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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第81部分
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4 、巧用―稿纸‖格式
在WORD 中，用户可以利用―稿纸向导‖生成稿纸格式的文档。可是，如何生成―小字本‖格式的
文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘
制并插入―页眉‖ 中得到的，因此利用―稿纸‖格式也要从这一点下手：
①左击―文件/新建‖选单项，选择―稿纸向导‖，生成20 ×20 的稿纸文档；
②左击―视图/页眉和页脚‖选单项；
③左击―绘图‖工具栏中的―选择对象‖按钮；
④右击―稿纸‖，选择―组合/取消组合‖命令；
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⑤拖动方格列，排成31 ×20 的―小字本‖格式；
⑥左击―文件/页面设置‖，选择―文档网格‖卡；
⑦将每页行数设置为31后确定；
⑧关闭―页眉/页脚‖即可。
5、突然遇到停电或死机时抢救Word文件有妙招
你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及
存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？唉，这就叫―天有不测风云‖ 。
不过，不要担心，我有办法。下面是具体的操作方法：
①首先按菜单―工具‖，再按―选项‖ ；
②接着找出Word 自动记录文件的位置： 按一下―文件位置‖标签，点选― 自动恢复文件‖，再按
一下―更改‖按钮。
③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取―文件夹名称‖，按下组合键Ctrl＋C（复
制） ，再点击一下―取消‖按钮回到Word下。
注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往
后找起来会更方便。
④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl＋V（粘贴） 。
⑤Word会自动把来不及存盘的文件―寄放‖在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日
期上判定哪一个才你是想要的文件。从―修改日期‖这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连
按两下鼠标左键，就能直接打开了。
到这儿，你的文件就重新―活‖ 了，还不快试试？
6、在WORD 中计算某一字符串出现的次数
在WORD 中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢？可以这样做：使用―替换‖对话
框，在―查找内容‖和―替换为‖ 的对话框中填入欲统计的字符串，按―全部替换‖命令。执行完命
令后，WORD会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。
7、用格式刷多次复制格式
大家都习惯这样使用格式刷：选中所要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式
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刷光标移动到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。
要多次复制一种格式，则多次重复刚才的步骤。
其实WORD 中提供了多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位
置。再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
8、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题
遇到WORD 中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以确保
每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你先前
复制标题可能会跑到页的其它位置。
你可以这样做：选中表格的主题行，在―表格‖菜单中选择―标题行重复‖选项。当你预览或
打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。
9、美丽的水平分隔线
使用WORD时，在一行的开始位置连续键入三个以上的― －‖？减号？，然后回车，会出现一行细
水平分隔线。这就是WORD 的自动更正功能。你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分
隔线，如下表所示：
要实现上面的功能，必须做以下设置：从―工具‖菜单中选择― 自动更正‖命令，在对话框中选择
―键入时自动套用格式‖选项卡，将―键入时自动应用‖下的―边框‖复选框勾上。
10、用目录快速定位
目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容，
如何查找这些内容。下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法：
1、单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面；
2 、选择―插入‖菜单的―索引和目录‖命令打开―索引和目录‖对话框；
3、在对话框中选择― 目录‖选项卡；
4 、选中―显示页码‖和―页码右对齐‖复选框；
5、在―格式‖框中选择一种目录格式，在―显示级别‖框中键入或者选择一种显示级别。显示级
别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；
6、若要对其它选项进行设置，单击―选项‖按钮进行。在选定了各选项后，单击―确
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定‖按钮。
这样，WORD就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word 自动确定的。编制好目录
后，Word将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目
录，还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标指针移动到目录的页码上，你会看到鼠标指
针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。
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一分钟驾驭word 高效经典教程7
1、在长文档中快速漫游
在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有―新建‖和―打开‖按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，
