Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第85部分

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式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。　　　

要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从―格式‖工具条的―样式‖下拉列表框选　

择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住―Shift键‖就可以显示出　

完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——―标题1‖、―标题2‖、―标　

题3‖　的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：―Ctrl＋Alt＋1‖　、―Ctrl＋Alt＋2‖　、　

―Ctrl＋Alt＋3‖（如图1）。　　　

用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把　

光标移到要插入目录的位置（通常是文档开头）　，然后选择菜单―插入/索引和目录‖，选择―　目录‖　

选项卡，点击―确定‖按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。　　　

用结构图快速导航　　　

用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。　

要查看文档结构图，请选择菜单―视图/文档结构图‖　，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题　

列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。　　　

如果你使用的是Word　2000　，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内　

容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相　

应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下―Ctrl＋Home‖键即可。　　



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导航大型文档的另外一种方法是使用―编辑‖菜单的―查找‖功能查找特定的文字。例如，假设你　

要查找文档中介绍―购机选择‖　的那一部分，你可以直接搜索―购机选择‖这几个字。倘若文档中　

这几个字出现次数不是很多，在―查找和替换‖对话框中你可以点击―查找‖　以及―查找下一次‖按　

钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击―取消‖按钮即可。　　　

为图形加上题注　　　

当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word　中，为图形　

加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单―插入/题注‖，在对话框中输入对图形的说　

明，最后点击―确定‖，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前　

加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。　　　

如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到　

需要插入题注引用的地方，选择菜单―插入/交叉引用‖，从―　引用类型‖列表，选择―　图表‖（如图　

3），从―引用内容‖列表选择你想要的引用类型，在―引用哪一个题注‖　中选择正确的题注，最后　

点击―插入‖按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删　

除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。　　　

6、WORD　的六项重要设置　　　

1。度量单位　　

word　中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28。35磅）　、英寸和十二点活字（1个十二点活　

