Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第80部分

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内容，用它可以节省保存时间。　　

多处剪切，一处粘贴　　　

用图文场移动多个对象。图文场是Word　中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你　

可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为：（11）选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl＋F3　

组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤；（12）单击要插入图文场的位置；（13）若插入图　

文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl＋Shift＋F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，　

可按住Shift键，选择―插入‖菜单中―　自动图文集‖命令，再单击―　自动图文集‖，然后在―请在此　

键入自动图文集词条‖框中，单击―　图文场‖，选择―插入‖　　



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按钮。　　　

顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择―插入‖菜单中―　自动图文集‖命令，再单击自动图　

文集名称列表中的―　图文场‖，　Word在―预览‖框中可显示内容。　　

文字块的快速、重复录入方法　　　

用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用　

自动图文集来解决该问题，这种方法就是用―　图文集词条‖代替要录入的文字，在编辑正文时，　

只需输入相应的词条，Word　即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，　

可选择―工具‖菜单中―　自动更正‖命令，单击―　自动图文集‖标签卡，然后选择―添加‖按钮进行编　

辑添加，编辑好后单击―确定‖按钮。如你添加了―词条‖―赛迪网信息技术有限公司‖后，只要你　

录入―赛迪‖两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个―词条‖便被添加文档中。　　

插入中英对译的翻译结果　　　

注意：首先，要确认―词典‖命令出现在菜单上，按Alt＋Shift＋F7试试，没反映？安装吧——用word　

安装盘安装词典组件才行。　　　

用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word　的中英——　

英中词典，即可在Word　中进行动态互译了。使用的方法是：（11）从―工具‖菜单中选择―语言‖，然　

后单击―词典‖命令，也可按Alt＋Shift＋F7组合键启动词典，这时出现―词典‖对话框；（12）键入要查　

阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；（13）单击―插入‖　

按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击―翻译‖按钮，可以在―替换为翻译‖列表框内显示　

该词的含义、多种解释及词性等；（14）在―查阅‖列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的　

翻译结果。　　

Word文档转为演示文档　　

许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片，即使手头有一个现成的Word文稿讲义，也不知　

如何将其变成PowerPoint　演示文稿，还要打开PowerPoint　重新输入文字。其实，Word　和　

PowerPoint两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，你的一篇Word文档即可轻松转　

换为PowerPoint演示文稿。本文提供两种方法供您选择。　　　

导入Word文档　　　

先在Word　的大纲视图下，创建一个Word大纲文件，存盘；然后打开PowerPoint程序，单击菜　

单栏上的―插入‖，选―幻灯片（从大纲）‖，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word　

大纲文档，单击［插入］，这样，Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿。　　



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二者的对应关系是：Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题，Word大　

纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为　

PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。这个途径要求你在Word　

大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便，那么请看下法。　　　

直接创建演示文稿　　　

如果你在Word　的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章，想把它们制成幻　

灯片，就可以在Word　中应用―样式‖和快捷键来直接创建演示文稿。　　　

先解释一下什么是样式：样式是Word　中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样式功　

能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着―正文‖　

两个字。点击右侧的向下箭头，会出现―标题1、标题2　、标题3〃〃正文‖等内容。您还可以按　

住―Shift‖键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况？　　　

请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择―标题1‖，其他也依次类推。然后　

在菜单栏上选择―工具／自定义‖，再在弹出的对话框中选―命令‖选项卡，从左窗口中选―所有　

命令‖，从右窗口中找到―Present　　It‖命令。用鼠标左键按住并拖动―Present　　It‖至Word　的菜单栏　

或工具栏均可。用此快捷键可直接调用PowerPoint程序，并把当前的Word　文档直接转换为　

PowerPoint演示文稿，以大纲视图显示。点击―PresentIt‖后你会发现，用标题1样式定义过的标　

题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给Word文档定义样式，点击［Present　It　］后，PowerPoint　

