Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第90部分

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　　　　　七号　　　　　5。5　　　　　　　　　　　　0。1943464　　　　　　0。076388889　　　　　0。4583333　　

　　　　　八号　　　　　5　　　　　　　　　　　　　　0。1766785　　　　　　0。069444444　　　　　0。4166667　　

　　



3、字体文件格式　　



　　　　在　Windows　98　中，系统使用得最多的就是*。TTF　　（True　Type　）轮廓字库文件，它既能显示　

也能打印，并且支持无极变倍，在任何情况下都不会出现锯齿问题。而*。FOT　则是与*。TTF　文　

件对应的字体资源文件，它是　TTF　字体文件的资源指针，指明了系统所使用的　TTF　文件的具　

体位置，而不用必须指定到　FONTS　　　　　　　　　　　　　　　　文件夹中。*。FNT　　（矢量字库）和*。FON　　（显示字库）的　

应用范围都比较广泛。另外，那些使用过老版本的　WPS　的用户可能对*。PS　文件还有一定的印　

象，*。PS　实际上是　DOS　下轮廓字库的一种形式，其性能与*。TTF　基本类似，采用某些特殊方　

法之后，我们甚至还可以实现在　Windows　　　　　　　　　　　　　　　　　中直接使用这些*。PS　　字库（*。PS1、*。PS2　　都是　PS　

字库）。　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　B、文本编辑　　



1、快速移动文档　　



说明：经测试均适用于　Office2007　。方法三只适用于同一文档内部的移动，不适用于文档间的　

移动。　　

　　　　方法一：剪切粘贴法　　

　　　选中相应内容　　

　　　剪切（Ctrl＋X）　　

　　　移动到相应的位置　　

　　　粘贴（Ctrl＋V）　　

方法二：拖动法　　

　　　选中相应的内容　　

　　　用鼠标拖动内容到相应的位置　　

　　　按下　Ctrl　键是复制内容，而不是移动（剪切）　　

方法三：F2　法　　

　　　选中相应的内容　　

　　　按下　F2　键　　

　　　移动光标到相应位置　　

　　　按下　ENTER　键　　

　　　此法类似于方法一，F2　相当于剪切，ENTER　相当于粘贴。但按下　F2　后光标会变虚线。　　



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2、快速传递文档　　



说明：此法实时是上述方法在多个文档之间的使用，方式相同。但方法　3　　不适用（可能只适　

用于文档内部）。　　

　　　Word　为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：传送之前，首先确认已打开了欲　

传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重　

排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就　

可在文档之间传送正文了。具体操作如下：　　

1）　　　打开欲传送正文的多个文档文件；　　

2）　　　从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按　Ctrl　＋F5　键重定义窗口尺寸，使其分割为多　

　　个窗口；　　

3）　　　在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；　　

4）　　　单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一　

　　个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时，按　

　　下　Ctrl　键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。　　



3、删除空行　　



说明：查找、替换的灵活使用。　　

　　　使用“查找替换”功能，把所有的“连续地两个段落标记”替换为一个即可。　　

　　　段落标记在查找替换中可以表示为^p　。　　



4、多处剪切，一处粘贴　　



说明：图文场功能在　Office2007　　中默认是关闭的，需要手动通过快捷工具栏的方式打开，使　

用起来较不方便。但　Ctrl＋F3　和　Ctrl＋Shift＋F3　的快捷键依然有效。可以通过这种方式实现多　

次剪切，一次粘贴的效果。　　

　　　用图文场移动多个对象。图文场是　Word　中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。　

你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为：（11）选中要移动的文本或图形，再按下　

Ctrl＋F3　组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤；（12）单击要插入图文场的位置；（13）若　

插入图文场内容而并清空图文场，可按下　Ctrl＋Shift＋F3　　组合键，若只插入图文场内容而不清　

空图文场，可按住　Shift　键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，　

然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。　　　　　　

　　　顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单　

击自动图文集名称列表中的“图文场”，　　Word　在“预览”框中可显示内容。　　



5、文字块的快速、重复录入方法　　



说明：使用自动更正的方式来实现。自动图文集已经默认被关闭。　　

　　　用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可　

以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正　

文时，只需输入相应的词条，Word　　即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动　



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图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添　