字等于12磅）五种。可在―工具→选项‖　的―常规‖选项卡上选定使用哪一种度量单位。　　

―度量单位‖下拉列表框的下面还有一个―使用字符单位‖复选框，如果将其选中，无论选定了哪　

种度量单位，视图标尺上的刻度值是―字符‖　；―格式‖→―段落‖对话框的―缩进和间距‖选项卡上　

―缩进‖　以―字符‖来度量，―段前‖、―段后‖　以―行‖来度量。　　

2。取消word97不支持的功能　　

在―工具→选项‖　的―保存‖选项卡上有一个―取消word97不支持的功能‖　的复选框。　　

一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。　

具体表现为：当光标移入表格单元格中后，―表格→插入‖选单下的―插入表格‖命令以及表格工　

具栏上―插入表格‖按钮无法使用。　　



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3。　即点即输　　

在―工具→选项‖　的―编辑‖选项卡上有一个―即点即输‖选项区，共有两项设置，即―启用即点即　

输‘‖复选框和―默认段落样式‖下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中―启用即点即输‘‖　

复选框，然后在―默认段落样式‖下拉列表框中选定所需的段落样式（缺省值为―正文‖）　。　　

4。嵌入truetype字体　　

当文档中包含某些特殊字体（　一般　电脑上不安装的字体）　，如office2000　所带的繁体字　

———mingliu　，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入　

truetype字体。方法是：将―工具→选项‖　的―保存‖选项卡上的―嵌入truetype字体‖复选框选中。　　

由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长　

度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中―只嵌入所用字符‖复选框，则　

文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。　　

5。首行缩进　　

是否选用首行缩进功能，可在―段落‖→―缩进和间距‖→―特殊格式‖下拉列表框中设定。如果不　

选用，则必须将―工具→自动更正‖　的―键入时自动套用格式‖和―　自动套用格式‖选项卡上的―首　

行缩进‖复选框取消。　　

如果选用首行缩进功能，则选中―工具‖→―选项‖对话框―常规‖选项卡上的―使用字符单位‖复选　

框。这样―首行缩进‖　的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定―度　

量值‖　的工作。　　

6。文档网格　　

在―文件→页面设置→文档网格‖选项卡上有四种选择，即：―无网格‖、―只指定行网格‖（默认）　、　

―指定行网格和字符网格‖和―文字对齐字符网格‖　。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的　

某一种。　　

编辑普通文档时，宜选择―无网格‖　。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样　

式中的规定一致。　　

编辑图文混排的长文档时，则应选择―指定行网格和字符网格‖　。否则重新打开文档时，会出现　

图件不在原处的情况。　　　



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7、利用Word　2000　阅读电子文档　　　

时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook　、e…book　

之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动　

滚屏以方便阅读。其实Word　　2000　比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word　　

2000变成一款〃读书软件〃。　　　

第一步：打开将要阅读的文档，选择＇工具＇菜单中的＇选项＇命令，然后单击＇常规＇标签，在〃常　

规选项〃中将〃蓝底白字〃选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，　

如ReadBook　。　　　

第二步：单击＇视图＇菜单中的＇网络线＇命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目　

的是为了便于阅读。　　　

第三步：选择＇工具＇菜单中的＇　自定义＇命令，在弹出的＇　自定义＇对话框中单击＇命令＇标签，在〃　

类别〃一栏中选择〃所有命令〃并用鼠标在〃命令〃一栏中将〃AutoScroll〃拖至工具栏中任一位置，　

这时出工具栏上便会出现〃　自动滚动〃快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚　

动条中变成一上一下的两个〃〃和〃▼〃。　　　

向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动　

条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速　

度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，　

随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择＇插　

入＇菜单中的＇书签＇命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。　　　

怎么样，这款〃读书软件〃还够格的吧？事实上我宁愿用Word　　2000来读书，不仅因为它的实质　

性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要　

多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word　2000照样支持，平常的读书软件则显得　

无能为力。使用Word　2000　的另一大理由是它还支持BIG5码。　　　

8、巧用格式刷快速设置段落和文字格式　　

　　　在WORD　的常用工具栏中有一个―格式刷‖按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格　

式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝　

本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），　

然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，　

目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然　　



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　　　后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文　

