Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第76部分

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找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记　



录和常用函数等方面也有体现。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，　



这也是微软将其　Office　称作―今日效率之源‖　的重要原因。　　　　



　　



用　Office　2000　搭建邮购管理系统　　　　



　　　　　　　　



容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不　



大，使用数据库有点“大材小用”。Excel　　　　



　　　　　　　2000　具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word　　　　



　　　　　　　2000　则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无　



须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　数据表设计　　



　　　　　　　　　运行　Excel　　　　



　　　　　　　2000　打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段（即列标题）　，如―收款日期‖、―收款　



金额‖、―邮编‖、―客户地址‖等等（　图　1）。它们不仅可以说明Excel　数据的内容，更是　Word　　　　



　　　　　　　2000　识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为　Word　2000　的数据源，用户可以根据需　



要随时增加新字段。　　



　　　　　　　　　　2。数据输入　　



　　　　　　　　



量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用　Excel　　　　



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　　　　　　　2000　记录单要方便些，它的使用方法是：选中需要输入数据的空白单元格（如图　1　中的A2）　，　



单击―数据‖菜单下的―记录单‖命令，即可打开图　2　所示对话框。输入过程中按　Tab　键切换输入　



字段。一条记录输入完成后，单击―新建‖按钮或按―Alt＋W‖，当前记录就被添加到工作表数据　



行的末尾。　　



　　　　　　　　数据输入完成后，以―邮购工作表‖之类的文件名保存，并将　Excel　　　　



　　　　　　　2000　关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参　



考有关的书籍。　　



　　　　　　　　利用数据表批量打印信封　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　2000　的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下：　　



　　　　　　　　　　打开数据源　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　　　　



　　　　　　　2000―工具‖菜单下的―邮件合并‖命令，打开―邮件合并帮助器‖对话框。单击其中的―创建‖　



按钮，选择下拉列表中的―信封‖命令，在弹出的对话框中单击―活动窗口‖　。　　



　　　　　　　　



开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打　



开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框（　图3）　。　　



　　　　　　　　　　设置信封　　



　　　　　　　　　　　3　中的―打印选项‖供用户选择不同的进纸方式（共有　6　种）　。而在―信封选项‖　中，你　



可以打开―信封尺寸‖下拉列表，选择其中提供的各种信封（当然可以自定义）　，选择好了信封可　



以在对话框中预览。如果单击―收信人地址‖或―寄信人地址‖下的―字体‖按钮，可以分别设置两　



者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。　　



　　　　　　　　



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域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打　



开空白信封页面。　　



　　　　　　　　　　添加合并域　　



　　　　　　　　



置插入合并域。方法是：打开―邮件合并‖工具栏中的―插入合并域‖菜单（　图4）　，选择其中的某条　



命令（如―邮编‖），将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所　



有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它　



们选中，就可以像普通文字那样使用―格式‖工具进行设置。　　



　　　　　　　　　以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将―邮件合并‖工具栏中的―查看合并　



数据‖按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。　　



　　　　　　　　　4。合并选定数据　　



　　　　　　　　



　“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框（　图5），让你选择合　



并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―全部‖　；　



如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―从、到‖，然后在输入框　



中填写工作表记录的起止行标号。　　



　　　　　　　　数据合并范围选定后，单击图　5　中的―合并‖按钮，Word　　　　



　　　　　　　2000　就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使　



用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下：　　



　　　　　　　　　1。打开数据源　　



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话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框（　图　



6）　。　　



　　　　　　　　　　选择标签　　



　　　　　　　　　　　6　的―产品编号‖下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右　



下角的―标签信息‖栏内。你可以打开―标签产品‖下拉列表，然后在―产品编号‖框内寻找你需要　



的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击―新建标签‖按钮，在图　7　所示的对话框中自　



行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用　



方法。　　



　　　　　　　　　　添加合并域　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　6　中选中标签并―确定‖，就可以打开―创建标签‖对话框。鼠标在―示范标签‖　



框内单击，然后单击―插入合并域‖按钮打开菜单（　图4）　，选择其中需要的命令单击，就可以将　



合并域插入―示范标签‖框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域　



放在一行。但是，图　8　中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如　



果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。　　



　　　　　　　　　　合并选定数据　　



　　　　　　　　　　　　　　　8　中的―确定‖按钮，就会回到―　邮件合并帮助器‖　。你只要单击其中的―合并‖按　



钮，―合并‖对话框（　图5）就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击―确定‖按　



钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的　Word　　　　



　　　　　　　2000　窗口，在其中生成所有标签。　　



　　　　　　　　