加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术　

有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词　

条”便被添加文档中。　　

　　　自动图文集功能在　Office2007　　　　　中已经被取消。只能使用自动更正的方式来实现！在　　

Office2007　中存在着正文自动更正与数字自动更正。使用的方式是：　　

　　点击　Office　按钮（左上角的圆球）　　

　　选项　　

　　校对　　

　　自动更新选项…》　自动更正　　



6、Word　文档超级链接知多少　　



6。1　关闭和开启自动超级链接　　　　



说明：Office2007　中有效。位于“选项”…》“校对”…》“自动更正选项”…》“键入时自动套用　

格式”。　　

　　　有时候，在处理某类文档时，不希望　Word　　自动把Internet　和　E…mail　地址自动转换为超级　

链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择“工具”*　“自动更正选项”，在“键　

入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet　及网络路径替换为超级链接”复选框（如图　1　所示）　，　

单击“确定”按钮。　　　　



6。2　取消超级链接　　　　



说明：Office2007　中有效。　　

　　　当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以　

用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可（如图　2　

所示）　。　　　　

　　　如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择“编辑”*　“全选”（也可以使用组合　

键　Ctrl＋A），选中文档中的所有内容，然后按　Ctrl＋Shift＋F9　。不过需要注意的是，这个快捷键　

的功能是将所有的“域”，其中包括超级链接，转换为普通文本。所以，使用时要慎重，确保　

需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并　

会因此产生错误。有关域的知识，可以参阅　Word　的帮助文件。　　　　



6。3　避免不完整的超级链接　　　　



说明：Office2007　中有效。另外注明在使用带引号的　URL　地址后引号会被自动删除！　　

　　　有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格　

键，Word　就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢？　　　　

　　　遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾　

部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注　

意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。　　　　



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6。4　编辑、跟踪超级链接　　　　



说明：Office2007　中有效。　　

　　　如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择“编辑　

超链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框。在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的　

文字，单击“确定”按钮即可（如图　3　所示）　。　　　　

　　　在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地　

址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住　Ctrl　键，同时用鼠标单击该链接。　　　　



6。5　创建文档内部的超级链接　　　　



说明：Office2007　中有效。　　

　　　当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下　3　种方法：　　　　

1）　　拖放式编辑法　　　　

　　　首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选　

定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选　

项即可（如图　4　所示）　。　　　　

2）　　拷贝、粘贴法　　　　

　　　有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以　

使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按　Ctrl＋C　拷贝选定内　

容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择“编辑”*　　“粘贴为超链接”即可。　　　　

3）　　书签法　　　　

　　　首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择“插入”*　　“书签”，　

插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击“添加”按钮，把光标移到　

需要添加超级链接的位置，选择“插入”*　“超级链接”，在“编辑超链接”对话框中单击“书　

签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。　　

　　



C、表格编辑　　



1、在　Word　中用键盘输入一个表格　　　　



说明：Office2007　中有效。　　

　　　如果你还留恋在WPS　里面可以快速使用方向键绘制表格，Word　也可以用键盘快速完成了。　

您只需简单地输入一连串＋号和…号，您就可以在　Microsoft　Word　中创建表格。　　

　　　利用一个＋号开始一行，然后不停输入…号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，　

再次输入＋号。在输入最后一个＋号后按下回车。Word　将把文本转换为表格。要想向表格添加　

更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下　TAB　键。　　



2、表格操作的快捷键　　



说明：Office2007　中有效。　　



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操作　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　快捷键（依次按下）　　

添加一行（上方）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Alt＋AIA　　

添加一行（下方）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Alt＋AIB　　　　　　或者　　　　移动到最后一行后按下　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TAB　　

添加一行（左侧）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Alt＋AIL　　

添加一行（右侧）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Alt＋AIR　　



3、如何将数据库直接转换为　word　表格？　　



说明：未测试　Office2007　。　　

　　　视图………〉工具栏………〉数据库………〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮………〉选择数　

