Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第99部分

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说干就干，狗仔马上打开了　Word　XP　，主要操作步骤如下：　　

1）　　单击菜单“文件→新建”，在“新建文档”窗口中选择“通用模板”，马上弹出“模板”对　

　　　话框，单击“其他文档”标签，嘿，看到“日历向导”了。　　

2）　　鼠标双击“日历向导”，弹出了“日历向导”对话框，在左边的向导流程图中单击“日期　

　　　范围”。　　

3）　　经初步推测，每年农历春节可能在公历的　1~3　月期间，于是设定起止年份均为　2003　年，　

　　　起止月份分别为　1　月和　3　月，在“是否打印农历和节气”下选中“是”，再单击“完成”。　　

　　　稍等片刻，一份　2003　年　1~3　月的日历便出现在眼前，从日历中查看到　2003　年春节对应的　

公历日期为　2　月　1　日。　　

　　　　　“怎么样？还行吧？”狗仔向女朋友炫耀道。　　

　　　　　“啵！~~~　”狗仔幸福地晕倒过去。　　



14、用　Word　制作试卷技巧三则　　　　



14。1　填空题中空格线的快速录入　　



　　　在五笔字型输入法中，要想输入空格线，须先关闭输入法，再用“Shift＋—”来输入，输　

完后再重新打开。如此反复很是繁琐。下面介绍一种方便快捷的方法——　“自动更正”法。先　

用上述方法在插入点输入一段空格线（较短的）　，然后选中它，再单击“工具”→“自动更正”，　

在出现的对话框的“替换为”框中已显示出我们刚刚选中的空格线，在“替换”框中键入一个　

易记的符号，如大写的PP　，单击“添加”，确定。再用相同的方法建一个较长的空格线，在“替　

换”框中输入　PPP　。怎么使用我想大家应该知道了吧，就是在需要短空格线的时候，连按两个　



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大写的　P　　再加空格或其它字符，即出现一个较短的空格线；如连按三个　P　　即出现一个较长的　

空格线。方便吗？　　



14。2、完型填空题的录入　　



　　　如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷　

中很常见的题型。每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的　A　、B　、C、D　　形式从上到下　

对齐排列。但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一　

下我为您介绍这种方法。　　

　　　先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列（或二行二列）　的表格，并按顺　

序填写　A　、B　、C　、D　；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入　

各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格；　　选择菜单中的边框项，去除表格线。按此方法　

录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。　　　　

　　