没办法学问多了，盖都盖不住）的―文档结构图‖按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题
即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构
图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文
档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在
标题上稍作停留，即可看到整个标题。
2 、快速打开文档
快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：
（1）用Win98 的开始菜单打开。
首先单击Win98 的―开始‖按钮，指向―文档‖菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。若
WORD还没有执行，Windows98会自动运行并打开文档。
（2）用―文件‖菜单打开。
选择―文件‖菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开
相应文档。WORD可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其
设置，可选到―工具‖菜单中―选项‖命令，然后单击―常规‖选项卡，设置―列出最近使用的文件
数‖即可。
（3）在 Word 中打开最近浏览过的文件。
在―Web工具栏‖上，单击单击―返回‖按钮，可打开在 WORD 中查看的上一篇文档；单击― 向
前‖按钮，可打开在 Word 中查看的下一篇文档。单击―地址‖栏的下拉列表，用鼠标指向要打
开的文档，即可打开需要的文档。
（4）用―资源管理器‖打开文档。
在Win98 中打开―资源管理器‖，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。
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3 、快速显示多个文档
单击―窗口‖菜单的―全部重排‖菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏
幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活，
若需要切换，你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的
标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。
4 、快速切换多文档
在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间
需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：
（1）WORD处理的每个文档都作为一个任务，在Windows 的任务栏上都有一个图标，你可以单
击任务栏上的文档图标进行切换；
（2）选择―窗口‖菜单，单击所需的文档即可；
（3）在当前激活窗口中，按组合键Ctrl＋Shift＋F6可将当前激活窗口切换到―窗口‖菜单文件名列表
上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。
5、如何在WORD 中调整汉字与英文字母间的距离
在中文WORD 中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空
格大小，但我们却无法删除掉。 例如：我们输入〃 中文Windows98 的新特性〃，在〃 中文〃和
〃Windows〃之间以及〃98〃与〃的〃之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的
区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下：A 、按CTRL＋A选
定全部文档；B 、选择〃格式〃/〃段落〃/〃其他〃；C 、在〃其他〃选项卡中取消〃字符间距〃设置框下面
的〃中、英文间自动调整间距〃和〃中文、数字间自动调整间距〃选项左边的复选框。
6、如何在WORD 中任意修改字间距
在WORD 中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系
统默认值。
WORD 的字距有〃标准〃、〃加宽〃、〃紧缩〃等三种字间距，其中〃标准〃字距即默认字间距，它的
实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。〃加宽〃间距则是在
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〃标准〃的基础上再增加一个用户指定的数值，〃紧缩〃则是在〃标准〃的基础上减去一个用户指定
的数值。由于〃加宽〃和〃紧缩〃都是在〃标准〃的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调
整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下：A 、选定文本；B 、选
择〃格式〃/〃字体〃，选择〃字符间距〃选项卡；C 、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减
小的间距数值。最后确定即可。
7、如何在WORD 中任意修改行距
在WORD 中提供了很多种标准的行距供选择，在〃格式〃/〃段落〃的〃缩进和间距〃选项页，在〃行
距〃框里提供了行距的选择列表。包括〃单倍行距〃、〃最小行距〃等。可是标准行距并不一定符
合我们的需要。
例如，当我们希望行距尽可能小时用〃最小行距〃就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距
的大小，必须将行距设置为〃固定值〃，然后在右边的〃设置值〃对话框里任意输入行距的磅数即
可。
8、鼠标快捷操作Word
如果你经常要录入较长的文档，常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作，翻来覆去，
实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了，它就是位于窗口右边滚动条上方、
与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面，鼠标就会变成一
个如同十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我们就可以
在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作（其作用就相当于―窗口‖ 中的―折
分‖） 。我们还可以按住该滚动条并往下拖，这样也可以把窗口分成两个，窗口的大小可以用鼠
标来调整。
9、快速输入上下标
在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选