选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样　



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存盘或直接打印。　　



　　　　　　　　需要说明的是：邮件合并的本质是Word　2000　的数据调用功能，它可以使用Excel　、　



DBASE　等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将　Word　　　　



　　　　　　　2000　作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。　　　　



　　

　　



员工生日巧排序　　　　　　　　



　　　　　　　很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他（她）送一　



份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、　



生日、职务等信息（如图　1）按一定规则（先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→　



员工进行排序，且需计算出每个人的岁数）　，排序成如图　2　格式的生日一览表，以方便生日礼　



品发放。下面以Excel　　　　



　　　　　　　2000　或　Excel　97　为例，将具体操作步骤介绍如下：　　



　　　　　　　　1。岁数的计算：将光标选定　E3　单元格后输入―=YEAR（NOW（））…YEAR（D3）‖　，按回车后　E3　



则显示为时间格式的数字，再选定　E3　点击―格式‖菜单→―单元格‖→　　　　



　　　　　　　在弹出―单元格格式‖对话框内选定―数字‖选项卡，在―分类‖框内选定―常规‖→　　　　



　　　　　　　单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到　E3　单元格填充柄上变成细十　



字形光标后，按下鼠标左键往下拖（公式复制）就可将所有人的岁数计算出来。　　



　　　　　　　2。求出生日所在月份：将光标选定　A3　　单元格后输入―=MONTH（D3）‖，按回车后便可计算　



出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。　　



　　　　　　　3。增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再　



将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第　D　列，点击―插入‖菜单并单击―列‖后便可自动　



增加一列。选定　D2　单元格输入一个新字段―级别‖，选定D3　并输入―=IF（C3=〃经理〃1，IF（C3=〃　



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主管〃2，IF（C3=〃领班〃，3，IF（C3=〃员工〃，4））））‖再应用公式复制，将所有人员的职务所在的　



级别计算出来。　　



　　　　　　　备注：因为函数　　IF　　　　



　　　　　　　最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过　7　　级的情况，则需要在―TRUE‖返回值内再嵌套　



一个　IF　函数，如上例中也可在D3　单元格内输入：―=IF（OR（C3=〃经理〃，　　　　



　　　　　　　C3=〃主管〃），IF（C3=〃经理〃，12），IF（OR（C3=〃　　领班〃，　　　　



　　　　　　　C3=〃员工〃IF（C3=〃领班〃，3，4）））‖　，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过　



7　个以上的级别。　　



　　　　　　　4。依照规则排序：将光标选定在―生日一览表‖　内任一单元格内，点击―数据‖菜单→―排序‖→　



在―主要关键字‖下拉框内选定―月份‖并选定―递增‖单选钮，在―次要关键字‖下拉框内选定―级　



别‖并选定―递增‖单选钮→确定。选定　D　列点击―格式‖菜单→列→隐藏―列‖便可得到图　2　所示　



的结果。　　　　



　　



　　



在　EXCEL　2000　中快速输入特定文本　　　　　　



　　　　　　　　因工作的需要，可能你会经常用Excel　　　　



　　　　　　　2000　来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名　



称等）　，为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，这次向大家介绍几个好方法。　　



　　　　　　　　　　自动更正法　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　G300‖，　



在―替换为‖下面填入―　　《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖（不含双引号）　，然　



后按―确定‖按钮。以后只要在单元格中输入―G300‖及后续文本（按―Enter‖键）后，系统会自动将　



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其更正为―　　　　　　《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖。　　



　　　　　　　　



Excel　中定义好的自动更正词条在Office　系列其他应用程序（如　WORD）　中同样可以使用。③如　



果确实需要输入文本―G300‖时，你可以先输入―G3000‖及后面的文本，然后删除一个―0‖即可。　　



　　　　　　　　　　函数合并法　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　“某某市华　



夏建筑安装工程公司”等，这些文本大同小异，我通常用　　　　



　　　　　　　Excel　中的Concatenate　函数来实现这些特定文本的输入：　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Sheet1　工作表的　D　列中（如　D2　单元格）　，我们先　



在　Sheet2　工作表中的两个单元格（如　A1　和　B1）　中分别输入文本―某某市‖和―建筑安装工程公　



司‖，然后在　Sheet1　的D2　单元格中输入公式：=CONCATENATE（^35050601a^）　，以后我们只　



要在　C2　单元格中输入―华夏‖，则D2　单元格中将自动填入文本―某某市华夏建筑安装工程公　



司‖　。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（C　列）　，我们在打印时不希望将它打印出来，　



我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中选―隐藏‖项，即可将该列隐藏起来而不被打印　



出来。　　



　　　　　　　　　　选择列表法　　



　　　　　　　　



