使用―格式工具栏‖上的―边框‖命令按钮或右键弹出式菜单　



完成。　　



　　　　　　　　



我们还可以为数据添加颜色，使某些数据以阴影方式显示出来。选定第　26　行，即从　A26　单元　



到　R26　单元，按鼠标右键，在弹出式菜单设置单元格格式，选图案选项，选较淡的图案即可，　



然后用格式刷，把这一行的图案设置刷到第　35、36　行。　　



　　　　　　　　　设置字体　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　体加粗命令。选　



定　A7　单元到　M7　单元，单击格式工具是栏上的―B‖加粗命令按钮即可，然后用格式刷，把一　



行的加粗字体设置刷到第　13、19、26　、35、36　等行的相应位置。　　



　　　　　　　　



美观，易于阅读。选定　F7　单元到　M36　单元，点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。　　



　　　　　　　　　设置其他格式并准备打印　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　A4　纸进行打印，可进行页面设置，选择　A4　横向纸，进行打印预览。　



我们发现工作表被分成了若干页，这是由于字号及行和列较大造成的。我们应对其适当调整以　



便能正好打印　1　页或　2　页，当然有时也需要配合调整页边距。选定　A2　单元到　R37　单元，在格　



式工具栏上的字号大小框里输入―9‖，在选住的同时按鼠标右键，在弹出菜单里选―行高‖，在　



行高里输入―15‖　。列的宽窄宜用手工拖动，例如调整C　列宽度，先移动鼠标指针至　C　列和　D　



列交界处，并单击之，此时指针改变成一个带双向箭头的指针，点住该处指针不放，向右或向　



左拖动即可。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　584　　


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　　　　　　　　三、使用工作表　　



　　　　　　　　



变，变化的只是横向子项多少。我们只要建立好一个工作表后，其它项目的概算汇总表，只是　



增加或删除行的问题。由于公式是相对引用，删除行后，工作表里的公式相对变动，不需作任　



何改动就可使用。而增加工程子项，插入行后，相应的公式也可随时变动，需增加该项的公式　



并修改其所属部分的公式。　　



　　　　　　　　



备、强电、弱电、其他及建筑技术经济指标里的单位土建造价，概算价值里的土建、每一子项　



及每一部分的纵向、横向合计及占总投资的百分比就会自动计算出来，不需人工计算及输入，　



可大大减轻我们的工作量，同时，也提高了工作表的正确性。　　　　



　　



用　Excel　XP　做个语音累加器　　　　　　　　



　　　　　　　在我们的日常办公理财工作中，经常会用到计算器，把大量的数据累计求和。如果数据非　



常多的话，很容易出错，并且如果一次没算完的话，还不好保存。为了方便起见，下面就让我　



们一起在　Excel　　　　



　　　　　　　XP　　中做个简易的语音累加器，使你累计求和方便又准确。　　



　　　　　　　　1。设置语音：既然是做语音累加器，当然要有声音了。单击―工具‖菜单中的―语音‖→―显示　



文本到语音‘工具栏‖（这项功能在默认情况下，并没有被安装，如果没有安装的话，Excel　　　　



　　　　　　　XP　会提示你先进行安装，安装过程非常简单）　，打开―文本到语音‖工具栏之后，选择最后　



一个按钮―按回车键开始朗读‖（　图　1），这时你会听到系统发出的语音提示，从现在开始只要一　



按回车键，刚才输入到单元格的内容就会被读出来了。　　



　　　　　　　2。建立表格：在表格的最上面一行输入―我的语音累加器‖或者其他的提示信息，在单元格　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　585　　


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A2　中输入提示文字―输入数据‖，在单元格　C2　中输入―累加结果‖，然后在单元格D2　中输入公　



式―=B2＋D2‖，确定后会出现一个提示错误的信息框。这是因为　D2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中的公式引用自己所在的　



单元格，造成了循环引用。只要打开的工作簿中有一个包含循环引用，Excel　　　　



　　　　　　　XP　都将无法自动计算所有打开的工作簿，这时只需取消循环引用，或利用先前的迭代计　



算结果计算循环引用中的每个单元格引用即可。单击―确定‖按钮关闭此提示框（　图2）　。　　



　　　　　　　3。取消循环引用：选择―工具‖菜单中的―选项‖命令，打开―选项‖对话框，单击―重新计算‖　



标签，选中―迭代计算‖复选框，将―最多迭代次数‖　的数值改为―1‖　。若要设置两次迭代结果之　



间可以接受的最大误差，请在―最大误差‖框中键入所需的数值，数值越小，结果越精确，但是　



Excel　　　　



　　　　　　　XP　用于计算工作表的时间也越多（　图3）　。　　　　



　　　　　　　4。再次选定单元格：在这个累加器中，我们需要在单元格　B2　　　　　　　　　　　　　　　　中重复多次输入数据，但是　



每按一次回车键，活动单元格都会自动移到下一单元格，非常不方便。我们可以再次打开―工　



具‖菜单中的―选项‖命令，单击―编辑‖标签，取消―按　Enter　键后移动‖复选框，单击―确定‖按钮　



即可（　图　4）　。用以上的方法虽然可以实现多次输入，但是给我们以后的使用带来麻烦，总不能　



每次都这样调来调去的吧，所以我们最好采用下面的一种快捷方法：首先选中单元格　B2　，然　



后按住　Ctrl　键再次单击单元格　B2　，此时单元格　B2　　的周围出现了实线框，我们就可以不断地　



往　B2　中输入数据而不必重新选择活动单元格了。要取消这个选定只需单击其他任一单元格即　



可。　　



　　　　　　　5。开始使用：到此为止，这个简易的语音累加器已经可以使用了。首先将活动单元格定在　



B2　中，然后不断地输入数据，每输入一次后按下回车键，Excel　　　　



　　　　　　　XP　就自动读出你刚才输入的数据。比如输入―123‖，Excel　　　　



　　　　　　　XP　则会读出―一百二十三‖　的声音，非常方便地实现语音校对，同时输入的数据被自动累　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　586　　


