Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第88部分

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可以单击―视图‖按钮选定―列表‖、―细节‖、―属性‖或―预览‖，来显示文件的不同信息，以此来　

断定文件的内容。　　　

2。显示预览视图　　　

显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word　2000有两种方法可以在不打　

开文件的情况下从―打开‖对话框中查看文件的内容。你可以单击―视图‖按钮中的―预览‖按钮来　

查看一个微缩了的预览视图，也可以使用―快速查看‖功能来打开一个窗口，显示一个较大的文　

件视图。同时要提醒你，如果你的Word　2000　中已经安装了文件转换过滤程序，就可以用Word　

来预览所有的文档。　　　

3。查看或编辑文档属性　　

　　　在―打开‖对话框中，可以使用―属性‖命令显示一个关于文档关键信息的简短列表，包括：　

标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等，也可以在―属性‖工作表　

中，选定不同的选项卡（包括―常规‖、―摘要信息‖、―统计信息‖　）来显示不同的信息。同时，　

还可以在―摘要信息‖选项卡中添加摘要信息。　　

7、利用Word　自动为文档编写摘要　　

撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进　

行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨―偷偷懒‖　。Word具有自动为文档　

编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些要点集　

中到一起即成为摘要。由于Word　既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中突出显　

示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户的工作　

量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word　自动为文　　



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档编写摘要的方法介绍如下：　　　

1。启动Word　，打开准备编写摘要的文档（　以下操作均以中文Word97为例，其它各个版本的操作　

基本类似，用户可参照使用）　。　　　

2。执行―工具‖菜单中的―　自动编写摘要‖命令，弹出对话框。　　　

3。在―摘要类型‖框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择，　

它们分别是：　　　

●突出显示摘要——　即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突出　

显示，起到突出重点的作用。　　

●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后，再将它们复制到　

源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。　　

●将摘要置于新文件中——　自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制到　

一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档（本类摘要与―在文档上方插入摘要或摘录　

文字‖　的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在同一文档的不　

同位置）　。　　

●保留摘要，其它内容隐藏——　即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关键　

性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采用本功　

能效果十分理想。　　　

4。在―相当于原长的百分比‖框中键入所需摘要的详细程度（如25　％即表示生成的摘要相当于源　

文档总长度25　％）　。　　　

5。单击―确定‖之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示出来。　　　

6。用户若对Word　自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用―　自动　

编写摘要‖工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击―相当于原　

长的百分比‖框上的箭头；如果要在―只显示文档要点‖和―在文档中突出显示要点‖之间进行切　

换，可单击―突出显示/　只显示摘要‖按钮。　　　

7。调整完毕后单击―　自动编写摘要‖工具栏上的―关闭‖按钮，关闭―　自动编写摘要‖工具栏。　　　

8。对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。　　

　　　至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提　

高了工作效率。由于Word　自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行　　



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　　　分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文）　中的效果较好，　