的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需　



要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。　　



　　　　　　　　　　格式定义法　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　的数值加上单位（如―万元‖等）　，少量的我们可以直接输入，而大　



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量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过―　自定义‖单元格格式的方法来达到自动给数　



值添加单位的目的。　　



　　　　　　　　



在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#　



平方米‖，按下―确定‖按钮，以后在上述单元格中输入数值（仅限于数值！）后，单元（万元）会自　



动加在数值的后面。　　　　



　　



在　Excel　中打印工资条　　　　　　



　　　　　　　现在许多单位都实现了工资代储，但每月的工资清单（工资条）还得要发给职工。如果用　



Excel　程序处理的工资表，打印后每页只有一个表头，剪裁成条后除了每页的第一名职工外，　



其余的就没有表头了，这样将使职工无法清楚工资条的数字对应什么具体名目。怎样才能给每　



个职工的工资条加上工资表表头呢？这里笔者将解决方案介绍给大家。　　



　　　　　　　首先根据每个职工工资具有唯一电脑序号的特点，使用　VBA　里的判断语句，让循环从第　



一个电脑序号开始，如果　Excel　表中相邻两行的电脑序号不同，就在这两行之间插入一个空白　



行，然后使用循环语句，把表头的内容依次复制粘贴到每个空白行。　　



　　　　　　　下面是具体的操作步骤：　　



　　　　　　　　1。在　Excel　中打开需要制作工资条的工资表文件。　　



　　　　　　　2。打开―工具‖/―宏‖（如果在菜单中没有看见―宏‖，让鼠标在菜单上稍停留或者按向下的双箭　



头就会出现）　，选择―Visual　　　　



　　　　　　　Basic　编辑器‖（　图1）打开VBA　编辑器窗口，在VBAProject　的工程资源管理器中双击Sheet1，　



会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码（　图2）　：　　



　　　　　　　Sub　gongzitiao（）　　



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　　　　　　　Application。ScreenUpdating　=　False　　



　　　　　　　'为避免破坏表一，将表一内容完整复制到表二　　



　　　　　　　Sheets（1）。＇A1＇。CurrentRegion。Copy　Sheets（2）。＇A1＇　　



　　　　　　　'定义循环变量的最大值不小于表二中职工数的二倍（我校职工总数为　2564）　　



　　　　　　　a　=　（Application。WorksheetFunction。CountA（Sheets（2）。＇a1：a2600＇　*　2　　



　　　　　　　'如果第一列（职工的工资电脑序号）上下单元格的值不相等，则在它们之间插入一个空白行　　



　　　　　　　For　i　=　3　To　a　　



　　　　　　　If　Sheets（2）。Cells（i　，1）Sheets（2）。Cells（i　＋　1，1）　And　（Sheets（2）。Cells（i，　　　　



　　　　　　　　1）　　〃〃）　Then　　



　　　　　　　Sheets（2）。Rows（i　＋　1）。Insert　　



　　　　　　　End　If　　



　　　　　　　'如果第一列中的单元格为空，则将表中＇A2：M2＇（工资清单表头项目）复制到此行　　



　　　　　　　If　Sheets（2）。Cells（i　，1）　=　〃〃　Then　　



　　　　　　　Sheets（2）。＇A2：M2＇。Copy　Sheets（2）。Cells（i，1）　　



　　　　　　　End　If　　



　　　　　　　Next　　



　　　　　　　Application。ScreenUpdating　=　True　　



　　　　　　　End　Sub　　



　　　　　　　3。检查源代码编辑无误后，在　VBA　窗口中打开菜单―运行‖/―运行宏‖，将弹出―宏‖窗口，　



你只需单击―运行‖即可。　　



　　　　　　　4。待宏运行完毕，再回到　Excel　，单击工资表下方的―Sheet2‖，于是在每两个相邻职工间就　



插入了工资清单项目（　图3），再用打印机打印并裁条后，就可以发放给每位职工了。　　



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　　　　　　　该操作在　Excel　2000　下调试通过。　　　　



　　



在　Excel　中轻松移动或复制工作表　　　　　　



　　　　　　　在使用　Excel　制表时，我们常常要制作许多张相同格式的表，很多人喜欢选中样表，用复　



制、粘贴命令来得到另一个工作表，这有些麻烦，其实运用　Excel　中―移动或复制工作表‖功能　



就能轻松实现上述要求。　　



　　　　　　　　1。譬如你要制作多个和样表　sheet1。