14。3　录入是非题（或选择题）后的虚线和括号　　



　　　标准化的试卷每个是非题（或选择题）后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间　

有一些前导的虚线。想要快捷的完成这些烦琐的操作，可通过使用宏来实现。　　

　　　先输入各是非题、选择题的题目（括号及前导虚线先不输入）　，输入时尽量使用自动编号功　

能，在输入选择题的题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生，可按“Shift＋回车”来换　

行。　　

　　　把光标移到任意一个选择或是非题的最后，再单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在　

　“宏名”框中输入一个易记的名字，再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现如图　1　

所示的对话框，在“请按快捷键”中输入一易记的快捷键，如“Alt＋9　”，再单击“指定”、“关　

闭”按钮。此时，屏幕上出现一工具栏，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮，鼠标箭头　

的右下角也跟一磁带图标。接下来的所有操作都会被一一录制下来（　　“脚”下留神！）　。先在水　

平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个制表位，拖动该制表位到标尺的最右边并双　

击，则出现一“制表位”对话框，如图　2　，在“制表位位置”选择框中选择刚设置制表位（根　

据制表位在标尺中的位置）　，在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项　

中选择第3　种，单击“确定”返回编辑画面，此时不要改变光标位置，按　Tab　键，即在光标处　

出现了一条前导虚线，再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制。　　

　　　宏的使用：把光标移到是非题或选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt＋9　”，即可　

出现刚录制的全部内容。　　

　　　注：如试卷中采取多级编号，请务必先输入题目，再执行宏，而不要一题题目输好马上就　

运行一个宏，否则会出错。　　



14。4　特殊符号及格式的输入　　



1）　　特殊符号的输入　　

　　　在　Windows　　自带的输入法以及王码五笔字型输入法的工具条的右边都有一个软键盘按钮，　

/插入图　Word…03/用鼠标右键单击可选择不同类型的软键盘，可完成绝大多数的数学符号、标　

点符号、单位符号、汉语拼音的输入。　　



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2）　　分式、根式的输入　　

　　　对于很复杂的式子（如积分、化学方程式等等）可用　Word　　提供的公式编辑器来完成，在此　

不多讲，而对于一个较简单的分式、根式，则可以采用插入域的方法来实现：　　

　　　先用　Ctrl＋F9　　插入域符（带底色的一对花括号）　，然后在花括号内输入域代码，分式的域代　

码格式为“eq　f　（分子，分母）　”，（不带引号，“eq　”与“　”之间有空格。下同）　，根式的域代码　

格式为“eq　r（n　，表达式）　”，输入并检查无误后，按　Shift＋F9　即可产生所需的分式或根式。现　

举例如下：　　

　　　域代码为：eq　f　（3；4）　　

　　　域代码为：eq　f　（a2…b2；a3＋b4）　　



15、用　WORD　　自制信封　　　　



1）　　选择纸型。选择“文件”菜单中“页面设置”命令下的“纸型”选项，选择“A4　”纸，在　

　　　“页边距”选项选择“方向”为“横向”，然后单击“确定”按钮。　　

2）　　制作邮政编码栏。在工具栏中单击“插入表格”，在“插入表格”的对话框中填入　11　列　1　

　　　行，在“自动调整操作”的“固定列宽”中输入“1　厘米”然后单击“确定”按钮。再分　

　　　别选定表格的第　2　　列，单击右键，在所弹出的右键快捷菜单中选择“表格属性”，在弹出　

　　　的对话框中，将“列”的尺寸设置为“0。5　厘米”，然后选择单击“下一列”，依次将第　4　、　

　　　6、8、10　列都设置为“0。5　厘米”，最后，单击工具栏中的“橡皮”，把第　2　、4　、6、8、10　

　　　列的表格上下线擦去，邮政编码栏就制作完成了。　　

3）　　贴邮票栏的制作。选择“插入”菜单的“文本框”的“横排”命令，这时会出现一个大的　

　　　图形框，并写有“在此处建立图形”的文字，单击“撤消”按钮，这个画布区就会消失了，　

　　　然后在纸张的右上角位置，单击并拖动鼠标，出现一个文本框，并在文本框中输入“贴邮　

　　　票处”，字体为黑体四号字，接着双击文本框，在弹出的对话框中对“大小”选项中的“高　

　　　度与宽度”都设置为“2。2　厘米”，在“文本框”中对“内部边距”的“左右”设置为“0。3　

　　　厘米”“上下”设置为“0。05　厘米”，然后单击“确定”按钮。　　

4）　　地址内容的制作。只要将你的具体地址、联系电话、邮政编码，甚至　QQ　号或个人网址，　

　　　都整齐地排列在这里即可。　　

5）　　空角的点缀。信封的左下角是最能体现你的独特风格的一块开垦地，假如你是一个很喜欢　

　　　宠物的朋友，你不妨添个小猫、小狗类的图片，或者你是一个性情优雅的朋友，添加个小　

　　　花小草或简单的风景画，这张信封立即会生动活泼许多。其实很容易做到这样，因为　Word　

　　　内置了许多剪贴画，选择“插入”菜单中的“图片”的“剪贴画”，在弹出的对话框中有　

　　　许多各种类别的图片，你只要选择喜欢的剪贴画，插入即可。如果你对所插入的图片还不　

　　　够满意，只要单击所插入的图片，这时，一个“图片”工具栏就会出现，这可以对这张图　

　　　片的灰白度、对比度、亮度进行调整。什么？图片太大，很简单，选定图片，在图片的四　

　　　周的边角处拖动，可调整任意大小。如果你擅长画画，那你完全可以自己动手在“画笔”　

　　　里画一幅亲笔画，再将画粘贴到这里，相信信封的独具匠心更会令你喜不自禁。　　

　　　特别提示：　　

由于A4　纸高度为　21cm　，也就是说信封的封皮和封皮背面以及粘贴部分为　21cm　，因此所有的　

文字不得超过　10cm，否则，信封上内容距所折边缘太近，甚至出现在背面。A4　纸宽度比信封　

长度长，这个尺寸可以自由掌握，一般控制在　20cm~25cm　之间比较适宜，也就是说封皮正面　

内容保证在20~25cm　　内即可。你一定会做出个性十足的信封来，我相信。　　



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16、在　Word　中通过传真发送文档　　



　　　Word　除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿。　　

　　　在　Word　　中内置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一　

块传真卡并在　Windows　中将它设置好后，再进入Word　中，用户会发现，在Word　的“文件”　