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加到单元格　D2　中了。所有数据输入完毕后，单元格D2　中的输入就是最终累加数值（　图5）　。　　　　



用　Excel　的宏管理仓库　　　　　　　　



　　　　　　　　　数据清单的建立　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel　建立数据清单（　图　1），表中每种不同规格产品的库存量即为该产　



品所有时间当日结存的总和。　　



　　　　　　　　　宏的应用　　



　　　　　　　　



内输入宏名“汇总”，在快捷键下的框内输入“　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　将此宏的快捷操作定为　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　，　



单击―确定‖后系统会出现―停止录制‖　的工具条。将光标定在数据清单内任一单元格，点击―数　



据‖菜单→―排序‖→弹出排序对话框，在―主要关键字‖　的下拉框内选定―　品名‖、在―次要关键字‖　



的下拉框内选定―规格‖后单击―确定‖　。再次点击―数据‖菜单→―分类汇总‖→弹出对话框，在―分　



类字段‖　的下拉框内选定―　品名‖、在―汇总‖　的下拉框内选定―求和‖、在―选定汇总项‖框内选定―当　



日结存‖　　　　



　　　　　　　复选框、将“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”两项的复选框打钩并单　



击“确定”。再次点击“数据”菜单→“分类汇总”→弹出对话框，在“分类字段”的下拉框　



内选定“规格”，去掉“替换当前分类汇总”前复选框的钩，其他选项不变，单击“确定”，在　



分类汇总表的左侧出现的分类层次的选择按钮中选“3‖，便可出现如图2　的工作表，此表可一　



目了然显示各种产品的库存情况。单击―停止录制‖工具条上―停止录制‖命令按钮，便完成了第　



一个宏的录制工作。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ctrl＋Shift＋Y‖，　



将光标定在图　2　分类汇总表内任一单元格，点击―数据‖菜单→―分类汇总‖→弹出对话框，单击　



―全部删除‖→―数据‖→―排序‖→弹出排序对话框，在―主要关键字‖　的下拉框内选定―　日期‖，单　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　587　　


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击―确定‖后再单击―停止录制‖　的工具条上―停止录制‖命令按钮，便完成了第二个宏的录制工　



作。　　



　　　　　　　　　建立新菜单　　



　　　　　　　　为了更方便操作，我们将建立新菜单来执行―宏‖　的操作，具体步骤如下：　　



　　　　　　　　①　　在工具栏或菜单栏的任一处点击右键→“自定义”→选定“命令”选项卡，在左　



侧“类别”框内选定“新菜单”，　　　　



　　　　　　　在右侧的“命令”框内将“新菜单”用鼠标拖到菜单栏上“数据”菜单的右侧，单击“自　



定义”对话框内“更改所选内容”下拉箭头，在“命名”框内输入“仓存”后确定，这时菜单　



栏上多了个名为“仓存”的菜单（　图2）　。　　



　　　　　　　　



令”框内将“自定义按钮”用鼠标拖到菜单栏上“仓存”菜单的下方，单击“更改所选内容”　



下拉箭头，在“命名”框内输入“汇总”，在“更改按钮图”选项选定如图　2　的图标，在―指定　



宏‖选项指定―汇总‖宏，单击―确定‖后便完成―仓存‖菜单下―汇总‖菜单命令设计工作。用同样的　



方法在―仓存‖菜单下再设计名为―一览表‖　的菜单命令。至此，我们就完成了全部设计工作，只　



要点击―仓存‖菜单下―汇总‖菜单命令系统便可自动将各种规格的产品仓存情况显示出来，再点　



击―一览表‖菜单命令便可还原到明细表状态。这样我们就可方便地随时查询各种产品的库存情　



况了。　　　　



　　



用　Excel　函数计算年龄几法　　　　



　　　　　　　　　　Excel　中利用系统时间和出生年月计算年龄是人事管理、工资统计中经常性遇到的　



工作，笔者由于工作关系对此有些研究，现将有关计算方法介绍如下，供读者朋友们参考：　　



　　　　　　　　一、利用　DAYS360　、CEILING　和　TRUNC　函数　　



　　　　　　　　　函数简介　　



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　　　　　　　　　①DAYS360　函数　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　360　天（每月　30　天）计算出两个日期间的天数，作为计算工龄的工具非常方　



便。它的语法为：　　



　　　　　　　　　　DAYS360（Start_date　，end_date，method）　　



　　　　　　　　　　　　　　　Start_date　是计算时间段的起始日期，end_date　是计算时间段的结束日期，method　



用来指定计算方法的逻辑值（取　FALSE　或忽略使用美国方法，取　TRUE　则使用欧洲方法）　。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1998　年　6　月　1　



日至　2000　年　12　月　31　　日工龄为3　年；而有的则按―实工龄‖计算，1998　年　6　月　1　日至2000　年　



12　月　31　　日工龄为2　年；对此可使用　CEILING　函数或　TRUNC　函数处理。　　



　　　　　　　　　②CEIL