而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好　

帮手，你也试一下吧！　　　　

8、Word快速文字编辑终极技巧　　

在Word　中进行繁简体文本转换　　

中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁简体　

转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是WORD可以完成常用语的转换，如―　内存‖　

和―记忆体‖、―软件‖和―软体‖、―网络‖和―　网路‖〃〃对于经常需要收集资料或者是网站编辑们　

来说尤其方便。　　

在Word　中增加或减少行距　　

段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改，但是还有快速更改Microsoft　　

Word　中某段落行距的操作方法哦，您一定要看看哦：　　　

1。　　选择需要更改行距的文本。　　

2。　　按照需要进行以下操作：　　　

按下CTRL＋1可将行距设置为单倍行距。　　

按下CTRL＋2可将行距设置为双倍行距。　　

按下CTRL＋5可将行距设置为1。5倍行距。　　

比选择菜单或者鼠标右键更加有效率。　　　　

在屏幕提示中显示快捷键　　

在Microsoft　　Word编辑文档的过程中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常用　

Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以自由指定Word　同时显示该工具栏　

按钮的快捷键。　　

在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：　　　

1。　　单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。　　

2。　　选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。　　

3。　　选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。　　

使用格式刷复制格式　　　

应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应用到　

您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档　　



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编辑效率提高了一个非常方便的工具。　　

使用格式刷在任意Office　2000程序中复制格式的操作方法：　　　

1。　　选择希望复制其格式的文本或对象。　　

2。　　单击常用工具栏上的格式刷。（在Access　中，格式刷位于数据库工具栏上。）　　　

3。　　选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。　　

使用格式刷重复复制格式　　　

这是我希望与所有Office用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制到多　

个位置。再次单击格式刷或按下ESC键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先逐个设　

置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。　　

只对Word文档的一部分进行拼写检查　　

在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然　

后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。　　

要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下ALT＋F7　即可。　　

在Word文档中快速确定最后编辑位置　　

在处理一个很长的文档时，您很可能会丢失自己的位置。对于Microsoft　Word文档，您可以获　

得最后一次编辑时的位置，因为Word可以记录下最后三次输入或编辑文字的位置。只需在打　

开文档后立即按下SHIFT＋F5，光标将在最后一次更改的位置处出现。要进到前两次编辑的位　

置，按下SHIFT＋F5，直到达到所需的位置。　　

在Word　中添加漂亮的水平线　　

在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新　

段落的开头键入三个〃…〃并按下回车键即可。键入三个〃_〃将生成一个较粗的线。下表说明了可　

以创建的线型：　　　

创建以下的线型输入以下符号并按下回车键　　　

编者注：如果该技巧不能生效，请执行以下操作：　　　

1。　　从工具菜单中选择自动更正。　　

2。　　单击键入时自动套用格式选项卡。　　

3。　　选择键入时自动应用标题下的边框复选框。　　

在Word　中微调字体　　

在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以　

选择它们之间的字号，具体方法如下：　　



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1。　　从格式菜单中选择字体。　　

2。　　然后在字体选项卡的字号框中键入7。5并单击确定。　　

这就行了！　　　

这一技巧适合于Word和Excel　中任何字号的TrueType字体（比如250。5　）。更加方便的操作方法　

是选中文本之后，按CTRL＋和CTRL…组合键放大或缩小文字大小　　

将Word　中的图片移到合适的位置　　

当您在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排　

列。　　

如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住ALT键，以暂时忽略网格。您　

可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。　　

编者注：如果图片不需要与文字对齐，您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效：　　　

1。　　双击该图片，然后选择版式选项卡。　　

2。　　选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。　　

3。　　最后单击确定。　　

在Word　中快速复制文字或图形　　

以下就是在Word　中快速复制文字或图形的方法：　　　

1。　　选择将要复制的文字或图形。　　

2。　　按住CTRL键。　　

3。　　使用鼠标将选中内容复制到合适的位置。　　

原先的内容将被复制。在创建一个包含大量重复文字或图形的文档时，该方法非常有用。　　　

在Word　中用键盘输入一个表格　　

如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格，Word也可以用键盘快速完成了。您　

只需简单地输入一连串＋号和…号，您就可以在Microsoft　Word　中创建表格。　　

利用一个＋号开始一行，然后不停输入…号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，再次　

输入＋号。在输入最后一个＋号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多　

的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。　　

在Word　中选择文本列　　

要想在Word　中选择一块垂直的文本，如一列数字等，在按住ALT　的同时用鼠标选择即可。然　

后，您可以删除该列，或将其复制到其他文件中。相当方便。　　



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9、Office的一个未公开参数揭密　　

使用Office　的人都知道，在开始菜单里有两个Office的快捷方式，一个用来创建新Office文档，　