会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊？以后你尽可以在你习惯的Word下编　

排文章，然后轻松地转为PowerPoint演示文稿。　　　

当然，你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PowerPoint演示文稿。　

文稿转换好了以后，剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。　　　

宏是Word提供的有力工具，使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容（不同于剪贴板，宏　

可以定制在不同时间内使用）。比如，我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏，那么当作　

者在文章中需要填写通讯地址时，点击通讯地址宏的命令按钮，就可以把作者的通讯地址添加　

到文档中，而不必重复书写它。　　　

宏的录制　　　

宏的录制过程非常简单。在我们决定录制宏之前，首先要确定将要录制宏的名称，比如我们要　

录制一个宏的名字为―通讯地址‖，然后开始录制宏。过程如下：　　　

启动Word并选择菜单行的工具栏，点击―宏‖菜单项；点击―录制新宏‖　；出现宏的　　



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录制画面，见图1。填写宏的名称―通讯地址‖后点击＇确定＇开始录制宏。此后，可以输入地址　

内容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是―结　

束宏的录制‖　；另一个命令按钮是―暂停宏的录制‖　。一个图标是―宏正在录制的标志‖　。图2是宏　

录制时的画面。　　　

宏的维护　　　

录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步骤操　

作：　　　

打开菜单的―工具‖栏，点击―宏‖选项，再点击―宏‖项就打开了宏管理的对话框。我们可以用＇编　

辑＇按钮进行宏内容的编辑，使用＇删除＇按钮删除将要被删除的宏。　　　

宏的使用　　　

1、利用菜单使用宏　　　

利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护过程，打开宏维护的对　

话框，选择宏的名字，点击＇运行＇即可。　　　

2　、创建与使用快捷图标　　　

快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏。建立宏快捷图标的　

过程如下：　　　

打开菜单―工具‖栏，点击―　自定义‖选项。在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击―宏‖选　

项，见图4　。把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word　的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创　

建。　　　

3、宏快捷图标的更改　　　

在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹　

出下拉菜单后点击―更改按钮图标‖项，出现系统提供的多个按钮图标供选择。　　　

4　、宏快捷图标的删除　　　

在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹　

出下拉菜单后点击―删除‖项，即可把不需要的宏快捷图标删除掉。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一分钟驾驭word　　高效经典教程5　　　　

1、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点　　　

按下―Shift＋F5‖组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下―Shift＋F5‖　

组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下―Shift＋F5‖组合键，　

可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。　　　

2　、Word　中取消文本录入过程中的自动编号　　　

可执行菜单―工具/　自动更正‖命令，在打开的―　自动更正‖对话框中，切换到―键入时自动套用格　

式‖选项卡，然后取消选择―　自动编号列表‖复选框中的复选标志，然后单击―确定‖按钮完成即　

可。　　　

3　、在Word　中设置上下标注　　　

首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl＋Shift＋―＋‖就可将文字设为上标，再按一次又　

恢复到原始状态；按Ctrl＋―＋‖可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。　　　

4　、Word　中方便快捷选择字体号　　　

为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文WORD　

菜单中选择―工具栏选项中的―　自定义命令，进入―　自定义编辑―界面，然后在―　自定义编辑―界面　

中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的―字体项―，在―字体项―　有字体，此时就可以通过　

使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。　　　

5、删除空行　　　

对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个―段　

落标记‖连在一起，那么我们用Word　的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开―编辑‖菜单　

中的―替换‖对话框，把光标定位在―查找内容‖输入框中，按下―高级‖按钮，选择―特殊字符‖　中　

的―段落标记‖两次，在输入框中会显示为―　＾p　＾p‖，在―替换为‖输入框中用上面的方法插入一　

个―段落标记‖，即―　＾p‖，然后按下―全部替换‖按键，　　



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可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。　　　

6、按姓氏笔画排序　　　

在Word　的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按―姓氏笔画‖排序功能。具体使用方法是：　

选择需要排序的列，左击―表格/排序‖选单项，再选择―类型‖组合框中的―笔画‖项，并选择―递　

增‖或―递减‖，点击―确定‖即可。你会看到，此时的表格已按―姓氏笔画‖　　　　　　　　　　　　　　　　　（而不是―姓名笔画‖　）　

的递增（或递减）排列好了。　　　

7、显示过宽文档　　　

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖　

动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用　

的是普通视图或大纲视图，可以单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单击―视图‖选项，然后选　

中―窗口内自动换行‖复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面　

视图中的文档窗口。这时我们单击―视图‖菜单中的―显示比例‖命令，然后选择―页宽‖选项即可。　

我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。　　　

8、在WORD　中输入英语音标　　　

如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如　

果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际　

音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含　

有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts　中，其文件名是　

ksphonet。ttf　，字体名是kingsoft　phonetic　。　　　

进入中文WORD　，需要输入音标时，可在―插入‖菜单下选择―符号‖，在―符号‖选项卡下―字体‖　

下拉菜单中选择―kingsoft　　phonetic　　plain‖，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选　