菜单中的“发送．．．”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”，　

这也就说明用户可以直接在　Word　中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：　　

　　　当我们用Word　编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名），　

选择“发送”菜单的“传真收件人”；WORD　将自动启动‘传真向导’，‘传真向导’可以帮助　

用户制作传真封面和发送传真，　　

　　　单击‘下一步’按钮，选择需发送的文档；单击‘下一步’按钮，选择发送传真所用的软　

件；单击‘下一步’按钮，选择传真收件人，可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真　

号码”栏中填写相应内容；单击‘下一步’按钮，选择传真封面的风格，有‘专业型’、‘现代　

型’和‘典雅型’三种，可视具体情况设置；按下‘下一步’按钮，填写传真发送人的信息；　

按下‘下一步’按钮，再单击‘完成’按钮即可。　　



17、巧用表格功能生成“小字本”格式　　



　　　如果只是临时需要生成“小字本”格式，可以用表格快速制成。具体方法如下：　　

1）　　将文字全部录入；　　

2）　　左击“编辑／替换”选单项；　　

3）　　在“查找内容”文本框中输入“λ？”（表示任意字符）；　　

4）　　在“替换为”文本框中输入“λ＆λt　”（λ＆表示要查找的任意字符，λt　表示制表符）；　　

5）　　选择全部文字（ctrl　＋a　），左击“表格／转换／文字转换为表格”；　　

6）　　在弹出的对话框中输入需要的列数（如：20　），确定。　　



18、巧用“稿纸”格式生成小字本　　



　　　在　WORD　中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字　

本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD　　提供的稿纸格式是用　

绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：　　

1）　　左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成　20　×20　的稿纸文档；　　

2）　　左击“视图/页眉和页脚”选单项；　　

3）　　左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；　　

4）　　右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；　　

5）　　拖动方格列，排成　31　×20　的“小字本”格式；　　

6）　　左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；　　

7）　　将每页行数设置为　31　后确定；　　

8）　　关闭“页眉/页脚”即可。　　

　　



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19、如何将　Word　2000　当字典使用　　



　　　在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软　

件，但更为简便的方法是直接使用　Word　　的中英——英中词典，即可在　Word　　中进行动态互译　

了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，也可按　Alt　＋Shift＋F7　　组合键启动词典，这　

时出现“词典”对话框。　　

　　　键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；　　

　　　单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换　

为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；　　

在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果　　



20、插入中英对译的翻译结果　　



　　　注意：首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按　Alt＋Shift＋F7　试试，没反映？安装吧—　

—用　word　安装盘安装词典组件才行。　　

用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于　Word　的中英—　

—英中词典，即可在　Word　中进行动态互译了。使用的方法是：（11）从“工具”菜单中选择“语言”，　

然后单击“词典”命令，也可按　Alt＋Shift＋F7　　组合键启动词典，这时出现“词典”对话框；（12）　

键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；（13）单　

击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”　

列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；（14）在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会　

自动显出相应的翻译结果。　　

　　



L、页面排版及打印　　



1、页眉和页脚　　



　　　页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，　

你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档　

的标题放入页眉（页面顶端）　，把页号放入页脚（页面底部）　。要访问有关页眉和页脚的命令，请　

先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果。　　

　　　选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条（如图　1）。开始时光标　

位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具　

条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。　　

要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和　

页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉　Word　页号应该出　

现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码｛page｝，这是因为你开启了域代　

码显示，按下“Alt＋F9　”可以关闭域代码。　　



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2、定义印刷样式的页眉　　　　



　　　印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word　也可以达到这个功能　　

1）　　插入页码：位置……页眉，对齐方式……外侧　　

2）　　分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF　　〃标题　　1〃　　（其中〃标题　　1〃为你想　

　　　使用的样式名称）　　

3）　　通过制表位调节显示位置使其美观　　

4）　　根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题　　

如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。　　

　　



3、Word　　中同一页面显示不同页码　　



　　　我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起　

来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显　

示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。　　

　　　假如某文件在整本书中的起始页码为　101，按照下面步骤可以完成：　　

1）　　设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域（F）　”，　

　　　从域名中选择　Page　，或者在“第”后面输入　Page　，然后用鼠标选择　Page　　并按　Ctrl＋F9　。　

　　　用同样的方法在“共”后面插入域　Numpages　，这就完成了“第×页共×页”的设置。　　　　

2）　　设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域　Page　，然后在Page　前面输入“=100＋　”，最后　

　　　用鼠标将刚输入的“=100＋　”和插入的域一起选中并按Ctrl＋F9，通过打印预览就可以查看　

　　　效果了。　　



4、高级页号设置　　



　　　在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成“…

第　2　页…”这种形式。为此，你只需把文本加入到Word　插入的页号域代码旁边即可。另外，　

你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。　　

　　　在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第　X　　页共　Y　　页”这种形式。要实现这　

一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚”，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”，　

而是选择“插入自动图文集/第　X　页共　Y　页”，“第　X　页共　Y　页”的域代码就会出现在页脚之　

中。　　

　　　对于大型文档（实际上是任何文档）　，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法　

是：选择菜单“视图/页眉和页脚”，切换到页脚，选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择　

　“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。　　

　　　如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从　Word　的“页面”视图直　

接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即　

处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。　　

　　　页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚　

设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/　

格式/字体”。修改字体样式，完成后点击“确定”。　　

　　　对于大型　Word　　文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚（　比如制作封面）　。你可以按　



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照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版　

式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页　

脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。　　

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示　

为第　1　页，彻底取消首页或封面页对