定作为上下标的字符，在―格式‖下拉菜单中选择―字体‖，在―效果选项‖ 中选择上标或下标，然
后按―确定‖键。再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感
繁琐。下面介绍一种较为方便的方法：在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义，在―工具栏‖
选项中选择―格式‖，利用鼠标将―x2‖和―x2‖按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中
不常用的按钮拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了
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设定。在文字输入过程中，需要上下标时，先按―x2‖或―x2‖按钮，再输入上下标字符，然后再
按一下―x2‖或―x2‖按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。
10、快速输入特殊字符
写作时，特殊字符输入通常是由―插入＇I＇‖菜单，选择―符号＇S＇〃‖，在弹出的对话框内选择字体
类型，再找到所需的字符后插入的。这种方法并不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁
使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具栏还会占用一部分文本显
示区域。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如经常输入字符α、β、γ、
μ，通过―插入＇I＇‖菜单中―符号＇S＇〃‖找到相应的字符，点―快捷键＇K＇〃‖按钮，将自定义的快
捷键输入相应的栏内（通常为Alt＋某字符组成组合键），再按―指定＇A＇‖ 即可。自定义的快捷
键应容易联想，便于记忆。这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。
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一分钟驾驭word 高效经典教程8
1、WORD调用外部程序技巧二则
Word是我们日常办公的常用软件之一，在某些特殊情况下，我们在编辑Word文档的时候，可
能要调用其它程序，通常的做法是打开―开始‖菜单，然后找到―程序‖ 中的相应命令，如果我们
安装的软件比较多，那么要从众多―程序‖菜单中快速找到自己所需的程序，也并不是一件非常
容易的事，再说有的程序并不在―程序‖菜单中，如果从文件夹中去打开的话，就更麻烦了，那
么能不能在Word 中直接调用外部程序呢？下面就以在Word 中调用计算器程序为例，看一下具
体的操作方法。
1、利用宏命令：单击―工具‖菜单中的―宏‖命令，在出现的―宏‖对话框中输入宏名―计算器‖ ，
在―宏的位置‖框中选择―所有活动模板和文档‖选项，以便在任何时候都可以使用这个宏，然后
单击―创建‖按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell 〃C：WINDOWSCALC。EXE〃，最后单
击―文件‖菜单中的―保存‖命令，退出宏编辑状态，回到Word 中。单击―工具‖菜单中的― 自定义‖
命令，选择―命令‖标签中―宏‖类别，找到我们刚才编辑―计算器‖宏，把它拖到工具栏上，以后
我们要调用计算器的时候，只需单击该按钮即可。
2 、利用分配超链接：单击―工具‖菜单中的― 自定义‖命令，打开― 自定义‖对话框，在― 自定义‖
对话框打开的情况下，鼠标右键单击工具栏上的―插入超链接‖按钮或者其它按钮，在弹出的快
捷菜单中选择―分配超链接‖ 中的―打开‖命令，在打开的―分配超链接‖对话框中，按下―查找范
围‖右侧的下拉按钮，找到C：WINDOWSCALC。EXE ，按下―确定‖按钮退出，以后要调用计算
器的时候，只要单击―插入超链接‖按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击―确定‖按钮即可
启动计算器程序。如果你还想进一步个性化的话，可以在如图1所示的菜单中进行―命名‖、―编
辑按钮图像‖和―更改按钮图像‖等操作。
注意：在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为―分配超链接‖
会将替换当前分派给该按钮的命令，比如我们上面的例子使用了―插入超链接‖按钮来调用计算
器，那么以后单击―插入超链接‖按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了，如果
你要插入超链接的时候可以通过―插入‖菜单中的―超链接‖命令来实现。
如果想要撤销分配超链接的话，只需选择―重新设置‖命令，或者选择―编辑超链接‖ 中的―删除
超链接‖命令即可恢复该按钮原有的功能。分配超链接的对象不一定是应用程序，也
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可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹，如果是文件的话，系
统就会调用相关的程序来打开该文件。
以上两种方法不但适合Word ，而且也适合Excel 、PowerPoint等其它Office程序。
2 、方便地访问您经常使用的文档
工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便
访问列表。
要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：
在―工具‖菜单中，点击― 自定义‖，然后点击―命令‖选项卡。
在―类别‖方框中，点击― 内置菜单‖ 。
点击―命令‖方框中的―工作‖，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。
有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用
的选项：
要将当前的文档添加到工作菜单中，请在―工作‖菜单中，点击―添加到工作‘菜单‖ 。
要打开工作菜单中文档，请在―工作‖菜单中，点击您希望打开的文档。
要从工作菜单中删除一个文档：
按CTRL＋ALT＋ － （破折号键） 。您的指针将变成大的粗体下划线。
在―工作‖菜单中，点击您希望删除的文档。
3 、使用文本框定位剪贴画
文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器。在Microsoft Word 中，当您需要精确控制文
档中剪贴画的位置时，您可以使用文本框。
在―绘图‖工具栏中，点击―文本框‖ 。
点击包含―在此处创建图形‖ 的文本框边界，然后点击出现的文本框，并把它拖动到您希望定位
图片的位置上。
要在文本框中添加剪贴画，请将光标放在其中，点击菜单栏中的―插入‖，指向― 图片‖，然后点
击―剪贴画‖ 。
在―插入剪贴画‖任务窗格中，使用搜索界面来选择您的剪贴画。
您可以使用―绘图‖工具栏中的其他选�
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