择你所需要的音标双击之即插入到文章中。　　　

如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘　

中）把含有音标的字体文件ksphonet。ttf复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算　

机上找到文件夹windowsfonts　，将其中的名为ksphonet。ttf　的字体文件有鼠标拖放复制到A盘　

中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上　

把它拖放复制到windowsfonts文件夹中就行了。　　



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9、在Word　中标注汉语拼音　　　

在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来　

输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响　

版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行―格　

式‖下拉菜单中的―　中文版式‖子菜单中的―拼音指南‖命令，接着在各文字相对应的方框中输入　

拼音。最后单击―确定‖按钮完成拼音的标注。　　　

10、给跨页的表格自动添加表头　　　

　　　如果你在Word　中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同　

的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在　

―表格‖选单上单击―标题行重复‖　。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一分钟驾驭word　　高效经典教程6　　　　

1、给Word文件减肥　　　

在Word　中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB　，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的　

硬盘太大了似的。所以，很有必要给Word文件减减肥。　　　

具体方法：只要我们使用―文件‖菜单下的―另存为‖命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，　

这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要―另存为‖太麻烦的话，可以打开Word　，　

单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单击―保存‖选项卡，在设置窗口中取消选择―快速保存‖选　

项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现―减肥‖操作―一劳永逸‖　。　

另外，如果我们使用了Word　的嵌入字体技术，则在选中―嵌入TrueType字体‖后，还应选中―只　

嵌入所用字符‖复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同―打包‖，使得文件增大。　　　

2　、取消自作聪明的超级链接　　　

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文　

件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是，有时候我们并　

不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。　　　

如何取消这种功能呢？　在Word　中选择―工具‖→―　自动更正‖，先单击―键入时自动套用格式‖选　

项卡，将―internet　　及网络路径替换为超级链接‖项前的对勾取消。　　　

再单击―　自动套用格式‖选项卡，将―internet　　及网络路径替换为超级链接‖项前的对勾取消。　　　

再单击―确定‖，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。　　　

3　、实现Word个性模板　　　

用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，　

我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开―页面设置‖对话框进行设置，同时，Word　

中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧　

妙利用Word　的模板文件功能可以设置Word　的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。　　



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①进入WordXP　的模板文件夹，在Windows　　9x　和Windows　　Me　下为C：WindowsApplication　　

DataMicrosoftTemplates文件夹下，而在Windows　2000和Windows　NT上为C：Documents　and　　

Settings用户名Application　DataMicrosoftTemplates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你　

必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个　

normal。dot文件，此文件就是Word　的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开　

它。　　　

②单击―文件‖→―页面设置‖，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需　

的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以　

把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。　　　

③单击―格式‖→―段落‖，在段落设置对话框中选择―缩进和间距‖标签，点击―特殊格式‖下拉框，　

选择―首行缩进‖，并设置度量值为0。7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两　

格（中国人用中文的特色）。　　　

④单击―文件‖→―保存‖命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal。dot原模板已经　

启动，所以无法直接保存为normal。dot文件。在此，笔者将它保存为normal1。dot文件。　　　

⑤再次进入C：WindowsApplication　DataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板　

文件normal。dot和normal1。dot　。选中normal。dot文件（老模板文件），按下F2键，选择―重命名‖，　

将它重新命名为oldnormal。dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1。dot重命名为normal。dot　

文件。　　　

⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的―新建‖　图标或直接按　

―Ctrl＋N‖快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。　　　

4　、巧用―稿纸‖格式　　　

在WORD　中，用户可以利用―稿纸向导‖生成稿纸格式的文档。可是，如何生成―小字本‖格