据源………〉浏览找到所需要插入的数据库（表）　，当然首先确定使插入　access　数据库还是　vfp　、dbase　

等类型数据表………〉选择所需要插入的字段………〉确定………〉调整。　　　　



4、绘制表格时自动环绕　　



说明：Office2007　中有效。　　

　　单击“绘制表格”时按住　　Ctrl　。　　　　

　　绘制表格。　　

　　文字自动环绕在表格周围。　　



D、图形编辑　　



1、为图形加注字符　　



说明：Office2007　中有效。关键是将文本框与图形组合。　　

　　　我们在文章中经常需要插入图形，一些简单的图形也常用　Word　　的绘图工具进行编辑，在　

编辑的图形中必然有字符。若利用回车键和空格键将这些字符移至要求的位置，但当你进行字　

间距、行间距、字体调整或移动图形时，原先图形上的字符就会移位，不得不又重新进行调整。　

这样就极大降低了工作效率。这里介绍一种有效的解决方法：　　

　　　在绘图工具栏中按下“文本框”按钮，在页面中拉出一文本框，将光标箭头指向文本框双　

击后，弹出对话框，选择“颜色和线条”标签后，在“填充”下的“颜色”选项中选择“无”，　

在“线条”下的“颜色”选项中也选择“无”，“确定”后在文本框中输入需要的字符，然后就　

可利用鼠标随意将文本框拉到你要求的地方。你还可以利用绘图工具中的“组合”按钮将这些　

文本框与图形联成一体，这样当你在进行文档编辑或移动图形时，图形中的字符就与图形合而　

为一了。　　



2、为图形加上题注　　



说明：Office2007　中有效。如果文档内部对题注产生了引用，必须转换为文本框。然后使用交　

叉引用。　　

　　　当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在　Word　　中，为　



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图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输入对图形　

的说明，最后点击“确定”，Word　将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形　

之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则　Word　将自动修改图形编号。　　

　　　如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标　

移到需要插入题注引用的地方，选择菜单“插入/交叉引用”，从“引用类型”列表，选择“图　

表”（如图　3），从“引用内容”列表选择你想要的引用类型，在“引用哪一个题注”中选择正　

确的题注，最后点击“插入”按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形　

的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。　　



3、将　Word　中的图片移到合适的位置　　　　



　　　当您在　Word　文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐　

的排列。　　

　　　如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住　ALT　　键，以暂时忽略网　

格。您可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。　　

　　　如果图片不需要与文字对齐，您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效：　　

1）　　双击该图片，然后选择版式选项卡。　　

2）　　选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。　　

3）　　最后单击确定。　　



4、Word　2000　绘图技巧集锦　　



1）　　多次使用同一绘图工具。一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使　

　　　用一次。如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮　

　　　将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击或按“ESC　”键。如果接着换　

　　　用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。　　

2）　　画箭头的技巧。Word　　提供的绘图工具中没有直接用来画箭头的，但通过改变图形对象格　

　　　式可方便地画出箭头。首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法　

　　　激活“图形对象”对话框：一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令，二是将鼠标在　

　　　线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键，三是将鼠标在线段上移动，　

　　　当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选　

　　　项。激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度。另一种方　

　　　法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直　

　　　接改变箭头的样式。　　

3）　　画直线的技巧。如果想画水平、垂直或　30、45　、75　度角的直线，则固定一个端点后在拖　

　　　动鼠标时按住　Shift　键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开　Shift　键　

　　　即可。　　

4）　　画弧的技巧。按住　Shift　键拖动鼠标可画出　45　度圆弧，按住　Ctrl　键可画出从起点向两侧延　

　　　伸的弧线，同时按住　Shift　键和　Ctrl　键可画出从起点向两侧延伸的　45　度弧线。鼠标拖动的　

　　　距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。　　

5）　　画矩形的技巧。按住　Shift　键拖动鼠标会画出一个正方形，按住　Ctrl　键可画一个从起点向　

　　　四周扩张的矩形，同时按住　Shift　键和　Ctrl　键可画出从起点向四周扩张的正方形。　　

6）　　画椭圆的技巧。按住　Shift　键可画出一个正圆形，按住　Ctrl　键可画一个从起点向四周扩张　



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　　　的椭圆形，同时按住　Shift　键和　Ctrl　键可画出从起点向四周扩张的正圆形。　　

7）　　文本框和垂直文本框的互换。文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实　

　　　上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改　

　　　变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。　　

8）　　图形对象的选择技巧。选择所有图形对象可用　Ctrl＋A　　，若不是选择全部图形对象，要首　

　　　先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后才能选择。选择多个图形对象的方法　

　　　是按住　Shift　键后用鼠标逐个选择所需对象。　　



5、制作图片水印页面　　



1）　　打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需　

　　　要插入的图片。　　

2）　　单击插入的图片，使　Word　弹出“图片”工具栏。　　

3）　　单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。　　

4）　　单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。　　

　　　经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图　

文并茂的页面。　　　　



6、快速还原图片文件　　



　　　利用　Word　可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、　

发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用　WORD　　　　　　　　　　　　　　　　打开该文件，然　

后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片　

的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则　

相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件