一个用来打开Office文档。这两个快捷方式都是由同一个启动文件osa。exe（在Office　　2000　中为　

osa9。exe）分别加上参数n和f来建立的，其实osa。exe还有一个未公开的参数s，利用这个参数可以　

建立一个启动屏幕保护程序的快捷方式。　　

　　　具体操作如下：进入Office所在目录，将osa。exe拖向桌面，在桌面上出现一个名为Osa的快　

捷方式，用鼠标右键单击它，在出现的菜单中选―属性‖，打开属性对话框，找到目标栏，里面　

写有osa。exe　的路径，在它后面加上一个空格，再添上…s，按＇确定＇退出。然后将Osa改名为―屏　

幕保护‖　。这样，就建立了一个启动屏幕保护的快捷方式。如果你在微机上工作需要离开一会　

儿时，只需启动这一快捷方式，系统就会进入屏幕保护状态，这对于带有密码的屏幕保护的你　

来说，将非常方便。　　

10、有关WORD　中保存和关闭文档的几个小问题　　

1。避免文档受损和恢复损坏的文档　　　

可以通过使用WORD　的―　自动恢复‖功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题　

的情况下恢复工作，必须在出现问题前，做下列操作：单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单　

击―保存‖选项卡，然后选中―　自动保存时间间隔‖或―保留备份‖复选框（或两者都选中）　。如果需　

要，请设置―　自动恢复‖保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作，必须　

在出现问题前选中―保留备份‖复选框。　　　

2。丢失文档前启动了―　自动恢复‖功能，但是无法保存或打开要恢复的文档　　　

单击―打开‖按钮。在文件夹列表中，双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。　

选定―文件类型‖框为―所有文件‖选项。WORD为每个恢复的文档都命名为―　自动恢复功能保存＋　

文件名‖，并且文件的扩展名为：。Doc。打开恢复的文档，再单击―保存‖按钮，在―文件名‖框　

中，键入或选定已有的文档文件名。若在TEMP文件夹中未找到丢失的文件，可参见下一个问　

题的答案。　　　

3。使用了―　自动恢复‖功能，但是无法找到恢复文档　　　

一般情况下，如果开启了―　自动恢复‖功能，在出现了断电或类似问题并重新启动Word后，Word　

会自动打开任何恢复的文档。然而，如果因为某种原因，Word没有打开恢复文件，您可自己　

打开它。在默认的情况下，文件放置在Windows文件夹的Temp文件夹中。但是，如果您修改　

了恢复文件的位置，请单击―工具‖菜单中的―选项‖命令，再单击―文件位置‖　　



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选项卡，然后查看新位置。恢复的文档中所包含的新信息的多少取决于Word保存恢复文件的　

频繁程度。例如，如果仅在每过15分钟保存一次恢复文件，那么如果出现断电或类似问题最多　

可能丢失15分钟的工作。如果要修改―　自动恢复‖　的保存时间间隔，请单击―工具‖菜单中的―选　

项‖命令，再单击―保存‖选项卡，然后在―分钟‖框中输入数字。　　　

4。保存对文档的修改时，显示―文档为只读‖　的信息　　　

不能对只读文档作修改。要保存对只读文档的修改，必须用一个新文件名来保存该文档。如果　

将该文档保存在不同的文件夹中，那么也可用相同的文件名。　　　

5。试图保存文档时，得到了文件太大的信息　　　

有两种方法可以解决此问题：　　　

（1）如果某个文档太大而无法保存，您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个　

新文档中，然后分别保存每一部分。　　　

（2）将文档转换为主控文档，然后作为单独的子文档保存其组件。　　　

主控文档是一套独立的文件或称子文档的―容器‖　。您可用主控文档建立和管理一个由几部分组　

成的文档（如，同一本书包括几个章节）　。例如：可将多个文档当作一个整体，为其进行查看、　

重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。　　　

新建主控文档　　　

1）单击―新建‖按钮。　　　

2）切换到主控文档视图。　　　

3）创建主控文档的大纲　　　

操作方法为：在主控文档视图中，键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按Enter　

键。给每个标题标题样式（例如，给标题用―标题1‖，给每个子文档用―标题2‖）　。方法是，拖标　

题的―—‖或―＋‖分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别，请将分级显示符号向右拖　

动；如果要升级某个标题到较高的级别，请将分级显示符号向左拖动。　　　

4）选定要划分到子文档中的标题和文本。　　　

5）单击―主控文档‖工具栏上的―创建子文档‖按钮。　　　

6）单击―文件‖菜单中的―另存为‖命令，可保存新的主控文档和其子文档。　　　

7）输入主控文档的文件名和位置，然后单击―保存‖命令。同时Word会根据子文档的标题中的第　

一个字符给每个子文档指定文件名。　　　

注：如果―创建子文档‖按钮无法使用，需要首先单击―展开子文档‖按钮将已有文档转换为主控　

文档。　　



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打开已有文档，然后重复上面的2）～7）步。　　　

在主控文档中插入一个已有的Word文档。　　　

1）在主控文档视图中显示主控文档。　　　

2）展开子文档。　　　

3）单击已有文档的插入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。　　　

4）单击―主控文档‖工具栏上的―插入子文档‖　。　　　

5）在―文件名‖框中，输入要添加的文件名称，然后单击―打开‖按钮。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　WORD应用技巧大全15　　　　

1、让Word文字自动适应单元格大小　　

在Word　2000　中，当我们向表格中输入文字时，表格的列宽会自动增加以适应文字，但如果对　

单元格的尺寸有要求时，在Word　　97　中只能手工调整文字间距，而在Word　　2000　中则可以自动　

调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能，可进行如下设置：　　　

1、选中该单元格。　　

2　、从―表格‖菜单中选择―表格属性‖命令，随后出现―表格属性‖对话框。　　

3、在―表格‖选项卡中，单击―选项‖按钮，随后弹出―表格选项‖对话框，清除―　自动重调尺寸以　

适应内容‖复选框以固定表格尺寸。　　

4　、在―单元格‖选项卡中，单击―选项‖按钮，弹出―单元格选项‖对话框，单击选中―适应文字‖　

复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。　　

5、单击―确定‖按钮。　　

然后在该单元格内输入文字时，Word会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字号不　

变。有兴趣的朋友可以试一试，看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在Excel　中也　

可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小，方法是执行―格式→单元格→对齐→缩小字体　

填充‖命令。　　

2　、双面打印Word文档的设置方法　　

在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，其　

中一侧的宽度要比另一侧宽一些作为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印　

来介绍具体的设置过程。　　　

1、页面设置　　

一篇文字资料输入完毕后，通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项，设置纸张大小，　

如这里选择的是b5纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。