字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点―格式刷‖按钮时双击，使其处于　

被按下的状态，则可以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击―格式　

刷‖按钮）这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效　

率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下―样式‖，利　

用它也可省去不少重复的操作。　　

9、利用矩形区域块（列块）完成一些特殊功能　　　

在WORD　中要将文字、段落标记成块，可能大多数用户已经很熟练，可还有一个有用功能未　

必大家都知道，那就是标记矩形区域块，方法是：先按ALT键不放，然后按住鼠标左键在文档　

区内画一个矩形区域，即可标记一个矩形块。然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作。　

这种方式在文档内容需要以列块方式操作时很有用。例如当文档内容中含有多个列数据（但又　

不宜采用表格），需要对各列进行移动、复制或改变列的间距等操作时。　　　

10、WORD　中样式的使用　　　

Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。　

在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结　

果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，　

你可以调整已有样式的格式设置。　　

1。创建新样式　　

①选定要将其格式保存为样式的文本。　　　

②单击―格式‖菜单；单击―样式‖，然后单击新建。　　

③键入简短的、描述性名称。　　　

④单击―样式类型‖下拉箭头，然后单击―段落‖，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者　

单击―字符‖，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。　　

⑤单击―后续段落样式‖下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。　　

⑥单击―添至模板‖复选框，将新样式保护到当前模板中。　　　

⑦单击―确定‖　。　　

⑧单击―应用‖或―关闭‖　。　　



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浏览不同的样式列表。　　　

在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样　

式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。　　

2。更改老样式　　

①单击―格式‖菜单；然后单击―样式‖　。　　

②单击要更改的样式。　　　

③单击―更改‖　。　　

④单击格式，然后单击要更改的格式类型。　　　

a、要更改字符―格式‖；例如字体类型和粗体；你可以单击字体。　　

b　、要更改行距和缩进，你可以单击段落。　　

⑤选择所需的格式选项，然后单击确定。　　　

⑥检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。　　　

⑦单击―确定‖　。　　

⑧单击―应用‖或―关闭‖　。　　

提示：　　　

使用样式节省时间。　　　

一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看　

自动更改的带有该样式的所有文本。　　

实验：　　　

1、快速创建标题样式。　　　

你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入―标题‖，选定该文本，然后单击格式工具栏上的　

居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，例如标　

题，然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。　　

2　、快速修改标题样式。　　　

你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样式下　

拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　WORD应用技巧大全12　　　　

1、给文字标注拼音　　

在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来　

输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响　

版面。现在有办法解决这个难题。步骤就是：　　　

选择需标注拼音的文字　　　

运行〃格式〃下拉菜单中的〃中文版式〃子菜单中的〃拼音指南〃命令　　

然后在各文字相对应的方框中输入拼音。还可以调整拼音的字体，字号和对齐方式　　

最后单击〃确定〃按钮完成拼音的标注　　　

2　、使用标尺与对齐方式　　　



　　　单击水平标尺左边的小方块，可以方便地设置制表位的对齐方式它以左对齐式、居中式、　



右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进循环设置。　　　



　　　拖动水平标尺上的三个游标，您可以快速地设置段落（选定的、或是光标所在段落）的左　



缩进、右缩进和首行缩进。比起―段落‖对话框来，这种方式不仅方便，而且十分直观。　　



　　　拖动水平和垂直标尺的边界，您就可以方便地设置页边距；如果同时按下Alt键，可以显　



示出具体的页面长度（其单位可以由―工具/选项/度量单位‖设置）。　　



　　　双击分节符将显示―页面设置‖对话框的―版面‖选项卡。　　　



　　　双击水平标尺上的任意一个游标，都将快速显示―段落‖对话框。　　　



　　　双击标尺的数字区域，您可迅速进入―页面设置‖对话框。　　　



　　　有些时候（滚动页面、选定整个表格等情况），您可能会发现标尺―消失了‖　。不要紧，单　



击文本区域，标尺就会从天而降。　　　



　　　单击水平标尺的下部，可以设置制表位；若要取消，将其拖动到文本区即可。　　　



　　　双击水平标尺的下方，不仅可快速设置制表位，您还可以在出现的―制表位‖对话框（如图　



…6所示）　中进行有关的设置。　　　



　　Word　　中的对齐方式比较多，对齐方式为格式化页面提供了多种对齐操作，这些对齐操作分　



别适用不同的环境，产生不同的对齐效果，区分各种齐方法的适用范围，理解各操作的对齐效　

果，是熟练使用对齐操作的关键，也是页面格式化的重要内容。为此，我们根据对　　



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齐操作参照的对像，在这里，把Word　的对齐方式归纳为：页边对齐，缩进对齐，换行符对齐，　

制表位对齐四种。　　

一、页边距对齐　　　



　　　这种对齐方法是指段落的文字，以系统预设的左、右页边为距为边界，按不同的方式如两　



端、居中、居右、分散对齐。其操作很简单：首先选中对齐的段落或把插入点到对齐的段落中，　

单击格式工具栏的对齐按钮，所选中的段落就按要求对齐了。　　　



　　　这种对齐方法的边界，是系统默认的左，右页边距，若调整页边距，可通过―文件‖菜单的　



―页面设置‖命令，也可直接在标尺上拖动页边距线调整，默认的对齐方式为左对齐，也就是说，　

在没有设置页边距，　选中段落、对齐方式时，录入的文本，按默认的页边距全部左对齐。　　

二、缩进对齐　　　



　　　缩进对齐是以左、右缩进标记为对齐的左右边界，按不同方式对齐。左右缩进标记，可通　



过―格式‖　菜单中的―段落‖命令，在―缩进和间距‖标签中设置，也可以在标尺上直接设置。　　



　　　缩进对齐的操作步骤为：选中段落或把插入点移到对齐的段落中，然后，设置右左缩进，　



段落即按新的边界左对齐了，若想按其它对齐方式排，可再单击相应的对齐按钮。　　　



　　　使用缩进对齐，特别是通过在标尺上移动缩进标记来对齐文本段落，非常方便、快捷，也　



很直观，这种对齐方法有其明显优势，能够实现正文内容的多层次对齐，满足复杂的对齐要求，　

比如，悬挂式缩进方式、负缩进（文本伸入页边距空白）的版面等，这种复杂版面的对齐要求，　

是其他对齐方法很难实现的。　　

三、换行符对齐　　　



　　　以左页边距或左缩进标记为左边界，以插入的换行符为右边界，实现左对齐，这种对齐方　



法与前两种对齐方法不同之处于：右边界（换行符）是录入文本时确定的，对齐方式只有一种　

左对齐。　　



　　　具体操作为：录入每一行时，在作为右边界的地方，插入换行符，即按Shift　　＋　　Enter组合　



键，自动结束此行，开始新行的录入，当一个段落结时，应按Enter键结束该段落。应注意一　

点，对齐方法的左边界，是左页边距或缩进标记，若两者不在同一位置，缩进标记优先作为左　

边界。　　



　　　换行符对齐结果，是在右页边距之前的某个位置对齐，从而在换行符和右页边距之间有空　



白区。常用于插入图形、图画、艺术字体等，适合编排图文并茂的文档。　　



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四、制表符对齐　　



　　　这种对齐方法是通过在―制表位‖对话框或在标尺上直接设置不同类型的制表位（左对齐、　



居中对齐、右对齐、小数点对齐）确定选中文本的位置而实现的。与前三种方法